Visma eAccounting

Integrera Visma eAccounting och Severa för att överföra dina kunder, projekt, fakturor och kostnader mellan de två systemen. Hantera dina projekt i Severa och skapa fakturautkast, som sedan skickas till eAccounting för att levereras till kunder och lagras i bokföringen. Få dina leverantörsfakturor till eAccounting och överför dem till Severa som projektkostnader.

Dataöverföring styrs av användaren. När data är redo att överföras måste användaren klicka på överföringsknappen för att överföra data från Severa till eAccounting.

Det finns huvudinställningar för kunder och produkter som definierar i vilket system data uppdateras. Det betyder att ny information läggs till i båda systemen, men uppdateringar kommer endast att överföras från "master". Vanligtvis är till exempel Severa master för kunder medan eAccounting är master för produkter.

Denna integration stöds inte i Finland.

Vad som överförs

Kunder

Kunder i Severa är kopplade som kunder i eAccounting. Med kunder överförs även adress och kontakt. I eAccounting kan det bara finnas en adress och en kontakt per kund medan Severa kan ha många. Detta innebär att när en kund överförs från Severa till eAccounting kommer integrationen att välja den första faktureringsadressen och dess kontakt från Severa. I eAccounting är adress också ett obligatoriskt fält för kunden och därför kommer integrationen att ge ett fel om man försöker överföra en kund från Severa som inte har en adress.

Integration kommer att överföra alla aktiva kunder från Severa till eAccounting och vice versa. Om båda systemen redan har kunddata är det viktigt att verifiera den befintliga datan. Kunder är kopplade med sitt namn och nummer, så innan integrationen startas är det viktigt att verifiera att om samma kund finns i båda systemen, har de samma kundnummer.

Om kundens kundnummer börjar med nollor, tar Severa bort dem. Till exempel, om kundnumret är 01234, i Severa omvandlas detta till 1234.

Integration har en huvudinställning för kunder. Detta innebär att uppdaterad kunddata endast kommer att överföras från mastersystemet. Integration kan inte hantera en situation där du uppdaterar kundens namn eller nummer endast i master, eftersom det kopplar kunder genom att kontrollera deras namn och nummer och om en ändras, känner det inte igen kunden som densamma. I denna situation måste du manuellt ändra namnet eller numret i båda systemen.

Ett tillägg för flera valutor behövs för Severa om det i eAccounting finns kunder med olika valutor.

Produktregister

Produkter, resor och arbetstyper i Severa är kopplade som artiklar i eAccounting. När produkter läggs till i eAccounting, ställer integrationen in "Tjänster" som artikelbokföringstyp. Efter att överföringen är klar är det viktigt att logga in på eAccounting och verifiera att artiklarna har korrekta kontotyper, eftersom kontotypen påverkar din fakturering.

Integration kommer att överföra alla produkter från Severa till eAccounting och vice versa. Om båda systemen redan har produkter är det viktigt att verifiera den befintliga datan. Produkter/arbetstyper/resor är kopplade med sitt namn och nummer, så innan integrationen startas är det viktigt att verifiera att om samma produkt finns i båda systemen, matchar koden i Severa artikelnumret i eAccounting.

Se till att du i Severa inte har samma namn eller kod för produkter, arbetstyper och resor.

Integration har en huvudinställning för produkter. Detta innebär att uppdaterade produkter endast kommer att överföras från mastersystemet. Integration kan inte hantera en situation där du uppdaterar produktens namn eller nummer endast i master, eftersom det kopplar produkter genom att kontrollera deras namn och nummer och om en ändras, känner det inte igen produkten som densamma. I denna situation måste du manuellt ändra namnet eller numret i båda systemen.

Projekt

Projekt (ärenden) i Severa kan överföras till en av kostnadscentren i eAccounting som kostnadsenheter. Projekt används för två ändamål. Först, när fakturan överförs, har varje fakturarad information om vilket projekt den tillhör. För det andra används projekt med leverantörsfakturor för att få kostnader till Severa. Alla öppna projekt överförs, stängda projekt överförs inte.

Fakturor

Fakturor skapas i Severa och överförs sedan som fakturautkast till eAccounting. Fakturadatum överförs inte från Severa till eAccounting. Fakturor använder överföringsdatum (datum när fakturor överförs till eAccounting). Fakturautkast skickas till kunder från eAccounting och samtidigt går de till bokföringen. Du kan också få statusen för Skickade och Betalda fakturor från eAccounting till Severa. Fakturanummer överförs från eAccounting till Severa när skickad status uppdateras. De återbetalda fakturorna överförs inte, så återbetalningar måste göras i eAccounting.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor kan överföras till Severa som fakturerbara artiklar och kostnader eller endast som kostnader för projekt. Projektet där kostnader överförs definieras för leverantörsfakturaraden i eAccounting. Leverantörsfakturan kommer att vara en produkt på ett projekt. Fakturerbar artikel och kostnad innebär att produkten kommer att ha ett enhetspris och enhetskostnad, som är samma belopp som leverantörsfakturans belopp.

Ett tillägg för flera valutor behövs för Severa om det i eAccounting finns leverantörsfakturor med olika valutor.

Hur man använder

Krav

API-åtkomsträttigheter i eAccounting behövs för att autentisera integrationen.

Dina inloggningsuppgifter till Severa och eAccounting måste vara desamma eftersom integrationen använder samma autentiseringsmetod.

Api-åtkomst måste också aktiveras från eAccounting. Logga in på eAccounting > APPS och aktivera API.

I Severa måste ett tillägg som heter Visma eAccounting aktiveras från Uppgraderingar (Uppgraderingar > Justera funktioner > Gränssnitt).

När tillägget är aktiverat visas en Dataöverföring meny under Inställningar menyn i Severa. Innan något kan överföras måste vissa inställningar definieras. Vänligen följ stegen nedan.

Initiala inställningar

• Om du redan har kund- och produktdata i både Severa och i eAccounting, gå igenom datan. Verifiera att om samma kund eller produkt finns i båda systemen, att de har samma namn och nummer.

• Verifiera att alla produkter, arbetstyper och resekostnader har en kod inställd i Severa. Integration kommer att misslyckas om kod saknas, eftersom det är ett obligatoriskt fält i eAccounting.

• Verifiera att kunder i Severa har en adress. Integration kommer att misslyckas om adress saknas, eftersom postnummer och stad är obligatoriska fält i eAccounting.

• I eAccounting, gå till Bokföring > Kostnadscentra och lägg till en grupp där projekten kommer att lagras.

• I Severa, gå till Inställningar > Fakturering > Fakturastatusar, och lägg till fyra fakturastatusar till exempel som nedan:

  Fakturastatusnamn	Ej redigerbar	Fakturanummer	Skickad	Betald
  Utkast
  Överför till eAccounting
  Skickad till eAccounting	x
  Skickad i eAccounting	x	x	x
  Betald i eAccounting	x	x	x	x

• Klicka på Inställningar > Dataöverföring och välj Inställningar fliken.

• Klicka på Anslut knappen bredvid Kostnadscenter för projekt.

• Ange ditt eAccounting API-användares användarnamn och lösenord i inloggningsfönstret.

• Klicka på Tillåt för att ge tillstånd för integrationen.

• Välj master för kund att vara antingen Severa eller eAccounting. Master betyder ett system där du underhåller din data, till exempel uppdaterar kontakter eller adresser för kunder.

• Välj master för produkter att vara antingen Severa eller eAccounting. Master betyder ett system där du underhåller din data, till exempel gör prisändringar för dina produkter.

• Välj kostnadscentret (skapat i början), där projekt överförs till.

• Lägg till ett standardproduktnummer. I eAccounting måste det finnas en artikel med detta nummer. Det används vid fakturaöverföring, för de fakturarader som inte är kopplade till någon produkt, arbetstyp eller resetyp.

• Välj om leverantörsfakturor ska överföras till Severa som fakturerbara artiklar och kostnader eller endast kostnader.

• Välj fakturastatusarna (skapade i början).

  • Status för fakturor att överföra: Statusen du ställer in för fakturor i Severa
  • Status för överförda fakturor: Statusen fakturor får när överföringen har gjorts framgångsrikt
  • Status för skickade fakturor: Statusen för fakturor skickade till kunder från eAccounting
  • Status för betalda fakturor: Statusen för fakturor betalda av kunder i eAccounting

• Spara inställningar och integrationen är redo att användas.

Överföra data

För att överföra data mellan Severa och eAccounting, navigera till Dataöverföring. Det finns en överföringsknapp för varje ämne. Efter att överföringsknappen har klickats visas en tidsstämpel för att berätta när den senaste överföringen gjordes.

Kunder, produkter och projekt överförs så att integrationen tittar på den senaste tidsstämpeln och överför alla nyligen tillagda och alla uppdaterade sedan den tidigare överföringen. Den första överföringen kommer att flytta all befintlig data. För fakturor kommer integrationen att överföra alla fakturor med den valda statusen. Leverantörsfakturaöverföring styrs av leverantörsfakturadatumet. Integration kommer inte att överföra samma leverantörsfaktura två gånger, så det är säkert att överföra till exempel med tidsramen Denna vecka många gånger under veckan.

eAccounting-autentiseringen är giltig endast under en viss tid. Detta innebär att mest troligt när du kommer för att göra dina nästa överföringar och du klickar på en av överföringsknapparna, kommer du att få autentiseringsfönstret där du behöver logga in och tillåta integrationen att köras.

Efter att överföringen har gjorts kommer antingen ett grönt eller rött meddelande att visas högst upp. Meddelandet kommer att berätta antalet framgångsrikt överförda artiklar och antalet fel, om det fanns några. Läs mer om felen nedan.

Fellogg

Om det fanns några problem med överföringen kommer du att se en röd bar högst upp på skärmen som berättar hur många misslyckade artiklar det var. För att se vilka artiklar som orsakade felet och vad felet var, klicka på "Fellogg" fliken i Dataöverföring. Nya fel kommer att visas högst upp på listan. Felet kommer att förklara vad som inte kunde överföras, till vilket system det inte kunde överföras och vad orsaken var. Till exempel: "Kunde inte lägga till produkt [ProduktNamn] till Visma eAccounting, eftersom produktens kod saknas från Severas inställningar." Baserat på felet måste du gå och fixa problemet, sedan köra överföringen igen.

Detaljerad fältkartläggning

Kunder / Konton

Artiklar / Produkter, Arbetstyper, Resekostnader

Kostnadscenter / Projekt

Fakturautkast / Fakturor

Leverantörsfakturor / Produkter på ärenden

Typiska fel

Hjälpte det här svaret? Ja Nej