Met e-mailintegratie kunt u eenvoudig e-mails opslaan in Severa.
E-mails worden in Severa opgeslagen als activiteiten en automatisch gekoppeld aan klant- en projectgegevens. De berichten worden naar Severa doorgestuurd met behulp van een intelligent BCC e-mailadres. E-mails naar het adres "uwbedrijf@severamail.com" worden verzonden, dat wordt ingesteld in de instellingen bij het inschakelen van de integratie.
De e-mailintegratie is voor iedereen beschikbaar.
Hoe werkt de integratie?
E-mails worden in Severa aangemaakt als activiteiten voor een bepaald activiteitstype. Het activiteitstype wordt geselecteerd in de instellingen wanneer de integratie wordt ingeschakeld.
Elke e-mail wordt als een afzonderlijke activiteit aangemaakt. De integratie leest de ontvangers van de e-mail uit de velden Aan, Cc en Bcc en uit de e-mailheaders. Het onderwerp van de e-mail moet worden ingevuld om ervoor te zorgen dat het bericht naar Severa wordt doorgestuurd.
De afzender van de e-mail of ten minste één ontvanger moet een gebruiker van Severa zijn. Gebruikers worden herkend aan hun e-mailadres. Om veiligheidsredenen zijn e-mails zonder Severa-gebruiker als ontvanger niet toegestaan.
- De afzender van de e-mail wordt de eigenaar van de activiteit wanneer de afzender een Severa-gebruiker is.
- Als de afzender van de e-mail geen Severa-gebruiker is en er zijn meerdere ontvangers die Severa-gebruikers zijn, dan wordt een van de ontvangers gekozen als eigenaar van de activiteit en worden de anderen toegevoegd als deelnemers aan de activiteit.
- Wanneer de ontvanger een contactpersoon is die is gedefinieerd voor een klant in Severa, wordt de contactpersoon ook toegevoegd als deelnemer aan de activiteit en wordt de activiteit automatisch aan de klant gekoppeld. Als de ontvanger contactpersonen van verschillende klanten zijn, wordt de activiteit niet aan een klant gekoppeld en worden alle contactpersonen toegevoegd als externe deelnemers.
- De ontvanger wordt ook toegevoegd als externe gebruiker in het geval dat de ontvanger van de e-mail geen Severa-gebruiker of klantcontactpersoon is.
Activiteiten kunnen ook worden gekoppeld aan verkoopprojecten of projecten door het projectnummer toe te voegen aan het e-mailadres. Bijvoorbeeld, wanneer het projectnummer 1001 is en het e-mailadres dat in de instellingen is gedefinieerd uwbedrijf@severamail.com is, dan wordt door een e-mail te sturen naar 1001.uwbedrijf@severamail.com de activiteit toegevoegd aan het project. Bijlagen in de e-mail worden toegevoegd aan het verkoopproject of project.
Hoe de integratie inschakelen?
De integratie is voor iedereen beschikbaar en kan vanuit de instellingen worden ingeschakeld. In de instellingen worden de volgende gegevens gedefinieerd:
- Standaardactiviteitstype
- Status
- Bedrijfse-mailadres
Na het opslaan van de instellingen is de integratie klaar voor gebruik.
Belangrijk om te weten
Als uw bedrijf Google- of Exchange-agendasynchronisatie gebruikt, raden we aan ervoor te zorgen dat het standaardactiviteitstype dat u gebruikt voor de e-mailintegratie niet wordt gesynchroniseerd. Controleer dit in de instellingen voor agendasynchronisatie direct na het opslaan van de instellingen en zorg ervoor dat het standaardactiviteitstype dat u gebruikt voor de e-mailintegratie niet wordt gesynchroniseerd in Google- of Exchange-agendasynchronisatie.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen