Visma Sign er din beste løsning for sikker digital signering og kontraktstyring. Med Visma Sign-Severa-integrasjonen kan du sende dokumenter som skal signeres direkte fra Severa til Visma Sign.

Ting å merke seg før du starter

• Selskapet må ha en eksisterende avtale om bruk av Visma Sign. Integrasjonen krever Professional, Business eller Enterprise pakke.
• Selskapet må ha en eksisterende avtale om bruk av Severa. Integrasjonen krever Business, Platinum eller Enterprise pakke.
• Visma Sign-tillegget må være aktivert i Severa. Tillegget er som standard aktivert hvis kunden har en eksisterende avtale om bruk av Visma Sign. Administrasjon av tillegg skjer i Severa bak tannhjulikonet > Abonnement > Integrasjoner.

Implementering

1. Åpne integrasjonsinnstillinger i Severa bak tannhjulikonet > Innstillinger > Integrasjoner > Visma Sign
2. Skriv inn selskapets Mva-nummer og klikk Autorisere
3. Deretter vil systemet lede deg til å fullføre autoriseringen i Visma Signs innstillinger
4. Klikk Godta for å bekrefte bruken av integrasjonen
5. Etter vellykket autorisering fullføres integrasjonsinnstillingene i Severa

Innstillinger i Severa

1. Gå til tannhjulikonet > Innstillinger > Integrasjoner > Visma Sign
2. Definer din organisasjons Standard signerer
3. Definer Standardmappe. Denne mappen velges som standard for signerte dokumenter i Visma Sign.
   • Vær oppmerksom på at det må være opprettet minst én mappe i Visma Sign
   • Du kan opprette en ny mappe i Visma Sign under Dokumenter > Mapper > Opprett ny mappe
4. Definer Invitasjonens standard gyldighetsperiode
5. Definer Standardspråk for invitasjonen
6. Fullfør innstillingene ved å aktivere integrasjonen med glidebryteren > Aktiver Visma Sign

Signering av dokumenter

I Severa kan signeringsprosessen for dokumenter startes via kundens eller prosjektkortet. Når integrasjonen er aktivert, vises Tiedostot ja linkit seksjonen på kunde- og prosjektkortet. Signér dokumenter knappen vises. Signeringsprosessen er den samme på både kunde- og prosjektkortet. Når du er på kundekortet, kan du om ønskelig knytte dokumentet til et spesifikt prosjekt.

For å starte signeringsprosessen, gå til kunde- eller prosjektkortet, for eksempel via venstre side navigering eller ved å søke etter kunden eller prosjektet i søkefeltet øverst til høyre:

1. Klikk Signér dokumenter knappen
2. Legg til nødvendig informasjon og filer i det åpne vinduet for å starte signeringsprosessen. Følgende informasjon fylles ut for signeringsprosessen:
   • Dokumentnavn (dette navnet vises i e-postmeldingen knyttet til signeringsinvitasjonen)
   • Dokumentets signerer
   • Mapper i Visma Sign
   • Invitasjonsspråk (alle signerer mottar invitasjonen på samme språk)
   • Invitasjonens utløpsdato
3. Legg til filer
   • Du kan legge til maksimalt 10 filer
   • Du kan organisere filene slik at avtalen og eventuelle vedlegg er i logisk rekkefølge
   • Filene må være i PDF-format, og deres totale størrelse må ikke overstige den angitte maksimumsgrensen
4. Når all informasjon og filer er lagt til, klikk Send invitasjon

Sendte dokumenter og deres statuser vises i Severa Tiedostot ja linkit seksjonen. Når dokumentet er usignert, kan du klikke på dokumentnavnet for å laste ned en ZIP-fil av alle filene knyttet til invitasjonen. Når dokumentet er signert, kan signerte invitasjoner lastes ned som en PDF-fil ved å klikke på dokumentnavnet. PDF-filen inneholder alle dokumentets filer og signaturer.

Avbryte invitasjonen

Hvis dokumentet først fjernes fra Severa Tiedostot ja linkit seksjonen, avbrytes invitasjonen automatisk i Visma Sign. Hvis invitasjonen først avbrytes i Visma Sign, oppdateres dokumentets status i Severa til Avbrutt. Les mer om dokumentstyring og avbrytelse av invitasjoner på Visma Signs hjelpesider.

Dokumentenes statuser oppdateres automatisk i bakgrunnen, omtrent én gang hver 30. minutt.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei