Op het tabblad Projectinstellingen kunt u algemene gegevens en facturatiegegevens met betrekking tot uw project weergeven en bewerken. U kunt ook instellen welke werktypen en producten bij het invoeren van uren en producten in de weergave Uren en declaraties worden getoond. Op dit tabblad kunt u ook Kostenuitzonderingen projectlid toevoegen als de kosten per uur van die gebruiker afwijken van zijn of haar standaardkosten.
Algemeen
In het gedeelte Algemeen kunt u de verkorte projectnaam (15 tekens) en trefwoorden van het project bekijken en bewerken. U kunt ook zien aan welke Afdeling en Kostenplaats het project is gekoppeld.
Hoewel een Kostenplaats aan een Afdeling is gekoppeld, wordt, als u hier de Afdeling wijzigt, de Kostenplaats niet ook automatisch gewijzigd.
In dit gedeelte kunt u ook bepalen of gebruikers zich vanuit de weergave Uren en declaraties aan het project mogen koppelen. De optie Koppelen toestaan is alleen van invloed op gebruikers die toestemming hebben om aan projecten te koppelen.
Facturatiegegevens
In het gedeelte Facturatiegegevens kunt u projectspecifieke facturatiegegevens vastleggen, zoals 'Onze referentie' en 'Uw referentie'. De hier ingevoerde gegevens worden op facturen weergegeven, met uitzondering van facturen waarop meerdere projecten zijn opgenomen. Als uw project meerdere klanten heeft waaraan moet worden gefactureerd, dan kunt u deze toevoegen in het gedeelte Klant ten behoeve van facturering en een standaardfactureringsklant instellen.
Indien nodig kunt u een nieuwe standaardfactureringsklant voor het project instellen. Dit betekent dat alle toekomstige facturen voor het project op naam van de nieuwe standaardfactureringsklant worden aangemaakt, terwijl het project zelf op naam van de oorspronkelijke klant blijft staan. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer het niet mogelijk is de projectklant te wijzigen vanwege reeds aangemaakte facturen.
Wijzig de standaardfactureringsklant op het tabblad Projectinstellingen via Klant ten behoeve van facturering > Nieuwe factureringsklant toevoegen > selecteer de gewenste klant in de lijst of voeg een nieuwe klant toe > stel de factureringsklant in als standaard door de schuifknop Standaardfactureringsklant te activeren als u wilt dat alle nieuwe facturen voortaan op naam van deze nieuwe klant worden aangemaakt.
Aangepaste velden
Als u in de Instellingen uw eigen aangepaste velden voor klanten hebt aangemaakt, dan worden deze velden hier weergegeven.
Werktypen, producten en kostenuitzonderingen
Hier kunt u vastleggen welke werktypen en producten in de weergave Uren en declaraties beschikbaar zijn voor het invoeren van uren en producten voor het project. U kunt ook kostenuitzonderingen voor projectleden toevoegen door op de knop Kostenuitzondering toevoegen te klikken. Standaard worden alle actieve werktypen en producten vermeld, maar u kunt de lijst indien nodig beperken.
Projectwerktypen:
- Voor alle werktypen mogen werkuren worden ingevoerd: Alle werktypen worden in de weergave Uren en declaraties weergegeven bij het toevoegen van uren.
- Projectspecifieke werktypen gebruiken: Er wordt een lijst met alle actieve werktypen weergegeven, zodat u de werktypen kunt selecteren die voor het project worden gebruikt. Wanneer u deze optie gebruikt, moet u ook een standaardwerktype voor het project selecteren dat het standaardwerktype van de medewerker overschrijft. Als voor een fase een standaardwerktype is ingesteld, dan overschrijft dat het standaardwerktype van het project en de medewerker.
Projectproducten:
- Alle producten mogen worden ingevoerd: Alle producten worden in de weergave Uren en declaraties weergegeven bij het toevoegen van vergoedingen.
- Projectspecifieke producten gebruiken: Er wordt een lijst met alle producten weergegeven, zodat u de producten kunt selecteren die voor het project worden gebruikt. U kunt deze optie ook gebruiken om te voorkomen dat gebruikers via de weergave Uren en declaraties producten toevoegen.
Factuurinstellingen
In het gedeelte Factuurinstellingen kunt u verschillende indelings- en opmaakinstellingen bekijken en bewerken en een voorbeeld-pdf downloaden. Standaard zijn de instellingen afkomstig van de factuursjabloon die boven aan de weergave te zien is. Voor alle projecten wordt een sjabloon als basis voor de facturen gebruikt, maar u kunt ook projectspecifieke wijzigingen aanbrengen die de instellingen van de gekozen sjabloon vervangen.
Als u wijzigingen hebt aangebracht, dan kunt u alle of geselecteerde velden terugzetten naar de sjabloonwaarden. De optie om alle instellingen terug te zetten wordt rechtsboven in de weergave weergegeven zodra een of meer velden afwijken van de sjabloonwaarden. Om alleen een bepaald veld terug te zetten, klikt u op het terugzetpictogram naast het betreffende veld.
- Bedrijfslogo en factuurtitel weergeven: Bepaal of het bedrijfslogo en de factuurtitel op de pdf van de factuur worden weergegeven (afkomstig van de sjabloon).
- Voettekst op factuur weergeven: Bepaal of er een voettekst op de pdf van de factuur wordt weergegeven (afkomstig van de sjabloon).
- Kleursjabloon: Kies het kleurenschema dat voor de pdf van de factuur wordt gebruikt.
- Omschrijvingen factuurregels: Voeg tags en vrije tekst toe voor de omschrijvingen van de factuurregels.
- Als u gebruikmaakt van tags, dan moet u altijd de knop Tags toevoegen gebruiken om nieuwe tags toe te voegen, omdat elk onderdeel zijn eigen tags heeft.
- Als u meer dan één tag toevoegt, dan worden er automatisch een komma en een spatie tussen de tags geplaatst.
- Vrije tekst: Vrije tekst boven en/of onder de factuurregels toevoegen (optioneel).
- Factuurkolommen: Bepaal welke gegevens er op de factuurregels worden weergegeven.
- Omschrijving en Totaalprijs worden altijd weergegeven.
- Structuur van de bijlagekolommen: Bepaal welke gegevens op de factuurspecificatie worden weergegeven als deze bij de factuur wordt gevoegd.
- Factuurregels groeperen: Selecteer of de totale hoeveelheid werkuren, reiskosten en vergoedingen als subtotalen op een factuur worden weergegeven.
- Werkuren, reiskosten en producten: Markeer het aankruisvakje om de groepering in te schakelen, en bepaal vervolgens hoe de items moeten worden gegroepeerd. U kunt ook bepalen of u een specificatie wilt toevoegen.
- Bijlagen: Geef de bijlagen weer die aan de sjabloon zijn toegevoegd.
Het is niet altijd mogelijk om alle vergelijkbare items op één regel te groeperen. Als bijvoorbeeld de producten hetzelfde zijn, maar een verschillende prijs per stuk hebben, dan worden deze op afzonderlijke regels geplaatst. Ook als er gebruik wordt gemaakt van een financiële integratie met kostenplaatsen, dan kan één factuurregel geen meerdere kostenplaatsen bevatten.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen