Med Severa-Business NXT-integrasjonen kan du overføre salgsfakturaer sømløst som salgsordrer (sales orders) fra Severa til Business NXT. Integrasjonen gjør det også mulig å overføre leverandørfakturalinjer fra Business NXT til Severa som prosjektkostnader. Du kan håndtere prosjektvirksomheten i Severa og regnskapsføringen i Business NXT, noe som minimerer behovet for manuell synkronisering av data.
Integrasjonen er i pilotfase. Hvis du ønsker å ta i bruk integrasjonen, kontakt Severas kundeservice på e‑post severa.support@visma.com.
Synkroniseringsplan
Dataoverføringen i integrasjonen skjer automatisk i en tidsstyrt, trinnvis syklus gjennom døgnet. Dette optimaliserer systemytelsen og sikrer at dataene er mest mulig oppdatert når de trengs mest. Data synkroniseres etter følgende plan (tidspunktene er i finsk tid):
- Dag (kl. 08:00–19:00): Data oppdateres automatisk hvert 10. minutt.
- Kveld (kl. 19:00–00:00): Data oppdateres hver time.
- Natt (kl. 00:00–08:00): Data overføres ikke i løpet av natten. Endringer som oppstår om natten synkroniseres samlet fra kl. 08:00 om morgenen.
Hvordan fungerer integrasjonen?
I integrasjonen synkroniseres kunder, produkter, enheter/avdelinger, prosjekter og ansatte/brukere mellom systemene. Salgsfakturaer overføres fra Severa til Business NXT ved å velge en fakturastatus som er satt opp til å starte overføringen, og de påfølgende statusene (sendt, betalt) oppdateres fra Business NXT til Severa.
Overføring av leverandørfakturaer fra Business NXT til Severa skjer ved å knytte kostnaden i Business NXT til et Severa-prosjekt og postere den. I tillegg kan godkjente timer overføres fra Severa til Business NXT.
Kontoplaner (account sets) og valutaer synkroniseres ikke, men som en del av oppsettet av integrasjonen må du sikre at ønskede kontoplaner og valutaer finnes i begge systemer.
Før du tar i bruk integrasjonen
Før integrasjonen tas i bruk, er det viktig å sikre følgende:
- Sørg for at eksisterende data og registre (kunder, produkter, reisekostnader, arbeidstyper, prosjekter) samsvarer mellom systemene. Bruk Rekisterien vertailuraportti (registry comparison report) som finnes i Severas integrasjonsinnstillinger til dette. Rapporten beregner likhetspoeng for objektene og viser om de kobles riktig i henhold til integrasjonslogikken.
Aktivering av integrasjonen
Hovedstegene for å ta i bruk integrasjonen er:
- Autentiser integrasjonen (Authenticate the integration)
- Konfigurer integrasjonsinnstillingene
- Bruk register-sammenligning (register comparison) for å sikre at registrene synkroniseres korrekt
- Aktiver integrasjonen (Enable the integration)
Autentisering av integrasjonen
Autentisering er første steg i å ta i bruk integrasjonen. For dette må vi legge inn Client ID og Client Secret i Severa. Stegene utføres i følgende rekkefølge:
- Registrer integrasjonen som en tjenesteapplikasjon (service application) i Visma Development Portal:
Lenke til registrering av applikasjon - Registrer integrasjonen mot Business NXT GraphQL API-grensesnittet:
Lenke til registrering av API-grensesnitt - Registrer en bruker som skal representere (impersonate) tjenesten din i Business NXT:
Lenke til brukerkonfigurasjon
Client credentials som opprettes i siste steg brukes til autentisering av integrasjonen.
Konfigurer integrasjonsinnstillinger
Generelle konfigurasjoner
Legg til firmannummeret i Business NXT. For feil i integrasjonen er det mulig å angi e‑postadresser som feilmeldinger skal sendes til.
Hovedsysteminnstillinger (master) for Business NXT
Objekter som opprettes i synkroniserte registre legges til i begge systemer uavhengig av hvilket system de er opprettet i. Oppdateringer av eksisterende objekter overføres imidlertid bare fra det definerte hovedsystemet (master) til det andre systemet. Det finnes tre alternativer for å angi hovedsystem (master):
- Master: Gjør det valgte systemet til hovedsystem for organisasjonsenheter, brukere og kunder (inkludert kundekontakter og adresser). Merk at Business NXT alltid er hovedsystem for kundenummerering (accounts i Business NXT).
- Tuoterekisterin master (Product Register Master): Angir hovedsystem for produktsynkronisering.
- Projektirekisterin master (Project Register Master): Angir hovedsystem for prosjektsynkronisering.
Hvis prosjekter er satt opp til å bruke en av orgUnit 7–12-tabellene i Business NXT, må Severa settes som hovedsystem (master) for prosjekter. Denne begrensningen skyldes at Severa-prosjekter må ha numeriske prosjektnumre, mens orgUnit 7–12-tabellene er definert som alfanumeriske (alphanumeric).
Tilknytning og mapping av datafelter
Avdelinger / enheter
Severas enheter må knyttes til avdelinger i Business NXT. Følgende innstillinger kreves:
- Tabellnavnet der avdelingene lagres i Business NXT
- Feltnavnet der GUID-en som kobler organisasjonsenheter og avdelinger lagres
- Felt og verdi for de avdelingene som ikke skal kobles mellom systemene
Produkter
For å synkronisere produkter i Business NXT med produkter, arbeidstyper og reisekostnadstyper i Severa, må du konfigurere følgende felter:
- Feltnavnet der GUID-en som kobler produkter mellom systemene lagres
- Felt og verdi for de produktene som ikke skal kobles mellom systemene
Standard produktnumre for timer, produkter og reisekostnader brukes når en faktura overføres til Business NXT, dersom de aktuelle feltene er tomme eller ikke er synkronisert. Sørg for at standard produktnumre finnes i Business NXT.
Hvis du vil synkronisere produktkategorier, velg alternativet siirrä tuotekategoriat (transfer product categories) og angi feltet som inneholder produktkategoriinformasjonen i Business NXT.
Partnere (kunder og ansatte)
Partner-mappinger (associates mappings) må settes opp for å koble kunder og brukere/ansatte mellom Severa og Business NXT. For kunder og ansatte kan du angi hvilket felt i partner-tabellen (associate table) som brukes til å lagre Severas GUID, slik at objektene identifiseres mellom systemene.
Innstillinger for mapping av kundeadresser
For kunder må adressetilknytning defineres. I Severa kan kundens adressetype og adresseboks (address box) knyttes til Business NXT på følgende måte:
- Angi feltet der adresseidentifikatoren (address identifier) lagres. Merk at dette feltet ikke kan brukes til noe annet formål.
- Angi feltet der adressetypen lagres. I Business NXT kan det bare være én fakturaadresse (billing address), som merkes med verdien 1. Alle andre adresser merkes med verdien 0 og regnes som leveringsadresser (delivery address).
- Legg til navn på adresserader i Business NXT. Integrasjonen parser (parse) linjene i Severas adresseboks til å samsvare med første, andre osv. linje i Business NXT. Merk at mapping av postnummer, by og land er hardkodet i integrasjonen til å bruke tilsvarende felt i Severa og Business NXT.
Status- og ekskluderingsregler
Det er obligatorisk å definere hvordan passive kunder og ansatte identifiseres:
- Angi gruppefeltet (group field) som brukes til å markere aktive/passive partnere
- Angi verdien som indikerer at partneren er passiv (inactive)
I tillegg er det mulig å definere hvilke kunder og ansatte som ikke skal overføres i integrasjonen:
- Angi gruppefeltet som brukes til å markere partnere som ikke skal overføres
- Angi verdien som indikerer at partneren ikke skal overføres
Finansielle overstyringer og innstillinger
- Hvis du bruker flere nummerserier for kunder i Business NXT, må du legge inn denne informasjonen i innstillingsfeltet Tilinumerosarja (Account number series), slik at integrasjonen oppretter kundenumre korrekt.
- Du kan angi en standard forsinkelsesrente (default overdue interest rate). Denne renten brukes hvis kunden ikke har forsinkelsesrente satt i Severa.
- I Business NXT brukes feltet Account set cust til å definere korrekt avgifts- og regnskapsbehandling. I Severa kan du bruke markedssegmenter (market segments) til denne informasjonen. Opprett et hovedsegment i Severa med navnet Account set cust, og legg til undersegmenter som samsvarer med kontoplanene i Business NXT (f.eks. Ekstern transaksjon, Intern konserntransaksjon). Verdien må samsvare med navnet på hovedkontogruppen, siden Business NXT-mappinger er basert på disse segmentnavnene.
Prosjekter
Salgscaser med status Voitettu (won) samt vanlige prosjekter i Severa overføres til Business NXT. Hvis du oppretter et prosjekt i Business NXT, opprettes det i Severa med den Voitettu-salgsstatusen som er definert i innstillingene. Hvis ingen salgsstatus er definert, brukes den første Voitettu-salgsstatusen.
Severa-prosjekter knyttes til organisasjonsenhetstabellen (organization unit table) i Business NXT. Følgende innstillinger er obligatoriske ved oppsett:
- Angi organisasjonsenhetstabellen der prosjekter opprettes. Merk at hvis prosjekter er satt opp til å bruke en av orgUnit 7–12-tabellene i Business NXT, må Severa settes som hovedsystem (master) for prosjekter. Denne begrensningen gjelder fordi Severa-prosjekter må ha numeriske prosjektnumre, mens orgUnit 7–12 er definert som alfanumeriske.
- Angi feltet der GUID-ene til Severa-prosjekter lagres. Merk at dette feltet ikke kan brukes til noe annet formål.
Hvis det finnes prosjekter i Business NXT som ikke skal overføres til Severa, kan dette defineres slik:
- Angi gruppefeltet for prosjekter som ikke skal overføres
- Angi verdien som indikerer at prosjektet ikke skal overføres
I tillegg kan du:
- Lagre prosjektets kortnavn i Severa i Business NXT
- Definere hvilken salgsstatus som skal legges til i Severa for prosjekter som er opprettet i Business NXT
- Overføre interne prosjekter (internal projects). Som standard overføres de ikke.
Overføring av transaksjonsdata
Godkjente timer
Timer som er godkjent i Severa kan overføres til Business NXT. Hvis du har aktivert godkjenning av timer i Severa, kan du slå på dette alternativet og deretter definere følgende:
- Free information table i Business NXT der timeregistreringene lagres
- Datoen fra og med timene skal overføres. Dette refererer til datoen for timeregistreringen (time entry date), ikke datoen den ble opprettet eller godkjent. For eksempel, hvis du angir datoen 01.02.2027, vil en timeregistrering med dato 31.01.2027 ikke bli overført, selv om den ble opprettet eller godkjent senere. Du kan la denne innstillingen stå tom hvis du vil overføre alle timeregistreringer.
Bilag / kostnader
Kostnader fra leverandørfakturaer kan overføres fra Business NXT som linjer/kostnader (fees) til prosjekter i Severa ved å knytte kostnaden til et prosjekt og postere den i Business NXT.
Integrasjonen kan settes opp til å lese kostnader fra tabellen Päivitetty tosite (Updated voucher) eller fra hovedbokstransaksjoner (general ledger transactions). Vanligvis er bilagsdata tilstrekkelig, men i noen tilfeller er kostnader uten mva bare tilgjengelige i hovedbokstransaksjonene.
Følgende innstillinger kan brukes til å justere overføringen av innkjøpskostnader:
- Myyntiarvoprosentti (Sales value percentage): Standard er 100, noe som betyr at selvkost (unit cost) og enhetspris (unit price) settes likt i Severa. Hvis du setter den til 0, overføres selvkost, men enhetsprisen er null. Verdien kan også settes høyere enn 100, slik at enhetsprisen er høyere enn selvkost.
- Tuotekoodi (Product code): Det er viktig at du legger til en standard produktkode, siden kostnader ikke kan faktureres i Severa uten dette.
- Tositetyypit (Voucher types): Det er mulig å definere bestemte bilagstyper som du vil overføre til Severa. Verdier kan angis enkeltvis (f.eks. 1, 2, 3, …) eller som intervaller (f.eks. 1–10, 22–30).
- Hyvitystositetyypit (Credit voucher types): Som for bilagstyper kan du definere hvilke kreditbilagstyper som skal overføres til Severa.
- Kulutilien numerot (Cost account numbers): Det er mulig å definere bestemte kontonumre der bilagene skal overføres til Severa. Verdier kan angis enkeltvis (f.eks. 1200, 1209, 1210, …) eller som intervaller (f.eks. 1200–1300, 2000–2100).
- Kohteen kuvaus (Description of item): Du kan velge hvilken informasjon som vises som prosjektkostnadsbeskrivelse i Severa.
Fakturaer
En sentral del av integrasjonen er å overføre fakturaer fra Severa til Business NXT som salgsordrer (sales orders). Fakturastatusene i Severa brukes til å starte dataoverføringen og til å følge opp status, så sørg først for å planlegge og konfigurere de fakturastatusene i Severa du vil bruke med integrasjonen.
Obligatoriske innstillinger
- Angi datafeltet der fakturanummeret lagres i Business NXT
- Angi fakturastatusen i Severa som starter overføringen av fakturaen til Business NXT
- Angi fakturastatusen i Severa som fakturaen får etter vellykket overføring
- Angi fakturastatusen i Severa for fakturaer som er sendt til sluttkunden
- Angi fakturastatusen i Severa for betalte fakturaer
Valgfrie innstillinger
- Angi datoen fra og med fakturaer skal sendes til Business NXT. Datoen som vurderes er fakturaens opprettelsesdato i Severa, ikke for eksempel datoen da fakturastatusen endres til siirrä Business NXT:hen.
- Angi om du vil overføre fakturanotater (invoice notes). Fakturanotater består av fakturanotatet (fri tekst) i Severa samt fri tekst som kan legges til over eller under fakturalinjene. De overføres til Business NXT som fakturalinjer / ordrelinjer (order lines). Hvis du velger å overføre dem, kan du angi et standard produktnummer for disse fakturalinjene. Sørg bare for at produktkoden finnes i Business NXT.
- Angi feltet der Severas ordrenummer skal mappes
- Angi feltet der fakturakontaktpersonen skal mappes. Som standard mappes dette til feltet Responsible i Business NXT, så i denne innstillingen kan du i tillegg definere et annet felt.
- Legg til mva-koden du bruker i Business NXT for omvendt avgiftsplikt (reverse charges). Koden legges til hvis du har en faktura med omvendt avgiftsplikt.
- Overfør kostnader knyttet til fakturalinjen
- Bruk produktbeskrivelsen fra Business NXT på fakturalinjen / ordrelinjen. Hvis dette er valgt, vil ordrelinjene i Business NXT vise produktbeskrivelsen fra Business NXT, mens Severas beskrivelse vises på linjen under.
- Overfør fakturaens PDF og vedlegg til Business NXT. Du kan velge å ikke overføre noe, kun fakturaen, kun spesifikasjonen og andre vedlegg, eller alt.
- Angi hvordan organisasjonsenhet / avdeling skal knyttes til ordrelinjen. Alternativene er å velge organisasjonsenhet basert på det fakturerte prosjektet eller basert på brukerens organisasjonsenhet. I sistnevnte tilfelle brukes brukerens organisasjonsenhet når arbeid, reisekostnad eller produkt registreres som timelinje; ellers brukes prosjektets organisasjonsenhet (f.eks. hvis du legger til en kostnad på prosjektet).
Fakturastatus og nummerering
- Definer fakturastatusene i Severa under innstillingene Laskutus > Laskun tilat. Navngi fakturastatusene (eksempler nedenfor) og angi obligatoriske innstillinger for dem:
- Draft
- Ready for ViBu (ikke redigerbar)
- In ViBu (ikke redigerbar)
- Sent to ViBu (ikke redigerbar, fakturanummer, sendt)
- Paid (ikke redigerbar, fakturanummer, sendt, betalt)
- Kontroller i Severa under Laskutus > Laskun tilat at statusen valgt som Hyvityslaskun oletustilaksi ikke har valget Laskunumero aktivert i innstillingene.
- Kontroller i Severa under Laskutus > Laskun numerointi at innstillingen Muodosta laskunumero hyvityslaskulle ikke er valgt.
Mapping av tilleggsinnstillinger
Språkmapping
Severa bruker ISO-koder for å definere språk, mens Business NXT bruker landkoder. Som standard leveres integrasjonen med en forhåndsdefinert mapping mellom de viktigste språkene. Ved behov kan du endre hvordan mappingen gjøres i språkmapping-innstillingene, eller legge til nye språkpar.
Mapping av betalingsbetingelser
I Severa er hver betalingsbetingelse unik basert på antall betalingsdager, mens Business NXT kan ha flere betingelser med samme antall betalingsdager. Som standard bruker integrasjonen den første betalingsbetingelsen med tilsvarende antall betalingsdager i Business NXT. Hvis det er nødvendig å definere en spesifikk betalingsbetingelse som skal brukes, kan du bruke feltet for mapping av betalingsbetingelser til dette. Legg til antall nettodager og nøkkelen til betalingsbetingelsen i Business NXT. Det skal formateres slik: betalingsdager=nøkkel, f.eks. 14=2, 30=5, 60=3.
Period key-mapping
Med Period key-mapping kan du fordele inntekter fra løpende fakturering (recurring fees) på riktige måneder ved å mappe frekvensen for løpende fakturering i Severa til periode-nøkler i Business NXT. For eksempel, hvis periode-nøkkel 1 betyr 3 måneder i Visma Business, mappes 3=1, noe som betyr at frekvens 3 i Severa tilsvarer periode-nøkkel 1 i Visma Business. Hvis du også har periode-nøkkel 2 som betyr 6 måneder, mappes 3=1, 6=2.
Mapping av mva på faktura
I Severa må du sette opp skattekoden til å samsvare med TaxCode-koden i Business NXT (i brukergrensesnittet kalt Vat Code). I Business NXT er TaxCode koblet til VatNo, som inneholder den eksakte skattesatsen. Ved å følge denne konfigurasjonen kan vi sikre at avgifter avstemmes korrekt både for faktura- og leverandørkostnadssynkronisering basert på den definerte skattesatsen.
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback