Finvoice

Finvoice-liittymän avulla saat Severan laskuista verkkolaskuaineiston, jonka voit ladata oman verkkolaskuoperaattorisi järjestelmään lähetettäväksi asiakkaille. Liittymä tukee Finvoice-standardin versioita 1.2, 1.3, 2.01 ja 3.0. Verkkolaskuaineisto on XML-muotoista.

Severa käsittelee laskun verkkolaskuna, kun laskutettavan asiakkaan asiakaskortille on lisätty verkkolaskuosoitetiedot. Määrität Severaan laskun tilan, jossa olevat laskut kerätään aineistoon. Tallennat aineiston tiedostona omalle koneellesi ja lataat sen verkkolaskuoperaattorisi järjestelmään, josta laskut lähtevät asiakkaille sähköisesti.

Huomioi ennen aloittamista

• Aktivoi Finvoice-liittymä pääkäyttäjän oikeuksilla tilauksen hallinnan kautta: rattaan kuvake > Tilaus.
• Finvoice-liittymä ei tue kuluttajien e-laskutusta.
• Tarvitset oman sopimuksen verkkolaskuoperaattorin kanssa (esim. oma pankki, Itella tai Basware). Solmi sopimus suoraan operaattorin kanssa.

Käyttöönotto

Käyttöönottoon tarvitset Severan pääkäyttäjän oikeudet.

Laskun tilat

Luo Severaan kaksi laskun tilaa: tila, josta verkkolaskuaineisto ladataan, sekä tila, johon laskut siirretään latauksen jälkeen.

1. Klikkaa rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Laskun tilat.
2. Lisää uusi laskun tila tai muokkaa olemassa olevaa, esim. Odottaa lähetystä Finvoiceen.
   1. Valitse valinnat Ei muokattavissa, Laskunumero, Lähetetty sekä Hyvityslaskun oletus.
3. Lisää toinen laskun tila tai muokkaa olemassa olevaa, johon lasku päivitetään siirron jälkeen, esim. Siirretty Finvoiceen.
   1. Valitse valinnat Ei muokattavissa, Laskunumero sekä Lähetetty.
4. Järjestä laskun tilat raahaamalla niin, että tila, jossa on Maksettu-valinta, jää edellä mainittujen tilojen alapuolelle.

Pankkitilit

Yrityksesi pankkitilitiedot välitetään laskun mukana. Pankkitilin tulee olla IBAN-muodossa.

1. Klikkaa rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Organisaatio > Pankkitilit.
2. Muokkaa tarvittaessa pankkitilin muotoa tai lisää uusi pankkitili Lisää pankkitili -painikkeesta.
3. Varmista, että BIC-koodi on määritetty oikein.

Jos käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiään, lisää pankkitilit jokaiselle yritykselle valitsemalla haluttu yksikkö alasvetovalikosta.

Verkkolaskuosoitteen lisääminen

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, lisää Severaan yrityksesi verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus oikeassa muodossa (esim. Nordealla NDEAFIHH).
Yritystiedot

1. Klikkaa rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Yrityksen tiedot.
2. Lisää yrityksesi Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus.
3. Tarkista myös, että yrityksesi osoitetiedot on syötetty.
4. Severa määrittää kotipaikaksi lähettäjän määrittämän kaupungin. Oletuksena kotipaikka määräytyy yritystietojen Kaupunki-tiedon mukaan, mutta voit muuttaa sen haluamaksesi. Huomaa, että yrityksen pääkonttorin sijainti ei välttämättä ole sama kuin yrityksen osoite.

Yksikkö

Jos käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiään, lisää Y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja alatunniste suoraan halutuille yksiköille.

1. Klikkaa oikean yläkulman rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Yksiköt.
2. Avaa yksikön tiedot klikkaamalla yksikköä ja muokkaa tietoja tarvittaessa.

Tiedonsiirtoasetukset

Varsinaiset rajapinta-asetukset tehdään Severassa. Avaa Finvoicen tiedonsiirtoasetukset klikkaamalla rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Työkalut > Tiedonsiirto.

1. Avaa tiedonsiirron Asetukset-välilehti.
2. Valitse Ladattavien laskujen tila -pudotusvalikosta laskun tila Odottaa lähetystä Finvoiceen.
3. Valitse Tila, johon laskut siirretään -pudotusvalikosta laskun tila Siirretty Finvoiceen.
4. Tallenna asetukset.

Laskuaineiston luominen

1. Luo lasku Severaan.
2. Muuta laskun tilaksi lisäämäsi laskun tila, esim. Odottaa lähetystä Finvoiceen.
3. Klikkaa rattaan kuvaketta, siirry kohtaan Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Lataa laskut.
4. Tallenna XML-tiedosto tietokoneellesi.
5. Lataa laskuaineisto verkkolaskuoperaattorillesi.
6. Muuta lataamiesi laskujen tila klikkaamalla rattaan kuvaketta, siirry kohtaan Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Muuta tilaa.

Yksittäisen laskun lataaminen Finvoice-muodossa

Voit ladata myös yksittäisen laskun Finvoice-muotoisena XML-tiedostona suoraan laskulta. Toiminto näkyy valikossa, kun käytössäsi on Finvoice- tai Maventa-lisäosa ja sinulla on Severan pääkäyttäjän oikeudet.

1. Avaa lasku, jonka haluat ladata.
2. Klikkaa laskun yläosassa Lisää toimintoja -valikkoa.
3. Valitse Lataa Finvoice-tiedostona.
4. Tallenna XML-tiedosto tietokoneellesi ja lataa se verkkolaskuoperaattorillesi.

Tekninen kuvaus Finvoice 1.2

* Laskurivien yläpuolella ja alapuolella olevien kenttien tiedot lisätään InvoiceFreeText-kenttään, jonka enimmäismerkkimäärä on 512.

Tekninen kuvaus Finvoice 1.3

Tekninen kuvaus Finvoice 2.01

Tekninen kuvaus Finvoice 3.0

Tyypillisiä virheviestejä siirrossa

1. Invoice not found

• Tarkista, että lasku on tilassa Odottaa lähetystä Finvoiceen.
• Tarkista, että laskun asiakkaalta löytyvät verkkolaskutiedot sekä postiosoitetiedot.

2. Seller must have at least one bank account

• Varmista, että laskulta löytyy oman yrityksesi pankkitilin numero.
  • Jos pankkitilin numero puuttuu, lisää se yrityksen asetuksiin ja päivitä laskun tila esim. Vedos-tilaan ja sen jälkeen takaisin Odottaa lähetystä Finvoiceen -tilaan.
• Klikkaa rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Laskun tilat. Varmista, että laskun tilassa Odottaa lähetystä Finvoiceen on valittuna Lähetetty-valinta.
  • Jos valinta puuttui, lisää Lähetetty-valinta ja siirrä lasku hetkeksi Vedos-tilaan ja sen jälkeen takaisin siirtotilaan.
• Klikkaa rattaan kuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Laskun tilat. Varmista, että laskun tilojen järjestys on oikea eli laskut kulkevat laskun tilojen läpi oikeassa järjestyksessä. Tarkista esimerkiksi, että Maksettu-tila on järjestyksessä viimeisenä.

3. Seller must have a BIC in bank account details

• Varmista, että pankkitili on määritetty IBAN-muodossa. Pankkitilin numeroa ei voi korjata jo olemassa oleville laskuille. Tässä tapauksessa poista lasku ja luo se uudelleen, jos mahdollista, tai hyvitä lasku ja luo sen jälkeen uusi lasku. Voit poistaa laskun, jos se on saanut viimeisimmän laskunumeron yrityksen laskunumerosarjasta.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei