Creditfacturen

In Severa kunt u een factuur volledig crediteren met behulp van de crediteringsfunctie op de factuur, of handmatig een gedeeltelijke credit aanmaken. In deze instructie wordt uitgelegd hoe de crediteringsfunctie werkt, hoe u een gedeeltelijke credit aanmaakt en welke instellingen nodig zijn om creditfacturen te kunnen maken.

⚠️ Een creditfactuur kan niet uit Severa worden verwijderd nadat deze is aangemaakt.

Creditfactuur aanmaken

Wanneer de crediteringsfunctie beschikbaar is

De functie Crediteren is zichtbaar in het menu Meer acties van de factuur wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De factuur heeft de status Verzonden, maar is niet gemarkeerd als Betaald. Meestal zijn voor deze status de opties Niet bewerkbaar, Factuurnummer en Verzonden geselecteerd.
• De factuur is nog niet eerder gecrediteerd. U kunt dezelfde factuur slechts één keer crediteren.
• De factuur is zelf geen creditfactuur. Een creditfactuur kan niet opnieuw worden gecrediteerd.
• U heeft rechten tot een factuurstatus waarin crediteren is toegestaan.

Zo crediteert u een factuur

1. Open de factuur die u wilt crediteren. U kunt de factuur bijvoorbeeld openen via Facturatie > Facturen, of de factuur opzoeken op factuurnummer via de zoekbalk rechtsboven in Severa.
2. Selecteer linksonder Meer acties > Crediteren. Als u deze optie niet ziet, controleer dan of aan de hierboven genoemde voorwaarden voor creditering is voldaan.
3. Vervolgens kiest u of u alleen een creditfactuur wilt aanmaken, of zowel een creditfactuur als een nieuwe factuur:
   1. Alleen creditfactuur aanmaken: Selecteer deze optie wanneer u de klant na de credit niet opnieuw gaat factureren. Severa maakt automatisch een creditfactuur aan. De regels van de oorspronkelijke factuur, zoals uren en kosten, worden gemarkeerd als niet-factureerbaar. 
   2. Creditfactuur en nieuwe factuur aanmaken: Selecteer deze optie wanneer u de factuur wilt crediteren en de klant een gecorrigeerde factuur wilt sturen. Severa maakt automatisch twee facturen aan: een creditfactuur en een nieuwe factuur. De nieuwe factuur bevat dezelfde regels als de oorspronkelijke factuur en de oorspronkelijke uren en kosten worden eraan gekoppeld. U kunt de regels naar wens bewerken voordat u de factuur verzendt.

Welke gegevens worden gekopieerd naar de creditfactuur

De creditfactuur wordt aangemaakt op basis van de oorspronkelijke factuur. De volgende gegevens worden gekopieerd:

• klant en factuurklant
• gegevens van ontvanger en afzender
• referenties, ordernummer en aanvullende informatie
• bankrekeningen, valuta en betalingstermijn
• factuurregels met negatieve aantallen.

Severa voegt automatisch een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur toe aan de aanvullende informatie van de creditfactuur. Op de creditfactuur is zichtbaar op welke factuur deze betrekking heeft, en op de oorspronkelijke factuur is zichtbaar dat er een creditfactuur voor is aangemaakt.

Gedeeltelijke credit aanmaken

In Severa is geen aparte functie voor gedeeltelijke creditering, maar u kunt een gedeeltelijke credit handmatig aanmaken. Een handmatig aangemaakte gedeeltelijke credit is een gewone factuur met negatieve regels. Deze wordt niet gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur en wordt in Severa niet als creditfactuur weergegeven. Zo maakt u een gedeeltelijke credit aan:

1. Open een nieuwe of bestaande factuur.
2. Voeg een betalingsregel toe aan de factuur.
3. Koppel de regel aan een product uit het productregister of voeg een regel toe zonder productkoppeling.
4. Voer de Hoeveelheid in als een negatief getal, bijvoorbeeld -1.
5. Voer de Prijs/stuk in als een positief getal, bijvoorbeeld 250.
6. Vermeld in de aanvullende informatie van de factuur het nummer van de factuur die u crediteert, zodat de klant weet op welke factuur de credit betrekking heeft.
7. Selecteer Opslaan.

Wanneer een financiële integratie is ingeschakeld, voer de Hoeveelheid altijd negatief in en de Prijs/stuk positief. 

Factuurstatussen voor creditfacturen

Een creditfactuur krijgt automatisch de status die in de factuurstatusinstellingen van Severa is gedefinieerd als Standaardstatus voor creditfactuur. Als er geen standaardstatus is gedefinieerd, krijgt de creditfactuur dezelfde status als de oorspronkelijke factuur. U kunt de standaardstatus instellen via het tandwielpictogram in Severa onder Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen > Standaardstatus voor creditfactuur.

Wanneer de standaardstatus is ingesteld, kunt u deze indien nodig wijzigen naar een andere status, maar u kunt de instelling niet volledig verwijderen. De standaardstatus voor creditfacturen kan niet worden verwijderd of op inactief worden gezet.

Als uw bedrijf een financiële integratie gebruikt, raden we aan om als Standaardstatus voor creditfactuur dezelfde factuurstatus te gebruiken die is gedefinieerd als overdrachtsstatus voor de integratie. Zo komen creditfacturen direct in de juiste status en worden ze correct verder verwerkt in de integratie.

Trefwoorden: credit, creditfactuur, factuur crediteren, factuur annuleren, gedeeltelijke credit, gedeeltelijke creditering, creditfactuur verwijderen

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee