Bewaar uw e-mailcommunicatie met behulp van een e-mailintegratie eenvoudig en efficiënt.
De e-mails worden dan als activiteiten opgeslagen en worden automatisch aan klant- en projectgegevens gekoppeld. Met behulp van een intelligent bcc-e-mailadres worden de e-mails naar Severa doorgestuurd. De e-mails die naar het adres "uwprefix@severamail.com" worden verzonden, worden door Severa geselecteerd. Dit adres maakt u aan wanneer u de e-mailintegratie klaarmaakt voor gebruik.
De e-mailintegratie is voor iedereen beschikbaar.
Hoe werkt het?
E-mails worden als activiteiten met een bepaald activiteitstype aangemaakt. Dit type wordt in de instellingen geselecteerd wanneer de integratie wordt ingeschakeld.
Elke e-mail wordt als afzonderlijke activiteit aangemaakt. De integratie ziet in de velden Aan, Cc en Bcc en in de e-mailheaders wie de ontvangers van de e-mails zijn. Houd er rekening mee dat het verplicht is een onderwerp aan uw e-mailbericht toe te voegen.
E-mails moeten door een gebruiker van Severa zijn verzonden of ten minste één ontvanger hebben die een gebruiker van Severa is. Gebruikers worden herkend aan hun e-mailadressen. Om veiligheidsredenen zijn e-mails zonder gebruiker van Severa niet toegestaan.
- Wanneer een e-mail door een gebruiker van Severa wordt verzonden, wordt die gebruiker de activiteitbeheerder.
- Als een e-mail door iemand anders wordt verzonden en er zijn meerdere ontvangers die ook gebruikers van Severa zijn, dan wordt een van deze gebruikers als activiteitbeheerder gekozen en worden de anderen als deelnemers aan de activiteit toegevoegd.
- Wanneer een ontvanger ook als contactpersoon in de klantgegevens van Severa is opgenomen, dan wordt de contactpersoon als deelnemer toegevoegd en wordt de activiteit aan de klant gekoppeld. Als er contactpersonen van meerdere klanten zijn, dan wordt de activiteit niet aan een klant gekoppeld en worden alle contactpersonen als externe deelnemers toegevoegd.
- Heeft een e-mail ontvangers die geen gebruikers van Severa of contactpersonen van een klant zijn, dan worden zij ook als externe deelnemers aan de activiteit toegevoegd.
Activiteiten kunnen ook aan verkoopprojecten of projecten worden gekoppeld door het e-mailadres te laten voorafgaan door het projectnummer. Als het projectnummer bijvoorbeeld 1001 is en mijnbedrijf@severamail.com als e-mailadres voor de integratie is aangemaakt, dan worden e-mails die naar 1001.mijnbedrijf@severamail.com worden verzonden als activiteit aan het project gekoppeld. Bijlagen uit de e-mail worden als bestanden aan de verkoopproject of project toegevoegd.
Hoe kunt u dit inschakelen?
De integratie is voor iedereen beschikbaar en kan vanuit instellingen in gebruik worden genomen. U hoeft slechts enkele instellingen vast te leggen:
- Standaardactiviteitstype
- Status
- E-mailadres
Na het opslaan van de instellingen is e-mailintegratie klaar voor gebruik.
Belangrijk om te weten
Als u ook Google- of Exchange-agendasynchronisatie gebruikt, dan raden we u aan ervoor te zorgen dat het standaardactiviteitstype dat voor de e-mailintegratie wordt gebruikt, niet wordt gesynchroniseerd. Zodra u de e-mailintegratie hebt ingesteld, gaat u naar de instellingen voor het synchroniseren van agenda's in Severa en stelt u deze zo in dat activiteiten voor de e-mailintegratie niet worden gesynchroniseerd.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen