Årsskiftet är en hektisk tid för projektverksamhet. Mitt i bokslut och sista faktureringar är det viktigt att också komma ihåg systemnivå rutiner som säkerställer datakvaliteten från början av det nya året.
För att övergången till det nya året ska gå så smidigt som möjligt i er organisation, har vi sammanställt de viktigaste åtgärderna för Severas huvudadministratörer och projektledare.
Med denna checklista säkerställer du att tidregistreringar, semesterdagar och prislistor är uppdaterade, och att det inte uppstår överraskningar i rapporteringen i januari. Ta denna lista till hjälp och få rutinerna i ordning innan semestern!
Använd rapportgalleriet
Visste du att Severas rapporteringssektion har ett Rapportgalleri med färdiga rapportmallar? Du kan använda dessa färdiga mallar och anpassa dem efter dina behov genom att justera filter eller värden. Gå till rapportgalleriet från den vänstra sidonavigationens meny Rapporter > Rapportgalleri:
- Öppna den rapport du vill ha, rapporterna är indelade i olika kategorier
- Klicka på rapportens namn för att öppna den i rapportvyn
- Justera filter och rapportens kolumner, dvs. värden, från den högra sidan av vyn
- Kom ihåg att spara rapporten till dig själv, eller även till önskade användarprofiler, genom att klicka på Spara som -knappen högst upp i rapporten
- Ladda vid behov ner rapporten i Excel- eller CSV-format från Severa genom att klicka på nedladdningsikonen högst upp i rapporten
Uppdatera resekostnadsregister
När det sker ändringar i resekostnader, som körsträcka och traktamente, måste du lägga till de nya resekostnadstyperna i resekostnadsregistret och uppdatera befintliga priser manuellt. Genomför ändringen efter att alla resekostnader för det gångna året har registrerats.
- Gå till Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper
- Inaktivera alla gamla resekostnadstyper så att användarna inte av misstag registrerar kostnader med fel resekostnadstyp
- Uppdatera befintliga och aktiva resekostnadspriser och lägg till nya resekostnadstyper vid behov under Lägg till resekostnadstyp
Kontrollera och uppdatera prislistor
Innan du uppdaterar prissättningen, se till att alla poster (arbetstimmar, avgifter eller resekostnader) som ska faktureras med aktuella priser har fakturerats till kunden eller redan finns på fakturor och väntar på att bli fakturerade (Fakturautkast). På så sätt påverkar inte prisuppdateringen dessa poster.
Om du använder tillägget Avancerad prissättning, se detaljerade instruktioner om hur du uppdaterar prissättningen här: Hur uppdaterar jag prislistan?
Du kan uppdatera prislistorna i Inställningar (organisationsnivå) och direkt på projekt (projektspecifika prislistor). Uppdatera de nuvarande priserna med de nya. Ny prissättning träder i kraft omedelbart efter att ändringarna har sparats.
Du kan också skapa en ny prislista med nya priser. Kom i så fall ihåg att ändra prissättningen i berörda projekt.
Översikt över anställda
Vid årsskiftet är det bra att också göra en översikt över de viktigaste uppgifterna för anställda, såsom arbetskontrakt och flextidsberäkning. Se nedan för detaljerade instruktioner för att kontrollera uppgifterna och säkerställ en smidig övergång även för arbetskontrakt och anställdas registreringar.
Kontrollera flextidsberäkningens status
Beroende på företagets interna riktlinjer och instruktioner, vill du kanske att flextidsberäkningen nollställs vid årsskiftet. Detta kan göras under inställningar genom att redigera startdatum för flextidsberäkningen.
Innan du nollställer flextidsberäkningen, rekommenderas det att rapportera flextidssaldon via Användare-rapporten.
Det är möjligt att justera användarens flextid manuellt via Användarhantering. Du kan antingen lägga till flextid för användaren genom flextidsjustering, eller vid behov minska flextiden med ett negativt belopp.
- Gå till Inställningar > Tid & utlägg > Flextidsberäkning > Startdatum för flextidsberäkning
- Ange ett nytt datum från vilket flextidsberäkningen börjar
- Efter att ha ändrat datumet måste du räkna om flextiden för alla anställda
När till exempel den anställdes dagliga arbetstid ändras, behöver du skapa ett nytt arbetskontrakt för den anställde med det nya antalet timmar. När du skapar ett nytt arbetskontrakt kan du antingen behålla flextiden från det tidigare kontraktet eller starta om beräkningen av flextid från noll.
Ändringar som kräver att ett nytt arbetskontrakt skapas för att förhindra att uppgifterna ändras retroaktivt listas nedan.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kostnad/timme | Alla befintliga arbetstimmar som ingår i detta arbetskontrakt, inklusive godkända och fakturerade timmar, kommer att uppdateras med ny kostnad per timme. Detta innebär att projektets marginal kommer att förändras. |
| Dagliga timmar | Förväntade dagliga timmar kommer att uppdateras för arbetskontraktets period. Den anställdes befintliga flextid och resursallokeringar kommer att påverkas. |
| Maxtak för daglig flextid | Maxtak för daglig flextid kommer att uppdateras för arbetskontraktets period. Den anställdes befintliga flextid kommer att påverkas. |
| Arbetskontraktets startdatum | Startdatum för arbetskontraktet kommer att uppdateras. Den anställdes befintliga flextid och resursallokeringar kommer att påverkas. |
- Gå till Inställningar > Användarhantering
- Klicka på den anställdes namn vars kontrakt du behöver ändra för att komma till hans profil
- Navigera till profilens avsnitt Användarinställningar > Arbetskontrakt
- Klicka på Nytt arbetskontrakt
- Ange detaljer för det nya kontraktet
- Välj om flextiden ska sparas från det tidigare arbetskontraktet. Observera att nollställning av saldot inte kan återställas efter att kontraktet har sparats.
- Klicka på Spara
- Efter att du har skapat ett nytt arbetskontrakt för en användare med flextidsberäkning, räkna om användarens flextid genom att klicka på Beräkna flextid igen i användarens profil
Vid årsskiftet är det viktigt att också granska företagets Severa-prenumeration. Om till exempel ditt företags faktureringsinformation eller behovet av användarlicenser ändras vid årsskiftet, kan du hantera dessa ändringar på sidan Prenumeration.
Det är viktigt att se över behovet av användarlicenser innan den nya faktureringsperioden börjar. För att komma igång med ändringar gå till Inställningar > Prenumeration.
För att få tillgång till prenumerationen behöver du ha Administratör-behörigheter Redigera inställningar och hantera licensprenumerationen och tjänster. Läs mer detaljerade instruktioner för prenumerationssidan här: Prenumeration.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback