Matkalaskut

Hallinnoidaksesi Matkalaskut asetuksia, valitse Asetukset > Tunnit & kulut > Matkalaskut.

Matkalaskut-osioon liittyvät asetukset ovat osa Severa Business, Platinum ja Enterprise versioita.

Matkalaskujen käyttöönottopäivä

Aseta päivämäärä, jolloin yrityksenne ottaa matkalaskut käyttöön. Matkakulut ovat hyväksyttävissä tästä päivästä alkaen.

Matkakulun hyväksyntä

Matkakulut on aina hyväksyttävä kun matkalaskut-ominaisuus on käytössä, mutta riippuen yrityksesi tarpeista ja laskutusprosessista, voi olla että haluat laskuttaa matkakulut heti sen sijaan että odotat niiden hyväksymistä. Valitse Matkakulut on hyväksyttävä, mutta ne voidaan laskuttaa ennen hyväksyntää, jos haluat, että kulut nousevat laskutettavaksi heti kirjaamisen jälkeen.

Muista tarkastaa hyväksymisprosessin yhteydessä Käyttöoikeudet liittyen Matkalaskuihin. Anna käyttäjille oikeus luoda matkalaskuja ja esihenkilöille ja johtajille oikeus hyväksyä niitä.

Matkalaskun tilat

Matkalaskun tilat määrittävät niiden käsittelyprosessin ja työnkulun luonnista, tarkastukseen ja hyväksyntään.

Oletuksena, käytössä on neljä tilaa Vedos, Odottaa hyväksyntää, Hyväksytty ja Hylätty. Tilat näytetään asteittain ja järjestyksen muutos vaikuttaa siihen miten tilat näytetään Severassa.

Tilat voidaan määrittää Lukittu tilaan ja tässä tilassa matkalaskua ei ole mahdollista muokata. Yleensä Odottaa hyväksyntää ja Hyväksytty tilat on Lukittu. Tilat voidaan määrittää myös Hyväksytty tilaan ja tässä tilassa matkalaskut ovat valmiita laskutettavaksi.

Matkalaskun numerointi

Matkalaskun numeroinnilla voit määrittää halutun numerosarjan matkalaskuille. Määritä seuraava numero, jonka seuraava matkalasku saa ja tästä eteenpäin numero kasvaa aina yhdellä.

Numero määritetään siinä vaiheessa, kun matkalasku on valmis ja määritetään sellaiseen tilaan (esimerkiksi Hyväksytty), jolla on Lukittu valinta. Numero näytetään matkalaskulla sekä sähköpostiviestissä, joka käyttäjälle lähetetään. Matkalaskuja voidaan hakea numerolla myös Pikahaku-toiminnolla.

Muuttaaksesi Matkalaskun numerointia alkamaan jostakin muusta numerosta, määritä uusi numero seuraava matkalaskun numero -kenttään.

Numeroita voi käyttää vain kerran ja järjestelmä antaa virheilmoituksen, jos samaa numeroa yritetään käyttää uudelleen.

Matkalaskun ohjeet

Ohjeet on valinnainen tietokenttä, jota voidaan käyttää opastamaan työntekijöitä siitä, miten ja milloin matkalaskut tulee tehdä, tai muista matkoihin liittyvistä asioista.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei