Severa-PowerOffice-integraation avulla voit siirtää myyntilaskut saumattomasti Severasta PowerOfficeen. Integraatio mahdollistaa myös ostolaskujen tuomisen PowerOfficesta Severaan projektin kuluiksi. Tämän ansiosta voit hallita projektiliiketoimintaa tehokkaasti Severassa ja hoitaa kirjanpidon PowerOfficessa, mikä minimoi manuaalisen tiedonsyötön tarpeen.
Integraatio on pilotointivaiheessa. Mikäli haluat ottaa integraation käyttöön, ota yhteyttä Severan asiakaspalveluun sähköpostitse severa.support@visma.com.
Miten integraatio toimii?
Integraatiossa synkronoidaan järjestelmien välillä asiakkaat, yksiköt, tuotteet, projektit ja työntekijät. Severassa luodut projektit voidaan siirtää PowerOfficeen, ja myyntilaskut siirtyvät automaattisesti laskun tilan perusteella. Myös lähetettyjen ja maksettujen laskujen tila päivittyy takaisin Severaan. Ostolaskujen siirto PowerOfficesta Severaan tapahtuu kohdistamalla kulu PowerOfficessa vastaavalle Severa-projektille.
Ennen integraation käyttöönottoa
Ennen kuin integraatio otetaan käyttöön, on tärkeää varmistaa seuraavat asiat:
- Varmista, että järjestelmissä olemassa olevat tiedot sekä rekisterit (asiakkaat, tuotteet, matkakulut, työlajit, projektit) täsmäävät järjestelmien välillä. Käytä tähän Severan integraatioasetuksista löytyvää Rekisterien vertailuraporttia (registry comparison report). Raportti laskee kohteille samankaltaisuuspisteet ja näyttää, yhdistyvätkö ne oikein integraatiologiikan mukaisesti.
- Varmista, että jokaisella Severan tuotteella, työlajilla ja matkakululla on vastaava tuotepari PowerOfficessa samalla koodilla. Varmista myös, ettei Severassa ole päällekkäisiä koodeja eri tuotetyyppien välillä.
- Jos käytät Severassa tuotekategorioita, varmista että PowerOfficesta löytyvät vastaavat tuoteryhmät samoilla tunnisteilla.
Pääjärjestelmän (master) valinta
Integraatiossa valitaan, kumpi järjestelmistä on pääjärjestelmä eli master. Master-valinta vaikuttaa integraatiossa siirrettäviin tietoihin seuraavasti:
- Synkronoiduissa rekistereissä uudet luodut kohteet lisätään molempiin järjestelmiin riippumatta siitä, kummassa järjestelmässä ne on luotu.
- Olemassa olevien kohteiden päivitykset siirretään vain määritetystä pääjärjestelmästä (master) toiseen järjestelmään.
- Master voidaan valita erikseen jokaiselle rekisterille.
Siirrettävät tiedot
Asiakkaat
Asiakkaat yhdistetään järjestelmien välillä asiakasnumeron perusteella. Asiakastietojen siirrossa järjestelmien välillä on seuraavia sääntöjä:
- Passiiviset asiakkaat: Passiivisia asiakkaita ei synkronoida kummastakaan järjestelmästä.
- Sisäiset asiakkaat ja prospektit: Severan sisäisiä asiakkaita tai prospekteiksi tunnistettuja asiakkaita ei siirretä.
- Synkronointikriteerit: Asiakas synkronoidaan vain, jos vähintään yksi seuraavista ehdoista täyttyy:
- Asiakkaalla on aktiivinen projekti Severassa.
- Asiakkaalle on luotu lasku Severassa.
Kun nämä kriteerit täyttyvät kerran, integraatio muistaa asiakkaan jatkossa, vaikka kriteerit myöhemmin muuttuisivat. Severan asiakkaan päätoimipaikan osoite (headquarter address) siirtyy PowerOfficen toimitusosoitteeksi (delivery address).
Tuotteet, työlajit ja matkakulut
Severan tuotteet, työlajit ja matkakulut synkronoidaan PowerOfficen tuoterekisterin kanssa. Kohteet yhdistetään Severan tuotteen, työlajin ja matkakulun tunnisteen ja PowerOfficen tuotekoodin (product code) perusteella. Tuotteiden, työlajien ja matkakulujen synkronoinnissa on seuraavia sääntöjä:
- Ennen integraation aktivointia järjestelmissä jo olevat tuotteet eivät siirry automaattisesti järjestelmästä toiseen.
- Integraation käyttöönoton jälkeen luodut uudet tuotteet siirtyvät automaattisesti.
- Severan tunniste ja PowerOfficen tuotekoodi eivät voi olla tyhjiä.
- Jos siirrät PowerOfficesta ostolaskurivejä Severaan projektin kuluiksi, on suositeltavaa luoda Severaan oletustuote, jota sovelletaan näihin kuluihin.
Projektit
Projektit yhdistetään projektinumeron perusteella. Vain ne projektit, joiden tila Severassa on Voitettu (won), siirretään PowerOfficeen. Jos luot projektin suoraan PowerOfficessa, se perustetaan Severaan automaattisesti Voitettu-tilassa.
Yksiköt
Severan yksiköt synkronoidaan PowerOfficen osastojen (departments) kanssa. Yhdistäminen tapahtuu Severan yksikön tietoihin syötettävän koodin ja PowerOfficen osastokoodin perusteella. Varmista, että koodit täsmäävät molemmissa järjestelmissä. Löydät yksikön koodin Severasta asetuksista rattaan kuvakkeen takaa Asetukset > Organisaatio > Yksiköt.
Integraation käyttöönotto
1. Ota integraatiolisäosa käyttöön
Integraation aktivoimiseksi sinun on ensin otettava käyttöön siihen liittyvä lisäosa. Siirry Severassa rataskuvakkeen alle: Asetukset > Tilaus > Integraatiot ja kytke PowerOffice-valinta päälle.
2. Tunnistautuminen (autentikointi)
Seuraavaksi järjestelmien välille on muodostettava suojattu yhteys. Integraation aktivoivalla käyttäjällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet PowerOfficessa: käyttäjän on oltava PowerOfficessa joko järjestelmänvalvoja (administrator) tai hänellä on oltava käyttöoikeus Settings > Organization.
- Napsauta Severan integraatioasetuksissa painiketta Authenticate.
- Syötä PowerOffice-kirjautumistunnuksesi avautuvaan ikkunaan.
- Tunnistautumisprosessi aktivoi integraation ja hakee automaattisesti tarvittavan asiakasavaimen (client key) ja client secret -tiedon.
3. Integraation asetusten määrittäminen
Määritä integraation yleiset säännöt, kuten rekisterien pääjärjestelmät sekä laskujen tilatiedot, alla olevien tarkempien ohjeiden mukaisesti.
4. Rekisterien tarkistus ennen käyttöönottoa
Varmista, että rekisterien tarkistus on tehty ennen integraation käyttöönottoa Rekisterien vertailuraportin (registry romparison report) avulla. Raportti laskee kohteille samankaltaisuuspisteet ja näyttää, yhdistyvätkö ne oikein integraatiologiikan mukaisesti.
5. Kytke integraatio päälle
Kun kaikki asetukset on määritetty ja asiakas-, tuote-, työlaji-, matkakulu- ja projektirekisterit tarkistettu, kytke integraatio toimintaan aktivoimalla pääkytkin Enable integration.
Laskujen siirtoasetukset
Myyntilaskut
Severan laskujen tiloja käytetään tiedonsiirron käynnistämiseen ja tilanteen seurantaan. Suunnittele ja luo Severaan laskujen tilat, joita haluat integraatiossa käyttää. Integraatiossa vaaditaan seuraavat laskun tilat:
- Tila, joka käynnistää laskun siirron PowerOfficeen
- Tila, jonka lasku saa Severassa onnistuneen siirron jälkeen
- Tila laskuille, jotka on lähetetty loppuasiakkaalle
- Tila laskuille, jotka on maksettu
Laskunumerointi
PowerOffice toimii myyntilaskujen numeroiden pääjärjestelmänä (master). Varmista, etteivät uudet laskunumerot mene päällekkäin järjestelmien mahdollisten vanhojen numerointien kanssa ja että numerointi jatkuu johdonmukaisesti.
Ostolaskut
Ostolaskut siirretään PowerOfficesta Severaan kohdistamalla projektinumero laskuriville PowerOfficessa. Tämän jälkeen ostolaskun rivit siirtyvät Severaan kyseisen projektin kuluiksi Taloustiedot > Maksuerät & muut kulut -osioon.
Tekninen kuvaus ja tietokenttien vastaavuudet
Asiakkaat
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| number | Number | Ensisijainen asiakasnumero. Käytetään synkronointiin. |
| name | Name | Yrityksen virallinen nimi |
| vatNumber | OrganizationNumber | Y-tunnus / ALV-numero |
| EmailAddress | Organisaation ensisijainen sähköpostiosoite | |
| isActive | IsArchived | Asiakkaan tila (Aktiivinen / Arkistoitu) |
| headquarterAddress.addressline (rivi 1) | MailAddress.AddressLine1 | Katuosoite rivi 1 |
| headquarterAddress.addressline (rivi 2) | MailAddress.AddressLine2 | Katuosoite rivi 2 |
| headquarterAddress.postalCode | MailAddress.ZipCode | Postinumero |
| headquarterAddress.city | MailAddress.City | Postitoimipaikka |
| headquarterAddress.country | MailAddress.CountryCode | ISO 2-merkkinen maakoodi (esim. NO, FI) |
| currency.code | CurrencyCode | Valuuttakoodi |
| isPrivatePerson | IsPerson | Tieto siitä, onko asiakas yksityishenkilö |
| paymentTerm | PaymentTerm | Maksuehto päivinä (oletus) |
| website | WebsiteUrl | Asiakkaan kotisivut |
| - | InvoiceDeliveryType | Määräytyy automaattisesti: 'PdfByEmail' jos sähköposti löytyy, muuten 'Print'. |
Yhteyshenkilöt
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | ExternalCode | Yhteyshenkilön uniikki tunniste |
| customer.number | ContactId | Linkittää yhteyshenkilön pääasiakkaaseen |
| firstName | FirstName | Etunimi |
| lastName | LastName | Sukunimi |
| emails | EmailAddress | Ensisijainen sähköpostiosoite |
| phoneNumbers | PhoneNumber | Työpuhelinnumero |
| jobTitle | Title | Nimike / rooli |
| isActive | IsActive | Onko yhteyshenkilö aktiivinen |
Yhteyshenkilöiden osoitteet
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| Guid | ContactId | Uniikki tunniste |
| CustomerCode / externalCode | - | Linkittää osoitteen Severan yhteyshenkilöön |
| IsBillingAddress | - | Määritetään laskutusosoitteeksi |
| Street | MailAddress.StreetAddress | Katuosoite |
| ZipCode | MailAddress.PostalCode | Postinumero |
| City | MailAddress.City | Kaupunki |
| Country | MailAddress.CountryCode | ISO 2-merkkinen maakoodi (esim. NO, FI) |
Tuoteryhmät
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| Guid | Id | Uniikki tunniste |
| Code | Code | Ryhmän koodi tai numero |
| Name | Name | Ryhmän kuvaava nimi |
| isActive | IsArchived | Onko tuoteryhmä aktiivinen vai arkistoitu |
Tuotteet
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| productCategory | ProductGroupCode | Linkitys tuoteryhmään |
| code | Code | Tuotteen ensisijainen koodi tai SKU |
| name | Name | Tuotteen nimi |
| proposalDescription | Description | Tarkempi tuotekuvaus |
| unitPrice.amount | UnitPrice | Oletusyksikköhinta (ennen ALV) |
| measurementUnit | UnitOfMeasureCode | Mittayksikkö |
| isActive | IsArchived | Tuotteen tila (Aktiivinen / Arkistoitu) |
| type | ProductType | Mäppäys loogisesti: Severa: FixedFees + Materials = PO: Product Severa: SubContracting = PO: Service |
Projektit
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| customer.number | CustomerNo | Asiakkaan numero, jolle projekti kuuluu |
| Number | Code | Projektinumero |
| Name | Name | Projektin nimi |
| isClosed | IsActive | Projektin tila (Aktiivinen / Suljettu) |
| isInternal | IsInternal | Tieto siitä, onko projekti sisäinen |
| StartDate | StartDate | Suunniteltu aloituspäivämäärä |
| Deadline | EndDate | Suunniteltu päättymispäivämäärä / deadline |
| BusinessUnit.Code | DepartmentCode | Linkitys Severan organisaatioyksikköön |
| projectOwner.code | ProjectManagerEmployeeNo | Projektipäällikön / omistajan työntekijänumero |
| orderNumber | PurchaseOrderNo | Asiakkaan tilausnumero |
| isJoiningAllowed | AllowAllEmployees | Jos true, niin kaikilla työntekijöillä on pääsy |
| customerContact.guid | ContactPersonId | Asiakkaan yhteyshenkilö |
Käyttäjät (Users / Employees)
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| Code | Number | Työntekijänumero/koodi |
| FirstName | FirstName | Etunimi |
| LastName | LastName | Sukunimi |
| EmailAddress | Ensisijainen työsähköposti | |
| Mobile | PhoneNumber | Matkapuhelinnumero |
| BusinessUnitCode | DepartmentCode | Linkitys organisaatioyksikköön |
| IsActive | IsArchived | Käyttäjän tila järjestelmässä (IsArchived != IsActive) |
| SuperiorUser | ManagerEmployeeNo | Esimiehen työntekijänumero |
| address (rivi 1) | MailAddress.AddressLine1 | Katuosoite rivi 1 |
| address (rivi 2) | MailAddress.AddressLine2 | Katuosoite rivi 2 |
| city | MailAddress.City | Kaupunki |
| postalCode | MailAddress.ZipCode | Postinumero |
| country | MailAddress.CountryCode | ISO 2-merkkinen maakoodi (esim. FI, NO) |
Myyntilaskut (Invoices)
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| SalesOrderNumber | Number | Laskunumero. PowerOffice toimii pääjärjestelmänä. |
| CustomerId | - | Asiakkaan tunniste (mätsätään CustomerNumberin perusteella) |
| SalesOrderDate | InvoiceDate | Laskun päivämäärä |
| PaymentTermId | PaymentTerm | Maksuehto |
| DueDate | - | Eräpäivä (lasketaan maksuehtojen mukaisesti) |
| CurrencyCode | CurrencyCode | Valuuttakoodi (esim. EUR, NOK) |
| ProjectId | - | Projektin tunniste (mätsätään projektin numeron perusteella) |
| CustomerReferenceContactPersonId | senderContactGuid | Asiakkaan yhteyshenkilö |
| ContactDeliveryAddressId | receiverAddress | Vastaanottajan osoite |
Laskurivit
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| Guid | Id | Rivin uniikki tunniste |
| ProductCode | ProductCode | Tuotekoodi |
| Quantity | Quantity | Määrä |
| UnitPrice | ProductUnitPrice | Yksikköhinta ennen ALV:ta |
| Description | Description | Rivin kuvausteksti |
| rowType | LineType | Rivin tyyppi |
Ostolaskurivit
| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
|---|---|---|
| ProjectCode | ProjectCode | Projektikoodi (pakollinen kuluveloitusta varten) |
| ProductCode | ProductCode | Tuotekoodi |
| Quantity | Quantity | Määrä |
| unitPrice.amount | ProductUnitPrice | Tuotteen yksikköhinta |
| Description | Description | Rivin kuvausteksti |
| productType | FromProduct | Mäppäys: Severa: FixedFees + Materials = PO: Product Severa: SubContracting = PO: Service Jos tuotekoodia ei ole, käytetään oletustuotetta. |
| unitPrice.currencyCode | CurrencyCode | Valuuttakoodi |
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback