Severa-Business NXT -integraation avulla voit siirtää myyntilaskut saumattomasti myyntitilauksina (sales orders) Severasta Business NXT:hen. Integraatio mahdollistaa myös ostolaskurivien siirron Business NXT:stä Severaan projektin kuluiksi. Voit hallita projektiliiketoimintaa Severassa ja kirjanpitoa Business NXT:ssä, mikä minimoi manuaalisen tiedon synkronoinnin tarpeen.

Integraatio on pilotointivaiheessa. Mikäli haluat ottaa integraation käyttöön, ota yhteyttä Severan asiakaspalveluun sähköpostitse severa.support@visma.com.

Miten integraatio toimii?

Integraatiossa synkronoidaan järjestelmien välillä asiakkaat, tuotteet, yksiköt/osastot, projektit ja työntekijät/käyttäjät. Myyntilaskut siirretään Severasta Business NXT:hen valitsemalla laskun tila, joka on asetettu käynnistämään siirto, ja tämän jälkeiset tilat (lähetetty, maksettu) päivitetään Business NXT:stä Severaan.

Ostolaskujen siirto Business NXT:stä Severaan tapahtuu kohdistamalla kulu Business NXT:ssä Severa-projektille ja postaamalla (kirjaamalla) se. Lisään hyväksytyt työtunnit voidaan siirtää Severasta Business NXT:hen.

Tilikarttoja (account sets) ja valuuttoja ei synkronoida, mutta osana integraation käyttöönottoa sinun on varmistettava, että haluamasi tilikartat ja valuutat löytyvät molemmista järjestelmistä.

Ennen integraation käyttöönottoa

Ennen kuin integraatio otetaan käyttöön, on tärkeää varmistaa seuraavat asiat:

  1. Varmista, että järjestelmissä olemassa olevat tiedot sekä rekisterit (asiakkaat, tuotteet, matkakulut, työlajit, projektit) täsmäävät järjestelmien välillä. Käytä tähän Severan integraatioasetuksista löytyvää Rekisterien vertailuraporttia (registry comparison report). Raportti laskee kohteille samankaltaisuuspisteet ja näyttää, yhdistyvätkö ne oikein integraatiologiikan mukaisesti.

Integraation käyttöönotto

Integraation käyttöönoton päävaiheet ovat:

  1. Todenna integraatio (Authenticate the integration)
  2. Määritä integraatioasetukset
  3. Käytä rekisterivertailua (register comparison) varmistaaksesi, että rekisterit synkronoituvat oikein
  4. Ota integraatio käyttöön (Enable the integration)

Integraation todennus (autentikointi)

Autentikointi eli todennus on integraation käyttöönoton ensimmäinen vaihe. Tätä varten meidän on syötettävä Client ID ja Client Secret Severaan. Toimenpiteet tehdään seuraavassa järjestyksessä:

  1. Integraation rekisteröinti palvelusovellukseksi (service application) Visma Development Portalissa:
    Linkki sovelluksen rekisteröintiin
  2. Integraation rekisteröinti Business NXT GraphQL API -rajapintaan:
    Linkki API-rajapinnan rekisteröintiin
  3. Käyttäjän rekisteröinti edustamaan (impersonate) palveluasi Business NXT:ssä:
    Linkki käyttäjän määritykseen


Viimeisessä vaiheessa luotuja client-tunnuksia (client credentials) käytetään integraation todennukseen.

Määritä integraatioasetukset

Yleiset konfiguraatiot

Lisää yrityksen numero Business NXT:ssä. Integraation virhetilanteita varten on mahdollista määrittää sähköpostiosoitteet, joihin virheilmoitukset lähetetään.

Business NXT -järjestelmän pääjärjestelmäasetukset (master)

Synkronoiduissa rekistereissä luodut kohteet lisätään molempiin järjestelmiin riippumatta siitä, kummassa järjestelmässä ne on luotu. Olemassa olevien kohteiden päivitykset siirretään kuitenkin vain määritetystä pääjärjestelmästä (master) toiseen järjestelmään. Pääjärjestelmän (master) asettamiseen on kolme vaihtoehtoa:

  • Master: Tekee valitusta järjestelmästä pääjärjestelmän organisaatioyksiköille, käyttäjille ja asiakkaille (mukaan lukien asiakkaan yhteyshenkilöt ja osoitteet). Huomaa, että Business NXT on aina pääjärjestelmä asiakkaiden numeroinnille (accounts Business NXT:ssä).
  • Tuoterekisterin master (Product Register Master): Määrittää tuotesynkronoinnin pääjärjestelmän.
  • Projektirekisterin master (Project Register Master): Määrittää projektisynkronoinnin pääjärjestelmän.
Jos projektit on asetettu käyttämään jotakin orgUnit 7-12 -taulukoista Business NXT:ssä, Severa on asetettava projektien pääjärjestelmäksi (master). Tämä rajoitus johtuu siitä, että Severa-projekteilla on oltava numeeriset projektinumerot, kun taas orgUnit 7-12 -taulukot on määritelty aakkosnumeerisiksi (alphanumeric).

Tietokenttien vastaavuudet ja kohdistaminen

Osastot / Yksiköt

Severan yksiköt on kohdistettava Business NXT:n osastoihin. Seuraavat asetukset tarvitaan:

  • Taulukon nimi, jossa osastot säilytetään Business NXT:ssä
  • Kentän nimi, johon tallennetaan organisaatioyksiköt ja osastot linkittävä GUID
  • Kenttä ja arvo niille osastoille, joita ei linkitetä järjestelmien välillä

Tuotteet

Synkronoidaksesi Business NXT:n tuotteet Severan tuotteiden, työlajien ja matkakulutyyppien kanssa, sinun on määritettävä seuraavat kentäfields:

  • Kentän nimi, johon tallennetaan järjestelmien välillä tuotteet linkittävä GUID
  • Kenttä ja arvo niille tuotteille, joita ei linkitetä järjestelmien välillä


Lisääntyvien työtuntien, tuotteiden ja matkakulujen oletustuonteenumeroita käytetään, kun lasku siirretään Business NXT:hen, mikäli kyseiset kentät ovat tyhjiä tai niitä ei ole synkronoitu. Varmista, että oletustuotenumerot ovat olemassa Business NXT:ssä.

Jos haluat synkronoida tuotekategoriat, valitse vaihtoehto siirrä tuotekategoriat (transfer product categories) ja määritä kenttä, joka sisältää tuotekategoriatiedon Business NXT:ssä.

Kumppanit (Asiakkaat ja työntekijät)

Kumppanikohdistukset (associates mappings) on tehtävä asiakkaiden ja käyttäjien/työntekijöiden linkittämiseksi Severan ja Business NXT:n välillä. Asiakkaiden ja työntekijöiden osalta voit määrittää, mitä kumppanitaulukon (associate table) kenttää käytetään Severan GUID-tunnuksen tallentamiseen, jotta kohteet tunnistetaan järjestelmien välillä.

Asiakkaan osoitekohdistuksien asetukset

Asiakkaiden osalta osoitekohdistus on määritettävä. Severasta asiakkaan osoitetyyppi ja osoitelaatikko (address box) voidaan kohdistaa Business NXT:hen seuraavasti:

  • Aseta kenttä, johon osoitetunniste (address identifier) tallennetaan. Huomaa, että tätä kenttää ei voi käyttää mihinkään muuhun tarkoitukseen.
  • Aseta kenttä, johon osoitetyyppi tallennetaan. Business NXT:ssä voi olla vain yksi laskutusosoite (billing address), joka merkitään arvolla 1. Kaikki muut osoitteet merkitään arvolla 0 ja niitä pidetään toimitusosoitteina (delivery address).
  • Lisää osoiterivien nimet Business NXT:ssä. Integraatio jäsentää (parse) Severan osoitelaatikon rivit vastaamaan ensimmäistä, toista jne. riviä Business NXT:ssä. Huomaa, että osoitekohdistuksen postinumero, kaupunki ja maa on kovakoodattu integraatiossa käyttämään vastaavia kenttiä Severassa ja Business NXT:ssä.

Tila- ja poissulkemissäännöt

On pakollista määrittää, miten passiiviset asiakkaat ja työntekijät tunnistetaan:

  • Aseta ryhmäkenttä (group field), jota käytetään aktiivisten/passiivisten kumppanien merkitsemiseen
  • Aseta arvo, joka osoittaa kumppanin olevan passiivinen (inactive)


Lisään on mahdollista määrittää ne asiakkaat ja työntekijät, joita ei siirretä integraatiossa:

  • Aseta ryhmäkenttä, jota käytetään sellaisten kumppanien merkitsemiseen, joita ei tule siirtää
  • Aseta arvo, joka osoittaa, että kumppania ei siirretä

Taloudelliset ohitukset ja määritykset

  • Jos käytät useita numerosarjoja asiakkaille Business NXT:ssä, sinun tulee lisätä tämä tieto Tilinumerosarja (Account number series) -asetuskenttään, jotta integraatio luo asiakasnumeroinnin oikein.
  • Voit asettaa oletusviivästyskorkoprosentin (default overdue interest rate). Tätä korkoa käytetään, jos asiakkaalle ei ole asetettu viivästyskorkoa Severassa.
  • Business NXT:ssä Account set cust -kenttää käytetään oikean vero- ja kirjanpitokäsittelyn määrittämiseen. Severassa voit käyttää tähän tietoon markkinasegmenttejä (market segments). Luo Severaan pääsegmentti nimeltä Account set cust. ja lisää alasegmentit, jotka vastaavat Business NXT -tilikarttojasi (esim. Ulkoinen transaktio, Konserninsisäinen transaktio). Arvon tulee vastata päätiliryhmän nimeä, sillä Business NXT -kohdistukset perustuvat näihin segmenttinimiin.

Projektit

Myyntikeissit, joiden tila on Voitettu (won), sekä tavalliset projektit Severassa siirretään Business NXT:hen. Jos luot projektin Business NXT:ssä, se luodaan Severaan asetuksissa määritetyllä Voitettu-myyntitilalla. Jos myyntitilaa ei ole määrittänyt, käytetään ensimmäistä Voitettu-myyntitilaa.

Severan projektit kohdistetaan organisaatioyksikkötaulukkoon (organization unit table) Business NXT:ssä. Seuraavat asetukset ovat pakollisia käyttöönotossa:

  • Aseta organisaatioyksikkötaulukko, johon projektit luodaan. Huomaa, että jos projektit on asetettu käyttämään jotakin orgUnit 7-12 -taulukoista Business NXT:ssä, Severa on asetettava projektien pääjärjestelmäksi (master). Tämä rajoitus pätee, koska Severa-projekteilla on oltava numeeriset projektinumerot, kun taas orgUnit 7-12 on määritelty aakkosnumeerisiksi.
  • Aseta kenttä, johon Severan projektien GUID-tunnukset tallennetaan. Huomaa, että tätä kenttää ei voi käyttää mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Jos Business NXT:ssä on projekteja, joita ei pitäisi siirtää Severaan, tämä voidaan määrittää seuraavasti:

  • Aseta ryhmäkenttä niille projekteille, joita ei siirretä
  • Aseta arvo, joka osoittaa, että projektia ei siirretä

Lisään voit:

  • Tallentaa Business NXT:hen projektin lyhytnimen Severassa
  • Määrittää, mikä myyntitila lisäätään Severassa projektille, joka on luotu Business NXT:ssä
  • Siirtää sisäiset projektit (internal projects). Oletuksena niitä ei siirretä.

Transaktiotietojen siirrot

Hyväksytyt työtunnit

Severassa hyväksytyt työtunnit voidaan siirtää Business NXT:hen. Jos sinulla on työtuntien hyväksyntä päällä Severassa, voit kytkeä tämän vaihtoehdon päälle, jolloin voit määrittää seuraavat asiat:

  • Vapaa tietotaulukko (Free information table) Business NXT:ssä, johon työtuntikirjaukset tallennetaan
  • Päivämäärä, josta alkaen tunnit siirretään. Tämä viittaa tuntikirjauksen päivämäärään (time entry date), ei sen luontipäivämäärään tai päivämäärään, jolloin se hyväksyttiin. Esimerkiksi, jos asetat päivämääräksi 1.2.2027, työtuntikirjausta päivälle 31.1.2027 ei siirretä, vaikka se olisi luotu tai hyväksytty myöhemmin. Voit jättää tämän asetuksen tyhjäksi, jos aiot siirtää kaikki työtuntikirjaukset.

Tositteet / Kulut

Ostolaskujen kulut voidaan siirtää Business NXT:stä riveinä/kuluina (fees) Severan projekteille yhdistämällä kulu projektiin ja kirjaamalla (postaamalla) se Business NXT:ssä.

Integraatio voidaan asettaa lukemaan kulut Päivitetty tosite (Updated voucher) -taulukosta tai pääkirjanpidon tapahtumista (general ledger transactions). Yleensä tositedata on riittävä, mutta joissakin tapauksissa kulut ilman ALV:ta ovat saatavilla vain pääkirjanpidon tapahtumista.

Seuraavia asetuksia voidaan käyttää ostokulujen siirron säätämiseen:

  • Myyntiarvoprosentti (Sales value percentage): Oletuksena tämä on 100, mikä tarkoittaa, että omakustannushinta (unit cost) ja yksikköhinta (unit price) asetetaan Severassa samaksi. Jos asetat sen arvoksi 0, omakustannushinta siirretään, mutta yksikköhinta on nolla. Arvo voidaan asettaa myös yli 100:n, jolloin yksikköhinta on korkeampi kuin omakustannushinta.
  • Tuotekoodi (Product code): On tärkeää, että lisäät oletustuotekoodin, sillä ilman sitä kuluja ei voida laskuttaa Severassa.
  • Tositetyypit (Voucher types): On mahdollista määrittää tietyt tositetyypit, jotka haluat siirtää Severaan. Arvot voidaan antaa yksittäin (esim. 1, 2, 3, …) tai väleinä (esim. 1-10, 22-30).
  • Hyvitystositetyypit (Credit voucher types): Kuten tositetyyppien kohdalla, voit määrittää, mitkä hyvitystositetyypit tulisi siirtää Severaan.
  • Kulutilien numerot (Cost account numbers): On mahdollista määrittää tietyt tilinumerot, joiden tositteet siirretään Severaan. Arvot voidaan antaa yksittäin (esim. 1200, 1209, 1210, …) tai väleinä (esim. 1200-1300, 2000-2100).
  • Kohteen kuvaus (Description of item): Voit valita tiedon, joka näytetään projektikurun kuvauksena Severassa.

Laskut

Keskeinen osa integraatiota on siirtää laskut Severasta Business NXT:hen myyntitilauksina (sales orders). Severan laskujen tiloja käytetään tiedonsiirron käynnistämiseen ja tilanteen seurantaan, joten varmista ensin, että suunnittelet ja asetat Severan laskujen tilat, joita haluat käyttää integraation kanssa.

Pakolliset asetukset

  • Aseta tietokenttä, johon laskunumero tallennetaan Business NXT:ssä
  • Aseta Severan laskun tila, joka käynnistää laskun siirron Business NXT:hen
  • Aseta Severan laskun tila, jonka lasku saa Severassa onnistuneen siirron jälkeen
  • Aseta Severan laskun tila loppuasiakkaalle lähetetyille laskuille
  • Aseta Severan laskun tila maksetuille laskuille

Valinnaiset asetukset

  • Aseta päivämäärä, josta alkaen laskut lähetetään Business NXT:hen. Arvioitava päivämäärä on laskun luontipäivämäärä Severassa, eikä esimerkiksi päivämäärä, jolloin laskun tila muutetaan muotoon siirrä Business NXT:hen.
  • Aseta, haluatko siirtää laskun muistiinpanot (invoice notes). Laskun muistiinpanot koostuvat Severan laskun muistiinpanosta (vapaa teksti) sekä vapaasta tekstistä, joka voidaan lisää laskurivien ylä- tai alapuolelle. Ne siirretään Business NXT:hen laskuriveinä / tilausriveinä (order lines). Jos päätät siirtää ne, voit asettaa oletustuotenumeron näille laskuriveille. Varmista vain, että tuotekoodi on olemassa Business NXT:ssä.
  • Aseta kenttä, johon Severan tilausnumero kohdistetaan
  • Aseta kenttä, johon laskutusyhteyshenkilö kohdistetaan. Oletuksena kohdistus on Business NXT:n Vastuuhenkilö (Responsible) -kenttään, joten tässä asetuksessa voit määrittää lisäksi toisen kentän.
  • Lisää ALV-koodi, jota käytät Business NXT:ssä käänteistä verovelvollisuutta (reverse charges) varten. Koodi tulee lisää/, jos sinulla on lasku, jossa on käänteinen verovelvollisuus.
  • Siirrä laskuriviin liittyvät kulut
  • Käytä Business NXT:n tuotekkuvausta laskurivillä / tilausrivillä. Jos tämä on valittuna, Business NXT:n tilausrivit näyttävät Business NXT:n tuotekuvauksen, kun taas Severan kuvaus on alla olevalla rivillä.
  • Siirrä laskun PDF ja liitteet Business NXT:hen. Voit valita, ettet siirrä mitään, vain laskun, vain erittelyn ja muut liitteet, tai kaiken.
  • Aseta, miten organisaatioyksikkö / osasto liitetään tilausriiviin. Vaihtoehtoina on valita organisaatioyksikkö laskutettavan projektin mukaan tai käyttäjän organisaatioyksikön mukaan. Jälkimmäisessä tapauksessa käyttäjän organisaatioyksikköä käytetään, kun työ, matkakulu tai tuote syötetään tuntikirjauksena, muussa tapauksessa käytetään projektin organisaatioyksikköä (esim. jos lisäät kulun projektiin).

Laskun tilat ja numerointi

  1. Määritä laskun tilat Severaan asetuksissa Laskutus > Laskun tilat. Nimeä laskun tilat (alla esimerkit) ja määritä niille pakolliset asetukset:
    1. Draft
    2. Ready for ViBu (ei muokattavissa)
    3. In ViBu (ei muokattavissa)
    4. Sent to ViBu (ei muokattavissa, laskunumero, lähetetty)
    5. Paid (ei muokattavissa, laskunumero, lähetetty, maksettu)
  2. Varmista Severasta Laskutus > Laskun tilat, että Hyvityslaskun oletustilaksi on valittuna tila, jonka asetuksissa ei ole määritetty Laskunumero-valintaa.
  3. Varmista Severasta Laskutus > Laskun numerointi, että asetus Muodosta laskunumero hyvityslaskulle ei ole valittuna.


Lisäasetuksien kohdistus

Kielikohdistukset

Severa käyttää ISO-koodeja kielten määrittämiseen, kun taas Business NXT käyttää maakodeja. Oletuksena integraation mukana tulee ennalta määritetty kohdistus tärkeimpien kielten välillä. Tarvittaessa voit muokata kielikohdistusasetuksissa, miten kohdistus tehdään, tai lisäätä uusia kielikohdistuspareja.

Maksuehtokohdistus

Severassa jokainen maksuehto on yksilöllinen maksupäivien perusteella, kun taas Business NXT:ssä voi olla useita ehtoja samoilla maksupäivillä. Oletuksena integraatio käyttää ensimmäistä maksuehtoa, jolla on vastaava maksupäivä Business NXT:ssä. Jos on tarpeen määrittää tietty käytettävä maksuehto, voit käyttää maksuehdon kohdistamisen kenttää sen tekemiseen. Lisää nettopäivien määrä ja maksuehdon avain Business NXT:ssä. Se tulisi muotoilla seuraavasti: maksupäivät=avain, esim. 14=2, 30=5, 60=3.

Period key -kohdistus

Period key -kohdistuksen avulla voit jakaa jatkuvan laskutuksen (recurring fees) liikevaihdon oikeille kuukausille kohdistamalla Severan jatkuvan veloituksen taajuuden Business NXT:n kausiavaimiin. Esimerkiksi, jos kausiavain 1 tarkoittaa 3 kuukautta Visma Businessissa, kohdista 3=1, mikä tarkoittaa, että taajuus 3 Severassa vastaa kausiavainta 1 Visma Businessissa. Jos sinulla on myös kausiavain 2, joka tarkoittaa 6 kuukautta, kohdists 3=1, 6=2.

Laskun ALV-kohdistus

Severassa sinun tulee asettaa verokoodi vastaamaan Business NXT:n TaxCode-koodia (käyttöliittymässä nimellä Vat Code). Business NXT:ssä TaxCode on yhdistetty VatNo-tunnukseen, joka sisältää tarkan verokannan. Noudattamalla tätä konfiguraatiota voimme varmistaa, että verot täsmäytyvät oikein sekä laskun että toimittajakuluun liittyvän synkronoinnin osalta määritetyn verokannan perusteella.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.