Facturen en creditfacturen worden in Severa aangemaakt en krijgen een specifieke factuurstatus waardoor zij automatisch naar Maventa worden overgebracht. Maventa verzendt de facturen vervolgens naar uw relaties. Dit kan als elektronische factuur, per e-mail of via de printservice. De integratie zoekt elke 5 minuten naar facturen die moeten worden overgebracht.
De integratie biedt de mogelijkheid om samen met de factuurgegevens ook de pdf van de factuur uit Severa mee te sturen. Dit betekent dat u voor uw relatie de factuurspecificatie en andere bijlagen kunt toevoegen.
Het wordt niet automatisch bijgehouden of de factuur al dan niet wordt betaald. De facturen in Severa behouden de status die door de integratie wordt gegeven, maar kunnen handmatig op 'betaald' worden gezet wanneer uw relatie de factuur heeft betaald.
Verstuurt uw bedrijf facturen naar meerdere klanten met hetzelfde e-factuuradres, bijvoorbeeld vastgoedbeheerders? U kunt de bedrijven nu scheiden door het veld Nummer van organisatieonderdeel in de instellingen voor de klantgegevens in te voeren.
De valuta die in de integratie worden gebruikt, zijn gebaseerd op de Finvoice 3.0- standaard, namelijk ISO-4217. standaard, namelijk ISO-4217. De valuta die in de integratie worden gebruikt, zijn gebaseerd op de Finvoice 3.0- standaard, namelijk ISO-4217. standaard, namelijk ISO-4217. standaard, namelijk ISO-4217. Dit betekent dat het valutasymbool in Severa anders kan zijn dan in Maventa/AutoInvoice.
| Valuta | Severa | Maventa |
|---|---|---|
| EURO | EUR | € |
| Noorse kroon | NOK | Kr |
| Zweedse kroon | SEK | Kr |
Er zit een bepaalde logica en rangorde in de manier waarop de verzendwijzen worden gekozen:
- Prioriteit nummer één is de elektronische factuur.
- Als er voor de klant geen e-factuuradres kan worden gevonden, dan controleert Maventa of er een e-mailadres is ingevoerd, zodat de factuur als pdf naar het e-mailadres van de klant kan worden verzonden. Het e-mailadres is in het gedeelte Klantgegevens van de klantgegevens ingevoerd.
- Als er ook geen e-mailadres wordt aangetroffen, dan komt de allerlaatste optie in beeld, namelijk om de factuur via de printservice als papieren factuur per post te verzenden.
Elk land heeft zijn eigen officiële register waarin staat welke bedrijven elektronische facturen (ook wel e-facturen of e-invoices genoemd) kunnen verzenden en ontvangen. In Severa is het mogelijk om het e-factuuradres van de klant en de code van de e-factuurprovider rechtstreeks in de klantgegevens in te voeren. Als er voor een account in Severa geen e-factuuradres is ingevoerd, dan zoekt Maventa automatisch in het officiële register of de klant e-facturen kan ontvangen en verzendt de factuur naar het e-factuuradres dat in het register is gevonden.
Maventa/AutoInvoice kan een factuur ook als pdf-bijlage naar het ingevoerde e-mailadres verzenden als de klant geen e-facturen kan ontvangen. Zowel in Severa als in AutoInvoice bevindt zich een instelling waarmee u vastlegt of facturen als e-mails mogen worden verzonden. Wanneer het verzenden per e-mail is ingeschakeld, dan worden facturen naar het e-mailadres van de klant verzonden.
Als u wilt dat de factuur altijd per e-mail naar de klant wordt verzonden, dan moet u bij de klant het woord EMAIL invoeren in E-factuuradres en Code e-factuurprovider. Op die manier wordt de factuur per e-mail naar de desbetreffende ontvanger verstuurd, zelfs als de verzendingssoftware een geldig e-factuuradres voor de klant vindt.
De printservice bezorgt facturen door ze af te drukken en per post te verzenden aan ontvangers die facturen niet elektronisch of per e-mail kunnen ontvangen. De factuur wordt verzonden naar het adres van de ontvanger dat op de factuur staat.
Als u wilt dat de factuur altijd per post naar de klant wordt verzonden, dan moet u bij de klant het woord PRINT invoeren in E-factuuradres en Code e-factuurprovider. Op die manier wordt de factuur per post naar de desbetreffende ontvanger verstuurd, zelfs als de verzendingssoftware een geldig e-factuuradres voor de klant vindt.
Er zijn enkele instellingen in Severa die u moet controleren voordat u de integratie met Maventa/AutoInvoice inschakelt.
Tijdens het invoeren van de instellingen voor de integratie wordt u gevraagd drie factuurstatussen te selecteren:
- Status van over te brengen facturen
- Factuurstatus na overdracht
- Status van facturen na fout
Om deze nieuwe statussen aan te maken, gaat u naar Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen en voegt u de nieuwe statussen met de volgende factuurinstellingen toe:
| Naam factuurstatus | Niet bewerkbaar | Factuurnummer | Verzonden | Betaald |
|---|---|---|---|---|
| Bijvoorbeeld, Integratiefouten (factuurstatus na fout) |
||||
| Voorbeeld: Overbrengen naar Maventa (Status van over te brengen facturen) |
x | x | ||
| Voorbeeld: Verzenden naar Maventa (Factuurstatus na overdracht) |
x | x | x |
Tegelijk met de factuur worden de bankrekeninggegevens van het bedrijf verzonden. Het bankrekeningnummer moet het IBAN-formaat hebben.
Ga in Severa naar Instellingen > Organisatie > Bedrijfsinstellingen > Bankrekeningen.
Controleer of het bankrekeningnummer het IBAN-formaat heeft en of de correcte BIC/SWIFT-code is ingevoerd. Als u niet zeker weet wat het correcte formaat is, dan kunt u deze informatie bij uw bank opvragen.
Bedrijven die gebruikmaken van de add-on Organisatiehiërarchie: Als sommige afdelingen eigenlijk zelfstandige organisaties zijn, dan moet elk bedrijf dat zelf facturen verzendt, zijn eigen bankrekeninggegevens vastleggen. Voer de bankrekeninggegevens voor het bedrijf in en selecteer de juiste organisatie in de lijst met afdelingen.
Om e-facturen (elektronische facturen) te kunnen verzenden, moet uw eigen e-factuuradres en de code van uw e-factuurprovider in de Instellingen worden ingevoerd.
De e-factuuradressen en providers van klanten kunnen ook worden vastgelegd, maar kunnen ook leeg worden gelaten. In dat geval zoekt Maventa deze adressen in het officiële register op.
Als het e-factuuradres en de provider van een klant niet in Severa zijn vastgelegd, dan is het erg belangrijk om te controleren of btw-nummer van die klant correct is ingevoerd, omdat daarmee wordt gecontroleerd of er een e-factuuradres van de klant in het register aanwezig is.
- Ga in Maventa naar Instellingen > Inkomende facturen om het e-factuuradres en de code van de provider op te zoeken.
- Ga in Severa naar Instellingen > Organisatie > Bedrijfsinstellingen.
Kopieer het e-factuuradres en de code van de provider uit Maventa naar Severa en controleer of het btw-nummer en het adres van uw bedrijf correct zijn ingevoerd.
Bedrijven die gebruikmaken van de add-on Organisatiehiërarchie: Als sommige afdelingen eigenlijk zelfstandige organisaties zijn, dan moet elk bedrijf dat zelf facturen verzendt, zijn eigen e-factuuradres vastleggen. Open Afdelingen en voer voor elk bedrijf het e-factuuradres en de provider in en controleer of het btw-nummer en het adres voor elk bedrijf correct zijn ingevoerd.
Als u niet zeker weet of een klant gebruikmaakt van elektronische facturatie, dan kunt u dit opzoeken in het officiële register van uw land of gebruikmaken van Adressen zoeken in Maventa/AutoInvoice.
Het e-factuuradres en de code van de provider legt u vast op het tabblad Klantinstellingen van een klant. Wanneer u de gegevens bijwerkt, controleert u of het btw-nummer en het adres correct zijn ingevoerd. De klant moet minstens één fysiek adres hebben (Adres, Postcode, Plaats en Land zijn verplichte velden).
Nadat u de initiële instellingen hebt gecontroleerd, kunt u de integratie inschakelen.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen