Denne veiledningen beskriver hvordan du administrerer kunderegisteret, legger til nye kunder samt rapporterer og masseoppdaterer data. Beregningsformler for KPI-tall og funksjoner knyttet til administrasjon av kundekort forklares trinnvis. Åpne kundelisten fra sidenavigasjonen Kunder > Sammendrag.
Oppdater informasjonen til eksisterende kunder, som bransje eller kundeansvarlig, ved å bruke masseoppdateringsfunksjonen i Sammendrag-visningen. Velg kundene du vil oppdatere, og en handlingsmeny åpnes øverst. Velg ønsket handling fra menyen.
Se forhåndsvalgte KPI-tall øverst i sammendragsvisningen. Beregningsformlene for KPI-tallene er forklart i tabellen nedenfor:
| KPI-tall | Beskrivelse og beregningsformel |
|---|---|
| Margin i år | Forskjellen mellom fakturering og alle kostnader i år. Formel er Fakturering - alle kostnader. Verdien ekskluderer kostnader lagt til interne prosjekter. |
| Fakturering denne måneden | Sammenligner faktureringen denne måneden med faktureringen forrige måned. Fakturaer som er inkludert i beregningen er de hvor fakturastatus er Sendt (Sendt-valg i fakturastatusinnstillinger), som har fått fakturanummer, fakturadato er i den aktuelle måneden (forrige/denne måned) og de du har rettigheter til. |
| Aktive kunder | Antall kunder som har et åpent salgsprosjekt eller prosjekt (ekskludert interne prosjekter). |
| Prospekter i salgstrakten | Antall kunder som har et aktivt salgsprosjekt under arbeid, men som ikke har fakturering og ingen salgsprosjekter eller prosjekter i vunnet status. |
Legge til ny kunde
Du kan åpne visningen eller utføre handlingen ved å velge Kunder > Sammendrag eller Legg til ny > Kunde.
- Skriv inn kundenavn og mva-nummer.
- Åpne Adresse-seksjonen og fyll inn kundeadresse.
- Åpne Elektronisk fakturering-seksjonen og fyll inn kundens elektroniske faktureringsadresser hvis kunden har elektronisk fakturering aktivert.
- Klikk Lagre, og du blir automatisk overført til kundekortet hvor du kan legge til mer informasjon om kunden.
Legge til ny kunde fra offentlig register
Importer kundedata fra offentlige registre avhengig av land (i Norge Bizweb, i Finland YTJ/AvoinData) på følgende måte:
- Begynn med å skrive inn kundenavn (ett ord) eller ved å skrive inn mva-nummer.
- Klikk på forstørrelsesglasset for å søke etter informasjon.
- Velg riktig kundes informasjon fra listen som åpnes, slik at du unngår manuell registrering av data.
Rapportering av kundedata
Du kan åpne visningen eller utføre handlingen ved å velge Rapporter > Rapportgenerator > Kunder.
Opprett egne tilpassede rapporter knyttet til kunder og kontakter. For eksempel kan du via Kontakter-rapporten liste alle kontakter med e-postadresser på samme rapport. Last ned rapporten i Excel- eller CSV-format ved å klikke på ikonene øverst til høyre i rapporten.
Masseoppdatering av kundedata
Du kan åpne visningen eller utføre handlingen ved å velge Kunder > Sammendrag eller Rapporter > Rapportgenerator > Kunder.
Oppdater informasjon og innstillinger ved å velge ønskede kunder fra avkrysningsboksen som aktiv. Når du har valgt ønskede rader fra kundelisten, kan du gjøre følgende endringer for alle valgte samtidig:
- Endre kundeansvarlig: Oppdater en ny navngitt ansvarlig person for de valgte kundene.
- Endre bransje: Angi eller endre bransjeklassifiseringen for alle valgte kunder samtidig.
- Endre fakturamalen: Velg hvilken fakturamal, for eksempel forskjellige språkversjoner eller utseender, som skal brukes.
- Endre standard MVA for fakturering: Endre standard merverdiavgiftssats for de valgte kundene.
- Endre status: Endre kunders status, for eksempel fra aktiv til passiv.
- Legg til kundegrupper: Knytt de valgte kundene til nye grupper og behold tidligere grupper.
- Fjern kundegrupper: Fjern de valgte kundene fra bestemte grupper.
Sammenslåing av kundekort
Vær oppmerksom på at det i Severa ikke er direkte mulig å slå sammen kundekort. Overfør prosjekter og annen informasjon manuelt fra ett kundekort til et annet ved å endre prosjektets kunde til et annet kundekort. Merk at endring av prosjektets kunde kun er mulig hvis det ikke er opprettet fakturaer eller tilbud for prosjektet.
Hvis du ved et uhell opprettet to kunder og ønsker å beholde bare ett av kundekortene, inaktiver den andre kunden fra kundekortets øvre høyre hjørne under de tre prikkene via Inaktiver kunde.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg importere kundedata direkte fra YTJ?
Begynn med å skrive inn navn eller mva-nummer i visningen for å opprette en ny kunde, klikk på forstørrelsesglasset og velg riktig selskap fra listen.
Kan to separate kundekort slås sammen til ett?
Direkte sammenslåing er ikke mulig. Overfør prosjekter manuelt fra én kunde til en annen og inaktiver det unødvendige kundekortet. Det er ikke mulig å endre kunde på et prosjekt hvis prosjektet allerede er fakturert eller det er opprettet tilbud.
Hvordan kan jeg liste alle kundekontakter med e-postadresser?
Opprett en Kontakter-rapport under Rapporter > Rapportgenerator > Kunder. Du kan laste ned listen i Excel-format.
Hvilke data kan jeg endre med masseoppdatering?
Du kan oppdatere blant annet kundeansvarlig, bransje, fakturamal, standard MVA, kundestatus og kundegrupper samtidig.
Avainsanat: kundeforhold, kunderegister, masseoppdatering, KPI-tall, legge til ny kunde, offentlig register, rapportering av kundedata, masseoppdatering av kundedata, endringer i ansvarlige personer, sammenslåing av kundekort
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback