Visma.net Financials

Integreer Severa met Visma.Net Financials om de facturatie en de overdracht van projectkosten te automatiseren. De interface is ontworpen om het volgende proces te ondersteunen:

• Werkuren en kosten worden aan Severa toegevoegd
• Verkoopprojecten worden in Severa verwerkt
• Projectbeheer wordt in Severa uitgevoerd
• Klant- en productregisters worden overgedragen en kunnen in beide systemen worden bijgewerkt
• Visma.net Financials beheert de nummering van facturen en klanten
• Severa beheert de nummering van projecten
• Facturen worden vanuit Severa naar de klanten verzonden en naar de boekhouding in Visma.net Financials
• Factuurherinneringen worden vanuit Visma.net Financials verzonden
• Severa haalt informatie over de betaling van facturen op uit Visma.net ERP (zowel over gedeeltelijke als gehele betalingen)
• Inkoopfacturen en andere transacties worden vanuit Visma.net Financials in Severa opgehaald als projectkosten en/of factureerbare items.

Facturen worden vanuit Severa naar de klanten verzonden, en we raden aan om de Maventa-integratie te gebruiken om de verzending van facturen te automatiseren. De onderstaande begeleide installatie helpt u om de interface in gebruik te nemen. Lees de onderstaande punten zorgvuldig door voordat u begint.

Als de integratie niet eerder door uw bedrijf is gebruikt, moet het bedrijf voordat de integratie wordt aangesloten contact opnemen via e-mail met [email protected] om de benodigde uitnodigingscode te verkrijgen voor het verlenen van toestemming. Nadat de uitnodigingscode door de klantenservice is verzonden, gaat u naar de Visma App Store om toestemming te verlenen:

1. Log in op Visma App Store met dezelfde Connect-gebruikersnaam als waarmee u inlogt op Severa
   • Om in te loggen op de Visma App Store en de integratie in te schakelen, moet u de rechten van Integration administrator hebben verleend in Visma.net gebruikersbeheer
2. Ga naar het gedeelte Mijn applicaties en voer de ontvangen uitnodigingscode in door te klikken op Gebruik uitnodigingscode
   • De code kan slechts één keer worden gebruikt
   • De code is 5 dagen geldig
3. Voer de code in en klik op Zoeken
4. Zorg ervoor dat alle gebruiksrechten van de applicatie zijn ingeschakeld
5. Voltooi de instellingen door te klikken op Integreren
6. Hierna kunt u de integratie in gebruik nemen volgens de onderstaande instructies

Te controleren zaken voordat de integratie wordt aangesloten

Voordat u begint met het synchroniseren van gegevens, is het belangrijk om te controleren of de klantnummering, projectnummering en de lengte van de productnummering correct zijn ingesteld in Financials. Als uw projecten in Severa bijvoorbeeld een nummering van 4 cijfers hebben, moet u de projectnummering in Financials op dezelfde lengte instellen. Anders geeft de synchronisatie van gegevens een foutmelding. Controleer Segmented keys (CS203000) en Numbering sequences (CS201010) in Financials.

Wanneer de systemen zijn aangesloten en alle gegevens zijn gesynchroniseerd, mag de nummering van bestaande klanten, projecten of producten niet worden gewijzigd. De gebruikersinterface staat dit toe, maar dit veroorzaakt een foutmelding bij de gegevensoverdracht en de gegevens worden niet tussen de systemen overgedragen. Dit komt omdat klant-, project- en productnummers (producten, werktype & reiskostencodes) worden gebruikt om gegevens te koppelen.

Wanneer de integratie in gebruik wordt genomen, wordt de gebruiker eerst gevraagd om de Visma.net-gebruikersnaam in te voeren. De gebruiker moet de rechten van Visma.net Financials hoofdgebruiker en Visma.net Financials gebruikersrol hebben toegewezen in Visma.net Admin, zodat de verbinding kan worden gemaakt. Het authenticatietoken wordt opgeslagen bij een verborgen systeemgebruiker die voor alle toekomstige transacties zal worden gebruikt.

De Severa-organisatie en het Visma.net-bedrijf kunnen alleen worden gekoppeld als ze hetzelfde organisatienummer hebben. Bovendien moet de organisatie onder hetzelfde bedrijf (licentie) vallen in Visma.net Admin. Als de organisaties tot twee verschillende bedrijven (licenties) behoren, moet u contact opnemen met uw lokale business unit om de gegevens te koppelen.

Wanneer de installatie is voltooid, werkt de integratie automatisch elke 5 minuten.

Dit gedeelte is alleen van toepassing op bedrijven die gebruikmaken van vestigingen in Visma.net Financials en/of de add-on Bedrijfshiërarchie in Severa en waarbij sommige afdelingen in Severa zijn ingesteld om als afzonderlijke bedrijven te functioneren door hen een btw-nummer toe te wijzen. 

Wanneer vestigingen zijn gekoppeld aan hun overeenkomstige bedrijven in Severa, kunnen facturen onder de juiste afdelingen worden overgebracht naar Visma.net Financials.

Productregisters zijn gesynchroniseerd. Nieuwe producten kunnen worden toegevoegd en gegevens kunnen in beide systemen worden bijgewerkt. Het productregister van Severa is verdeeld in drie verschillende registers: werktype, producten en reiskosten.

De integratie brengt Visma.net Financials voorraadklassen naar Severa. Visma.net Financials voorraadklasse bepaalt de btw-verwerking en grootboekrekeningen voor elk product. Voor elk product, werktype en reiskosten in Severa kan een voorraadklasse worden geselecteerd. Voorraadklassen hebben geen andere logica in Severa en daarom is het belangrijk om te onthouden om het juiste btw-tarief voor facturatie in Severa te selecteren.

Wanneer een nieuw product wordt toegevoegd aan Visma.net Financials, bepaalt het type voorraadklasse in welk gedeelte van het Severa-productregister het product wordt toegevoegd:

• Producten: niet-voorraadartikelen, serviceartikelen
• Werktype: arbeidsartikelen
• Reiskosten: onkostenartikelen

Producten worden gekoppeld tussen de systemen via productcodes, waardoor de code verplicht is om in te vullen. Omdat Severa drie verschillende productregisters heeft die zijn gekoppeld aan één Visma.net Financials-register, moeten de codes uniek zijn in alle drie de registers. De code-instelling in Severa bij Instellingen > Werktype-, reiskosten- en productregisters is vergrendeld wanneer de integratie in gebruik is.

Klantregisters zijn gesynchroniseerd. Nieuwe klanten, adressen en contactpersonen kunnen worden toegevoegd en gegevens kunnen in beide systemen worden bijgewerkt. De interne klant van Severa wordt niet overgebracht naar Visma.net Financials. Wanneer de integratie in gebruik wordt genomen, worden inactieve klanten van Visma.net Financials niet naar Severa overgebracht.

Visma.net Financials is het hoofdregister voor klantnummering. Dit betekent dat wanneer de integratie in gebruik wordt genomen, klanten in Severa een nieuw klantnummer van Visma.net Financials krijgen.

De integratie brengt Visma.net Financials klantklassen naar Severa. Visma.net Financials klantklasse bepaalt de btw-verwerking en grootboekrekeningen voor elke klant. Een klantklasse kan worden geselecteerd voor elke klant in Severa, zodat deze meteen correct is wanneer deze naar Visma.net Financials wordt overgebracht. Klantklassen hebben geen andere logica in Severa, en daarom is het belangrijk om altijd te onthouden om het juiste btw-tarief voor facturatie in Severa te selecteren.

Klanten worden gekoppeld tussen de systemen via klantnummer en naam. Klantnamen zijn uniek in Severa. Daarom, als dezelfde klantnaam meerdere keren voorkomt in Visma.net Financials, kan slechts één van deze actief zijn.

Verkoop en projecten worden alleen vanuit Severa naar Visma.net Financials overgebracht. Gegevens worden gekoppeld aan Financials zodat facturen correct worden toegewezen en zodat inkoopfacturen en andere kosten kunnen worden overgebracht naar de projecten in Severa.

Wanneer een project wordt afgesloten of een verkoopproject wordt verloren in Severa, wordt het project in Visma.net Financials inactief gemaakt. Interne projecten worden niet naar Visma.net Financials overgebracht.

Projectnummers worden beheerd in Severa, maar Visma.net Financials heeft een instelling voor de lengte van de projectnummerreeks die moet overeenkomen met de nummering die in Severa wordt gebruikt. De lengte van de projectnummerreeks kan worden ingesteld in de Segmentsleutels-instellingen van Financials. Als de nummerreeks in Severa bijvoorbeeld vier cijfers is, zorg er dan voor dat Financials ook vier cijfers heeft ingesteld.

De integratie brengt facturen en creditfacturen naar Visma.net Financials over voor boekhoudkundige doeleinden. Facturen en creditfacturen worden naar klanten verzonden vanuit Severa. Vanwege mogelijke fouten in de factuurnummering bepaalt Financials altijd de factuurnummering, omdat het mogelijk is om afzonderlijk facturen te verzenden die niet gerelateerd zijn aan Severa-projecten. Betalingsherinneringen moeten vanuit Financials worden verzonden. Severa haalt de betalingsinformatie van facturen op uit Financials.

Bij het verzenden van facturen naar klanten raden we aan om de Maventa-integratie te gebruiken om de verzending te automatiseren. Via Maventa kunnen facturen elektronisch, per e-mail of per post worden verzonden.

Het facturatieproces is als volgt:

1. Factuur of creditfactuur wordt aangemaakt in Severa, zonder factuurnummer.
2. Indien van toepassing, wordt het goedkeuringsproces voor facturen uitgevoerd in de factuurstatus.
3. Factuur wordt naar de boekhouding in Financials verzonden.
4. Factuurnummer en referentienummer worden bijgewerkt in Severa vanuit Financials.
5. Factuur wordt naar de klant verzonden vanuit Severa of vanuit Severa naar Maventa, en vervolgens naar de klant.
6. Betalingsherinneringen worden naar de klant verzonden vanuit Financials.
7. Severa haalt de betalingsinformatie van de factuur op uit Financials.

Factuurbijlagen kunnen samen met de factuur naar Financials worden verzonden.

Wanneer de factuur naar Visma.net Financials wordt overgebracht, wordt het factuurtotaal inclusief btw in Severa vergeleken met hetzelfde bedrag in Visma.net Financials. Als het verschil meer dan 0,05 is, wordt de factuur niet aangemaakt in Visma.net Financials en wordt de factuur niet verder overgedragen vanuit Severa. Dit probleem doet zich voor als de btw op de factuur verkeerd is ingesteld. Als oplossing moet u de factuurregels controleren, het onjuiste btw-tarief corrigeren en de factuur opnieuw instellen op de status "Transfer invoice into Financials". We raden aan om een factuurrapport te maken waarin alleen de facturen met fouten worden gefilterd, zodat u op de hoogte blijft van niet-overgedragen facturen.

In Severa bepalen de factuurstatussen het facturatieproces. De integratie is gebaseerd op de volgorde van de factuurstatussen en instellingen, dus zorg ervoor dat het proces van de factuurstatussen correct is ingesteld. Er kunnen verschillen zijn in de factuurstatussen, afhankelijk van of er bijvoorbeeld een goedkeuringsproces voor facturen is of als de Maventa-integratie in gebruik is. Bekijk hieronder voorbeelden van hoe de instellingen van de factuurstatussen moeten worden ingesteld.

Bekijk hieronder voorbeelden van het instellen van de volgorde en instellingen van factuurstatussen. De namen van de factuurstatussen hebben geen beperkingen.

De eerste status moet zijn voor facturen waarvan de overdracht vanuit Severa naar Financials is mislukt. Deze status mag niet de standaardstatus zijn voor facturen. De standaardstatus is de status waarin een factuur automatisch wordt ingesteld wanneer deze in Severa wordt aangemaakt.

De factuurnummer-optie moet worden ingesteld op de status waarin de factuur naar Visma.net Financials is overgebracht, evenals op andere statussen vanaf dat punt.

In de instellingen van Severa Instellingen > Facturatie > Factuurnummering, schakelt u de optie Genereer factuurnummer voor creditfactuur uit, zodat het factuurnummer wordt bepaald door Financials.

In de instellingen Facturatie > Factuur statussen, stelt u de standaardstatus voor creditfacturen in als de status waarin facturen automatisch naar Financials worden overgebracht. Op deze manier, wanneer een creditfactuur wordt aangemaakt, wordt deze onmiddellijk overgebracht naar Visma.net Financials.

Eerste voorbeeld: Het bedrijf heeft een controle-/goedkeuringsproces voor facturen in gebruik, facturen worden naar klanten verzonden via Maventa

Standaardstatus voor creditfacturen is ingesteld op Goedgekeurd, klaar om naar Financials te verzenden

Tweede voorbeeld: Het bedrijf heeft geen controle-/goedkeuringsproces voor facturen in gebruik, facturen worden rechtstreeks vanuit Severa naar klanten verzonden

Standaardstatus voor creditfacturen is ingesteld op Verzonden naar Financials

Inkoopfacturen en andere transacties kunnen vanuit Financials naar Severa worden overgebracht als projectkosten. Bij de overdracht worden de projectnaam en het document van de overdracht bepaald.

Bijlagen worden samen met deze gegevens overgebracht. Als de bijlage zich op de transactieregel bevindt, wordt deze toegevoegd aan de bestanden van het project in Severa. Als de bijlage niet specifiek is toegewezen aan een afzonderlijke regel en de regels in de overdracht behoren tot verschillende projecten, wordt de bijlage toegevoegd aan alle genoemde projecten.

De beschrijving van de projectkosten en bijlagen in Severa wordt gevormd door de beschrijving van de transactieregel, het referentienummer, het leveranciersnummer en de naam van de leverancier.

Projectkosten kunnen alleen als kosten worden toegevoegd aan Severa, of als kosten en opnieuw factureerbare regels. Wanneer transacties alleen als kosten worden beschouwd, is de eenheidsprijs van alle items altijd 0,00. Wanneer regels worden toegevoegd als kosten en factureerbare regels, kan de factureerbare prijs worden beïnvloed door een aparte vermenigvuldiger. Wanneer de vermenigvuldiger 100% is, zijn de eenheidsprijs en kosten hetzelfde. Als de vermenigvuldiger bijvoorbeeld 150% is, dan is de eenheidsprijs = eenheidskosten x 1,5.

Ga eerst naar Visma.net Financials om de integratie in te schakelen vanuit de instellingen (Menu > Meer items > Systeem > Licentie > Functionaliteit in-/uitschakelen).

Schakel vervolgens de integratie in Severa in via het tandwielpictogram op de Abonnement-pagina: Abonnement > Integraties > Visma.net Financials.

Ga vervolgens naar de instellingen via het tandwielpictogram Instellingen > Integraties > Visma.net Financials. De begeleide functie wordt gestart en het systeem helpt bij het controleren en bevestigen van gegevens. In de begeleide functie ziet u ook tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen.

Om uw facturatieproces volledig te automatiseren, raden we aan om Maventa te gebruiken voor het verzenden van facturen.

Ga naar de instellingen Instellingen > Visma.net ERP > Facturatie en schakel de optie Verzend facturen via Maventa in. Deze instelling voorkomt dat facturen opnieuw worden verzonden vanuit Visma.net ERP en voorkomt zo dubbele facturen.

We raden aan om eerst de Maventa-integratie in te schakelen en vervolgens Visma.net Financials, omdat beide integraties rekening moeten houden met de volgorde van factuurstatussen.

De volgorde van factuurstatussen bij gebruik van zowel Maventa als Visma.net Financials:

Factuurstatussen in Maventa-integratie:

• Factuurstatus voor overdracht: Overgebracht naar Financials, verzonden naar klant
• Factuurstatus na overdracht: Verzonden
• Factuurstatus na foutmelding: Foutfacturen

Het facturatieproces bij gebruik van zowel Maventa als Visma.net Financials werkt als volgt:

1. Factuur en creditfactuur worden aangemaakt in Severa zonder factuurnummer in de standaardstatus van de factuur.
2. Als het goedkeuringsproces voor facturen in gebruik is, moet dit vervolgens worden uitgevoerd met behulp van factuurstatussen.
3. Verplaats de factuur naar de status Verzonden naar Financials om de factuur naar de boekhouding in Financials te verzenden. De factuur heeft op dit moment nog geen factuurnummer.
4. De integratie brengt de factuur over naar Financials en stelt de factuur in Severa in op de status Overgebracht naar Financials, verzonden naar klant. Op dit moment krijgt de factuur een nummer.
5. Vervolgens verzendt de Maventa-integratie de factuur naar de klant.
6. De factuur wordt vanuit Maventa naar de klant verzonden en de factuur wordt in Severa ingesteld op de status Verzonden.
7. Visma.net Financials-integratie werkt automatisch facturen bij naar gedeeltelijk betaald en betaald statussen.

Facturen kunnen vanuit Severa naar klanten worden verzonden via e-mail, waarbij de factuur als PDF aan de e-mail wordt toegevoegd.

Wanneer de factuur naar Visma.net Financials is overgebracht, krijgt deze een factuurnummer en kan de factuur naar de klant worden verzonden. Nadat de factuur via e-mail of per post naar de klant is verzonden, moet de factuurstatus handmatig worden bijgewerkt in Severa naar de status Verzonden. Hierna werkt Financials de factuurstatus bij in Severa wanneer deze een gedeeltelijke of volledige betaling registreert.

Belangrijke zaken met betrekking tot factuurtotalen en afrondingsverschillen:

• Omdat facturen naar Financials worden overgebracht voor boekhoudkundige doeleinden, is het erg belangrijk om ervoor te zorgen dat de gefactureerde bedragen overeenkomen met de ontvangen betalingen.
• Er kunnen enkele afrondingsverschillen optreden, vooral bij facturatie in verschillende valuta, maar de verschillen zijn normaal gesproken minder dan 0,05 van het totale factuurbedrag.
• Wanneer de factuur vanuit Severa naar Financials wordt verzonden, controleert de integratie of de factuurtotalen overeenkomen tussen de systemen. Als het verschil groter is dan 0,05, wordt de factuur verwijderd uit Financials en wordt deze in Severa ingesteld op de status Foutfacturen.
• We raden aan om een factuurrapport te maken waarin facturen worden gevolgd die in de foutstatus zijn terechtgekomen, zodat u op de hoogte blijft van facturen en gemakkelijk en snel kunt reageren op eventuele overdrachtsfouten.
• Factuurtotalen komen niet overeen vanwege de btw-verwerking. Wanneer Financials een factuur afwijst, betekent dit dat de belastinginformatie op de factuur in Severa onjuist is. Financials is een ERP-systeem en de belastingverwerking is iets nauwkeuriger dan in Severa, dus de informatie die daaruit wordt verkregen over de belastingverwerking van de factuur is primair.
• Om de belastinginformatie van de factuur te corrigeren, verplaatst u de factuur naar de status Concept en corrigeert u de belastingpercentages op de factuurregels. Na correctie verplaatst u de factuur opnieuw naar de status waarin de integratie de factuur ophaalt om naar Financials te worden overgebracht. Om een soortgelijke fout in de toekomst te voorkomen, controleert u of het standaardbelastingpercentage van de klant correct is en dat de belastingpercentages van de producten in het productregister correct zijn ingesteld.

De synchronisatie van basisgegevens wordt uitgevoerd met behulp van de begeleide functie. Fouten die tijdens deze synchronisatie worden gedetecteerd, worden onmiddellijk aan de gebruiker weergegeven en moeten worden gecorrigeerd om ervoor te zorgen dat de integratie correct werkt.

Wanneer de integratie is ingeschakeld en automatisch werkt, kunt u het foutenlogboek bekijken in Severa via het tandwielpictogram > Integraties > Visma.net Financials > Overdrachtslogboek.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee