Allokera resurser

På fliken Projektplan i ett projekt kan du visa och redigera resursallokeringar genom att öppna avsnittet Medlemmar och aktiviteter.

Expanderas projektet eller fasen under syns de medlemmar som arbetar i det. Bredvid varje medlem ser du hur mycket varje person har tilldelats och redan arbetat i timmar. På höger sida i gantt ser du resursallokeringarna på en tidslinje samt den aktuella arbetsbelastningen för personen med tillplattade, färgkodade staplar ovanför allokeringar. I den här vyn kan du också ändra tidslinjen för allokering genom att klicka på tidslinjen och dra den med musen eller bara ändra start- och/eller slutdatum.

När nya medlemmar läggs till i projektet går det att filtrera urvalet om du söker efter personer från en specifik enhet eller med specifika färdigheter (nyckelord). De filter som är tillgängliga gör det möjligt att avgränsa listan till de personer som har valt antalet tillgängliga timmar under fasens tidsram. Det motsvarar mängden timmar som visas i ”Tillgänglighet under fasen” bredvid varje person, vilket också visas i procent av den anställdes totala kapacitet.

Snabballokering

Den tilldelade tiden bör oftast motsvara arbetstidsuppskattningar i projektplanen, så det är vad vi försöker hjälpa till med. Snabballokeringsfunktionen gör det enkelt att snabbt fördela uppskattningen av arbetstid som resursallokering på projektmedlemmarna. Det går att dividera oallokerade timmar på hela projektnivån eller individuellt på varje fas för sig.

Ej allokerade timmar under en fas beräknas genom att subtrahera allokerade resurser från den uppskattade arbetstiden. På projektnivå är det summan av alla faser där resursallokeringar i timmar är mindre än den uppskattade arbetstiden. Beloppet visas också som Ej allokerat i projektfasträdet bredvid den uppskattade arbetstiden.

Innan funktionen för snabballokering används rekommenderar vi att du ställer in tidslinjen för projektet och faserna, och väljer medlemmar för projektet och olika faser om du har en idé om vilka du vill använda. När du är klar med projektplanen och medlemmarna och du snabbt vill dividera alla timmar i ditt projekt som resursallokeringar kan du snabbt starta resursallokering via åtgärdsfältet i projektplanen.

När du öppnar vyn Allokera arbetstimmar visas alla faser som har ej allokerade timmar. Du kan även visa och redigera medlemmarna för projektet och faserna i den här vyn. Om du trycker på knappen Lägg till allokeringar fördelas som standard den uppskattade arbetstiden jämnt på de valda fasmedlemmarna. Om det är problem med en medlems tillgänglighet på fasens tidslinje visas en orange varningstriangel.

När en fas expanderas visas tillgängligheten för medlemmarna i detalj och det är möjligt att redigera fördelningen av allokeringar. Du kan redigera allokeringarna genom att klicka på värdet i kolumnen Allokering. Det går även att ändra allokeringen från timmar till procent för den uppskattade arbetstiden för fasen. När en persons allokering redigeras justeras de övriga allokeringarna automatiskt så att det totala antalet allokeringar motsvarar den uppskattade arbetstiden. Om du vill ångra ändringarna kan du klicka på knappen Återställ allokeringar som återställer de belopp som ska allokeras tillbaka till en jämn fördelning för alla medlemmar.

När du trycker på Lägg till allokeringar skapas resursallokeringar för varje medlem för alla faser. Standardtidslinjen för resursallokeringarma är samma som fastidslinjen, och de är låsta till denna, vilket visas genom låsikonen i respektive ände av en resursallokering. Låst läge betyder att allokeringarna flyttar med om du väljer att ändra tidslinje för fasen.

Alternativt kan du använda funktionen för snabballokering på fasnivå. Funktionen följer samma logik som ovanstående beskrivning. Om det finns lika många eller fler resursallokeringar i timmar än uppskattningen av arbetstid är knappen inaktiverad.

Lägga till och redigera resursallokeringar

Du kan lägga till resursallokeringar för en person genom att klicka på Gantt-arbetsytan bredvid personen. När du klickar på arbetsytan visas popupfönstret Ny allokering. Här går det att manuellt fylla i antalet timmar som ska allokeras och ändra tidslinjen för allokeringen. Du har även möjlighet att allokera som en procentandel av personens totala kapacitet.

Om du lägger till resursallokeringar genom att klicka på duken är standardtidslinjen för allokeringen den veckan. Detta beror också på din zoomnivå, så om du har zoomat in, till exempel till en tidsram på två veckor, kommer standarden att vara en dag.

Om du vill allokera timmarna under fasen kan du låsa den nya allokeringen till fasens start eller slut genom att klicka på knapparna Fasstartdatum eller Fasslutdatum. I det här fallet kommer allokeringen att låsas under fasens varaktighet, vilket indikeras av låsikonen i respektive ände av resursallokeringen. Kom ihåg att allokeringarna flyttas om fasens tidslinje ändras. Fasens start- och slutdatum visas även i minikalendern om du väljer de datum som använder den.

När du har lagt till en resursallokering kan du enkelt redigera tidslinjen för den genom att dra från endera änden eller flytta hela fältet genom att klicka på den och dra den. Om du öppnar en befintlig allokering öppnas popupfönstret Redigera allokering. Skillnaden mellan detta och popupfönstret Ny allokering är att du kan visa personens framsteg och använda några andra åtgärder gällande allokeringen. Det övre fältet i sektionen Fasförlopp visar hur mycket av de totala timmarna som uppskattats, allokerats och gjorts på fasnivå. Det undre fältet visar hur många timmar personen har allokerats totalt på fasen, och hur många timmar han har angett.

I sektionen Fler åtgärder kan du flytta resursallokeringen till en annan fas eller ett annat projekt eller ändra för vem timmarna allokeras. Du har också tillgång till funktionen Dela som till exempel kan användas när personen behöver göra en del arbete i början av en fas, och senare eller i slutet av fasen. Delningen sker där menyn öppnades på tidslinjen och timmarna fördelas baserat på längden av de två nya allokeringarna.

Ta bort resursallokering

Om du tar bort en medlem från projektet eller fasen frågar Severa vad du ska göra med resursallokeringen.

• Ta bort alla pågående och framtida resursallokeringar
• Lämna resursallokeringarna som de är
• Flytta resursallokeringarna till en annan person
• Flytta resursallokeringarna till en roll

Du kan också bara ta bort resursallokeringen genom att klicka på allokeringsfältet och välja Ta bort. Därigenom tas allokeringen bort från medlemmen och du kan allokera den till någon annan.

Du kan också ta bort alla resursallokeringar från projektet och faserna. Alternativet Ta bort hittar du under åtgärdsmenyn för fasen eller huvudfasen i Projektplan.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej