Door gegevens uit csv-bestanden te importeren kunt u snel grote hoeveelheden producten en items aan Severa toevoegen.
Het is het eenvoudigst om eerst naar Instellingen > Gegevensimports > Projectvergoedingen importeren te gaan en het sjabloonbestand te downloaden. De sjabloon bevat alle beschikbare kolomkoppen en voorbeelden van hoe de gegevens in het csv-bestand eruit moeten zien.
Meerdere valuta
Als in uw organisatie meerdere valuta worden gebruikt, dan kunt u de valuta van de gegevens in het csv-bestand selecteren. Deze selectie geldt zowel voor de prijs per stuk als de kosten per stuk in het bestand. De standaardinstelling is dat de basisvaluta van het bedrijf wordt gebruikt. Naast de basisvaluta zijn alle ingeschakelde valuta met wisselkoersen van de organisatie beschikbaar. Het is verplicht om een waarde te selecteren en dit moet worden gedaan voordat het csv-bestand wordt geüpload. Het systeem gebruikt de wisselkoersen die in de Instellingen zijn ingevoerd voor het converteren van de prijzen en kosten naar de basisvaluta en de facturatievaluta van het Project.
Alleen gebruikers met beheerdersrechten hebben toegang tot de gegevensimport.
Voordat u begint
- Gegevens in een csv-bestand kunnen worden geïmporteerd
- Csv-bestanden kunnen met spreadsheetsoftware worden aangemaakt en bewerkt
- Gebruik geen dubbele aanhalingstekens ("), puntkomma's (;) en regeleinden (Enter) in uw gegevens
- Gebruik puntkomma's (;) als veldscheidingsteken in het bestand. Also comma (,) can be used.
- Speciale tekens, inclusief Ä, Ö, Å, moeten worden gecodeerd volgens ISO/IEC 8859-1, Windows-1252 of UTC-8.
Gegevens importeren
- Ga naar Instellingen > Gegevensimports > Projectvergoedingen importeren
- Selecteer het bestand dat u vanaf uw computer wilt importeren (sleep het bestand hier naartoe of blader er in de bestanden naartoe)
- Controleer de status van de bestandsinhoud in de weergave Gegevens importeren en corrigeer eventuele fouten
- Klik op Gegevens importeren wanneer u de gegevens hebt gecontroleerd.
- Nadat de gegevens zijn geïmporteerd wordt een lijst met geïmporteerde projectvergoedingen weergegeven (vergoedingen en kosten)
- Als in dit stadium foutmeldingen worden weergegeven, dan corrigeert u de gegevens of verwijdert u de regel en probeert u het opnieuw.
Veldopmaak
Voor het koppelen van de vergoedingen waarmee u Projecten wilt corrigeren kunt u het csv-bestand op verschillende manieren invullen. De snelste manier is gebruik te maken van het Project number om het juiste Project te vinden (het is dan niet nodig om de gegevens van de Customer of de Project name in te voeren). Als u in plaats daarvan de Project name gebruikt, dan moet u ook de gegevens van de Customer invoeren.
Hieronder staan de kolomkoppen met informatie over de veldopmaak waarmee het csv-bestand correct kan worden geüpload.
| Veldnaam | Veldtype | Beperkingen | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Projectnummer | Numeriek | ||
| VAT number | Max. 50 tekens. | Moet precies hetzelfde zijn als VAT number van Customer. Must be an exact match to Customer's VAT number.If Customer is not found with the given VAT, Customer number is used to find the correct Customer. | |
| Customer number | Numeriek | Als Customer met ingevoerde Customer number niet wordt gevonden, dan wordt juiste Customer op basis van Customer name gezocht. | |
| Klantnaam | Tekst | Max. 100 tekens. | Wordt gebruikt als Customer met VAT number of Customer number niet wordt gevonden. |
| Projectnaam | Max. 100 tekens. | Alleen verplicht als Project number niet is ingevoerd. Mandatory only if Project number hasn't been given.Name needs to be an exact match, and Project needs to belong to the Customer. |
|
| Product identifier | Max. 100 tekens. | Niet verplicht. Not mandatory.If given, row is mapped to an active Product (in Product register). | |
| Omschrijving | Tekst | Max. 100 tekens. | If Product identifier is given, Description is not mandatory to give, and Product name is used as both name and description.If Product identifier is not given, Description is mandatory to give. Als u Product identifier niet invoert, dan is het verplicht om Description in te voeren. |
| Aantal | Max. 4 decimalen. | Kan liggen tussen -100000 en 1000000 (maar mag geen nul zijn). | |
| Unit | Max. 50 tekens. | Not mandatory.If VAT is given, it is used. Given VAT needs to exist in organization's VAT settings and be active.If VAT is not given; item gets VAT either from Customer, Product (if Product identifier is used) or from default VAT of the organization. | |
| Unit price | Unit price mag 2 decimalen hebben. | Unit price moet verplicht worden ingevoerd als het item niet met Product identifier aan een product is gekoppeld. Unit price mag positief of negatief zijn. Laat Unit price leeg als u een prijs van nul wilt hebben. Als Product identifier is ingevoerd en Unit price leeg is gelaten, dan wordt Unit price gebaseerd op de prijsstelling, ongeacht of deze zich in Project, Price list of Product registry bevindt. Als Product geen Unit price heeft, dan is de prijs 0. If the Product doesn't have a price, the price is 0.In the CSV file the price is given either in organization's base currency, or in selected currency. Er kunnen alleen verschillende valuta worden gebruikt als de add-on Meerdere valuta wordt gebruikt. Prijzen worden altijd geconverteerd tegen de wisselkoers van de valuta van Project. | |
| Unit cost | Unit cost mag 2 decimalen hebben. | Unit cost moet verplicht worden ingevoerd als het item niet met Product identifier aan Product is gekoppeld. Unit cost mag positief of negatief zijn. Cost is mandatory to give if item is not related to a Product using Product identifier.Cost can be positive or zero.If Product identifier is given and unit cost is left empty; cost of the item comes from Product register. Als Product geen Unit cost heeft, dan zijn de kosten 0. If the Product doesn't have a cost, the cost is 0.In the CSV file the cost is given either in organization's base currency, or in selected currency. Er kunnen alleen verschillende valuta worden gebruikt als de add-on Meerdere valuta wordt gebruikt. Kosten worden altijd geconverteerd tegen de wisselkoers van de valuta van Project. | |
| VAT | Niet verplicht. Als VAT wordt ingevoerd, dan wordt deze gebruikt. Ingevoerde VAT moet aanwezig zijn in de btw-instellingen van de organisatie en zijn ingeschakeld. Als VAT niet is ingevoerd, dan wordt de btw voor het item ontleend aan Customer, Product (indien Product identifier is gebruikt) of de standaard btw van de organisatie wordt gebruikt. | ||
| Datum | Datumindeling "dd.mm.yyyy". | Niet verplicht. Not mandatory.If not given, item gets current day as date.Date can be current day, or in the past or in the future. Datum kan de datum van vandaag, of een datum in het verleden of de toekomst zijn. | |
| Employee number | Max. 100 tekens. | Niet verplicht. Indien ingevoerd, wordt dit gebruikt om een ingeschakelde gebruiker in Severa te zoeken. Indien ingevoerd, wordt User name genegeerd. | |
| User name | Tekst | Max. 100 tekens. | Niet verplicht. Not mandatory.If Employee number has not been given, User name is used to find the user.Format is "FirstName LastName". Indeling: "Voornaam Achternaam". |
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen