PowerOffice

Met de Severa-PowerOffice-integratie kun je verkoopfacturen naadloos van Severa naar PowerOffice overzetten. De integratie maakt het ook mogelijk om inkoopfacturen vanuit PowerOffice naar Severa te importeren als projectkosten. Hierdoor kun je projectbusiness efficiënt beheren in Severa en de boekhouding afhandelen in PowerOffice, wat de behoefte aan handmatige gegevensinvoer minimaliseert.

De integratie bevindt zich in de pilotfase. Als je de integratie in gebruik wilt nemen, neem dan contact op met de klantenservice van Severa via e-mail op severa.support@visma.com.

Hoe werkt de integratie?

In de integratie worden klanten, units, producten, projecten en medewerkers tussen de systemen gesynchroniseerd. In Severa aangemaakte projecten kunnen naar PowerOffice worden overgezet en verkoopfacturen worden automatisch overgedragen op basis van de factuurstatus. Ook de status van verzonden en betaalde facturen wordt terug bijgewerkt naar Severa. Het overzetten van inkoopfacturen van PowerOffice naar Severa gebeurt door in PowerOffice de kosten te koppelen aan het overeenkomstige Severa-project.

Synchronisatieschema

De gegevensoverdracht van de integratie werkt automatisch in een gespreide cyclus op basis van het tijdstip van de dag. Dit optimaliseert de systeemprestaties en zorgt ervoor dat de gegevens zo actueel mogelijk zijn wanneer ze het meest nodig zijn. De gegevens worden volgens het volgende schema gesynchroniseerd (tijden in Finse tijd):

• Overdag (08:00–19:00): Gegevens worden automatisch elke 10 minuten bijgewerkt.
• Avond (19:00–00:00): Gegevens worden elk uur bijgewerkt.
• Nacht (00:00–08:00): Er worden ’s nachts geen gegevens overgedragen. Wijzigingen die ’s nachts ontstaan, worden in de ochtend gebundeld gesynchroniseerd vanaf 08:00.

Voor de ingebruikname van de integratie

Voordat de integratie in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om het volgende te controleren:

1. Zorg ervoor dat de bestaande gegevens en registers (klanten, producten, reiskosten, werksoorten, projecten) in de systemen met elkaar overeenkomen. Gebruik hiervoor het registervergelijkingsrapport (registry comparison report) dat je vindt in de integratie-instellingen van Severa. Het rapport berekent gelijkenisscores voor de objecten en toont of ze correct worden gekoppeld volgens de integratielogica.
2. Controleer dat elk product, elke werksoort en elke reiskost in Severa een overeenkomstig product in PowerOffice heeft met dezelfde code. Controleer ook dat er in Severa geen dubbele codes bestaan tussen verschillende producttypen.
3. Als je in Severa productcategorieën gebruikt, controleer dan dat in PowerOffice overeenkomstige productgroepen bestaan met dezelfde codes.

Keuze van het hoofd­systeem (master)

In de integratie wordt gekozen welk van de systemen het hoofdsysteem, oftewel de master, is. De master-keuze heeft de volgende invloed op de gegevens die in de integratie worden overgedragen:

• In gesynchroniseerde registers worden nieuw aangemaakte objecten aan beide systemen toegevoegd, ongeacht in welk systeem ze zijn aangemaakt.
• Updates van bestaande objecten worden alleen vanuit het gedefinieerde hoofdsysteem (master) naar het andere systeem overgedragen.
• De master kan afzonderlijk voor elk register worden gekozen.

Over te dragen gegevens

Klanten

Klanten worden tussen de systemen gekoppeld op basis van het klantnummer. Voor de overdracht van klantgegevens tussen de systemen gelden de volgende regels:

• Inactieve klanten: Inactieve klanten worden vanuit geen van beide systemen gesynchroniseerd.
• Interne klanten en prospects: Interne klanten in Severa of klanten die als prospects zijn gemarkeerd, worden niet overgedragen.
• Synchronisatiecriteria: Een klant wordt alleen gesynchroniseerd als aan minimaal een van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
  1. De klant heeft een actief project in Severa.
  2. Er is in Severa een factuur voor de klant aangemaakt.

Wanneer eenmaal aan deze criteria is voldaan, onthoudt de integratie de klant ook als de criteria later veranderen. Het adres van de hoofdvestiging (headquarter address) van de klant in Severa wordt in PowerOffice overgenomen als afleveradres (delivery address).

Producten, werksoorten en reiskosten

Producten, werksoorten en reiskosten in Severa worden gesynchroniseerd met het productregister van PowerOffice. Objecten worden gekoppeld op basis van de identificatie van het product, de werksoort en de reiskost in Severa en de productcode (product code) in PowerOffice. Voor de synchronisatie van producten, werksoorten en reiskosten gelden de volgende regels:

• Producten die al in de systemen aanwezig zijn vóór de activatie van de integratie, worden niet automatisch tussen de systemen overgedragen.
• Nieuwe producten die na de ingebruikname van de integratie worden aangemaakt, worden automatisch overgedragen.
• De identificatie in Severa en de productcode in PowerOffice mogen niet leeg zijn.
• Als je inkoopfactuurregels vanuit PowerOffice als projectkosten naar Severa overzet, wordt aanbevolen om in Severa een standaardproduct aan te maken dat op deze kosten wordt toegepast.

Projecten

Projecten worden gekoppeld op basis van het projectnummer. Alleen projecten waarvan de status in Severa Gewonnen (won) is, worden naar PowerOffice overgezet. Als je een project rechtstreeks in PowerOffice aanmaakt, wordt het automatisch in Severa aangemaakt met de status Gewonnen.

Units

Units in Severa worden gesynchroniseerd met afdelingen (departments) in PowerOffice. De koppeling gebeurt op basis van de code die je invoert in de unitgegevens in Severa en de afdelingscode in PowerOffice. Zorg ervoor dat de codes in beide systemen overeenkomen. Je vindt de unitcode in Severa via het tandwielpictogram onder Instellingen > Organisatie > Units.

Ingebruikname van de integratie

1. Activeer de integratie-add-on

Om de integratie te activeren, moet je eerst de bijbehorende add-on inschakelen. Ga in Severa naar het tandwielpictogram: Instellingen > Abonnement > Integraties en zet de optie PowerOffice aan.

2. Authenticatie (autentikointi)

Vervolgens moet er een beveiligde verbinding tussen de systemen worden opgezet. De gebruiker die de integratie activeert, moet over voldoende rechten in PowerOffice beschikken: de gebruiker moet in PowerOffice ofwel administrator zijn of toegang hebben tot Settings > Organization.

1. Klik in de integratie-instellingen van Severa op de knop Authenticate.
2. Voer in het venster dat wordt geopend je PowerOffice-inloggegevens in.
3. Het authenticatieproces activeert de integratie en haalt automatisch de benodigde client key en client secret op.

3. Configuratie van de integratie-instellingen

Stel de algemene regels voor de integratie in, zoals de masters van de registers en de factuurstatussen, volgens de onderstaande gedetailleerde instructies.

4. Controle van de registers vóór ingebruikname

Zorg ervoor dat de controle van de registers is uitgevoerd vóór de ingebruikname van de integratie met behulp van het registervergelijkingsrapport (registry romparison report). Het rapport berekent gelijkenisscores voor de objecten en toont of ze correct worden gekoppeld volgens de integratielogica.

5. Schakel de integratie in

Wanneer alle instellingen zijn geconfigureerd en de klant-, product-, werksoort-, reiskosten- en projectregisters zijn gecontroleerd, activeer je de integratie door de hoofdschakelaar Enable integration in te schakelen.

Instellingen voor factuuroverdracht

Verkoopfacturen

De factuurstatussen in Severa worden gebruikt om de gegevensoverdracht te starten en de voortgang te volgen. Plan en maak in Severa de factuurstatussen aan die je in de integratie wilt gebruiken. In de integratie zijn de volgende factuurstatussen vereist:

• Een status die de overdracht van de factuur naar PowerOffice start
• Een status die de factuur in Severa krijgt na een geslaagde overdracht
• Een status voor facturen die naar de eindklant zijn verzonden
• Een status voor facturen die zijn betaald

Factuurnummering

PowerOffice fungeert als master voor de nummering van verkoopfacturen. Zorg ervoor dat de nieuwe factuurnummers niet overlappen met eventuele oude nummerreeksen in de systemen en dat de nummering consistent wordt voortgezet.

Inkoopfacturen

Inkoopfacturen worden van PowerOffice naar Severa overgezet door in PowerOffice het projectnummer op de factuurregel in te vullen. Daarna worden de regels van de inkoopfactuur in Severa overgenomen als kosten van het betreffende project in de sectie Financiële gegevens > Termijnbetalingen & overige kosten .

Technische beschrijving en veldmapping

Klanten

Contactpersonen

Adressen van contactpersonen

Productgroepen

Producten

Projecten

Gebruikers (Users / Employees)

Verkoopfacturen (Invoices)

Factuurregels

Inkoopfactuurregels

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee