Fakturor och kreditfakturor skapas i Severa och sätts i en specifik fakturastatus varifrån de automatiskt överförs till Maventa och skickas till kunderna antingen som elektroniska fakturor, e-post eller via utskriftstjänst. Integrationen söker efter fakturor som ska överföras var femte minut.
Integrationen ger möjlighet att skicka PDF-fakturan tillsammans med fakturadatan. Det innebär att du kan använda fakturaspecifikationen och lägga till andra bilagor, och dessa levereras sedan till din kund.
Det finns ingen automatisk uppföljning av genomförda betalningar. Fakturor kommer att behålla den status som ställts in av integrationen, men kan sedan manuellt ändras till betalda när kunden gör betalningen.
Skickar ditt företag fakturor till flera kunder med samma e-fakturaadress, till exempel fastighetsförvaltningsbolag? Du kan nu separera företagen genom att fylla i fältet Organisationsenhetens nummer under inställningar på kundkortet.
Integration använder valutor baserade på Finvoice 3.0. standard som är ISO-4217. Det betyder att valutasymbolen kan vara olika i båda systemen.
| Värde per enhet | Severa | Maventa |
|---|---|---|
| EURO | EUR | € |
| Norsk krona | NOK | Kr |
| Svensk krona | SEK | Kr |
Det finns en viss logik och ordning i vilken sändningskanal som väljs:
- Första prioritet är alltid elektronisk faktura.
- Om inga elektroniska fakturaadresser hittas för kunden, kontrollerar Maventa om e-postadress angetts för att skicka fakturan som PDF till kundens e-postadress. E-post anges till kundkortets Kunduppgifter -avsnitt.
- Om det inte heller finns någon e-postadress så är det sista alternativet att skicka fakturan via utskriftstjänst som vanlig pappersfaktura.
Varje land har sitt eget officiella register som innehåller information om vilka företag som kan skicka och ta emot e-fakturor. I Severa är det möjligt att ange kundens elektroniska fakturaadress och operatörskod direkt i kundinformationen. Dessa används sedan för att leverera fakturan. Om ingen e-fakturaadress anges för kunden, kommer Maventa automatiskt att söka från det officiella företagsregistret om kunden kan ta emot e-fakturor och skickar faktura till e-fakturaadressen som finns i registret.
Fakturor kan även skickas som PDF till angiven e-postadress, om kunden inte kan ta emot elektroniska fakturor. Det finns en inställning i båda systemen för att kontrollera om fakturor kan skickas som e-post. När möjligheten att skicka som e-post är aktiverad är e-postadressen som fakturor skickas till kundens e-postadress.
Om du vill tvinga att kundens faktura ska skickas via e-post måste du ersätta kundens Elektronisk adress och Nätverk/Operatör med ordet EMAIL. Då kommer fakturan att skickas till mottagaren i fråga via e-post, även om sändningslogiken hittar en giltig e-fakturaadress för kunden.
Utskriftstjänsten levererar fakturor via utskrift och posttjänst, till mottagare som inte kan ta emot elektroniska fakturor eller fakturor via e-post. Faktura skickas till mottagarens adress som anges på fakturan.
Om du vill tvinga att kundens faktura ska skickas via utskriftstjänst måste du ersätta kundens Elektronisk adress och Nätverk/Operatör med ordet PRINT. Då kommer fakturan att skickas till mottagaren i fråga via post, även om sändningslogiken hittar en giltig e-fakturaadress för kunden.
Det finns några inställningar som måste kontrolleras innan du aktiverar integrationen.
När du ställer in integrationen ombeds du att välja tre fakturastatusar:
- Status för fakturor som ska överföras,
- Status på fakturor efter överföring och
- Status på fakturor vid fel.
För att skapa dessa nya statusar, gå till Inställningar > Fakturering > Fakturastatusar och lägg till nya statusar med följande inställningar:
| Namn på fakturastatus | Ej redigerbar | Kundnummer | Skickad | Betalad |
|---|---|---|---|---|
| Till exempel, Integrationsfel (Status på fakturor vid fel) |
||||
| Till exempel, Överför till AutoInvoice (Status på fakturor som ska överföras) |
x | x | ||
| Till exempel, Skickad till AutoInvoice (Status på fakturor efter överföring) |
x | x | x |
Företagets bankkontouppgifter skickas tillsammans med fakturan och måste anges i IBAN-format.
I Severa, gå till Inställningar > Organisation > Företagsinställningar > Bankuppgifter.
Kontrollera att bankkontonumret är i IBAN-format och att korrekt BIC/SWIFT anges. Om du är osäker på rätt format kan du kontrollera det från din bank.
Företag som använder tillägget Organisationshierarki: Om några av avdelningarna faktiskt är egna organisationer måste varje företag som fungerar som fakturaavsändare ha sina egna bankuppgifter. Ange bankkontouppgifter för företaget och välj rätt organisation från listan över avdelningarna.
För att kunna skicka e-faktura måste företagets e-fakturaadress och operatörskod anges i Inställningar.
E-fakturaadress och operatör kan också ställas in för kunder men dessa kan också lämnas tomma för att Maventa ska kontrollera adresserna från det officiella registret.
Om e-fakturaadress och operatör inte är ifyllt för kunden i Severa, så är det mycket viktigt att verifiera att kunden har korrekt momsregistreringsnummer angett, eftersom det används för att kontrollera om kunden har e-fakturaadress i registret.
- I Maventa, gå till Inställningar > Ta emot fakturor och kontrollera företagets e-fakturadress och operatörskod.
- I Severa, gå till Inställningar > Organisation > Företagsinställningar.
Kopiera e-fakturaadressen och operatörskod från Maventa till Severa och kontrollera att företagets momsregistreringsnummer och adress är korrekt inställda.
Företag som använder tillägget Organisationshierarki: Om någon av Avdelningarna faktiskt är egna organisationer måste varje företag som fungerar som fakturaavsändare göra inställningar på samma sätt som ovan, men separat för varje företag. Öppna Avdelningar och ange e-fakturaadress och operatör för varje bolag och verifiera att momsregistreringsnummer är korrekt angivet för varje bolag.
Om du inte är säker på om en kund använder e-faktura kan du göra en sökning i ditt lands officiella register.
E-fakturaadress och operatörskod anges från fliken Kundinställningar på varje kund. När du uppdaterar informationen, kontrollera att din kunds momsregistreringsnummer och adress är korrekt inställda. Kunden måste ha minst en fysisk adress (adress, postnummer, stad och land är obligatoriska fält).
Efter att ha kontrollerat de initiala inställningarna kan du fortsätta med att aktivera integrationen.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback