Fortnox

Met de Severa-Fortnox-integratie kunt u verkoopfacturen naadloos van Severa naar Fortnox overbrengen. Met de integratie kunnen ook inkoopfactuurregels van Fortnox naar Severa worden overgebracht als projectkosten. U kunt ook uw projectactiviteiten in Severa beheren en uw boekhouding in Fortnox, waarbij u de moeite die nodig is voor het synchroniseren van gegevens minimaliseert.

In de integratie worden producten en klanten automatisch tussen de systemen gesynchroniseerd. In Severa aangemaakte projecten kunnen naar Fortnox worden overgebracht. Verkoopfacturen worden automatisch van Severa naar Fortnox overgebracht via de keuze van de factuurstatus. De overdracht van inkoopfacturen van Fortnox naar Severa vindt plaats door in Fortnox de kosten aan een Severa-project toe te wijzen.

Belangrijke zaken om te overwegen voordat u begint

• Het bedrijf moet een overeenkomst hebben met Fortnox voor het gebruik van Fortnox en de integratie.
• Het bedrijf moet een actieve integratielicentie hebben in Fortnox.
• Als u inkoopfacturen van Fortnox naar Severa wilt overbrengen, moet de projectboekhouding in Fortnox zijn ingeschakeld.
• De Fortnox-add-on moet zijn ingeschakeld. De add-on kan worden ingeschakeld met beheerdersrechten via de Bestelling-pagina van Severa.

De integratie is beschikbaar in de Severa Business, Platinum en Enterprise -versie.

Controle van registers voordat u begint

Als er al klanten, projecten, producten, werksoorten of reiskostentypen in de systemen aanwezig zijn, is het absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de registers correct worden gesynchroniseerd voordat u de integratie in gebruik neemt. Om dit te vergemakkelijken, kunt u gebruik maken van het Registervergelijkingsrapport dat beschikbaar is op de integratiepagina's van Severa, dat de gelijkenispunten van registeritems berekent en informatie geeft over of de items volgens de integratielogica worden gekoppeld.

Gelijkenispunten worden berekend door verschillende eigenschappen van het item te vergelijken (zoals naam en nummer), terwijl de koppeling gebaseerd is op het feit dat één (voor producten twee) van de eigenschappen hetzelfde is. Als twee items niet correct worden gekoppeld, moeten de gegevens in een van de systemen worden gewijzigd zodat ze kunnen worden gekoppeld. Hieronder staan belangrijke overwegingen met betrekking tot het koppelen van items.

Klantenregister

Klanten worden gekoppeld op basis van klantnummers. Inactieve klanten worden niet gesynchroniseerd vanuit beide systemen. Interne klanten van Severa worden niet gesynchroniseerd. De integratie gebruikt logica om bepaalde klanten in Severa als prospects te identificeren, die niet worden gesynchroniseerd. Klanten die niet aan ten minste één van de volgende criteria voldoen, worden niet gesynchroniseerd:

• De klant heeft een actief project.
• Er is een factuur voor de klant aangemaakt.
• Wanneer aan deze criteria is voldaan en de integratie is ingeschakeld, onthoudt de integratie de informatie in de toekomst, zelfs als de criteria voor de klant veranderen.

De facturatie-, post- en leveringsadressen van klanten in Severa komen overeen met de facturatie-, kantoor- en bezoekadressen in Fortnox. Als u meerdere exemplaren van hetzelfde adresstype in Severa heeft, wordt het eerst weergegeven adres gebruikt.

Belangrijke zaken om te overwegen

• Als een klant in een van de systemen inactief wordt gemaakt, maar niet in het andere, geeft de integratie een foutmelding wanneer geprobeerd wordt deze in het andere systeem aan te maken.
• In Severa moeten klantnummers numeriek zijn. Fortnox-klanten waarvan de klantnummers andere tekens bevatten, kunnen niet naar Severa worden gesynchroniseerd. Deze situatie kan zich voordoen in gevallen waarin een derde-partij systeem klanten aanmaakt in Fortnox en de klantnummers letters kunnen bevatten.

Productregister

Het Artikelregister van Fortnox wordt gesynchroniseerd met de werksoorten, reiskostentypen en producten van Severa. De koppeling van items tussen de systemen vindt plaats via het artikelnummer van het artikelregister van Fortnox en de identificatie en namen van Severa. Producten die al in het systeem aanwezig zijn voordat de integratie in gebruik wordt genomen, worden niet tussen de systemen overgebracht.

Zorg ervoor dat alle Severa-producten een overeenkomstig product in Fortnox hebben en dat producten in Fortnox een overeenkomstig productpaar in Severa hebben voordat u de integratie in gebruik neemt. Producten die na de ingebruikname van de integratie worden aangemaakt, worden automatisch tussen de systemen overgebracht. Als u van plan bent projectkosten over te dragen, is het aan te raden een standaard Severa-product aan te maken dat wordt toegepast op projectkosten (zie sectie Instellingen voor overdracht van inkoopfactuurregels). 

Belangrijke zaken om te overwegen

• Als u eenheden (bijv. stuks, kg, d) gebruikt voor producten in Severa, moet u ervoor zorgen dat dezelfde eenheden in Fortnox bestaan. Producten worden niet van Severa naar Fortnox overgebracht zonder een overeenkomstige eenheid, hoewel de eenheidsinformatie leeg kan zijn.
• Let op dat de identificatie van Severa en het artikelnummer van Fortnox niet leeg kunnen zijn.

Projecten

Projecten worden gekoppeld op basis van projectnummers. Let op dat de projectnaam in Fortnox niet langer dan 50 tekens kan zijn, dus projecten die langer zijn dan 50 tekens in Severa worden ingekort wanneer ze naar Fortnox worden overgebracht. Projecten die alleen in Fortnox aanwezig zijn, worden niet naar Severa overgebracht. Wanneer een project in Severa wordt gesloten, wordt het niet in Fortnox gesloten.

Instelling van factuurnummering

Elk systeem kan worden ingesteld als het hoofd systeem voor factuurnummers. Als er bestaande factuurnummers zijn in het systeem dat niet het hoofd systeem is, moet u ervoor zorgen dat nieuwe nummers niet overlappen met bestaande nummers en dat de nummering consistent blijft.

Hoe de integratie in gebruik te nemen

Autorisatie van de integratie

De eerste stap is om de integratie te autoriseren in de integratie-instellingen van Severa. Autorisatie vereist beheerdersrechten in Fortnox en de acceptatie van de Fortnox API-toegangsrechten die nodig zijn voor de integratie.

1. Ga naar de integratie-instellingen onder het tandwielpictogram Integraties > Fortnox en begin door op de knop Verbinden te klikken.
2. Log in het pop-upvenster van Fortnox in met de inloggegevens van de hoofdgebruiker van uw organisatie.
3. Selecteer het bedrijf uit de lijst waarmee u de Severa-omgeving wilt verbinden.
4. Accepteer de gevraagde toegangsrechten.
5. Hierna krijgt u toegang tot de integratie-instellingen.

Configuratie en ingebruikname van integratie-instellingen in Severa

Wanneer de registers zijn voorbereid, kunt u de integratie-instellingen voltooien en in gebruik nemen.

Klanten

Wanneer u klantregisters voor de eerste keer synchroniseert, kunt u de volgende scenario's hebben:

1. Klanten zijn alleen in één van de systemen aanwezig
2. Klanten zijn in beide systemen aanwezig, maar één bevat klanten die niet in het andere systeem aanwezig zijn, en u wilt ze daarheen overbrengen
3. Klanten zijn in beide systemen aanwezig, en sommige zijn uniek in elk systeem, en u wilt ze naar het andere systeem overbrengen

In de eerste twee scenario's moet u één van de systemen instellen als het hoofd systeem voor klanten en de optie Alle klanten overbrengen selecteren. Nadat u alle andere instellingen heeft voltooid, kunt u de integratie in gebruik nemen. 

Nadat u het klantenregister voor de eerste keer heeft gesynchroniseerd, kunt u de integratie tijdelijk uitschakelen en de optie Alle klanten overbrengen verwijderen, wat de prestaties van de integratie verbetert. Indien nodig kunt u ook wijzigen welk systeem het hoofd systeem voor klanten is.

In het derde scenario moet u eerst één van de systemen instellen als het hoofd systeem voor klanten en de optie Alle klanten overbrengen selecteren. Nadat de integratie-instellingen zijn geconfigureerd, wordt de integratie in gebruik genomen en worden alle klanten overgebracht. Nadat de klanten in één richting zijn overgebracht, moet u de integratie uitschakelen, de richting van het hoofd systeem wijzigen en de integratie opnieuw in gebruik nemen.

Het instellen van één systeem als het hoofd systeem voor klanten betekent dat de integratie alleen rekening houdt met klantupdates uit het andere systeem. Bij het aanmaken van een nieuwe klant werkt de integratie in beide richtingen, wat betekent dat ze in beide systemen kunnen worden aangemaakt.

Producten

U kunt kiezen welk systeem het hoofd systeem is voor het overbrengen van producten. De integratie houdt alleen rekening met productupdates uit het hoofd systeem. Bij het aanmaken van een nieuw product werkt de integratie in beide richtingen, wat betekent dat ze in beide systemen kunnen worden aangemaakt.

Projecten

Voor projecten is Severa altijd het hoofd systeem. Het is echter mogelijk om de optie te selecteren om projecten helemaal niet over te brengen.

Verkoopfacturen

Het overbrengen van verkoopfacturen van Severa naar Fortnox vereist dat u de juiste factuurstatussen heeft aangemaakt in de instellingen van Severa Facturatie > Factuurstatussen:

1. Factuurstatus waarvan de integratie de factuur ophaalt om naar Fortnox te worden overgebracht
2. Factuurstatus waarnaar de factuur automatisch wordt overgebracht wanneer deze succesvol naar Fortnox is overgebracht. Als de factuur vanuit Fortnox wordt verzonden, kan deze status ook worden gekoppeld aan de factuurstatus van Severa.
3. Daarnaast kunt u één factuurstatus aanmaken voor facturen die de status Betaald hebben in Fortnox.

Selecteer of de bijlagen van de factuur worden opgenomen bij de verkoopfactuur. U kunt ook kiezen welk systeem het hoofd systeem is voor factuurnummers. Als u van plan bent rechtstreeks vanuit Fortnox te factureren, stel Fortnox dan in als het hoofd systeem voor factuurnummers om ervoor te zorgen dat u een ononderbroken reeks factuurnummers heeft.

Instellingen voor overdracht van inkoopfactuurregels

De integratie maakt het mogelijk om kosten over te dragen naar Severa-projecten vanuit leveranciersfacturen die in Fortnox zijn ontvangen. Het doel hiervan is om de projectrendementen in Severa te volgen en de kosten aan de eindklant te factureren.

Om een soepele facturering van projectkosten te garanderen, is het essentieel dat de leverancierskosten een productidentificatie hebben. Dit kan afkomstig zijn van Fortnox bij het boeken van de kosten, of als er daar geen product is gedefinieerd, gebruikt de integratie een standaardproduct dat u kunt definiëren in de integratie-instellingen van Severa. De btw van de kosten wordt ingesteld op basis van de btw van het product.

Om projectkosten over te dragen, moet de projectboekhouding in Fortnox zijn ingeschakeld. In Fortnox moeten de boekingen van de leveranciersfactuur worden geboekt op het juiste project, wat ervoor zorgt dat de kosten worden overgedragen naar het project dat in Severa is gedefinieerd.

U kunt kiezen of de afbeeldingen van leveranciersfacturen worden overgedragen naar de projectbestanden. Als deze functie wordt gebruikt, wordt de afbeelding van de leveranciersfactuur, inclusief bijlagen, gecombineerd tot één PDF-bestand. Hiermee kunt u ze als bijlagen opnemen wanneer u een factuur voor uw klant aanmaakt.

Foutmeldingen van de integratie

Het is aan te raden om e-mailwaarschuwingen voor integratiefouten in te schakelen. Dit stelt de personen die de e-mails ontvangen in staat om fouten in de integratie op te merken zonder in te loggen op Severa en de overdrachtslog van de integratie te controleren op fouten. De overdrachtslog van de integratie en eventuele overdrachtsfouten zijn te vinden op de integratiepagina onder het tandwielpictogram Integraties > Fortnox > Overdrachtslog.

Overdrachtslog en foutsituaties

Overdrachtsfouten die in de integratie optreden, worden geregistreerd in de overdrachtslog. U kunt de overdrachtslog bekijken in Severa op de integratiepagina onder het tandwielpictogram Integraties > Fortnox > Overdrachtslog. We zullen later de oorzaken van de meest voorkomende foutmeldingen en suggesties voor oplossingen aan het instructieartikel toevoegen.

Technische beschrijving (veldtoewijzingen)

Klanten

Projecten

Facturen en factuurregels

Werkuren-, reiskosten- en productregisters

Projectkosten

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee