Visma Business -integraatio

Kuvaus

Integroi Visma Business ja Severa siirtääksesi työntekijät, asiakkaat, projektit, työtunnit, laskut ja kulut järjestelmien välillä. Hallitse projektejasi Severassa ja luo laskuluonnoksia, jotka lähetetään Visma Businessiin toimitettavaksi asiakkaille ja tallennettavaksi kirjanpitoon. Myös ostolaskut voidaan tuoda Visma Businessista Severaan projektikustannuksina.

On olemassa pääasetuksia, jotka määrittävät, missä järjestelmässä tiedot päivitetään. Tämä tarkoittaa, että uutta tietoa voidaan lisätä molempiin järjestelmiin, mutta päivitykset siirtyvät vain "master"-järjestelmästä. Yleensä esimerkiksi Severa on pääjärjestelmä projekteille, kun taas Visma Business on pääjärjestelmä tuotteille.

Mitä tietoja integroidaan ja miten

Yksiköt

Liiketoimintayksiköitä/osastoja käytetään raportointitarkoituksiin. Jokainen käyttäjä, projekti ja lasku on yhdistetty yksikköön, mikä tarkoittaa, että yrityksen raportointi voidaan tehdä monista eri näkökulmista.

Severan liiketoimintayksiköt on yhdistetty Visma Businessin osastoille valittuun organisaatioyksikköön. Liiketoimintayksiköt integroidaan molempiin suuntiin, Severasta Visma Businessiin ja päinvastoin. Visma Businessissa on mahdollisuus estää tiettyjen yksiköiden siirtyminen. Olemassa olevat liiketoimintayksiköt yhdistetään niiden nimen ja numeron/koodin perusteella.

Työntekijät

Severan käyttäjät yhdistetään työntekijöiksi Visma Businessiin. Kaikki Severan käyttäjät siirretään Visma Businessiin, ja Visma Businessista siirretään Severaan ne työntekijät, joilla on sähköpostiosoite. Olemassa olevat käyttäjät yhdistetään heidän nimensä ja numeronsa/koodinsa perusteella.

Tuoterekisteri

Severan tuotteet, matkakulut ja työlajit on yhdistetty Visma Businessin tuoterekisteriin. Tuotteet integroidaan molempiin suuntiin, Severasta Visma Businessiin ja päinvastoin, mutta integraatiossa on pääasetus, joka määrittää, missä järjestelmässä päivitykset tehdään. Visma Businessissa on mahdollisuus estää tiettyjen tuotteiden siirtyminen. Olemassa olevat tuotteet yhdistetään niiden nimen ja numeron/koodin perusteella.

Asiakkaat

Laskut ja projektit luodaan asiakkaille, ja integraatio auttaa myös pitämään yhteystiedot ajan tasalla. Severan asiakkaat yhdistetään asiakkaiksi Visma Businessiin. Vain ne asiakkaat, joilla on projekteja Voitetussa tilassa, siirretään Severasta Visma Businessiin, kun taas kaikki Visma Businessin asiakkaat siirretään Severaan. Asiakkaiden mukana siirretään myös osoitteet ja yhteyshenkilöt.

Visma Businessissa asiakkaalla voi olla vain yksi laskutusosoite, joten jos asiakkaalla on Severassa useita osoitteita, muut osoitteet siirtyvät toimitusosoitteiksi Visma Businessiin. Tärkeää on tietää, että Visma Business määrää aina asiakasnumerointia, joten ennen integraation aloittamista, jos asiakkaita on molemmissa järjestelmissä, ne tulisi tarkistaa, jotta samoilla asiakkailla on samat numerot molemmissa järjestelmissä. Visma Businessissa on mahdollisuus estää tiettyjen asiakkaiden siirtyminen. Olemassa olevat asiakkaat yhdistetään heidän nimensä ja numeronsa perusteella.

Projektit

Projekteja hallitaan Severassa ja käytetään raportointitarkoituksiin Visma Businessissa. Jokainen lasku ja kustannus on yhdistetty projektiin, ja työntekijät raportoivat tunteja ja matkoja projekteille.

Severan projektit on yhdistetty Visma Businessin projekteille valittuun organisaatioyksikköön. Severasta Visma Businessiin siirretään vain ne projektit, joilla on Voitettu myyntitila. Projektit integroidaan molempiin suuntiin, Severasta Visma Businessiin ja päinvastoin, mutta integraatiossa on pääasetus, joka määrittää, missä järjestelmässä päivitykset tehdään. Visma Businessissa on mahdollisuus estää tiettyjen projektien siirtyminen. Olemassa olevat projektit yhdistetään niiden nimen ja numeron perusteella. Työn tilaa ei synkronoida (Avoin/Suljettu).

Työtunnit

Työtuntilomakkeita käytetään raportointitarkoituksiin Visma Businessissa. Jokaisen merkinnän yksityiskohtaisten tietojen avulla voit esimerkiksi kirjata liikevaihdon Visma Businessiin.

Severan työtunnit siirretään yhteen Muuttujat-osion vapaista tietotauluista. Vain hyväksytyt työtunnit siirretään. Kun tunnit laskutetaan, Visma Businessin tunnit päivitetään tilausnumerolla.

Laskut

Laskuluonnokset luodaan Severassa. Integraatio siirtää laskut valitusta tilasta Visma Businessiin tilauksina. Kun tilaukset on tehty laskuiksi Visma Businessissa ja lähetetty asiakkaille, laskun tila päivittyy Severassa Lähetetyksi. Kun asiakas maksaa laskun, laskun tila päivitetään Severassa Maksetuksi. Integraatiossa ei siirretä laskun liitteitä.

Ostolaskut

Kun ostolasku on yhdistetty projektiin Visma Businessissa, se siirretään Severaan projektikustannuksina. Voit määrittää, ovatko ostolaskut laskutettavissa myös Severasta, vai merkitäänkö ne vain projektin kuluiksi. Nämä kustannukset näytetään projektin Maksuerät & muut kulut -osiossa. Voit rajoittaa vain tietyntyyppisten kulujen siirtymisen.

Kuinka integraatio otetaan käyttöön

1. Käy läpi olemassa olevat tiedot molemmissa järjestelmissä tarkistuslistan avulla.
2. Ota Visma Business -lisäosa käyttöön Severassa rattaan kuvakkeen alta Tilaus >Integraatiot > Visma Business.
3. Lataa integraatio-ohjelmisto tukisivustolta (sinun on valittava versio, joka vastaa Visma Business -versiotasi).
4. Asenna integraatio-ohjelmisto palvelimelle, jolla Visma Business on käynnissä.
5. Määritä integraatio. Katso video Youtubesta integraation asennuksesta. Video on 50 minuuttia pitkä.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei