Visma Business-integratie

Beschrijving

Integreer Visma Business en Severa om werknemers, klanten, projecten, werkuren, facturen en kosten tussen de systemen te verplaatsen. Beheer uw projecten in Severa en maak factuurconcepten die naar Visma Business worden verzonden voor levering aan klanten en opslag in de boekhouding. Ook inkoopfacturen kunnen vanuit Visma Business naar Severa worden geïmporteerd als projectkosten.

In de integratie-instellingen wordt een zogenaamd "master"-systeem gedefinieerd dat bepaalt hoe gegevens voor projecten en producten worden bijgewerkt. Standaard worden updates alleen vanuit het master-systeem naar het andere systeem overgedragen. Nieuwe gegevens kunnen echter in beide systemen worden aangemaakt en naar het andere systeem worden overgedragen. Het gebruik wordt gestuurd door drie afzonderlijke instellingen: Master, CaseMaster (voor projecten) en ProductMaster (voor producten). Als de instellingen CaseMaster of ProductMaster niet afzonderlijk zijn gedefinieerd, volgen ze de waarde van de hoofdinstelling (Master). Het is belangrijk op te merken dat er voor gebruikers/werknemers en klanten geen master-instelling bestaat; hun gegevens worden altijd in beide richtingen bijgewerkt.

Welke gegevens worden geïntegreerd en hoe

Eenheden

Business units/afdelingen worden gebruikt voor rapportagedoeleinden. Elke gebruiker, project en factuur is gekoppeld aan een eenheid, wat betekent dat de bedrijfsrapportage vanuit veel verschillende perspectieven kan worden gedaan.

Severa's business units zijn gekoppeld aan de afdelingen in Visma Business voor de geselecteerde organisatie-eenheid. Business units worden in beide richtingen geïntegreerd, van Severa naar Visma Business en vice versa. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde eenheden worden overgedragen. Bestaande business units worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer/code.

Werknemers

Severa-gebruikers worden gekoppeld als werknemers in Visma Business. Alle Severa-gebruikers worden naar Visma Business overgedragen, en van Visma Business worden die werknemers naar Severa overgedragen die een e-mailadres hebben. Bestaande gebruikers worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer/code. Voor werknemersgegevens bestaat geen master-instelling, dus updates van bestaande gegevens worden altijd in beide richtingen gesynchroniseerd.

Productregister

Severa's producten en reiskosten zijn gekoppeld aan het productregister van Visma Business. De synchronisatie van producten wordt aangestuurd door de instelling ProductMaster. Het systeem dat als master is gedefinieerd, kan zowel nieuwe producten aanmaken als bestaande producten in het andere systeem bijwerken. Het andere ("niet-master") systeem kan alleen nieuwe producten aanmaken in het master-systeem, maar kan daar bestaande gegevens niet bijwerken.

Severa's werktypes worden niet overgedragen tijdens de normale synchronisatie. Ze worden indien nodig in Visma Business aangemaakt wanneer ze zijn opgenomen in een factuur of kostenpost die via de integratie wordt overgedragen. Ook productgroepen kunnen worden gesynchroniseerd als de instelling ShouldTransferProductCategories is ingeschakeld, en deze synchronisatie wordt aangestuurd door de instelling ProductMaster. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde producten worden overgedragen.

Klanten

Facturen en projecten worden voor klanten aangemaakt, en de integratie helpt ook om de contactgegevens up-to-date te houden. Severa's klanten worden gekoppeld als klanten in Visma Business. Alleen die klanten met projecten in de Gewonnen status worden van Severa naar Visma Business overgedragen, terwijl alle klanten van Visma Business naar Severa worden overgedragen. Adressen en contactpersonen worden ook met de klanten overgedragen. Voor klantgegevens bestaat geen master-instelling, dus updates van bestaande gegevens worden altijd in beide richtingen gesynchroniseerd.

In Visma Business kan een klant slechts één factuuradres hebben, dus als een klant meerdere adressen heeft in Severa, worden de andere adressen als afleveradressen naar Visma Business overgedragen. Het is belangrijk om te weten dat Visma Business altijd de klantnummering bepaalt, dus voordat de integratie begint, als er klanten in beide systemen zijn, moeten ze worden gecontroleerd zodat dezelfde klanten dezelfde nummers in beide systemen hebben. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde klanten worden overgedragen. Bestaande klanten worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer.

Projecten

Projecten worden beheerd in Severa en gebruikt voor rapportagedoeleinden in Visma Business. Elke factuur en kostenpost is gekoppeld aan een project, en werknemers rapporteren uren en reizen voor projecten.

Severa's projecten zijn gekoppeld aan de projecten in Visma Business voor de geselecteerde organisatie-eenheid. Alleen die projecten met een Gewonnen verkoopstatus worden van Severa naar Visma Business overgedragen. De synchronisatie van projecten wordt aangestuurd door de instelling CaseMaster. Het systeem dat als master is gedefinieerd, kan zowel nieuwe projecten aanmaken als bestaande projecten in het andere systeem bijwerken. Het andere ("niet-master") systeem kan alleen nieuwe projecten aanmaken in het master-systeem, maar kan daar bestaande gegevens niet bijwerken. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde projecten worden overgedragen. Bestaande projecten worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer. De werkstatus wordt niet gesynchroniseerd (Open/Gesloten).

Werkuren

Werkurenformulieren worden gebruikt voor rapportagedoeleinden in Visma Business. Met de gedetailleerde informatie van elke invoer kunt u bijvoorbeeld de omzet in Visma Business boeken.

Severa's werkuren worden overgedragen naar een van de vrije gegevensvelden in de sectie Variabelen. Alleen goedgekeurde werkuren worden overgedragen. Wanneer de uren worden gefactureerd, worden de uren in Visma Business bijgewerkt met het ordernummer.

Facturen

Factuurconcepten worden aangemaakt in Severa. De integratie verplaatst facturen vanuit de geselecteerde status naar Visma Business als orders. Wanneer de orders in Visma Business zijn omgezet in facturen en naar klanten zijn verzonden, wordt de factuurstatus in Severa bijgewerkt naar Verzonden. Wanneer de klant de factuur betaalt, wordt de factuurstatus in Severa bijgewerkt naar Betaald. Bij de integratie worden geen factuurbijlagen overgedragen.

Inkoopfacturen

Wanneer een inkoopfactuur is gekoppeld aan een project in Visma Business, wordt deze als projectkosten naar Severa overgedragen. U kunt instellen of de inkoopfacturen ook vanuit Severa kunnen worden gefactureerd, of dat ze alleen als projectkosten worden gemarkeerd. Deze kosten worden weergegeven in de sectie Betalingsschema & andere kosten van het project. U kunt beperken dat alleen bepaalde soorten kosten worden overgedragen.

Hoe de integratie te activeren

1. Controleer de bestaande gegevens in beide systemen met behulp van de checklist.
2. Activeer de Visma Business add-on in Severa onder het tandwielpictogram Abonnement >Integraties > Visma Business.
3. Download de integratiesoftware van de ondersteuningswebsite (u moet de versie kiezen die overeenkomt met uw Visma Business-versie).
4. Installeer de integratiesoftware op de server waar Visma Business draait.
5. Configureer de integratie. Bekijk de video op YouTube over het instellen van de integratie. De video duurt 50 minuten.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee