Kun matkakuluihin tulee muutoksia, kuten esimerkiksi kilometrikorvauksien ja päivärahojen hintoihin, uudet matkakulut tulee lisätä matkakulurekisteriin ja olemassaolevien hinnat tulee päivittää manuaalisesti. Tee muutokset vasta sen jälkeen, kun kaikki kuluvan vuoden matkakulut on kirjattu järjestelmään.
- Siirry Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Matkakulutyypit
- Poista käytöstä kaikki tarpeettomat matkakulutyypit, jotta käyttäjät eivät jatkossa vahingossa kirjaa kuluja väärällä matkakulutyypillä
- Päivitä olemassaolevien ja käytössä olevien matkakulujen hinnat ja lisää tarvittaessa uusia matkakulutyyppejä kohdassa Lisää matkakulutyyppi
Ennen kuin ryhdyt päivittämään hinnastoja, on tärkeää varmistaa, että kaikki kirjaukset kuluvalta vuodelta (työtunnit, maksuerät tai matkakulut), jotka on tarkoitus laskuttaa, on laskutettu tai vähintään nostettu laskulle odottamaan laskutusta (vedos-laskulla). Näin hinnaston päivitys ei vaikuta näihin kirjauksiin.
Mikäli käytössänne on Edistyneen hinnoittelun lisäosa, katso tarkemmat ohjeet ja tiedot hintojen päivityksiin täältä: Kuinka päivitän hinnaston?.
Voit päivittää hinnastoja Asetuksissa (yrityksen pääasetukset) sekä suoraan projektilla (projektikohtainen hinnasto). Päivitä olemassaolevat hinnat vastaamaan uusia hintoja. Uudet hinnat astuvat voimaan välittömästi tietojen tallentamisen jälkeen.
Voit myös tarvittaessa lisätä kokonaan uuden hinnaston uusilla hinnoilla. Näissä tapauksissa on tärkeää muistaa vaihtaa hinnasto halutuille projekteille käyttöön.
Riippuen yrityksesi sisäisistä toimintatavoista ja ohjeistuksesta, vuoden vaihteessa liukumalaskenta halutaan mahdollisesti nollata. Tämä voidaan tehdä asetuksien kautta muokkaamalla liukumalaskennan aloituspäivää.
Ennen kuin liukumalaskenta nollataan, on suositeltavaa raportoida liukumasaldot Käyttäjät-raportin kautta talteen.
Käyttäjän liukumasaldoa on myös mahdollista säätää manuaalisesti Käyttäjienhallinnan kautta. Voit joko lisätä käyttäjälle liukumasaldoa liukumakorjauksen kautta, tai tarvittaessa vähentää liukumasaldoa miinusmerkkisellä määrällä.
- Siirry Asetukset > Tunnit & kulut > Liukumalaskenta > Liukumalaskennan aloituspäivä
- Aseta uusi päivä, josta liukumalaskenta alkaa
- Kun olet tehnyt muutoksen, sinun tulee uudelleenlaskea kaikkien käyttäjien liukumasaldo
Mikäli esimerkiksi työntekijän päivittäinen tuntimäärä muuttuu, tulee hänelle luoda uusi työsopimus uusilla tiedoilla. Kun luot uuden työsopimuksen, voit joko säilyttää ja siirtää liukumatunnit edellisestä työsopimuksesta mukana, tai aloittaa liukumalaskennan nollasta.
Alla on lueteltu kaikki ne muutokset, jotka edellyttävät uuden työsopimuksen tekemisen, jotta mitkään käyttäjän olemassaolevat kirjaukset tai tiedot eivät päivity takautuvasti ja aiheuta mahdollisia virheitä.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kulu/tunti | Kaikki olemassaolevat tuntikirjaukset jotka on tehty tämän työsopimuksen aikana (mukaan lukien hyväksytyt sekä laskutetut) päivitetään vastaamaan uutta kulu/tunti hintaa. Tämä muutos vaikuttaa projektin katelaskentaan. |
| Päivittäiset tunnit | Odotettu päivittäinen tuntimäärä päivittyy tämän työsopimuksen ajalta. Tämä muutos vaikuttaa käyttäjän liukumasaldoon sekä resurssiallokaatioihin. |
| Liukumasaldon päiväraja | Liukumasaldon päiväraja päivittyy tämän työsopimuksen ajalta. Tämä muutos vaikuttaa työntekijän liukumasaldoon. |
| Sopimuksen aloituspäivä | Sopimuksen aloituspäivä päivittyy tälle sopimukselle. Tämä muutos vaikuttaa käyttäjän liukumasaldoon sekä resurssiallokaatioihin. |
- Siirry Asetukset > Käyttäjien hallinta.
- Klikkaa työntekijän nimestä, jonka sopimusta sinun täytyy muuttaa, niin pääset hänen profiiliin.
- Siirry profiilin kohtaan Työntekijän asetukset > Työsopimukset.
- Klikkaa Uusi työsopimus.
- Syötä uuden sopimuksen tiedot.
- Valitse säilytetäänkö liukumatunnit edellisestä työsopimuksesta. Huomioithan, että mikäli nollaatte liukumalaskennan uuden sopimuksen luonnin yhteydessä, ei tätä toimintoa voi peruuttaa sopimuksen tallentamisen jälkeen.
- Klikkaa Tallenna.
- Luotuasi uuden työsopimuksen käyttäjälle, jolla on liukumalaskenta käytössä, laske käyttäjän liukuma uudelleen.
Mikäli esimerkiksi yrityksesi laskutustiedot tai käyttäjälisenssien tarve muuttuu vuoden vaihteessa, voit hallita näitä muutoksia Tilaus sivulla.
Käyttäjälisenssien määrän tarkistus ja tarvittavat muutokset on tärkeää tehdä ennen kuin uusi laskutuskausi vaihtuu. Tarkistaaksesi tilauksesi tietoja ja tehdäksesi muutoksia, siirry Asetukset > Tilaus.
Tilaus-sivulle pääsy vaatii Pääkäyttäjän oikeudet Muokkaa asetuksia ja hallinnoi tilausta ja ominaisuuksia. Katso tarkemmat ohjeet tilauksen hallintaan täältä: Tilaus.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback