Finvoice

Ohjeen sisältö:

• Kuvaus
• Huomioi ennen aloittamista
• Käyttöönotto
  • Laskun tilat
  • Pankkitilit
  • Verkkolaskuosoitteen lisäys
  • Tiedonsiirtoasetukset
• Laskuaineiston luominen
• Tekninen kuvaus
  • Tekninen kuvaus Finvoice 1.2.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 1.3.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 2.01.
  • Tekninen kuvaus Finvoice 3.0
• Tyypillisiä virheviestejä siirrossa

Kuvaus

Finvoice-liittymän avulla Severan laskuista saadaan verkkolaskuaineisto, joka voidaan ladata oman verkkolaskuoperaattorin järjestelmään lähetettäväksi asiakkaille. Liittymää voidaan käyttää Finvoice 1.2, 1.3, 2.01, tai 3.0. standardin mukaan. Asiakkaan on itse solmittava sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa (esim. oma pankki tai Itella, Basware jne). Verkkolaskuaineisto on xml-muotoista.

Lasku käsitellään sähköisenä laskuna eli verkkolaskuna, mikäli asiakkaalle on annettu verkkolaskuosoitetiedot asiakkaan asiakaskortille Severaan. Tämän jälkeen Severaan määritetään laskun tila, josta laskut kerätään mukaan aineistoon. Severasta tallennetaan tiedosto omalle koneelle, joka pitää sisällään verkkolaskuaineiston ja tämä tiedosto ladataan oman verkkolaskuoperaattorin järjestelmään, josta laskut lähtevät asiakkaille sähköisesti.

Takaisin ylös

Huomioi ennen aloittamista

• Finvoice-liittymän aktivointi Severaan pääkäyttäjän oikeuksilla tilauksen hallinnan kautta > rattaan kuvake > Tilaus.
• Finvoice-liittymä ei tue kuluttajien eLaskutusta.
• Asiakkaalla on oltava sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa.

Takaisin ylös

Käyttöönotto

Käyttöönottoa varten vaaditaan pääkäyttäjän oikeudet Severaan.

Laskun tilat

Laskujen lähetys toimii siten, että Severaan luodaan laskun tilat, josta verkkolaskuaineisto ladataan sekä tila, johon lasku muutetaan laskujen siirron jälkeen.

1. Klikkaa rattaan kuvaa ja siirry Asetukset > Laskutus > Laskun tilat
2. Lisää uusi laskun tila tai muokkaa olemassaolevaa, esim. Odottaa lähetystä Finvoiceen
   1. Valitse valinnat Ei muokattavissa, Laskunumero, Lähetetty sekä Hyvityslaskun oletus.
3. Lisää toinen laskun tila tai muokkaa olemassaolevaa, johon lasku päivitetään siirron jälkeen, esim. Siirretty Finvoiceen
   1. Valitse valinnat Ei muokattavissa,Laskunumero sekä Lähetetty.
4. Siirrä laskun tilat raahaamalla siten, että tila jossa on Maksettu-valinta, jää edellä mainittujen tilojen alapuolelle.

Pankkitilit

Yrityksen pankkitilitiedot toimitetaan laskun mukana ja pankkitilin tulee olla IBAN-muodossa.

1. Klikkaa rattaan kuvaa ja siirry Asetukset > Organisaatio > Pankkitilit
2. Muokkaa tarvittaessa pankkitilin muotoa tai lisää uusi pankkitili Lisää pankktili -painikkeesta
3. Varmista, että BIC-koodi on määritetty oikein

Mikäli käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää pankkitilit jokaiselle yritykselle, valitsemalla haluttu yksikkö alasvetovalikosta. 

Verkkolaskuosoitteen lisäys

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, lisää yrityksesi verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus oikeassa muodossaan (esim. Nordealla NDEAFIHH) Severaan.

Yritystiedot

1. Klikkaa rattaan kuvaketta > Asetukset > Yrityksen tiedot
2. Lisää yrityksenne Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus
3. Tarkista myös, että yrityksellenne on syötetty osoitetiedot
4. Severa määrittää pääkonttoriksi lähettäjän määrittämän kaupungin. Huomaathan, että yrityksen pääkonttorin sijainti ei välttämättä ole sama kuin yrityksen sijainti. Oletuksena kotipaikka määritetään yritystiedoissa olevan Kaupunki-tiedon mukaan, mutta käyttäjä voi muuttaa sen haluamakseen.

Yksikkö

Kun käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja alatunniste suoraan halutuille yksikölle.

1. Siirry oikealta yläkulmasta rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Yksiköt
2. Avaa yksikon tiedot klikkaamalla yksikköä ja muokkaa tarvittaessa tiedot

Tiedonsiirtoasetukset

Varsinaiset rajapinta-asetukset tehdään Severassa. Avaa Finvoicen tiedonsiirtoasetukset klikkaamalla rattaan kuvaa > Työkalut > Tiedonsiirto.

1. Avaa tiedonsiirron Asetukset-välilehti
2. Valitse Ladattavien laskujen tila -pudotusvalikkoon Odottaa lähetystä Finvoiceen laskun tila
3. Valitse Tila, johon laskut siirretään -pudotusvalikkoon Siirretty Finvoice laskun tila
4. Tallenna asetukset

Takaisin ylös

Laskuaineiston luominen

1. Luo lasku Severaan
2. Muuta laskun tilaksi lisäämäsi laskun tila esim. Odottaa lähetystä Finvoice laskun tilaan
3. Klikkaa rattaan kuvaa > Työkalut >Tiedonsiirto ja valitse Lataa laskut
4. Tallenna XML-tiedosto tietokoneelle
5. Lataa laskuaineisto verkkolaskuoperaattorillenne
6. Muuta lataamiesi laskujen tila klikkaamalla rattaan kuvaa > Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Muuta tilaa

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 1.2.

* Laskurivien yläpuolella ja alapuolella olevien kenttien tiedot lisätään InvoiceFreeText-kenttään, jonka maksimimerkkimäärä on 512.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 1.3.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 2.01.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus Finvoice 3.0.

Takaisin ylös

Tyypillisiä virheviestejä siirrossa

1. Invoice not found

• Tarkista, että lasku on tilassa Odottaa siirtoa Finvoiceen.
  
• Tarkista, että laskulla olevalla asiakkaalta löytyy verkkolaskutiedot sekä postiosoitetiedot.

2. Seller must have at least one bank account

• Varmista, että laskulta löytyy oman yrityksen pankkitilin numero.
  • Mikäli pankkitilin numero puuttuu, lisää pankkitilin numero yrityksen asetuksiin ja päivitä laskun tila esim. Vedos-tilaan ja sen jälkeen takaisin Odottaa lähetystä Finvoiceen -tilaan.
• Avaa laskun tilat asetuksista rattaan kuvakkeen alta > Asetukset > Laskutus > Laskun tilat ja varmista, että laskun tilassa Odottaa lähetystä Finvoiceen on valittuna Lähetetty valinta.
  • Mikäli valinta puuttui, lisää Lähetetty valinta ja siirrä lasku hetkeksi Vedos-tilaan ja sen jälkeen takaisin siirtotilaan.
• Avaa laskun tilat asetuksista rattaan kuvakkeen alta > Asetukset > Laskutus > Laskun tilat ja varmista, että laskun tilojen järjestys on oikea. Järjestyksen tulee olla siten, että laskut käyvät oikeassa järjestyksessä laskun tilat läpi. Tarkista, että esim. Maksettu-tila on järjestyksessään viimeisenä.
  
  

3. Seller must have a BIC in bank account details

• Varmista, että pankkitili on määritelty IBAN-muodossa. Pankkitilin numeroa ei ole mahdollista korjata jo olemassa oleville laskuille. Tässä tapauksessa mikäli mahdollista, lasku tulisi poistaa ja luoda uudelleen, tai hyvittää ja luoda tämän jälkeen uusi lasku. Laskun poistaminen on mahdollista, mikäli se on saanut viimeisimmän laskunumeron yrityksen laskunumerosarjasta.

Takaisin ylös

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei