Visma Sign on paras ratkaisusi turvalliseen digitaaliseen allekirjoitukseen ja sopimusten hallintaan. Visma Sign-Severa -integraation avulla lähetät allekirjoitettavat asiakirjat suoraan Severasta Visma Signiin.

Huomioitavia asioita ennen aloitusta

• Yrityksellä tulee olla olemassaoleva sopimus Visma Signin käytöstä. Integraatioon vaaditaan Professional, Business tai Enterprise paketti.
• Yrityksellä tulee olla olemassaoleva sopimus Severan käytöstä. Integraatioon vaaditaan Business, Platinum tai Enterprise paketti.
• Visma Sign -lisäosa tulee olla aktivoituna Severassa. Lisäosa on oletuksena päällä, mikäli asiakkaalla on olemassaoleva sopimus Visma Signin käytöstä. Lisäosien hallinta tapahtuu Severassa rattaan kuvakkeen takaa > Tilaus > Integraatiot.

Käyttöönotto

1. Avaa Severassa integraatioasetukset rattaan kuvakkeen takaa > Asetukset > Integraatiot > Visma Sign
2. Syötä yrityksesi Y-tunnus ja klikkaa Valtuuta
3. Tämän jälkeen järjestelmä ohjaa tekemään valtuutuksen loppuun Visma Signin asetuksissa
4. Klikkaa Hyväksy vahvistaaksesi integraation käytön
5. Onnistuneen valtuutuksen jälkeen integraatioasetukset viimeistellään Severassa

Asetukset Severassa

1. Siirry rattaan kuvakkeen kautta Asetukset > Integraatiot > Visma Sign
2. Määritä organisaatiosi Oletusallekirjoittaja
3. Määritä Oletuskansio. Tämä kansio valitaan oletuksena allekirjoitetuille dokumenteille Visma Signissa.
   • Huomioithan, että Visma Signissa tulee olla vähintään yksi kansio luotuna
   • Voit luoda uuden kansion Visma Signissa kohdasta Dokumentit > Kansiot > Luo uusi kansio
4. Määritä Kutsun oletusvoimassaoloaika
5. Määritä kutsulle Oletuskieli
6. Viimeistele asetukset kytkemällä integraatio käyttöön liukukytkimestä > Ota käyttöön Visma Sign

Asiakirjojen allekirjoitus

Severassa asiakirjojen allekirjoitusprosessi voidaan aloittaa asiakkaan tai projektikortin kautta. Kun integraatio on käytössä, asiakas- sekä projektikortin Tiedostot ja linkit osioon ilmestyy. Allekirjoita dokumentit painike. Allekirjoitusprosessi on sama asiakas- sekä projektikortilla. Asiakaskortilla ollessasi voit halutessasi liittää asiakirjan tiettyyn projektiin.

Aloittaaksesi allekirjoitusprosessin, siirry asiakas- tai projektikortille esimerkiksi vasemman sivunavigaation kautta tai hakemalla asiakas tai projekti oikean yläkulman hakupalkin kautta:

1. Klikkaa Allekirjoita dokumentit painiketta
2. Lisää avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot ja tiedostot allekirjoitusprosessin aloittamiseksi. Allekirjoitusprosessia varten täytetään seuraavat tiedot:
   • Asiakirjan nimi (tämä nimi näytetään allekirjoituskutsuun liittyvässä sähköpostiviestissä)
   • Asiakirjan allekirjoittajat
   • Kansiot Visma Signissa
   • Kutsun kieli (kaikki allekirjoittajat saavat kutsun samalla kielellä)
   • Kutsun vanhenemispäivämäärä
3. Lisää tiedostot
   • Voit lisätä maksimissaan 10 tiedostoa
   • Voit järjestellä tiedostoja niin, että sopimus ja mahdolliset liitteet ovat loogisessa järjestyksessä
   • Tiedostojen tulee olla PDF-muodossa eikä niiden yhteiskoko saa ylittää annettua enimmäismäärää
4. Kun kaikki tiedot ja tiedostot on lisätty, klikkaa Lähetä kutsu

Lähetetyt asiakirjat ja niiden tilat näkyvät Severassa Tiedostot ja linkit osiossa. Kun dokumentti on allekirjoittamaton, voit klikata asiakirjan nimeä ladataksesi ZIP-tiedoston kaikista kutsuun liitetyistä tiedostoista. Kun asiakirja on allekirjoitettu, allekirjoitetut kutsut voidaan ladata PDF-tiedostona klikkaamalla asiakirjan nimeä. PDF-tiedosto sisältää kaikki asiakirjan tiedostot ja allekirjoitukset.

Kutsun peruuttaminen

Mikäli asiakirja poistetaan ensin Severasta Tiedostot ja linkit osiosta, kutsu peruutetaan automaattisesti Visma Signissa. Mikäli kutsu peruutetaan ensin Visma Signissa, Severassa asiakirjan tila päivittyy tilaan Peruutettu. Lue lisää asiakirjojen hallinnasta ja kutsujen peruuttamisesta Visma Signin tukisivuilta.

Asiakirjojen tilat päivittyvät taustalla automaattisesti, noin kerran 30 minuutissa.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei