Finvoice

Ohjeen sisältö:

• Kuvaus
• Huomio ennen aloittamista
• Käyttöönotto
  • Laskun tilat
  • Pankkitilit
  • Verkkolaskuosoitteen lisäys
  • Tiedonsiirtoasetukset
• Laskuaineiston luominen
• Tekninen kuvaus
  • Tekninen kuvaus Finvoice 1.2.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 1.3.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 2.01.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 3.0
• Tyypillisiä virhetilanteita

Kuvaus

Finvoice liittymän avulla Severan laskuista saadaan verkkolaskuaineisto, joka voidaan ladata oman verkkolaskuoperaattorin järjestelmään lähetettäväksi asiakkaille. Liittymää voidaan käyttää Finvoice 1.2., 1.3., 2.01., tai 3.0. standardin mukaan. Asiakkaan on itse solmittava sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa (esim. oma pankki tai Itella, Basware jne). Verkkolaskuaineisto on xml-muotoista.

Lasku käsitellään sähköisenä laskuna eli verkkolaskuna mikäli asiakkaalle on annettu verkkolaskuosoitetiedot asiakkaan asiakaskortille Severaan. Tämän jälkeen Severaan määritetään laskun tila, josta laskut kerätään mukaan aineistoon. Severasta tallennetaan tiedosto omalle koneelle, joka pitää sisällään verkkolaskuaineiston ja tämä tiedosto ladataan oman verkkolaskuoperaattorin järjestelmään, josta laskut lähtevät asiakkaille sähköisesti.

Takaisin ylös

Huomio ennen aloittamista

• Asiakkaalla on oltava sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa.

• Finvoice-liittymän aktivointi Severaan pääkäyttäjän oikeuksilla laajennuksien kautta: asetukset > laajennukset > ominaisuudet > rajapinnat > Finvoice.
• https://www.valtiokonttori.fi/uutinen/valtionhallinto-hyvaksyy-toistaiseksi-myos-eurooppa-normia-vastaamattomia-vanhempia-verkkolaskuversioita/#1bc7a475
• Finvoice-liittymä ei tue kuluttajien eLaskutusta.

Takaisin ylös

Käyttöönotto

Ennen kuin verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön, Severassa tulee tehdä käyttöönottoon vaadittavat toimenpiteet.

Laskun tilat

Laskujen lähetys toimii siten, että Severaan luodaan laskun tilat, josta verkkolaskuaineisto ladataan sekä tila, johon lasku muutetaan laskujen siirron jälkeen.

1. Klikkaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset > Laskun tilat
2. Lisää uusi laskun tilan nimi, josta laskuaineisto ladataan. Esim. Odottaa lähetystä Finvoiceen.
   1. Valitse valinnat "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua", "Lähetetty" sekä "Hyvityslaskun oletus".
3. Lisää uusi laskun tilan nimi, johon lasku päivitetään siirron jälkeen. Esim. Siirretty Finvoice.
   1. Valitse valinnat "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua" sekä "Lähetetty".
4. Siirrä laskun tilat sinisillä nuolilla siten, että tila jossa on "Maksettu"-valinta, jää uusien tilojen alapuolelle.

Pankkitilit

Yrityksen pankkitilitiedot toimitetaan laskun mukana ja pankkitilin tulee olla IBAN-muodossa.

1. Klikkaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset > Pankkitilit
2. Klikkaa kynän kuvaa ja muokkaa pankkitilin numero IBAN muotoon (FI....)
3. Varmista, että BIC-koodi on määritetty oikein. 

HUOM! Jos käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää pankkitilit jokaiselle yritykselle, valitsemalla haluttu Yksikkö pudotusvalikosta.

Verkkolaskuosoitteen lisäys

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, lisää yrityksesi verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus (esim. Nordealla NDEAFIHH) Visma Severaan. HUOM! Jos käytössäsi on ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää tiedot myös jokaisen yksikön alle (rattaan kuva > asetukset > yksiköt).

Yritystiedot

1. Klikkaa rattaan kuvaa > asetukset > yritystiedot
2. Anna yhteenveto-osioon yrityksenne verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus
3. Tarkista myös, että omalle yritykselle on syötetty osoitetiedot
4. Severa määrittää pääkonttoriksi lähettäjän määrittämän Kaupungin. Huomaathan, että yrityksen pääkonttorin sijainti ei välttämättä ole sama kuin yrityksen sijainti. Oletuksena Kotipaikka määritetään yritystiedoissa oleva Kaupunki tieto, mutta käyttäjä voi muuttaa sen haluamakseen.

Yksikkö

Kun käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja alatunniste suoraan halutuille yksikölle.

1. Siirry oikealta yläkulmasta rattaan kuvakkeesta > asetukset > yksiköt
2. Avaa yksikon tiedot klikkaamalla rattaan kuvaa yksikön kohdalla

Tiedonsiirtoasetukset

Varsinaiset rajapinta-asetukset tehdään Severassa.

Avaa Severan Finvoice tiedonsiirto-asetukset klikkaamalla rattaan kuvaa > Työkalut > Tiedonsiirto

1. Avaa asetukset-välilehti
2. Valitse 'Ladattavien laskujen tila'-pudotusvalikkoon 'Odottaa lähetystä Finvoice' laskun tila
3. Valitse 'Tila, johon laskut siirretään'-pudotusvalikkoon 'Siirretty Finvoice' laskun tila
4. Tallenna asetukset
   

Takaisin ylös

Laskuaineiston luominen

1. Luo lasku Severaan
2. Muuta laskun tilaksi lisäämäsi laskun tila esim. 'Odottaa lähetystä Finvoice' laskun tilaan
3. Klikkaa rattaan kuvaa > Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Lataa laskut
4. Tallenna XML-tiedosto tietokoneelle.
5. Lataa laskuaineisto verkkolaskuoperaattorillenne.
6. Muuta lataamiesi laskujen tila klikkaamalla rattaan kuvaa > Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Muuta tilaa

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 1.2.

* Laskurivien yläpuolella ja alapuolella olevien kenttien tiedot lisätään InvoiceFreeText-kenttään, jonka maksimimerkkimäärä on 512.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 1.3.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 2.01.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 3.0.

Takaisin ylös

Tyypillisiä virhetilanteita

1. "Invoice not found"/Kaikki laskut eivät ole finvoice aineistossa

• Tarkista, että lasku on tilassa "Odottaa siirtoa Finvoice".
  
• Tarkista, että laskulla olevalla asiakkaalta löytyy verkkolaskutiedot.

2. "Seller must have at least one bank account"

• Varmista, että laskulta löytyy oman yrityksen pankkitilin numero.
  • Mikäli pankkitilin numero puuttuu, lisää pankkitilin numero ja  päivitä laskun tila (muuta lasku esim. vedos-tilaan ja takaisin 'odottaa lähetystä Finvoice'-tilaan).
• Avaa laskun tilat rattaan kuvake> Asetukset > Laskun tilat ja varmista, että laskun tilalla 'Odottaa lähetystä Finvoice' on valittuna 'Lähetetty' valinta.
  • Mikäli valinta puuttui, lisää 'Lähetetty' valinta ja päivitä laskun tila (muuta lasku esim. 'vedos'-tilaan ja takaisin 'odottaa lähetystä Finvoice'-tilaan).
• Avaa laskun tilat rattaan kuvake > Asetukset > Tilat ja varmista, että laskun tilojen järjestys on oikea. Järjestyksen tulee olla siten, että laskut käyvät oikeassa järjestyksessä laskun tilat läpi.
  
  

3. "Seller must have a BIC in bank account details"

• Varmista, että pankkitili on määritelty IBAN-muodossa (kts. ohje osiosta Käyttöönotto kohta 2.). HUOM! Pankkitilin numeroa ei ole mahdollista korjata jo olemassa oleville laskuille. Tässä tapauksessa mikäli mahdollista lasku tulisi poistaa ja luoda uudelleen tai hyvittää ja luoda tämän jälkeen uusi lasku.

Takaisin ylös

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei