Projectvergoedingen importeren

Door gegevens uit csv-bestanden te importeren kunt u snel grote hoeveelheden producten en items aan Severa toevoegen.

Het is het eenvoudigst om eerst naar Instellingen > Gegevensimports > Projectvergoedingen importeren te gaan en het sjabloonbestand te downloaden. De sjabloon bevat alle beschikbare kolomkoppen en voorbeelden van hoe de gegevens in het csv-bestand eruit moeten zien.

Als in uw organisatie meerdere valuta worden gebruikt, dan kunt u de valuta van de gegevens in het csv-bestand selecteren. Deze selectie geldt zowel voor de prijs per stuk als de kosten per stuk in het bestand. De standaardinstelling is dat de basisvaluta van het bedrijf wordt gebruikt. Naast de basisvaluta zijn alle ingeschakelde valuta met wisselkoersen van de organisatie beschikbaar. Het is verplicht om een waarde te selecteren en dit moet worden gedaan voordat het csv-bestand wordt geüpload. Het systeem gebruikt de wisselkoersen die in de Instellingen zijn ingevoerd voor het converteren van de prijzen en kosten naar de basisvaluta en de facturatievaluta van het Project.

Alleen gebruikers met beheerdersrechten hebben toegang tot de gegevensimport.

• Gegevens in een csv-bestand kunnen worden geïmporteerd
• Csv-bestanden kunnen met spreadsheetsoftware worden aangemaakt en bewerkt
• Gebruik geen dubbele aanhalingstekens ("), puntkomma's (;) en regeleinden (Enter) in uw gegevens
• Gebruik puntkomma's (;) als veldscheidingsteken in het bestand. Ook komma (,) kan worden gebruikt.
• Speciale tekens, inclusief Ä, Ö, Å, moeten worden gecodeerd volgens ISO/IEC 8859-1, Windows-1252 of UTC-8.

1. Ga naar Instellingen > Gegevensimports > Projectvergoedingen importeren
2. Selecteer het bestand dat u vanaf uw computer wilt importeren (sleep het bestand hier naartoe of blader er in de bestanden naartoe)
3. Controleer de status van de bestandsinhoud in de weergave Gegevens importeren en corrigeer eventuele fouten
4. Klik op Gegevens importeren wanneer u de gegevens hebt gecontroleerd.
5. Nadat de gegevens zijn geïmporteerd wordt een lijst met geïmporteerde projectvergoedingen weergegeven (vergoedingen en kosten)
   • Als in dit stadium foutmeldingen worden weergegeven, dan corrigeert u de gegevens of verwijdert u de regel en probeert u het opnieuw.

Voor het koppelen van de vergoedingen waarmee u Projecten wilt corrigeren kunt u het csv-bestand op verschillende manieren invullen. De snelste manier is gebruik te maken van het Project number om het juiste Project te vinden (het is dan niet nodig om de gegevens van de Customer of de Project name in te voeren). Als u in plaats daarvan de Project name gebruikt, dan moet u ook de gegevens van de Customer invoeren.

Hieronder staan de kolomkoppen met informatie over de veldopmaak waarmee het csv-bestand correct kan worden geüpload.

Veldnaam	Veldtype	Beperkingen	Opmerkingen
Projectnummer	Numeriek
VAT number		Max. 50 tekens.	Moet precies hetzelfde zijn als VAT number van Customer. Als Customer met ingevoerde VAT number niet wordt gevonden, dan wordt juiste Customer op basis van Customer number gezocht.
Customer number	Numeriek		Als Customer met ingevoerde Customer number niet wordt gevonden, dan wordt juiste Customer op basis van Customer name gezocht.
Klantnaam	Tekst	Max. 100 tekens.	Wordt gebruikt als Customer met VAT number of Customer number niet wordt gevonden.
Projectnaam		Max. 100 tekens.	Alleen verplicht als Project number niet is ingevoerd. Moet precies hetzelfde zijn en Project moet aan Customer zijn gekoppeld.
Product identifier		Max. 100 tekens.	Niet verplicht. Als u dit veld invoert, dan wordt de regel gekoppeld aan een ingeschakeld Product (in Product registry).
Omschrijving	Tekst	Max. 100 tekens.	Product name wordt dan zowel voor naam als omschrijving gebruikt. Als u Product identifier niet invoert, dan is het verplicht om Description in te voeren. Als u Product identifier niet invoert, dan is het verplicht om Description in te voeren.
Aantal		Max. 4 decimalen.	Kan liggen tussen -100000 en 1000000 (maar mag geen nul zijn).
Unit		Max. 50 tekens.	Not mandatory.If VAT is given, it is used. Als Unit niet is ingevoerd, maar Product identifier wel is ingevoerd, dan wordt Unit van Product gebruikt.
Unit price		Unit price mag 2 decimalen hebben.	Unit price moet verplicht worden ingevoerd als het item niet met Product identifier aan een product is gekoppeld. Unit price mag positief of negatief zijn. Laat Unit price leeg als u een prijs van nul wilt hebben. Als Product identifier is ingevoerd en Unit price leeg is gelaten, dan wordt Unit price gebaseerd op de prijsstelling, ongeacht of deze zich in Project, Price list of Product registry bevindt. Als Product geen Unit price heeft, dan is de prijs 0. De prijs wordt in het csv-bestand in de basisvaluta van de organisatie vermeld, of in de geselecteerde valuta. Er kunnen alleen verschillende valuta worden gebruikt als de add-on Meerdere valuta wordt gebruikt. Prijzen worden altijd geconverteerd tegen de wisselkoers van de valuta van Project.
Unit cost		Unit cost mag 2 decimalen hebben.	Unit cost moet verplicht worden ingevoerd als het item niet met Product identifier aan Product is gekoppeld. Unit cost mag positief of negatief zijn. Als Product identifier is ingevoerd en Unit cost leeg is gelaten, dan wordt Unit cost ontleend aan Product registry. Als Product geen Unit cost heeft, dan zijn de kosten 0. De kosten worden in het csv-bestand in de basisvaluta van de organisatie vermeld, of in de geselecteerde valuta. Er kunnen alleen verschillende valuta worden gebruikt als de add-on Meerdere valuta wordt gebruikt. Kosten worden altijd geconverteerd tegen de wisselkoers van de valuta van Project.
VAT			Niet verplicht. Als VAT wordt ingevoerd, dan wordt deze gebruikt. Ingevoerde VAT moet aanwezig zijn in de btw-instellingen van de organisatie en zijn ingeschakeld. Als VAT niet is ingevoerd, dan wordt de btw voor het item ontleend aan Customer, Product (indien Product identifier is gebruikt) of de standaard btw van de organisatie wordt gebruikt.
Datum		Datumindeling "dd.mm.yyyy".	Niet verplicht. Indien niet ingevoerd, krijgt het item de datum van vandaag. Datum kan de datum van vandaag, of een datum in het verleden of de toekomst zijn.
Employee number		Max. 100 tekens.	Niet verplicht. Indien ingevoerd, wordt dit gebruikt om een ingeschakelde gebruiker in Severa te zoeken. Indien ingevoerd, wordt User name genegeerd.
User name	Tekst	Max. 100 tekens.	Niet verplicht. Als Employee number niet is ingevoerd, dan wordt de gebruiker met User name gezocht. Indeling: "Voornaam Achternaam".

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen