PowerOffice

Severa-PowerOffice-integraation avulla voit siirtää myyntilaskut, ostolaskut sekä työaikamerkinnät saumattomasti Severasta PowerOfficeen. Tämän ansiosta voit hallita projektiliiketoimintaa tehokkaasti Severassa ja hoitaa kirjanpidon PowerOfficessa, mikä minimoi manuaalisen tiedonsyötön tarpeen.

Integraatio on pilotointivaiheessa. Mikäli haluat ottaa integraation käyttöön, ota yhteyttä Severan asiakaspalveluun sähköpostitse severa.support@visma.com.

Miten integraatio toimii?

Integraatiossa synkronoidaan järjestelmien välillä asiakkaat, yksiköt, tuotteet, työlajit, projektit ja työntekijät. Severassa luodut projektit voidaan siirtää PowerOfficeen, ja myyntilaskut siirtyvät automaattisesti valitun laskun tilan perusteella. Myös lähetettyjen ja maksettujen laskujen tila päivittyy takaisin Severaan. Ostolaskut siirretään PowerOfficesta Severaan kohdistamalla projektinumero laskuriville PowerOfficessa. Tämän jälkeen ostolaskun rivit siirtyvät Severaan kyseisen projektin kuluiksi Taloustiedot > Maksuerät & muut kulut -osioon.

Synkronointiaikataulu

Integraation tiedonsiirto toimii automaattisesti vuorokaudenajan mukaan porrastetussa syklissä. Tämä optimoi järjestelmän suorituskyvyn ja varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisimmillaan silloin, kun niitä eniten tarvitaan. Tiedot synkronoidaan seuraavan aikataulun mukaisesti (ilmoitetut kellonajat Suomen ajassa):

• Päivä (klo 08:00–19:00): Tiedot päivittyvät automaattisesti 10 minuutin välein.
• Ilta (klo 19:00–00:00): Tiedot päivittyvät 1 tunnin välein.
• Yö (klo 00:00–08:00): Tietoja ei siirretä yön aikana. Yön aikana syntyneet muutokset synkronoidaan kootusti aamulla klo 08:00 alkaen.

Ennen integraation käyttöönottoa

Ennen kuin integraatio otetaan käyttöön, on tärkeää varmistaa seuraavat asiat:

1. Varmista, että järjestelmissä olemassa olevat tiedot sekä rekisterit (asiakkaat, tuotteet, matkakulut, työlajit, projektit) täsmäävät järjestelmien välillä. Käytä tähän Severan integraatioasetuksista löytyvää Rekisterien vertailuraporttia (registry comparison report). Raportti laskee kohteille samankaltaisuuspisteet ja näyttää, yhdistyvätkö ne oikein integraatiologiikan mukaisesti.
2. Varmista, että jokaisella Severan tuotteella, työlajilla ja matkakululla on vastaava tuotepari PowerOfficessa samalla koodilla. Varmista myös, ettei Severassa ole päällekkäisiä koodeja eri tuotetyyppien välillä.
3. Jos käytät Severassa tuotekategorioita, varmista että PowerOfficesta löytyvät vastaavat tuoteryhmät samoilla tunnisteilla.
4. PowerOffice toimii myyntilaskujen numeroiden pääjärjestelmänä (master). Varmista, etteivät uudet laskunumerot mene päällekkäin järjestelmien mahdollisten vanhojen numerointien kanssa ja että numerointi jatkuu johdonmukaisesti.

Pääjärjestelmän (master) valinta

Integraatiossa valitaan, kumpi järjestelmistä on pääjärjestelmä eli master. Master-valinta vaikuttaa integraatiossa siirrettäviin tietoihin seuraavasti:

• Synkronoiduissa rekistereissä uudet luodut kohteet lisätään molempiin järjestelmiin riippumatta siitä, kummassa järjestelmässä ne on luotu.
• Olemassa olevien kohteiden päivitykset siirretään vain määritetystä pääjärjestelmästä (master) toiseen järjestelmään.
• Master voidaan valita erikseen jokaiselle rekisterille.

Siirrettävät tiedot

Asiakkaat

Asiakkaat yhdistetään järjestelmien välillä asiakasnumeron perusteella. Asiakastietojen siirrossa järjestelmien välillä on seuraavia sääntöjä:

• Passiiviset asiakkaat: Passiivisia asiakkaita ei synkronoida kummastakaan järjestelmästä.
• Sisäiset asiakkaat ja prospektit: Severan sisäisiä asiakkaita tai prospekteiksi tunnistettuja asiakkaita ei siirretä.
• Synkronointikriteerit: Asiakas synkronoidaan vain, jos vähintään yksi seuraavista ehdoista täyttyy:
  1. Asiakkaalla on aktiivinen projekti Severassa.
  2. Asiakkaalle on luotu lasku Severassa.

Kun nämä kriteerit täyttyvät kerran, integraatio muistaa asiakkaan jatkossa, vaikka kriteerit myöhemmin muuttuisivat. Severan asiakkaan päätoimipaikan osoite (headquarter address) siirtyy PowerOfficen toimitusosoitteeksi (delivery address).

Tuotteet, työlajit ja matkakulut

Severan tuotteet, työlajit ja matkakulut synkronoidaan PowerOfficen tuoterekisterin kanssa. Kohteet yhdistetään Severan tuotteen, työlajin ja matkakulun tunnisteen ja PowerOfficen tuotekoodin (product code) perusteella. Tuotteiden, työlajien ja matkakulujen synkronoinnissa on seuraavia sääntöjä:

• Ennen integraation aktivointia järjestelmissä jo olevat tuotteet eivät siirry automaattisesti järjestelmästä toiseen.
• Integraation käyttöönoton jälkeen luodut uudet tuotteet siirtyvät automaattisesti.
• Severan tunniste ja PowerOfficen tuotekoodi eivät voi olla tyhjiä.
• Jos siirrät PowerOfficesta ostolaskurivejä Severaan projektin kuluiksi, on suositeltavaa luoda Severaan oletustuote, jota sovelletaan näihin kuluihin.

Projektit

Projektit yhdistetään projektinumeron perusteella. Vain ne projektit, joiden tila Severassa on Voitettu (won), siirretään PowerOfficeen. Jos luot projektin suoraan PowerOfficessa, se perustetaan Severaan automaattisesti Voitettu-tilassa.

Yksiköt

Severan yksiköt synkronoidaan PowerOfficen osastojen (departments) kanssa. Yhdistäminen tapahtuu Severan yksikön tietoihin syötettävän koodin ja PowerOfficen osastokoodin perusteella. Varmista, että koodit täsmäävät molemmissa järjestelmissä. Löydät yksikön koodin Severasta asetuksista rattaan kuvakkeen takaa Asetukset > Organisaatio > Yksiköt.

Integraation käyttöönotto

Vaihe 1: Ota integraatiolisäosa käyttöön

Integraation aktivoimiseksi sinun on ensin otettava käyttöön siihen liittyvä lisäosa. Siirry Severassa rataskuvakkeen alle: Asetukset > Tilaus > Integraatiot ja kytke PowerOffice-valinta päälle.

Vaihe 2: Tunnistautuminen (autentikointi)

Seuraavaksi järjestelmien välille on muodostettava suojattu yhteys. Integraation aktivoivalla käyttäjällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet PowerOfficessa: käyttäjän on oltava PowerOfficessa joko järjestelmänvalvoja (administrator) tai hänellä on oltava käyttöoikeus Settings > Organization.

1. Siirry Asetukset > Integraatiot > PowerOffice ja napsauta Authenticate.
2. Syötä PowerOffice-kirjautumistunnuksesi avautuvaan ikkunaan.
3. Tunnistautumisprosessi aktivoi integraation ja hakee automaattisesti tarvittavan asiakasavaimen (client key) ja client secret -tiedon.

Vaihe 3: Määritä siirtoasetukset Severaan

Kun autentikointi on suoritettu onnistuneesti, voit määrittää integraation asetukset. Näkymän yläosassa voit suorittaa rekisterien vertailun luomalla rekisterien vertailuraportin. Napsauta Luo raportti varmistaaksesi, että rekisterit täsmäävät järjestelmien välillä.

Yleiset asetukset

• Määritä, haluatko vastaanottaa integraation siirtovirheistä tiedon sähköpostitse. Syötä haluttu sähköpostiosoite Sähköpostin vastaanottaja kenttään.

Siirtoasetukset

• Siirrettävät tiedot: Määritä, mitä tietoja integraatiossa halutaan siirrettävän: asiakkaat, tuotteet, projektit, ostolaskut (ostolaskujen liitteet.
• Oletustuote: Määritä, mitä tuotetta ostolaskurivien kautta tuotaville kuluille käytetään Severassa.

Master-järjestelmät

• Valitse siirrettäville tiedoille master-järjestelmä. Katso ohjeen yläosasta kohdasta Pääjärjestelmän (master) valinta lisätietoja miten master-asetukset vaikuttavat integraatiossa.

Laskujen tilat Severassa

Severan laskujen tiloja käytetään tiedonsiirron käynnistämiseen ja laskujen seurantaan. Suunnittele ja luo Severaan laskujen tilat, joita haluat integraatiossa käyttää. Luo tarvittavat laskun tilat Severan asetuksissa Laskutus > Laskun tilat. Määritä integraatioasetuksiin seuraavat tilat:

• Laskujen tila, jotka halutaan siirtää
• Laskujen tila siirron jälkeen
• Lähetettyjen laskujen tila
• Maksettujen laskujen tila
  
  

Määritä, siirretäänkö laskun mukana liitteitä PowerOfficeen:

• Ei mitään: Laskun mukana ei siirretä mitään liitetiedostoja
• Lasku: Laskun mukana siirretään pelkkä laskun PDF-kuva
• Tuntierittely ja liitteet: Laskun mukana siirretään pelkkä laskun tuntierittely ja mahdolliset liitteet
• Kaikki: Laskun mukana siirretään laskun PDF-kuva, laskun tuntierittely sekä mahdolliset liitteet

Tuntikirjausten asetukset

Ota halutessa tuntikirjausten siirto käyttöön liukukytkimestä napsauttamalla. Määritä, mistä ajankohdasta eteenpäin tuntikirjaukset siirretään. Valitse Oletuspalkkalaji siirrettäviä tuntikirjauksia varten, mikäli kirjauksen työlajille ei löydy vastaavaa palkkalajia entuudestaan PowerOfficesta.

Poissaolojen asetukset

Ota halutessa poissaolojen siirto käyttöön liukukytkimestä napsauttamalla. Määritä, mistä ajankohdasta eteenpäin poissaolot siirretään. Valitse Oletuspalkkalaji siirrettäviä poissaoloja varten, mikäli kirjauksen poissaolotyypille ei löydy vastaavaa palkkalajia entuudestaan PowerOfficesta.

Vaihe 5: Kytke integraatio päälle

Kun kaikki integraatioasetukset on määritetty ja asiakas-, tuote-, työlaji-, matkakulu- ja projektirekisterit on tarkistettu, kytke integraatio päälle aktivoimalla liukukytkin Enable integration.

Tietojen siirtäminen

Integraatio toimii siirtojen osalta automaattisesti:

• Myyntilaskut siirtyvät määritetystä laskun tilasta automaattisesti eteenpäin PowerOfficeen ja sitä kautta lähetettäväksi asiakkaille.
• Ostolaskut siirtyvät automaattisesti PowerOfficesta Severaan, kun projektinumero kohdistetaan laskuriville PowerOfficessa.
• Tuntikirjaukset sekä poissaolot siirtyvät Severasta PowerOfficeen automaattisesti, kun ne on hyväksytty Severassa. Varmista yrityksesi Severan asetuksista, että tuntien ja poissaolojen hyväksyntä on käytössä.

Tekninen kuvaus ja tietokenttien vastaavuudet

Asiakkaat

Yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilöiden osoitteet

Tuoteryhmät

Tuotteet

Projektit

Käyttäjät (Users / Employees)

Myyntilaskut (Invoices)

Laskurivit

Ostolaskurivit

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei