Vuodenvaihde on projektiliiketoiminnassa kiireistä aikaa. Tilinpäätösten ja viimeisten laskutusten lomassa on tärkeää muistaa myös järjestelmätason rutiinit, jotka takaavat datan oikeellisuuden heti uuden kauden alusta alkaen.
Jotta siirtymä uuteen vuoteen sujuisi organisaatiossanne mahdollisimman vaivattomasti, kokosimme yhteen tärkeimmät toimenpiteet Severan pääkäyttäjille ja projektipäälliköille.
Tämän muistilistan avulla varmistat, että tuntikirjaukset, lomasaldot sekä hinnastot ovat ajan tasalla, eikä raportoinnissa tule vastaan yllätyksiä tammikuussa. Ota tästä lista talteen ja hoida rutiinit kuntoon ennen lomia!
Raporttigalleria hyödyksi
Tiesithän, että Severan raportointiosiossa on Raporttigalleria, jossa on valmiiksi luotuja raporttipohjia. Voit hyödyntää näitä valmiita pohjia, ja räätälöidä niitä omien tarpeiden mukaisiksi säätämällä suodattimia tai arvoja. Siirry raporttigalleriaan vasemman sivunavigaation valikosta Raportit > Raporttigalleria:
- Avaa haluamasi raportti, raportit on jaettu eri kategorioihin
- Klikkaa raportin nimeä avataksesi sen raportointinäkymässä
- Säädä suodattimia ja raportin sarakkeita, eli arvoja, näkymän oikeasta reunasta
- Muista lopuksi tallentaa raportti itsellesi, tai myös haluamillesi käyttöoikeusprofiileille, napsauttamalla raportin yläosassa Tallenna nimellä -painiketta
- Lataa tarvittaessa raportti Excel- tai CSV-tiedoston muodossa ulos Severasta napsauttamalla latausikonia raportin yläosasta
Päivitä matkakulurekisteri
Kun matkakuluihin tulee muutoksia, kuten esimerkiksi kilometrikorvauksien ja päivärahojen hintoihin, uudet matkakulut tulee lisätä matkakulurekisteriin ja olemassaolevien hinnat tulee päivittää manuaalisesti. Tee muutokset vasta sen jälkeen, kun kaikki kuluvan vuoden matkakulut on kirjattu järjestelmään.
- Siirry Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Matkakulutyypit
- Poista käytöstä kaikki tarpeettomat matkakulutyypit, jotta käyttäjät eivät jatkossa vahingossa kirjaa kuluja väärällä matkakulutyypillä
- Päivitä olemassaolevien ja käytössä olevien matkakulujen hinnat ja lisää tarvittaessa uusia matkakulutyyppejä kohdassa Lisää matkakulutyyppi
Tarkista ja päivitä hinnastot
Ennen kuin ryhdyt päivittämään hinnastoja, on tärkeää varmistaa, että kaikki kirjaukset kuluvalta vuodelta (työtunnit, maksuerät tai matkakulut), jotka on tarkoitus laskuttaa, on laskutettu tai vähintään nostettu laskulle odottamaan laskutusta (Vedos-laskulla). Näin hinnaston päivitys ei vaikuta näihin kirjauksiin.
Mikäli käytössänne on Hinnastoversiot-lisäosa, katso tarkemmat ohjeet ja tiedot hintojen päivityksiin täältä: Kuinka päivitän hinnaston?
Voit päivittää hinnastoja Asetuksissa (yrityksen pääasetukset) sekä suoraan projektilla (projektikohtainen hinnasto). Päivitä olemassaolevat hinnat vastaamaan uusia hintoja. Uudet hinnat astuvat voimaan välittömästi tietojen tallentamisen jälkeen.
Voit myös tarvittaessa lisätä kokonaan uuden hinnaston uusilla hinnoilla. Näissä tapauksissa on tärkeää muistaa vaihtaa hinnasto halutuille projekteille käyttöön.
Työntekijöiden tilannekatsaus
Vuoden vaihtuessa on hyvä tehdä myös katsaus työntekijöiden tärkeimpiin tietoihin, kuten työsopimuksiin ja liukumalaskentaan. Katso alta tarkemmat ohjeet tietojen tarkastamiseksi, ja varmista sujuva vuoden vaihdos myös työsopimuksien ja työntekijöiden kirjauksien osalta.
Tarkista liukumalaskennan tilanne
Riippuen yrityksesi sisäisistä toimintatavoista ja ohjeistuksesta, vuoden vaihteessa liukumalaskenta halutaan mahdollisesti nollata. Tämä voidaan tehdä asetuksien kautta muokkaamalla liukumalaskennan aloituspäivää.
Ennen kuin liukumalaskenta nollataan, on suositeltavaa raportoida liukumasaldot Käyttäjät-raportin kautta talteen.
Käyttäjän liukumasaldoa on myös mahdollista säätää manuaalisesti Käyttäjien hallinnan kautta. Voit joko lisätä käyttäjälle liukumasaldoa liukumakorjauksen kautta, tai tarvittaessa vähentää liukumasaldoa miinusmerkkisellä määrällä.
- Siirry Asetukset > Tunnit & kulut > Liukumalaskenta > Liukumalaskennan aloituspäivä
- Aseta uusi päivä, josta liukumalaskenta alkaa
- Kun olet tehnyt muutoksen, sinun tulee uudelleenlaskea kaikkien käyttäjien liukumasaldo
Mikäli esimerkiksi työntekijän päivittäinen tuntimäärä muuttuu, tulee hänelle luoda uusi työsopimus uusilla tiedoilla. Kun luot uuden työsopimuksen, voit joko säilyttää ja siirtää liukumatunnit edellisestä työsopimuksesta mukana, tai aloittaa liukumalaskennan nollasta.
Alla on lueteltu kaikki ne muutokset, jotka edellyttävät uuden työsopimuksen tekemisen, jotta mitkään käyttäjän olemassaolevat kirjaukset tai tiedot eivät päivity takautuvasti ja aiheuta mahdollisia virheitä.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kulu/tunti | Kaikki olemassaolevat tuntikirjaukset jotka on tehty tämän työsopimuksen aikana (mukaan lukien hyväksytyt sekä laskutetut) päivitetään vastaamaan uutta kulu/tunti hintaa. Tämä muutos vaikuttaa projektin katelaskentaan. |
| Päivittäiset tunnit | Odotettu päivittäinen tuntimäärä päivittyy tämän työsopimuksen ajalta. Tämä muutos vaikuttaa käyttäjän liukumasaldoon sekä resurssiallokaatioihin. |
| Liukumasaldon päiväraja | Liukumasaldon päiväraja päivittyy tämän työsopimuksen ajalta. Tämä muutos vaikuttaa työntekijän liukumasaldoon. |
| Sopimuksen aloituspäivä | Sopimuksen aloituspäivä päivittyy tälle sopimukselle. Tämä muutos vaikuttaa käyttäjän liukumasaldoon sekä resurssiallokaatioihin. |
- Siirry Asetukset > Käyttäjien hallinta
- Klikkaa työntekijän nimestä, jonka sopimusta sinun täytyy muuttaa, niin pääset hänen profiiliin
- Siirry profiilin kohtaan Työntekijän asetukset > Työsopimukset
- Klikkaa Uusi työsopimus
- Syötä uuden sopimuksen tiedot
- Valitse säilytetäänkö liukumatunnit edellisestä työsopimuksesta. Huomioithan, että mikäli nollaatte liukumalaskennan uuden sopimuksen luonnin yhteydessä, ei tätä toimintoa voi peruuttaa sopimuksen tallentamisen jälkeen.
- Lopuksi napsauta Tallenna
- Luotuasi uuden työsopimuksen käyttäjälle, jolla on liukumalaskenta käytössä, laske aina lopuksi käyttäjän liukuma uudelleen napsauttamalla käyttäjän profiilissa Laske liukuma uudelleen
Vuoden vaihtuessa on tärkeää tarkastella myös yrityksenne Severa-tilauksen tilannetta. Mikäli esimerkiksi yrityksesi laskutustiedot tai käyttäjälisenssien tarve muuttuu vuoden vaihteessa, voit hallita näitä muutoksia Tilaus-sivulla.
Käyttäjälisenssien määrän tarkistus ja tarvittavat muutokset on tärkeää tehdä aina ennen, kuin uusi laskutuskausi vaihtuu. Tarkistaaksesi tilauksesi tietoja ja tehdäksesi muutoksia, siirry rattaan kuvakkeen alta Asetukset > Tilaus.
Tilaus-sivulle pääsy vaatii Pääkäyttäjän oikeudet Muokkaa asetuksia ja hallinnoi tilausta ja ominaisuuksia. Katso tarkemmat ohjeet tilauksen hallintaan täältä: Tilaus.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback