Integreer Severa met Visma.net Financials om de workflows voor de facturatie en de projectkosten te automatiseren.

De integratie is ontworpen om het volgende werkproces te ondersteunen:

  • Werkuren en kosten worden aan Severa toegevoegd.
  • Verkoopprojecten worden in Severa verwerkt.
  • Projectbeheer wordt in Severa uitgevoerd.
  • Klant- en productregisters zijn geïntegreerd en kunnen in beide systemen worden bijgewerkt.
  • Visma.net Financials bepaalt de factuurnummering en de klantnummering.
  • Severa bepaalt de projectnummering.
  • Facturen worden vanuit Severa naar de klanten en de boekhouding in Visma.net Financials verzonden.
  • Factuurherinneringen worden vanuit Visma.net Financials verzonden.
  • Severa haalt informatie over de betaling van facturen op uit Visma.net Financials (zowel over gedeeltelijke als gehele betalingen).
  • Inkoopfacturen en andere transacties worden vanuit Visma.net Financials in Severa opgehaald als projectkosten en/of factureerbare items.

Facturen worden vanuit Severa naar de klanten verzonden. Het wordt aangeraden om met AutoInvoice de workflow voor het verzenden van facturen te automatiseren.

Een wizard helpt u om de integratie in gebruik te nemen.

Belangrijk om te weten

Voordat u begint met het synchroniseren van gegevens, is het belangrijk om te controleren of klantnummering, projectnummering en de lengte van de productnummering correct zijn ingesteld in Visma.net Financials. Als uw projecten in Severa bijvoorbeeld een nummering van 4 cijfers hebben, dan moet u de projectnummering in Visma.net Financials op 4 cijfers zetten. De synchronisatie van de gegevens zal anders niet lukken. Controleer de lengtes van Segmentsleutels (CS203000) en Nummerreeksen (CS201010) in Visma.net Financials.

Nadat de applicaties zijn gekoppeld en alle gegevens zijn gesynchroniseerd, mag de nummering van de bestaande klanten, projecten en items niet meer worden gewijzigd. De gebruikersinterface staat wijzigingen toe, maar dit zal leiden tot ernstige fouten in de gegevensoverdracht en verhindert de uitwisseling van gegevens tussen de systemen. Dit komt omdat klantnummers, projectnummers en artikelnummers (product-, werktype- en reiskostencodes) worden gebruikt om de gegevens aan elkaar te koppelen.

Wat wordt er geïntegreerd en op welke manier?

Authenticatie en automatisering

Wanneer integratie in gebruik wordt genomen, wordt de gebruiker eerst gevraagd om de inloggegevens voor Visma.net Financials in te voeren. In Visma.net Admin moeten aan deze gebruiker de rollen Visma.net Financials Administrator en Visma.net Financials User zijn toegewezen om de verbinding tot stand te kunnen brengen.

Het authenticatietoken wordt vervolgens opgeslagen bij een verborgen systeemgebruiker die voor alle toekomstige transacties zal worden gebruikt.

De Severa-organisatie en het Visma.net Financials-bedrijf kunnen alleen worden gekoppeld als deze hetzelfde organisatienummer hebben.

Bovendien moet de organisatie onder hetzelfde bedrijf (licentie) vallen in Visma.net Admin. Als ze tot twee verschillende bedrijven (licenties) behoren, dan moet u contact opnemen met de supportafdeling in uw land om ze met elkaar te verbinden.

Nadat de initiële installatie is uitgevoerd, wordt de integratie automatisch om de 5 minuten uitgevoerd.

Afdelingen/Vestigingen

Dit gedeelte is alleen van toepassing op bedrijven die gebruikmaken van vestigingen/meerdere bedrijven in Visma.net Financials en/of de add-on Organisatorische hiërarchie in Severa en in Severa een aantal afdelingen als bedrijven hebben vastgelegd door deze een btw-nummer te geven. Beide zijn nodig om de toewijzingen te laten werken.

Nadat de vestigingen aan de overeenkomstige bedrijven in Severa zijn toegewezen, kunnen de facturen naar de correcte vestigingen in Visma.net Financials worden overgebracht.

Productregister

De productregisters worden gesynchroniseerd. In beide systemen kunnen nieuwe producten worden toegevoegd en gegevens worden bijgewerkt. Het productregister van Severa is verdeeld in drie verschillende registers: Werktypen, Producten en Reiskosten.

De integratie brengt de artikeltypen uit Visma.net Financials over naar Severa. In de artikeltypen van Visma.net Financials zijn de btw-verwerking en de grootboekrekeningen voor elk product vastgelegd. Voor elk product, werktype en reiskosten in Severa kan een artikeltype worden geselecteerd, zodat dit meteen correct is wanneer het product, het werktype en de reiskosten naar Visma.net Financials worden overgebracht. In de software van Severa wordt met artikeltypen niets gedaan en daarom is het belangrijk om eraan te denken dat in Severa het juiste btw-tarief voor facturen moet worden geselecteerd.

Als er een nieuw product aan Visma.net Financials wordt toegevoegd, dan bepaalt het artikeltype in welk Severa-register het product zal terechtkomen:

  • Producten: Niet-voorraadartikelen, Serviceartikelen
  • Werktypen: Arbeidsartikelen
  • Reiskosten: Onkostenartikelen

Producten worden op basis van hun codes toegewezen en zijn daarom verplicht. Omdat de drie registers van Severa tot één register van Visma.net Financials worden gecombineerd, moeten de codes in alle drie de registers uniek zijn.

De instelling Gebruik identificatie bij Instellingen > Werktype-, reiskosten- en productregisters > Registerinstellingen is vergrendeld wanneer het bedrijf deze integratie gebruikt.

Klanten

De klantregisters worden gesynchroniseerd. In beide systemen kunnen nieuwe klanten, adressen en contactpersonen worden toegevoegd en gegevens worden bijgewerkt. De interne klant van Severa wordt niet overgebracht naar Visma.net Financials. Wanneer integratie in gebruik wordt genomen, worden inactieve klanten (debiteuren) van Visma.net Financials niet naar Severa overgebracht.

Visma.net Financials is het mastersysteem voor de klantnummering. Dit betekent dat wanneer de integratie in gebruik wordt genomen, de bestaande klanten in Severa een nieuw klantnummer van Visma.net Financials krijgen.

De integratie brengt de debiteurtypen uit Visma.net Financials naar Severa over. In de debiteurtypen van Visma.net Financials zijn de btw-verwerking en de grootboekrekeningen voor elke klant vastgelegd. Voor elke klant in Severa kan een debiteurtype worden geselecteerd, zodat dit meteen correct is wanneer de klant naar Visma.net Financials wordt overgebracht. In de software van Severa wordt met debiteurtypen niets gedaan en daarom is het belangrijk om eraan te denken dat in Severa het juiste btw-tarief voor facturen moet worden geselecteerd.

Klanten worden op basis van hun nummer en naam toegewezen. Klantnamen zijn uniek in Severa. Als dezelfde klantnaam dus meerdere keren voorkomt in Visma.net Financials, dan kan er maar één actief zijn.

Projecten

Verkoopprojecten en projecten worden alleen vanuit Severa naar Visma.net Financials overgebracht. Het doel is om facturen correct toe te wijzen en inkoopfacturen en andere transacties naar het verkoopproject of het project in Severa over te brengen.

Als in Severa het project wordt afgesloten of het verkoopproject wordt verloren, dan wordt het project in Visma.net Financials uitgeschakeld.

Interne projecten worden niet naar Visma.net Financials overgebracht.

De projectnummering wordt in Severa beheerd, maar Visma.net Financials heeft een instelling voor de lengte van de projectnummerreeks die moet overeenkomen met de nummering die in Visma Severa wordt gebruikt. De lengte van de projectnummers wordt vastgelegd in de Segmentsleutels-instellingen van Visma.net Financials. Als de nummerreeks in Severa bijvoorbeeld 4 cijfers is, zorg er dan voor dat de segmentsleutel voor projecten in Visma.net Financials ook is ingesteld op 4 cijfers.

Facturatie

Deze integratie brengt facturen en creditfacturen naar Visma.net Financials over ten behoeve van de boekhouding. Facturen en creditfacturen worden vanuit Severa naar klanten verzonden. De factuurnummering wordt in Visma.net Financials beheerd, omdat het mogelijk is om vanuit Visma.net Financials niet-projectgerelateerde facturen te verzenden en factuurnummering intact moet blijven. Betalingsherinneringen moeten vanuit Visma.net Financials worden verstuurd. Severa ontvangt de informatie over gedeeltelijke en gehele betalingen vanuit Visma.net Financials.

Voor het verzenden van facturen naar klanten raden we u aan om AutoInvoice-integratie voor Severa in te schakelen. AutoInvoice verzendt uw facturen elektronisch, via e-mail of via de printservice.

Het facturatieproces is:

  1. Factuur of creditfactuur wordt in Severa aangemaakt, zonder factuurnummer.
  2. Indien van toepassing, wordt het goedkeuringsproces voor facturen uitgevoerd.
  3. Factuur of creditfactuur wordt naar de boekhouding in Visma.net Financials verzonden.
  4. Factuurnummer of creditfactuurnummer en referentienummer van de factuur in Severa worden door Visma.net Financials bijgewerkt.
  5. Factuur of creditfactuur wordt vanuit Severa naar de klant verzonden (of vanuit Severa eerst naar AutoInvoice en dan naar de klant).
  6. Betalingsherinneringen worden vanuit Visma.net Financials naar de klant verzonden.
  7. Informatie over gedeeltelijke of gehele betaling van de factuur of creditfactuur wordt vanuit Visma.net Financials in Severa bijgewerkt.

Factuurbijlagen kunnen samen met de factuur naar Visma.net Financials worden verzonden.

Wanneer de factuur naar Visma.net Financials wordt overgebracht, wordt het factuurtotaal inclusief btw in Severa vergeleken met hetzelfde bedrag in Visma.net Financials. Als het totaal meer dan 0,05 verschilt, dan wordt de factuur niet aangemaakt in Visma.net Financials en krijgt de factuur de status "Factuur kan niet aan Visma.net ERP worden toegevoegd" in Severa. Deze situatie ontstaat wanneer de btw niet correct is ingesteld op de factuur in Severa. U verhelpt dit door de factuurregels te controleren, de regel met het onjuiste btw-tarief te corrigeren en de status van de factuur opnieuw in te stellen op "Factuur naar Visma.net ERP overbrengen". Maak een rapport Facturen aan met een filter op deze status en plaats het op een dashboard in Severa, zodat u in de gaten kunt houden of er facturen met fouten zijn.

In Severa bepalen de factuurstatussen het facturatieproces. Deze statussen zijn aanpasbaar. De integratie leunt zwaar op de juiste volgorde en de instellingen van de statussen, dus het is belangrijk dat het proces zorgvuldig wordt gepland. De statussen en workflows zijn overal verschillend, omdat het er bijvoorbeeld van afhangt of er een goedkeuringsproces voor facturen of een AutoInvoice-integratie is. Hieronder staan voorbeelden van correct ingestelde factuurstatussen. In de documentatie worden ook de instellingen beschreven die elke status moet hebben. Factuurstatussen worden aangemaakt en beheerd in de instellingen van Severa.

Hoe stelt u factuurstatussen in?

Hieronder wordt met enkele voorbeelden uitgelegd hoe u factuurstatussen in Severa instelt. De naam van de factuurstatus heeft geen betekenis voor de gegevensoverdracht, maar de instellingen en de volgorde van de statussen wel.

De eerste status moet zijn voor facturen waarvan de overdracht naar Visma.net Financials niet lukt, maar dit mag niet de standaardstatus zijn. De standaardstatus is de status die facturen in Severa krijgen direct nadat deze zijn aangemaakt.

Voor de status die de factuur krijgt wanneer deze naar Visma.net Financials is verzonden, moet het factuurnummer zijn ingeschakeld. En dit moet zo blijven vanaf deze status.

Factuurnummering

Bij instellingen > Facturatie > Standaardinstellingen facturatie schakelt u de instelling Factuurnummer voor creditfactuur genereren uit, zodat het factuurnummer voor creditfacturen door Visma.net Financials wordt gegenereerd.

Bij Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen stelt u de Standaardstatus creditfactuur in als de status waarmee facturen automatisch naar Visma.net Financials worden overgebracht. Op deze manier krijgt elke creditfactuur die wordt aangemaakt onmiddellijk de status waarmee deze naar Visma.net Financials wordt overgebracht.

Eerste voorbeeld: Er is een goedkeuringsproces voor facturen ingesteld en facturen worden via AutoInvoice naar klanten verzonden.

Naam factuurstatus Niet bewerkbaar Factuurnummer Verzonden Betaald
Overdracht niet gelukt
Concept
Wacht op goedkeuring
Goedgekeurd, klaar voor Financials x
In Financials, verzend naar klant x x x
Verzonden x x x
Gedeeltelijk betaald x x x
Betaald x x x x

Standaardstatus creditfactuur: Goedgekeurd, klaar voor Financials, Verzend naar Financials

Tweede voorbeeld: Er is geen goedkeuringsproces voor facturen ingesteld en facturen worden vanuit Severa naar klanten verzonden.

Naam factuurstatus Niet bewerkbaar Factuurnummer Verzonden Betaald
Overdracht niet gelukt
Concept
Verzend naar Financials x
In Financials, verzend naar klant x x x
Verzonden x x x
Gedeeltelijk betaald x x x
Betaald x x x x

Standaardstatus creditfactuur: Verzend naar Financials

Inkoopfacturen en overige transacties

Inkoopfacturen en overige transacties worden als projectkosten naar Severa overgebracht wanneer de transactieregels aan een project zijn gekoppeld en het document is vrijgegeven.

Bijlagen worden ook overgebracht. Als de bijlage bij de transactieregel hoort, dan wordt deze aan het project van die regel in Severa toegevoegd. Als de bijlage bij het document hoort en de regels aan verschillende projecten zijn gekoppeld, dan wordt de bijlage aan alle genoemde projecten toegevoegd.

De omschrijving van de projectkosten en de bijlage in Severa bestaat dan uit het volgende: "omschrijving transactieregel, referentienummer, crediteurnummer en crediteurnaam".

Projectkosten kunnen alleen als kosten of als kosten en herfactureerbare vergoedingen aan Severa worden toegevoegd. Wanneer de transacties alleen als kosten worden beschouwd, is de prijs per stuk van alle items altijd 0,00. Wanneer de transacties als kosten en factureerbare vergoedingen worden beschouwd, is het mogelijk om de factureerbare prijs met een vermenigvuldiger aan te passen. Als de vermenigvuldiger 100% is, dan zijn de prijs per stuk en de kosten per stuk gelijk. Als de vermenigvuldiger bijvoorbeeld 150% is, dan is de prijs per stuk de kosten per stuk maal 1,5.

Integratie inschakelen

Ga naar Visma.net Financials om de Severa-integratie in te schakelen in de Instellingen (Menu > Meer onderdelen > Systeem > Licentie > Functionaliteit in-/uitschakelen).

Ga vervolgens naar Severa en schakel Visma.net Financials in vanuit de weergave Integraties onder Instellingen > Abonnement/Functies.

Ga dan in Severa naar Instellingen en zoek Visma.net Financials. Er wordt een wizard gestart om u te helpen met het instellen van de integratie en de bestaande gegevens in beide systemen te controleren. De wizard biedt eigen hulpinformatie en ook enkele adviezen voor het oplossen van de meestvoorkomende problemen.

Facturen naar klanten verzenden

Met AutoInvoice

Om het facturatieproces volledig te automatiseren wordt aanbevolen om AutoInvoice te gebruiken.

Ga naar Instellingen > Visma.net ERP > Facturatie en schakel Alle projectfacturen uit Severa via AutoInvoice verzenden in. Deze instelling voorkomt dat de facturen vanuit Visma.net ERP naar de klant worden verzonden en beperkt het risico op duplicaten.

Het wordt aanbevolen dat u eerst de AutoInvoice-integratie instelt en daarna de Visma.net Financials-integratie, omdat dit van invloed is op de factuurstatussen in Severa.

Factuurstatussen bij gebruik van zowel AutoInvoice als Visma.net Financials:

Naam factuurstatus Niet bewerkbaar Factuurnummer Verzonden Betaald
Overdracht niet gelukt
Concept
Verzend naar Financials x
In Financials, verzend naar klant x x x
Verzonden x x x
Gedeeltelijk betaald x x x
Betaald x x x x

Factuurstatussen voor AutoInvoice-integratie:

  • Status van over te brengen facturen: In Financials, verzend naar klanten
  • Status van facturen na overdracht: Verzonden
  • Status van facturen na fout:

Het facturatieproces met AutoInvoice en Visma.net Financials is:

  1. De factuur of creditfactuur wordt zonder factuurnummer in Severa met de standaardstatus aangemaakt.
  2. Indien van toepassing, wordt met behulp van factuurstatussen het goedkeuringsproces voor facturen uitgevoerd.
  3. Wijzig daarna de status van de factuur in "Factuur naar Visma.net ERP overbrengen" om deze naar de boekhouding in Financials te verzenden. De factuur heeft nog steeds geen factuurnummer.
  4. De integratie brengt de factuur over naar Visma.net Financials en wijzigt de status van de factuur in Severa in "Factuur in Visma.net ERP, kan naar klanten worden verzonden". Nu heeft de factuur een nummer.
  5. Breng nu de facturen vanuit Gegevensoverdracht over naar AutoInvoice. "Status van over te brengen facturen" moet gelijk zijn aan de status van "Factuur in Visma.net ERP, kan naar klanten worden verzonden".
  6. De facturen of creditfacturen wordt vanuit AutoInvoice naar de klant verzonden en de facturen krijgen de status "Verzonden" in Severa.
  7. De Visma.net Financials-integratie werkt de status van de facturen automatisch bij naar "Gedeeltelijk betaald" en "Betaald".

Met Severa

Vanuit Severa kunnen facturen via e-mail naar klanten worden verzonden, of als pdf-bestanden worden gedownload om af te drukken.

Wanneer de factuur naar Visma.net Financials is overgebracht en een factuurnummer heeft gekregen, kan de factuur naar de klanten worden verzonden. Nadat de factuur via e-mail of per post naar de klant is verzonden, moet de factuurstatus handmatig naar "Verzonden" worden gewijzigd. Hierna zal Visma.net Financials de status naar "Gedeeltelijk betaald" of "Betaald" wijzigen wanneer de klant de factuur betaalt.

Omdat facturen naar de boekhouding in Visma.net Financials worden overgebracht, is het erg belangrijk dat de gefactureerde bedragen overeenkomen met de bedragen die de klant betaalt.

Er zullen altijd bepaalde afrondingsverschillen zijn, vooral wanneer er facturen met verschillende valuta's worden verzonden, maar deze verschillen zijn normaal gesproken minder dan 0,05 van het totale bedrag.

Wanneer de factuur vanuit Severa naar Visma.net Financials wordt verzonden, controleert de integratie of het factuurtotaal overeenkomt. Als er een groter verschil dan 0,05 is, dan wordt de factuur uit Visma.net Financials verwijderd en krijgt de factuur in Severa de status "Factuur kan niet aan Visma.net ERP worden toegevoegd".

Maak een rapport Facturen aan met een filter op de hierboven genoemde status en plaats dit op een dashboard in Severa, zodat u in de gaten kunt houden of er facturen met fouten zijn.

Factuurtotalen komen niet overeen vanwege de btw. Wanneer de factuur door Visma.net Financials wordt afgewezen, betekent dit dat de btw op de factuur uit Severa niet juist is ingesteld. Als ERP heeft Visma.net Financials een veel geavanceerder btw-afhandeling dan Severa en we vertrouwen erop dat deze correct is.

Als u fouten in facturen wilt corrigeren, controleer dan de btw op factuurregels en breng correcties aan. Geef vervolgens de factuur de status van waaruit deze weer naar Visma.net Financials wordt overgebracht. Om problemen met de volgende facturen te voorkomen controleert u of u 'Btw facturatie' correct hebt ingesteld voor de klant en in het productregister voor de op de factuur gebruikte producten.

De eerste synchronisatie wordt uitgevoerd met behulp van de wizard. Fouten die tijdens de eerste synchronisatie worden ontdekt, worden meteen weergegeven en moeten worden opgelost om de synchronisatie te kunnen voltooien.

Zodra de integratie tot stand is gebracht en automatisch wordt uitgevoerd, worden eventuele fouten weergegeven op de pagina Instellingen voor integratie met Visma.net ERP in Severa. Op die instellingenpagina bevindt zich een tabblad met de naam "Foutenlogboek".

Productregister

Severa: Product Severa: Reiskosten Severa: Werktype Financials: Niet-voorraadartikelen Opmerkingen
Naam Naam Naam Omschrijving
Code Code Code Artikel
Prijs/stuk Kosten/stuk Standaardprijs
Is actief Is actief Is actief Artikelstatus
Artikeltype van Financials Artikeltype van Financials Artikeltype van Financials Artikeltype

Klanten

Severa: Klant Financials: Debiteuren Opmerkingen
Naam Naam
Nummer Debiteur
Btw-nummer BTW-nummer
Valuta Valuta
Betalingstermijn Voorwaarden
E-mailadres E-mail (hoofdcontactpersoon)
Website Website (hoofdcontactpersoon)
Notities Ter attentie van (hoofdcontactpersoon)
Hoofdkantoor Hoofdadres
Is actief Status
Debiteurtype van Financials Debiteurtype van Financials
Adres Adresregel 1, Adresregel 2, Adresregel 3
Postcode Postcode
Plaats Plaats
Land Land
Provincie Provincie
Adrestype: Facturatie Factuuradres
Adrestype: Post Verzendadres
Adrestype: Kantoor Hoofdadres
Aanhef Titel
Voornaam Voornaam
Achternaam Achternaam
Titel Functietitel
Mobiel Mobiel
Telefoon Telefoon 2
E-mailadres E-mailadres
Benaderen via e-mail niet toegestaan Benaderen via e-mail niet toegestaan
Status Actief

Projecten

Severa: Project Financials: Project Opmerkingen
Nummer Project
Naam Omschrijving
Klant Klant
Startdatum Startdatum
Factureringsperiode Verplicht, altijd "Op aanvraag"
Sjabloon Verplicht, altijd "Z"
Blokkeren Verplicht, altijd "Blokkeren"
Status Status

Facturatie

Severa: Kop van factuur Financiën: Factuurkop Opmerkingen
Klantnummer Debiteur
Naam klant Naam klant
Adres Locatie
Contactpersoon relatie Contactpersoon
Factuurnummer Referentienummer
Betalingskenmerk/KID op factuur Referentienummer betaling
Factuurdatum Documentdatum
Vervaldatum Vervaldatum
Onze referentie Factuurtekst
Uw referentie Externe ref.
Ordernummer Debiteurorder
Btw-bedrag Voorwaarden
Contactpersoon facturatie Factuurtekst
Notities Factuurtekst
Vrije tekst boven en/of onder de factuurregels Factuurtekst
Valuta Valuta
Wisselkoers Wisselkoers
Afdeling Vestiging
Projecten Projecten
Factuur niet naar AutoInvoice verzenden Altijd als 'true' instellen
Bijlage/factuur-pdf Bijlage Alleen als overbrengen in de instellingen is geselecteerd
Severa: Factuurregels Financials: Factuurregels Opmerkingen
Code van Product/Werktype/Reiskosten Artikel
Omschrijving Omschrijving transactie
Aantal Aantal
Prijs/stuk in basisvaluta Prijs/stuk
Stuksprijs in factuurvaluta Prijs/stuk in basisvaluta
Maateenheid Eenheid
Afdelingscode Vestiging
Projecttaak Verplicht, altijd ingesteld op "10"
Projecten Projecten

Projectkosten

Severa: Projectvergoedingen Inkoopfacturen en overige transacties Opmerkingen
Projecten Projecten
Omschrijving Opgehaald uit "transactionDescription, referenceNumber, customerSupplier customerSupplierName"
Datum Transactiedatum
Aantal Altijd 1
Prijs/stuk Transactieregel: Debetbedrag
Kosten/stuk Transactieregel: Debetbedrag
Btw % Berekend door Severa.
Producttype Berekend door Severa.
Product Berekend door Severa.
Omschrijving bijlage Opgehaald uit "transactionDescription, referenceNumber, customerSupplier customerSupplierName"


Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.