Beschrijving
Integreer Visma Business en Severa om werknemers, klanten, projecten, werkuren, facturen en kosten tussen de systemen te verplaatsen. Beheer uw projecten in Severa en maak factuurconcepten die naar Visma Business worden verzonden voor levering aan klanten en opslag in de boekhouding. Ook inkoopfacturen kunnen vanuit Visma Business naar Severa worden geïmporteerd als projectkosten.
Er zijn hoofdinstellingen die bepalen in welk systeem de gegevens worden bijgewerkt. Dit betekent dat nieuwe informatie aan beide systemen kan worden toegevoegd, maar updates worden alleen vanuit het "master"-systeem overgedragen. Meestal is bijvoorbeeld Severa het hoofdsysteem voor projecten, terwijl Visma Business het hoofdsysteem is voor producten.
Welke gegevens worden geïntegreerd en hoe
Eenheden
Business units/afdelingen worden gebruikt voor rapportagedoeleinden. Elke gebruiker, project en factuur is gekoppeld aan een eenheid, wat betekent dat de bedrijfsrapportage vanuit veel verschillende perspectieven kan worden gedaan.
Severa's business units zijn gekoppeld aan de afdelingen in Visma Business voor de geselecteerde organisatie-eenheid. Business units worden in beide richtingen geïntegreerd, van Severa naar Visma Business en vice versa. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde eenheden worden overgedragen. Bestaande business units worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer/code.
Werknemers
Severa-gebruikers worden gekoppeld als werknemers in Visma Business. Alle Severa-gebruikers worden naar Visma Business overgedragen, en van Visma Business worden die werknemers naar Severa overgedragen die een e-mailadres hebben. Bestaande gebruikers worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer/code.
Productregister
Severa's producten, reiskosten en werktypes zijn gekoppeld aan het productregister van Visma Business. Producten worden in beide richtingen geïntegreerd, van Severa naar Visma Business en vice versa, maar de integratie heeft een hoofdinstelling die bepaalt in welk systeem de updates worden gedaan. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde producten worden overgedragen. Bestaande producten worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer/code.
Klanten
Facturen en projecten worden voor klanten aangemaakt, en de integratie helpt ook om de contactgegevens up-to-date te houden. Severa's klanten worden gekoppeld als klanten in Visma Business. Alleen die klanten met projecten in de Gewonnen status worden van Severa naar Visma Business overgedragen, terwijl alle klanten van Visma Business naar Severa worden overgedragen. Adressen en contactpersonen worden ook met de klanten overgedragen.
In Visma Business kan een klant slechts één factuuradres hebben, dus als een klant meerdere adressen heeft in Severa, worden de andere adressen als afleveradressen naar Visma Business overgedragen. Het is belangrijk om te weten dat Visma Business altijd de klantnummering bepaalt, dus voordat de integratie begint, als er klanten in beide systemen zijn, moeten ze worden gecontroleerd zodat dezelfde klanten dezelfde nummers in beide systemen hebben. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde klanten worden overgedragen. Bestaande klanten worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer.
Projecten
Projecten worden beheerd in Severa en gebruikt voor rapportagedoeleinden in Visma Business. Elke factuur en kostenpost is gekoppeld aan een project, en werknemers rapporteren uren en reizen voor projecten.
Severa's projecten zijn gekoppeld aan de projecten in Visma Business voor de geselecteerde organisatie-eenheid. Alleen die projecten met een Gewonnen verkoopstatus worden van Severa naar Visma Business overgedragen. Projecten worden in beide richtingen geïntegreerd, van Severa naar Visma Business en vice versa, maar de integratie heeft een hoofdinstelling die bepaalt in welk systeem de updates worden gedaan. In Visma Business is er een mogelijkheid om te voorkomen dat bepaalde projecten worden overgedragen. Bestaande projecten worden gekoppeld op basis van hun naam en nummer. De werkstatus wordt niet gesynchroniseerd (Open/Gesloten).
Werkuren
Werkurenformulieren worden gebruikt voor rapportagedoeleinden in Visma Business. Met de gedetailleerde informatie van elke invoer kunt u bijvoorbeeld de omzet in Visma Business boeken.
Severa's werkuren worden overgedragen naar een van de vrije gegevensvelden in de sectie Variabelen. Alleen goedgekeurde werkuren worden overgedragen. Wanneer de uren worden gefactureerd, worden de uren in Visma Business bijgewerkt met het ordernummer.
Facturen
Factuurconcepten worden aangemaakt in Severa. De integratie verplaatst facturen vanuit de geselecteerde status naar Visma Business als orders. Wanneer de orders in Visma Business zijn omgezet in facturen en naar klanten zijn verzonden, wordt de factuurstatus in Severa bijgewerkt naar Verzonden. Wanneer de klant de factuur betaalt, wordt de factuurstatus in Severa bijgewerkt naar Betaald. Bij de integratie worden geen factuurbijlagen overgedragen.
Inkoopfacturen
Wanneer een inkoopfactuur is gekoppeld aan een project in Visma Business, wordt deze als projectkosten naar Severa overgedragen. U kunt instellen of de inkoopfacturen ook vanuit Severa kunnen worden gefactureerd, of dat ze alleen als projectkosten worden gemarkeerd. Deze kosten worden weergegeven in de sectie Betalingsschema & andere kosten van het project. U kunt beperken dat alleen bepaalde soorten kosten worden overgedragen.
Hoe de integratie te activeren
- Controleer de bestaande gegevens in beide systemen met behulp van de checklist.
- Activeer de Visma Business add-on in Severa onder het tandwielpictogram Abonnement >Integraties > Visma Business.
- Download de integratiesoftware van de ondersteuningswebsite (u moet de versie kiezen die overeenkomt met uw Visma Business-versie).
- Installeer de integratiesoftware op de server waar Visma Business draait.
- Configureer de integratie. Bekijk de video op YouTube over het instellen van de integratie. De video duurt 50 minuten.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen