Procountor

Med Severa-Procountor integration kan du överföra information automatiskt mellan systemen och säkerställa smidig fakturering för ditt företag:

✔️ Automatisk dataöverföring: Försäljningsfakturor, resekostnader och inköpsfakturor överförs automatiskt mellan systemen.
✔️ Automatiserad synkroniseringscykel: Integrationen hämtar fakturor som ska överföras automatiskt enligt synkroniseringsschemat, baserat på den fakturastatus som definierats i systemet.
✔️ Hantering av dimensioner: Projekt, kostnadsställen och enheter överförs automatiskt som dimensionsdata mellan systemen.
✔️ Inköpsfakturor som projektkostnader: Inköpsfakturor kan importeras från Procountor direkt till Severa som projektkostnader.

Dataöverföringen i integrationen fungerar automatiskt i en cykel som är uppdelad enligt tid på dygnet. Detta optimerar systemets prestanda och säkerställer att informationen är så uppdaterad som möjligt när den behövs som mest. Data synkroniseras enligt följande schema (angivna tider i finsk tid):

• Dag (kl. 08:00–19:00): Data uppdateras automatiskt var 10:e minut.
• Kväll (kl. 19:00–00:00): Data uppdateras varje timme.
• Natt (kl. 00:00–08:00): Ingen data överförs under natten. Förändringar som uppstår under natten synkroniseras samlat på morgonen från kl. 08:00.

• Landsstöd: Integrationen stöds i Finland och Sverige.
• Systemversion: Integrationen är tillgänglig i Severas Business, Platinum och Enterprise versioner.
• Procountor-avtal: Företaget måste ha ett giltigt avtal med Procountor för användning av Procountor och integrationen.
• Gammalt integrationsgränssnitt: Om företaget har använt det gamla gränssnittet från Severa till Procountor måste det sägas upp via Procountors kundtjänst innan den nya integrationen tas i bruk.
• Fakturanumrering: Fakturanumreringen bestäms alltid i Procountor. Severas eget fakturanummer överförs i bakgrunden till fältet Original invoice number och visas inte på kundens faktura.
• Avsändarens uppgifter: Avsändarens uppgifter på fakturan hämtas direkt från Procountors organisationsinformation.

Kundinformation överförs automatiskt från Severa till Procountor med försäljningsfakturor enligt följande regler:

• Tidpunkt för överföring: Kundinformation skapas i Procountors kundregister när den första försäljningsfakturan skapas och överförs till kunden.
• Matchningsgrund: Severas kunder matchas med Procountors affärspartner baserat på kundnummer. Till skillnad från den gamla integrationen görs matchningen inte längre med en kombination av organisationsnummer och kundnummer, utan enbart med kundnumret.
• Innan integrationen aktiveras: Säkerställ noggrant att kundregistren i systemen, och särskilt kundnumren, motsvarar varandra helt så att informationen länkas korrekt.

Produkter och arbetskoder överförs automatiskt från Severa till Procountor med försäljningsfakturor enligt följande regler:

• Tidpunkt för överföring: Produktinformation skapas i Procountors produktregister när den första försäljningsfakturan som innehåller dessa produkter skapas och överförs till systemet.
• Kodernas överensstämmelse: Produkternas och arbetskodernas koder i Severa måste exakt matcha koderna i Procountors produktregister för att fakturaraderna ska riktas korrekt. Produkter utan kod överförs med den standardkod som anges i inställningarna. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.
• Resekostnader: Även för resekostnader måste koderna matcha i båda systemen. Resekostnadskoderna ändras årligen. Nya och uppdaterade koder ska alltid kontrolleras i Procountor och uppdateras i Severa.
• Innan integrationen aktiveras: Säkerställ noggrant att produktregistren i systemen motsvarar varandra helt så att informationen länkas korrekt.

Projekt, kostnadsställen och enheter överförs automatiskt från Severa till Procountor till de dimensioner som anges i integrationsinställningarna. Om en dimensionspost är stängd eller inaktiverad uppdateras dess status i Procountor. Projektets namn i Severa får inte innehålla specialtecken för att informationen ska överföras korrekt till Procountor.

Fakturor, resekostnader och inköpsfakturor överförs enligt följande definitioner:

• Automatisk överföringsstatus: Försäljningsfakturor överförs automatiskt från den fakturastatus som definierats i Severas inställningar till Procountor. Överföringsstatusen definieras i Severas integrationsinställningar.
• Inköpsfakturor: Inköpsfakturor importeras till Severa efter att de har dimensionerats till projekt i Procountor och när statusen är Godkänd, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald eller Betald på annat sätt.

Fakturabilagor

För försäljningsfakturor kan du definiera hur bilagor överförs tillsammans med fakturaunderlaget:

• PDF-fil: PDF-fil med bilagor överförs.
• Fakturadetaljer: Fakturadetaljer med bilagor överförs utan Severas faktura-PDF.
• Överförs inte: Bilagor överförs inte alls. Om överföring av bilagor inte väljs, överförs bilagan endast om fakturan har bilagor och fakturaraderna är grupperade. Bilagor överförs med både elektroniska och pappersfakturor.

Bilagor till resekostnader (resekostnad + alla bilagor som en fil) överförs med integrationen. Bilagor till försäljnings- och resekostnader måste vara i GIF-, JPEG- eller PDF-format. Filnamnet får inte innehålla specialtecken. Maximal filstorlek är 10 MB.

Först måste du tillåta användning av API:

1. Logga in på Procountor
2. Gå till Administration > Företagsinformation > Användarinställningar > Tillåt användning av fakturerbara gränssnitt
3. Lägg till en ny teknisk API-användare från Administration > Användare och behörigheter > Lägg till ny användare.
   1. Namnge användaren till exempel så här: förnamn är ditt företagsnamn, efternamn är programvarans namn (Severa).
   2. E-postadress är obligatorisk. Använd till exempel din egen e-post, men vi rekommenderar att begränsa mottagandet av e-postmeddelanden i Procountors inställningar.
4. Redigera API-användarens behörigheter från Administration > Användare och behörigheter. Gå igenom varje behörighet och ställ in Alla rättigheter för varje punkt.
5. För att säkerställa korrekt åtkomst, aktivera Tillåt endast M2M API-inloggning. Detta säkerställer att integrationsgränssnittet har begränsade rättigheter som är separerade från användargränssnittet.

Därefter måste du skapa en API-nyckel:

1. Gå till API-nyckelsidan via Grundläggande information-menyn i det övre högra hörnet.
2. Klicka på Ny API-nyckel och skapa en ny API-nyckel.
3. Ange Client ID fältet: VismaSeveraClient
4. Välj Skapa. Efter att informationen har sparats har en ny integrationsspecifik nyckel skapats och visas i användargränssnittet.
5. Kopiera API-nyckeln till urklippet.
6. Klistra in den kopierade API-nyckeln i Severas integrationsinställningar under kugghjulsikonen > Inställningar > Integrationer > Procountor > Allmänt > API-nyckel.
7. Klicka på Spara.

En administratör kan skapa en API-nyckel för en annan användare i den valda organisationen om användarens behörigheter är tillräckliga. Detta möjliggör skapandet av en teknisk API-användare som har åtkomst till gränssnittet men inte till användargränssnittet.

1. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Organisation > Kontoplan.

   • Lägg till de försäljningskonton som används i Procountor till Severa.
   • Ställ in alla använda försäljningskonton.
   • Du kan ställa in separata försäljningskonton för arbetstimmar, resekostnader och produkter.
   • Ange försäljningskontots namn och nummer. Försäljningskontonumret måste matcha Procountors information.

2. Genom att använda Registerjämförelserapport-funktionen i integrationsinställningarna kan du kontrollera hur produkter och kunder matchas mellan systemen. Vid behov, lägg till de produkter som används och kontrollera att produkterna finns i båda systemen. Samma kod kan användas för alla produkter om så önskas. Om samma kod används kan du hoppa över följande steg och gå vidare till steg 3 i inställningarna i Severa. Produkterna överförs i detta fall till Procountor med standardkoden.

   • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Produkter.
   • Lägg till en ny produkt eller redigera befintliga.
   • Ange en kod för produkten och välj det försäljningskonto som ska användas (du kan också ange annan information för produkten om du vill). Koden måste matcha Procountors produktkod.
   • Ställ in alla använda produkter.

3. Redigera/lägg till de arbetskoder som används i Severa och se till att de matchar Procountors produkter. Arbetskoderna säkerställer att timmarna på fakturan riktas till Procountors produktregister.

   • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Arbetskoder.
   • Lägg till koder för alla arbetskoder som används i Severa och rikta dem som produkter i Procountor.

4. Redigera/lägg till de resekostnader som används i Severa och se till att de matchar Procountors resekostnadsregister. Severas resekostnadskoder måste vara desamma som i Procountor. Koderna ändras årligen i Procountor, och företagets administratör måste uppdatera informationen i Severa.

   • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Resekostnadstyper.
   • Lägg till koder för alla resekostnader som används i Severa så att de riktas korrekt till Procountors resekostnadsregister.

5. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Organisation > Bankkonton. Klicka på pennikonen och redigera bankkontonumret till IBAN-format.

6. Skapa fakturastatusar i Severa från vilka försäljningsfakturor hämtas till Procountor.

   • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Fakturering > Fakturastatusar.
   • Lägg till en ny fakturastatus, t.ex. Väntar på överföring till Procountor. Välj följande inställningar för statusen: Ej redigerbar, Fakturanummer, Skickad. Du kan vid behov ställa in denna status som standardstatus för kreditfakturor.
   • När fakturorna överförs till Procountor ändras deras status automatiskt i Severa. Du kan lägga till en status för detta, t.ex. Överförd till Procountor, eller använda Skickad-statusen för detta ändamål.
   • Dra och släpp fakturastatusarna i ordning så att statusen med Betald-inställningen förblir under de nya statusarna som den sista statusen i processen.

7. Om Resekostnader-tilläggsmodulen är aktiverad i Severa, fyll i personnummer/kod och bankkontoinformation för varje användare. Utan personuppgifter kan resekostnader inte överföras till Procountor. Se till att samma personnummer är angivet även i Procountor.

   • Gå till användarhanteringen via kugghjulsikonen > Inställningar > Användarhantering.
   • Öppna användarens profil genom att klicka på användarens namn.
   • Lägg till användarens personnummer/kod och bankkontonummer.

8. Skapa resekostnadsstatusar i Severa från vilka resekostnader hämtas till Procountor.

   • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Timmar och kostnader > Resekostnader > Resekostnadsstatusar.
   • Lägg till en ny resekostnadsstatus, t.ex. Väntar på överföring till Procountor. Välj följande inställningar för statusen: Låst och Godkänd. Du kan också använda den befintliga Godkänd-statusen.
   • När resekostnader överförs till Procountor ändras deras status automatiskt i Severa. Lägg till statusen Överförd till Procountor med inställningarna Låst och Godkänd.

1. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Integrationer > Procountor > Inställningar.

2. Välj Lägg till inställningar och välj önskat Företag och klicka på Spara.

3. Ställ in överföringsinställningarna för integrationen. Se till att API-nyckeln från Procountor är korrekt angiven. Integrationen aktiveras inte utan nyckeln. Om API-nyckeln är korrekt kan du se alla befintliga Procountor-dimensioner och välja de nödvändiga dimensionerna.

4. Fortsätt med att fylla i de allmänna överföringsinställningarna och se till att alla obligatoriska fält är ifyllda:

   • Välj om kunder ska skapas i Procountors kundregister.
   • Välj om produkter ska läggas till i Procountors produktregister.
   • Ange standardkod för produkter. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.
   • Ange standardkod för arbetskoder. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.
   • Ange standardkod för resekostnader. Standardkoden måste också finnas i Procountors resekostnadsregister.
   • Välj dimensionnamn för enheter, projekt och kostnadsställen.
   • Om du vill få e-postmeddelanden om integrationsfel, välj Skicka e-post när integrationen rapporterar fel.

1. Välj resekostnadsstatusar i Severa före och efter överföringen.
2. Välj resekostnadsstatus i Procountor efter överföringen. Vi rekommenderar att använda statusen Pågående, så att du fortfarande kan redigera och granska resekostnaden i Procountor.
3. Välj om Severas enhet ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
4. Välj om kostnadsstället ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
5. Välj om projektet ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
6. Välj om Severas användare ska uppdateras i Procountors användarregister.

1. Välj fakturastatusen från vilken fakturor överförs till Procountor. Det kan vara till exempel Väntar på överföring till Procountor.
2. Välj fakturastatusen efter överföringen, till exempel Överförd till Procountor eller Skickad.
3. Välj fakturastatusen till vilken fakturor överförs i Procountor:
   1. Om fakturan ska överföras till Procountor i pågående status så att fakturan inte skickas automatiskt efter överföringen, välj statusen Pågående. Då kan du fortfarande redigera och granska fakturan i Procountor innan den skickas.
   2. Om fakturan ska skickas automatiskt till kunden direkt när fakturan har överförts till Procountor, välj statusen Skickad.
4. Välj om Severas enhet ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
5. Välj om kostnadsstället ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
6. Välj om projektet ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
7. Välj om bilagor ska överföras med fakturan (fakturabilaga är fakturans PDF = fakturans sidor, detaljer + bilagor). Om du vill överföra endast fakturans detaljsida, ändra inte inställningen utan lämna valet som Ej valt.
8. Aktivera e-postfakturering om du vill. När denna kryssruta är markerad används följande logik för val av leveranskanal:
   • Om kundens information innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, skickas fakturan som en elektronisk faktura.
   • Om kundens information inte innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, men fakturan har en kontaktperson vars information innehåller en e-postadress, skickas fakturan via e-post till den adressen. Om kundens kontaktperson inte har en e-postadress, används den e-postadress som anges på kundkortet.
   • Om kundens information inte innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, och fakturan inte har en angiven kundkontaktperson eller den angivna kontaktpersonen inte har en e-postadress, och kundens information inte har en separat e-postadress angiven, skickas fakturan via post.

Om Maventa används för fakturautskick, men fakturorna ska överföras från Severa till Procountor för bokföring efter utskick, välj Överföringsstatusar i försäljningsfakturans överföringsinställningar Status i Procountor > Ej skickad. På så sätt försöker fakturan inte skickas igen från Procountor till kunden.

Överföringsinställningar för inköpsfakturor

Överföring av inköpsfakturor kräver inga separata inställningar. Överföringen kan aktiveras separat om så önskas. Skapa en inköpsfaktura i Procountor och dimensionera den till önskat projekt. Uppdatera fakturans status till någon av följande: Godkänd, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald eller Betald på annat sätt. Kostnaderna överförs med cirka 10 minuters fördröjning.

När inställningarna har konfigurerats, säkerställ följande innan du aktiverar integrationen:

✔️ Avtalsfrågor: Användningen av integrationen har bekräftats med Procountor och det gamla integrationsgränssnittet har sagts upp.
✔️ Register- och datamatchning: Säkerställ att kund-, produkt-, arbetskods- och resekostnadsregister samt projekt har kontrollerats så att de motsvarar varandra mellan systemen.
✔️ Bankkonton: Säkerställ att bankkonton har definierats i IBAN-format.
✔️ Användaruppgifter: Säkerställ att de användare vars resekostnader ska överföras har personnummer/kod och bankkonto ifyllda i Severa, och kontrollera att samma personnummer är angivet i Procountor.

När all nödvändig information har fyllts i kan du aktivera integrationen:

1. Klicka på skjutreglaget Aktivera Procountor i det övre högra hörnet av Allmänt-sektionen.
2. När skjutreglaget är aktiverat kan du separat aktivera eller inaktivera Resekostnader och Överföring av inköpsfakturor senare från den tillhörande inställningssektionen.

Följ samma instruktioner som ovan, men välj först rätt företag från Företag-menyn i inställningarna som du konfigurerar. Inställningarna måste konfigureras för alla enheter som är egna företag och har ett eget organisationsnummer.

Lämna alla andra enheter okonfigurerade, eftersom integrationen endast kan överföra data baserat på enhetshierarkin.

Vanliga fel

Om informationen hamnar i fel i integrationen (t.ex. vid överföring av försäljningsfakturor), registreras detta i Severas överföringslogg. Överföringsloggen finns under kugghjulsikonen Integrationer > Procountor > Överföringslogg.

Som allmän instruktion för fel rekommenderar vi alltid att först kontrollera felmeddelandet och dess innehåll. Om fakturan behöver korrigeras på grund av felet, flytta fakturan till utkaststatus i Severa och gör de nödvändiga korrigeringarna. Därefter kan du försöka överföringen igen.

Vid behov, kontakta vår kundtjänst för att lösa fel. På Procountors webbplats hittar du också beskrivningar av de vanligaste felkoderna.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej