PowerOffice

Med Severa-PowerOffice-integrasjonen kan du overføre salgsfakturaer sømløst fra Severa til PowerOffice. Integrasjonen gjør det også mulig å hente leverandørfakturaer fra PowerOffice til Severa som prosjektkostnader. Dette gjør at du kan styre prosjektvirksomheten effektivt i Severa og håndtere regnskapet i PowerOffice, noe som minimerer behovet for manuell registrering.

Integrasjonen er i pilotfase. Hvis du ønsker å ta i bruk integrasjonen, kontakt Severas kundeservice på e-post severa.support@visma.com.

Hvordan fungerer integrasjonen?

I integrasjonen synkroniseres kunder, enheter, produkter, prosjekter og ansatte mellom systemene. Prosjekter som opprettes i Severa kan overføres til PowerOffice, og salgsfakturaer overføres automatisk basert på fakturastatus. Status for sendte og betalte fakturaer oppdateres også tilbake til Severa. Overføring av leverandørfakturaer fra PowerOffice til Severa skjer ved at kostnaden i PowerOffice knyttes til tilsvarende Severa-prosjekt.

Synkroniseringsplan

Dataoverføringen i integrasjonen skjer automatisk i en tidsstyrt, trinnvis syklus gjennom døgnet. Dette optimaliserer systemytelsen og sikrer at dataene er mest mulig oppdatert når de trengs mest. Data synkroniseres i henhold til følgende plan (tidspunktene er angitt i finsk tid):

• Dag (kl. 08:00–19:00): Data oppdateres automatisk hvert 10. minutt.
• Kveld (kl. 19:00–00:00): Data oppdateres hver time.
• Natt (kl. 00:00–08:00): Det overføres ikke data i løpet av natten. Endringer som oppstår om natten, synkroniseres samlet fra kl. 08:00 om morgenen.

Før du tar i bruk integrasjonen

Før integrasjonen tas i bruk, er det viktig å sikre følgende:

1. Kontroller at eksisterende data og registre (kunder, produkter, reisekostnader, arbeidstyper, prosjekter) samsvarer mellom systemene. Bruk Register-sammenligningsrapporten (registry comparison report) som finnes i Severas integrasjonsinnstillinger. Rapporten beregner likhetspoeng for objektene og viser om de kobles riktig i henhold til integrasjonslogikken.
2. Kontroller at hvert produkt, hver arbeidstype og hver reisekostnad i Severa har et tilsvarende produkt i PowerOffice med samme kode. Kontroller også at det ikke finnes dupliserte koder mellom ulike produkttyper i Severa.
3. Hvis du bruker produktkategorier i Severa, kontroller at det finnes tilsvarende produktgrupper i PowerOffice med samme identifikatorer.

Valg av hovedsystem (master)

I integrasjonen velger du hvilket av systemene som skal være hovedsystem, dvs. master. Master-valget påvirker dataene som overføres i integrasjonen på følgende måte:

• I synkroniserte registre legges nye objekter til i begge systemer uavhengig av i hvilket system de ble opprettet.
• Oppdateringer av eksisterende objekter overføres kun fra det definerte hovedsystemet (master) til det andre systemet.
• Master kan velges separat for hvert register.

Data som overføres

Kunder

Kunder kobles mellom systemene basert på kundenummer. Ved overføring av kundedata mellom systemene gjelder følgende regler:

• Passive kunder: Passive kunder synkroniseres ikke fra noen av systemene.
• Interne kunder og prospekter: Interne kunder i Severa eller kunder som er merket som prospekter, overføres ikke.
• Synkroniseringskriterier: Kunden synkroniseres bare hvis minst ett av følgende vilkår er oppfylt:
  1. Kunden har et aktivt prosjekt i Severa.
  2. Det er opprettet en faktura til kunden i Severa.

Når disse kriteriene er oppfylt én gang, husker integrasjonen kunden også senere, selv om kriteriene endres. Kundens hovedkontoradresse (headquarter address) i Severa overføres til leveringsadresse (delivery address) i PowerOffice.

Produkter, arbeidstyper og reisekostnader

Produkter, arbeidstyper og reisekostnader i Severa synkroniseres mot produktregisteret i PowerOffice. Objektene kobles basert på Severas produkt-, arbeidstype- og reisekostnadsidentifikator og produktkoden (product code) i PowerOffice. Ved synkronisering av produkter, arbeidstyper og reisekostnader gjelder følgende regler:

• Produkter som allerede finnes i systemene før integrasjonen aktiveres, overføres ikke automatisk mellom systemene.
• Nye produkter som opprettes etter at integrasjonen er tatt i bruk, overføres automatisk.
• Identifikatoren i Severa og produktkoden i PowerOffice kan ikke være tomme.
• Hvis du overfører leverandørfakturalinjer fra PowerOffice til Severa som prosjektkostnader, anbefales det å opprette et standardprodukt i Severa som brukes for disse kostnadene.

Prosjekter

Prosjekter kobles basert på prosjektnummer. Bare prosjekter som har status Voitettu (won) i Severa, overføres til PowerOffice. Hvis du oppretter et prosjekt direkte i PowerOffice, opprettes det automatisk i Severa med status Voitettu.

Enheter

Enheter i Severa synkroniseres mot avdelinger (departments) i PowerOffice. Koblingen skjer basert på koden som legges inn i enhetsinformasjonen i Severa og avdelingskoden i PowerOffice. Kontroller at kodene samsvarer i begge systemer. Du finner enhetskoden i Severa under innstillinger bak tannhjulikonet Innstillinger > Organisasjon > Enheter.

Aktivering av integrasjonen

1. Aktiver integrasjonstillegget

For å aktivere integrasjonen må du først ta i bruk det tilhørende tillegget. Gå i Severa til tannhjulikonet: Innstillinger > Abonnement > Integrasjoner og slå på valget PowerOffice.

2. Autentisering (autentikasjon)

Deretter må det opprettes en sikker forbindelse mellom systemene. Brukeren som aktiverer integrasjonen, må ha tilstrekkelige rettigheter i PowerOffice: brukeren må enten være administrator i PowerOffice eller ha tilgang til Settings > Organization.

1. Klikk på knappen Authenticate i Severas integrasjonsinnstillinger.
2. Skriv inn PowerOffice-påloggingsinformasjonen din i vinduet som åpnes.
3. Autentiseringsprosessen aktiverer integrasjonen og henter automatisk nødvendig client key og client secret.

3. Konfigurer integrasjonsinnstillingene

Definer generelle regler for integrasjonen, som hovedsystemer for registre og fakturastatusverdier, i henhold til de mer detaljerte instruksjonene nedenfor.

4. Kontroll av registre før oppstart

Kontroller at registergjennomgangen er utført før integrasjonen tas i bruk ved hjelp av Register-sammenligningsrapporten (registry comparison report). Rapporten beregner likhetspoeng for objektene og viser om de kobles riktig i henhold til integrasjonslogikken.

5. Slå på integrasjonen

Når alle innstillinger er definert og kunde-, produkt-, arbeidstype-, reisekostnads- og prosjektregistrene er kontrollert, aktiverer du integrasjonen ved å slå på hovedbryteren Enable integration.

Innstillinger for fakturaoverføring

Salgsfakturaer

Fakturastatusene i Severa brukes til å starte dataoverføringen og til å følge opp status. Planlegg og opprett de fakturastatusene du vil bruke i integrasjonen. Integrasjonen krever følgende fakturastatusverdier:

• Status som starter overføring av fakturaen til PowerOffice
• Status som fakturaen får i Severa etter vellykket overføring
• Status for fakturaer som er sendt til sluttkunden
• Status for fakturaer som er betalt

Fakturanummerering

PowerOffice fungerer som hovedsystem (master) for salgsfakturanumre. Kontroller at nye fakturanumre ikke overlapper med eventuell tidligere nummerering i systemene, og at nummereringen fortsetter konsistent.

Leverandørfakturaer

Leverandørfakturaer overføres fra PowerOffice til Severa ved at du angir prosjektnummer på fakturalinjen i PowerOffice. Deretter overføres linjene på leverandørfakturaen til Severa som kostnader på det aktuelle prosjektet under Økonomi > Betalingsplaner og andre kostnader .

Teknisk beskrivelse og feltmapping

Kunder

Kontaktpersoner

Kontaktpersoners adresser

Produktgrupper

Produkter

Prosjekter

Brukere (Users / Employees)

Salgsfakturaer (Invoices)

Fakturalinjer

Leverandørfakturalinjer

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei