Ohjeessa käsitellään asiakasrekisterin hallintaa, uusien asiakkaiden lisäämistä sekä tietojen raportointia ja massapäivitystä. KPI-lukujen laskentakaavat ja asiakaskorttien hallintaan liittyvät toiminnot kuvataan vaiheittain. Avaa asiakaslista sivunavigaatiosta Asiakkaat > Yhteenveto.
Päivitä olemassa olevien asiakkaiden tietoja, kuten toimialaa tai asiakasvastaavaa, käyttämällä massapäivitystoimintoa Yhteenveto-näkymässä. Valitse päivitettävät asiakkaat, jolloin ylälaitaan avautuu toimintovalikko. Valitse valikosta haluamasi toiminto.
Tarkastele esivalittuja KPI-lukuja yhteenvetonäkymän ylälaidassa. KPI-lukujen kaavat on selitetty alla olevassa taulukossa:
| KPI-luku | Kuvaus ja laskentakaava |
|---|---|
| Kate tänä vuonna | Laskutuksen ja kaikkien kulujen erotus tänä vuonna. Laskentakaava on Laskutus - kaikki kulut. Arvossa ei huomioida sisäille projekteille lisättyjä kuluja. |
| Laskutus tässä kuussa | Vertaa tämän kuun laskutusta viime kuun laskutukseen. Laskentaan huomioidut laskut ovat sellaisia, joissa laskun tila on Lähetetty (Lähetetty valinta lasku tila asetuksissa), jotka ovat saaneet laskunumeron, laskun päivä on kyseisellä kuukaudella (viime/tämä kuukausi) sekä ne, joihin sinulla on oikeudet. |
| Aktiiviset asiakkaat | Asiakkaiden määrä, joilla on avoin myyntityö tai projekti (poislukien sisäiset projektit). |
| Prospektit myyntiputkessa | Asiakkaiden määrä, joilla on aktiivinen myyntityö työn alla, mutta asiakkaalle ei ole laskutusta eikä asiakkaalla ole myyntitöitä tai projekteja voitettu tilassa. |
Uuden asiakkaan lisääminen
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Asiakkaat > Yhteenveto tai Lisää uusi > Asiakas.
- Syötä asiakkaan nimi ja y-tunnus.
- Avaa Osoite-osio ja täytä asiakkaan osoitetiedot.
- Avaa Verkkolaskutus-osio ja täytä asiakkaan verkkolaskutusosoitteet, mikäli asiakkaalla on sähköinen laskutus käytössä.
- Klikkaa Tallenna, jolloin siirryt automaattisesti asiakaskortille täydentämään lisätietoja.
Uuden asiakkaan lisääminen julkisesta rekisteristä
Tuo asiakastietoja julkisista rekistereistä maasta riippuen (Norjassa Bizweb, Suomessa YTJ/AvoinData) seuraavasti:
- Aloita kirjoittamalla asiakkaan nimi (yksi sana) tai syöttämällä Y-tunnus.
- Klikkaa suurennuslasia hakeaksesi tietoja.
- Valitse oikean asiakkuuden tiedot avautuvasta listasta välttyäksesi tietojen manuaaliselta syötöltä.
Asiakastietojen raportointi
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Raportit > Raportin luominen > Asiakkaat.
Muodosta omia yksilöityjä raportteja asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin liittyen. Listaa esimerkiksi Yhteystiedot-raportin kautta kaikki yhteyshenkilöt sähköposteineen samalle raportille. Lataa raportti Excel- tai CSV-muodossa klikkaamalla kuvakkeita raportin oikeasta yläkulmasta.
Asiakastietojen massapäivitys
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Asiakkaat > Yhteenveto tai Raportit > Raportin luominen > Asiakkaat.
Päivitä tietoja ja asetuksia valitsemalla haluamasi asiakkaat valintaruudusta aktiiviseksi. Kun olet valinnut asiakaslistasta haluamasi rivit, tee seuraavat muutokset kaikille valituille samanaikaisesti:
- Vaihda asiakasvastaavaa: Päivitä valituille asiakkaille uusi nimetty vastuuhenkilö.
- Vaihda toimialaa: Määritä tai muuta kaikkien valittujen asiakkaiden toimialaluokitus kerralla.
- Vaihda laskun mallipohjaa: Valitse käytettävä laskupohja, kuten eri kieliversiot tai ulkoasut.
- Vaihda laskutuksen oletus ALV: Muuta valittujen asiakkaiden oletusarvoinen arvonlisäveroprosentti.
- Vaihda tilaa: Muuta asiakkaiden tilaa, kuten aktiivisesta passiiviseksi.
- Lisää asiakasryhmiä: Liitä valitut asiakkaat uusiin ryhmiin säilyttäen aiemmat ryhmät.
- Poista asiakasryhmiä: Poista valitut asiakkaat tietyistä ryhmistä.
Asiakaskorttien yhdistäminen
Huomioi, että Severassa asiakaskorttien yhdistäminen ei ole suoraan mahdollista. Siirrä projektit ja muut tiedot yhdeltä asiakaskortilta toiselle manuaalisesti vaihtamalla projektien asiakas toiselle asiakaskortille. Huomaa, että projektin asiakkaan vaihtaminen on mahdollista vain, jos projektille ei ole vielä luotu laskuja tai tarjouksia.
Jos loit vahingossa kaksi asiakkuutta ja haluat jättää käyttöön vain toisen, inaktivoi toinen asiakas asiakaskortin oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen takaa kohdasta Inaktivoi asiakas.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten voin tuoda asiakastiedot suoraan YTJ:stä?
Aloita kirjoittamalla nimi tai Y-tunnus uuden asiakkaan luontinäkymässä, klikkaa suurennuslasia ja valitse oikea yritys listalta.
Voiko kaksi erillistä asiakaskorttia yhdistää yhdeksi?
Suora yhdistäminen ei ole mahdollista. Siirrä projektit manuaalisesti asiakkaalta toiselle ja inaktivoi tarpeeton asiakaskortti. Asiakkaan vaihtaminen projektille ei ole mahdollista, mikäli projektia on ehditty jo laskuttaa tai sille on luotu tarjouksia.
Miten saan listattua kaikki asiakkaiden yhteyshenkilöt sähköposteineen?
Luo Yhteystiedot-raportti kohdassa Raportit > Raportin luominen > Asiakkaat. Voit ladata listan Excel-muodossa.
Mitä tietoja voin muuttaa massapäivityksellä?
Voit päivittää kerralla muun muassa asiakasvastaavan, toimialan, laskun mallipohjan, oletus-ALV:n, asiakkaan tilan sekä asiakasryhmät.
Avainsanat: asiakassuhde, asiakasrekisteri, massapäivitys, KPI-luku, uuden asiakkaan lisääminen, julkinen rekisteri, asiakastietojen raportointi, asiakastietojen massapäivitys, vastuuhenkilöiden muutos, asiakaskorttien yhdistäminen
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback