Projectinstellingen

Op het tabblad Projectinstellingen kunt u algemene gegevens en facturatiegegevens met betrekking tot uw project weergeven en bewerken. U kunt ook instellen welke werktypen en producten bij het invoeren van uren en producten in de weergave Uren en declaraties worden getoond. Op dit tabblad kunt u ook Kostenuitzonderingen projectlid toevoegen als de kosten per uur van die gebruiker afwijken van zijn of haar standaardkosten.

Algemeen

In het gedeelte Algemeen kunt u de verkorte projectnaam (15 tekens) en trefwoorden van het project bekijken en bewerken. U kunt ook zien aan welke Afdeling en Kostenplaats het project is gekoppeld.

Hoewel een Kostenplaats aan een Afdeling is gekoppeld, wordt, als u hier de Afdeling wijzigt, de Kostenplaats niet ook automatisch gewijzigd.

Op dit tabblad kunt u ook bepalen of gebruikers zich vanuit de weergave Uren en declaraties aan het project mogen koppelen. Als u koppelen toestaat, dan heeft dat alleen gevolgen voor gebruikers die toestemming hebben om aan projecten te koppelen.

Facturatiegegevens

In het gedeelte Facturatiegegevens kunt u projectspecifieke facturatiegegevens vastleggen, zoals 'Onze referentie' en 'Uw referentie'. De hier ingevoerde gegevens worden op facturen weergegeven, met uitzondering van gegroepeerde facturen. Als uw project meerdere klanten heeft waaraan moet worden gefactureerd, dan kunt u deze hier onder Klant ten behoeve van facturering toevoegen. U stelt dan een van deze klanten in als standaardfactureringsklant.

Aangepaste velden

Als u in de Instellingen uw eigen aangepaste velden voor projecten hebt aangemaakt, dan worden deze velden hier weergegeven.

Werktypen, producten en kostenuitzonderingen

Hier kunt u vastleggen welke werktypen en producten in de weergave Uren en declaraties beschikbaar zijn voor het invoeren van uren en producten voor het project. U kunt ook kostenuitzonderingen voor projectleden toevoegen door op de knop Kostenuitzondering toevoegen te klikken. Standaard worden alle actieve werktypen en producten vermeld, maar u kunt de lijst indien nodig beperken.

Projectwerktypen:

• Voor alle werktypen mogen werkuren worden ingevoerd: Alle actieve werktypen worden bij Uren en declaraties voor het invoeren van uren weergegeven.
• Projectspecifieke werktypen gebruiken: Er wordt een lijst met alle actieve werktypen weergegeven, zodat u de werktypen kunt selecteren die voor het project worden gebruikt. Wanneer u deze optie gebruikt, moet u ook een standaardwerktype voor het project selecteren dat het standaardwerktype van de medewerker overschrijft. Als voor een fase een standaardwerktype is ingesteld, dan overschrijft dat het standaardwerktype van het project en de medewerker.

Projectproducten:

• Alle producten mogen worden ingevoerd: Alle actieve producten worden in de weergave Uren en declaraties bij het invoeren van vergoedingen weergegeven.
• Projectspecifieke producten gebruiken: Er wordt een lijst met alle actieve producten weergegeven, zodat u de producten kunt selecteren die voor het project worden gebruikt. U kunt deze optie gebruiken om te voorkomen dat gebruikers vanuit Uren en declaraties vergoedingen toevoegen.

Factuurinstellingen

In het gedeelte Factuurinstellingen kunt u verschillende indelings- en opmaakinstellingen bekijken en bewerken. Bovendien kunt u een voorbeeld-pdf downloaden. Standaard zijn de instellingen afkomstig van de factuursjabloon die boven aan de weergave te zien is. Voor alle projecten wordt een sjabloon als basis voor de facturen gebruikt, maar u kunt ook projectspecifieke wijzigingen aanbrengen die de instellingen van de gekozen sjabloon vervangen.

Als u een wijziging hebt aangebracht, dan kunt u dit voor alle of bepaalde velden terugdraaien, zodat deze weer de sjabloonwaarden krijgen. De optie om alle wijzigingen terug te draaien wordt rechts bovenaan in het gedeelte weergegeven zodra er een of meer velden verschillen van de sjabloonwaarden. Om alleen een bepaald veld terug te draaien, klikt u op het symbool naast een veld met een waarde die verschilt van de sjabloonwaarde.

• Bedrijfslogo en factuurtitel weergeven: Bepaal of het bedrijfslogo en de factuurtitel op de pdf van de factuur worden weergegeven (afkomstig van de sjabloon).
• Voettekst op factuur weergeven: Bepaal of er een voettekst op de pdf van de factuur wordt weergegeven (afkomstig van de sjabloon).
• Kleursjabloon: Kies het kleurenschema dat voor de pdf van de factuur wordt gebruikt.
• Omschrijvingen factuurregels: Voeg tags en vrije tekst toe voor de omschrijvingen van de factuurregels.
  • Als u gebruikmaakt van tags, dan moet u altijd de knop Tags toevoegen om nieuwe tags aan te maken, omdat alle items een eigen tag hebben.
  • Als u meer dan één tag toevoegt, dan worden er automatisch een komma en een spatie tussen de tags geplaatst.
• Vrije tekst: Vrije tekst boven en/of onder de factuurregels toevoegen (optioneel).
• Factuurkolommen: Bepaal welke gegevens er op de factuurregels worden weergegeven.
  • Omschrijving en Totaalprijs worden altijd weergegeven.
• Structuur van de bijlagekolommen: Bepaal welke gegevens op de factuurspecificatie worden weergegeven als deze bij de factuur wordt gevoegd.
• Factuurregels groeperen: Selecteer of de totale hoeveelheid werkuren, reiskosten en vergoedingen als subtotalen op een factuur worden weergegeven.
• Werkuren, reiskosten en producten: Markeer het aankruisvakje om de groepering in te schakelen, en bepaal vervolgens hoe de items moeten worden gegroepeerd. U kunt ook bepalen of u een specificatie wilt toevoegen.
• Bijlagen: Geef de bijlagen weer die aan de sjabloon zijn toegevoegd.

Het is niet altijd mogelijk om alle vergelijkbare items op één regel te groeperen. Als bijvoorbeeld de producten hetzelfde zijn, maar een verschillende prijs per stuk hebben, dan worden deze op afzonderlijke regels geplaatst. Ook als er gebruik wordt gemaakt van een financiële integratie met kostenplaatsen, dan kan één factuurregel geen meerdere kostenplaatsen bevatten.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee