Een prijslijst is een set prijsregels die op meerdere projecten kan worden gebruikt. De prijslijst bepaalt tegen welke prijs en onder welke voorwaarden de op een project geboekte uren, reizen en producten aan de klant worden gefactureerd. Wanneer in de geldige prijslijst van het project voor een werksoort een uurtarief is gedefinieerd en de optie Factureren is geactiveerd, worden alle op deze werksoort geboekte uren automatisch direct bij het boeken als factureerbaar gemarkeerd.
Prijslijsten beheren
Prijslijsten worden beheerd in Instellingen > Prijsstelling > Prijslijst, waar u naar behoefte meerdere prijslijsten kunt aanmaken. De standaardprijslijst wordt automatisch gebruikt voor alle nieuwe projecten, tenzij u voor het project expliciet een andere prijslijst selecteert.
Maak een nieuwe prijslijst als volgt aan:
- Klik op Nieuwe prijslijst
- Geef de prijslijst een beschrijvende naam
- Selecteer de valuta van de prijslijst, indien een valuta kan worden gekozen
- Klik op Opslaan
Wanneer de nieuwe prijslijst is geopend, kunt u tarieven invoeren voor uren, reizen en producten. Wijzigingen in de prijslijst worden automatisch opgeslagen.
Houd er rekening mee dat het bewerken van een bestaande prijslijst in de instellingen invloed heeft op alle projecten waarop deze prijslijst in gebruik is. Als u de prijsstelling slechts voor één project wilt wijzigen, gebruik dan een projectspecifieke prijslijst:
- Open het project en ga naar het tabblad Financieel
- Klik in de sectie Prijzen instellen op de knop Wijzigen naar projectspecifieke prijslijst
- Wijzig de prijzen in de zichtbare prijslijst; de wijzigingen zijn dan alleen van toepassing op dit project
Werkuurtarieven
De eerste regel in de prijslijst is de Standaardprijs. Dit tarief wordt gebruikt voor alle factureerbare uren waarvoor geen specifiekere uitzondering is gedefinieerd in de prijslijst of in de projectspecifieke prijslijst. Bewerk het uurtarief door op het veld te klikken en het gewenste bedrag in te voeren. Als het standaardtarief aan de klant wordt gefactureerd, moet u ook het veld Factureren selecteren.
Met de knop Uurtarief toevoegen kunt u nieuwe, specifiekere prijslijstregels toevoegen – bijvoorbeeld voor een bepaalde werksoort of gebruiker. U kunt zoveel regels toevoegen als nodig is, maar twee regels kunnen niet exact hetzelfde tarief definiëren voor dezelfde combinatie (bijvoorbeeld dezelfde werksoort en dezelfde gebruiker).
Voorbeeld: In de prijslijst is de standaardprijs € 100. Daarnaast zijn de volgende regels gedefinieerd: voor alle gebruikers is het tarief voor uren geboekt op de werksoort Projectmanagement € 150, voor uren geboekt op de werksoort Consultancy € 175, voor alle uren van gebruiker Tim Martens € 75 en voor uren van gebruiker Margot Groen op de werksoort Consultancy € 200.
Met deze prijsstructuur krijgen alle uren van Tim het tarief € 75 (zijn gebruikersspecifieke tarief gaat vóór andere regels). Voor andere gebruikers krijgen uren op de werksoort projectmanagement het tarief € 150 en uren op de werksoort consultancy het tarief € 175 – behalve de consultancy-uren van Margot, die het tarief € 200 krijgen. Alle overige uren krijgen de standaardprijs € 100.
Het principe is dus: hoe specifieker de prijslijstregel die overeenkomt met de urenboeking, hoe hoger de prioriteit. Een gebruikersspecifiek tarief gaat vóór een werksoortspecifiek tarief, dat op zijn beurt vóór de standaardprijs gaat.
Op vergelijkbare wijze kunnen andere prijsuitzonderingen aan de prijslijst worden toegevoegd, zoals overurentoeslagen, reiskosten en productprijzen.
Invloed van de prijslijst op de factureerbaarheid van een werksoort in een project
De factureerbaarheid van een werksoort wordt altijd bepaald door de prijslijst die op het moment van boeken op het project van kracht is. Wanneer voor de betreffende werksoort in de prijslijst een uurtarief is gedefinieerd en de optie Factureren is geactiveerd, worden de op deze werksoort geboekte uren automatisch bij het boeken als factureerbaar gemarkeerd. De prijsstelling van het project wordt bekeken en ingesteld op het tabblad Financieel van het project.
Prijslijst aan een project koppelen
De prijslijst van een project kan op twee manieren worden ingesteld op het tabblad Financieel:
- Stel de prijslijst van het project in als projectspecifiek en breng de wijzigingen (bijv. uurtarief of de optie Factureren) alleen voor dit project in de prijslijst aan.
- Selecteer voor het project een kant-en-klare prijslijst waarvan de instellingen worden beheerd in de algemene instellingen:
- Klik op het tandwielpictogram
- Selecteer Instellingen
- Selecteer Prijslijsten
Reeds geboekte niet-factureerbare uren alsnog factureren
Een wijziging in de prijslijst heeft geen terugwerkende kracht op uren die vóór de wijziging zijn geboekt. Als uren als niet-factureerbaar zijn gemarkeerd – dat wil zeggen dat op het moment van boeken in de prijslijstinstellingen het uurtarief 0 €/uur was of de optie Factureren niet was geselecteerd – moeten deze uren handmatig op de factuur worden gezet. Ga als volgt te werk:
- Open de factuur en ga naar de sectie Niet-gefactureerde items.
- Activeer de schuifknop Niet-factureerbare tonen, zodat ook als niet-factureerbaar gemarkeerde uren zichtbaar worden.
- Selecteer de uren die u wilt factureren en voeg ze toe aan de factuur.
Na het bewerken van de prijslijst volgen alle nieuwe uren die vanaf dat moment worden geboekt het bijgewerkte tarief en de facturatie-instelling van de prijslijst. Op reeds geboekte uren heeft de wijziging geen automatische invloed – deze moeten indien nodig volgens bovenstaande werkwijze op de factuur worden gezet.
Veelgestelde vragen
V: Waarom worden de op het project geboekte uren niet factureerbaar?
A: Controleer op het tabblad Financieel van het project of in de gebruikte prijslijst voor de betreffende werksoort een uurtarief is gedefinieerd en of de optie Factureren is geactiveerd.
V: Wat is het verschil tussen een projectspecifieke prijslijst en een kant-en-klare prijslijst?
A: Wijzigingen in een projectspecifieke prijslijst zijn alleen van toepassing op dat ene project. Wijzigingen in een kant-en-klare prijslijst hebben daarentegen invloed op alle projecten waarop deze prijslijst in gebruik is.
V: Welk tarief geldt als meerdere prijslijstregels op dezelfde urenboeking van toepassing zijn?
A: De meest specifieke regel heeft voorrang: een gebruikersspecifiek tarief gaat vóór een werksoortspecifiek tarief, dat op zijn beurt vóór de standaardprijs gaat.
V: Worden reeds geboekte niet-factureerbare uren automatisch factureerbaar wanneer ik de prijslijstinstellingen wijzig?
A: Nee. Deze moeten handmatig op de factuur worden gezet via de sectie Niet-gefactureerde items van de factuur met behulp van de schuifknop Niet-factureerbare tonen. Alleen nieuwe uren die na de wijziging worden geboekt, volgen automatisch de bijgewerkte instelling.
Trefwoorden: prijslijst, standaardprijslijst, standaardprijs, prijslijstregel, werksoort, factureerbaarheid, uurtarief, Factureren-optie, projectspecifieke prijslijst, niet-gefactureerde items, financieel, overurentoeslag
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen