Inschakelen Maventa/AutoInvoice integratie

Nadat u de initiële instellingen hebt gecontroleerd, kunt u de integratie inschakelen. U kunt de integratie op twee manieren inschakelen, afhankelijk van of u voor uw bedrijf al een account bij Maventa/AutoInvoice hebt aangemaakt of niet.

Bedrijven die gebruikmaken van de add-on Organisatiehiërarchie: Als sommige afdelingen eigenlijk zelfstandige organisaties zijn, dan moet elk bedrijf dat zelf facturen verzendt, de instellingen vastleggen zoals hierboven wordt beschreven, maar wel voor elk bedrijf afzonderlijk. Houd er rekening mee dat de 'API-sleutel van gebruiker' en de 'UUID-sleutel van bedrijf' uit de eigen account voor AutoInvoice moeten worden gekopieerd. Deze instellingen kunnen alleen worden ingevoerd voor afdelingen die als organisaties handelen (zij hebben een eigen btw-nummer).

Ga eerst naar Instellingen > Integraties > Maventa/AutoInvoice en klik op Registreren.

1. Selecteer uw bedrijf en een persoon die de gebruikersaccount bij Maventa/AutoInvoice krijgt.

2. Klik op Registeren om verder te gaan.

3. Als de registratie succesvol is uitgevoerd, dan wordt er een notificatie weergegeven en wordt er een instellingenvenster geopend.

4. In het venster worden de velden voor de API-sleutel van gebruiker en de UUID-sleutel van bedrijf automatisch ingevoerd.

   • Als het veld API-sleutel van gebruiker leeg blijft, dan heeft de persoon die de registratie uitvoert al een account voor Maventa/AutoInvoice, en wordt het veld om veiligheidsredenen niet ingevoerd. De gebruiker moet met zijn of haar gebruikersaccount inloggen bij Maventa/AutoInvoice en vanaf daar de procedure voor de nieuwe organisatie voortzetten. Nadat het document is ondertekend, kunnen de API-sleutel van gebruiker en de UUID-sleutel van bedrijf vanuit Maventa/AutoInvoice naar Severa worden gekopieerd.

5. Klik op Authenticatieverzoek verzenden om een uitnodiging voor het ondertekenen van de authenticatiegoedkeuring naar een persoon in uw bedrijf te verzenden

   • Authenticatiegoedkeurder: Selecteer de persoon die gerechtigd is het contract te ondertekenen.
   • E-mailadres voor authenticatie: Wordt automatisch ingevoerd, maar u mag ook een ander adres invoeren.
   • Taal van de e-mail

6. Klik op E-mail verzenden om de e-mail voor de authenticatie te verzenden

De persoon die als goedkeurder is geselecteerd, ontvangt per e-mail een uitnodiging om het document met sterke authenticatie digitaal te ondertekenen. U kunt het venster met de instellingen voor de integratie sluiten en verdergaan met de configuratie nadat het document is ondertekend of u kunt wachten totdat het document is ondertekend en de status handmatig bijwerken door op Verversen te klikken.

Pas nadat de authenticatie is geslaagd, kunnen de overige instellingen worden ingevoerd.

Ga eerst naar Instellingen > Integraties > Maventa/AutoInvoice en klik op de naan van uw bedrijf in het gedeelte Bedrijven die al bij Maventa/AutoInvoice zijn geregistreerd.

Eerst moet u zich authenticeren door de API-sleutel van gebruiker en de** UUID-sleutel van bedrijf** uit de instellingen van uw bedrijf voor Maventa/AutoInvoice in te voeren. Nadat de geldigheid van deze gegevens is vastgesteld, wordt er automatisch een authenticatieverzoek verzonden.

Als u de integratie al eerder in Severa hebt gebruikt, dan worden de API-sleutel van gebruiker en de UUID-sleutel van bedrijf automatisch ingevoerd.

• Schakel deze optie in als u de pdf van de factuur uit Severa samen met de factuurgegevens naar Maventa/AutoInvoice wilt verzenden. Dit betekent dat de klant de gehele factuur met alle bijlagen zal ontvangen en de factuur zal kunnen zien zoals u die ook in Severa ziet.
• Schakel deze optie uit als u alleen de gegevens van de factuur wilt verzenden, zonder de pdf. Dit betekent dat de klant de factuur zal zien zoals deze op basis van de sjabloon van Maventa/AutoInvoice wordt weergegeven, zonder bijlagen.

Als de factuur via de printservice wordt verzonden, dan moet u in Maventa/AutoInvoice een andere instelling inschakelen om ervoor te zorgen dat de afdruk van de printservice er hetzelfde uitziet als de factuur uit Severa. Ga in Maventa/AutoInvoice naar Instellingen > Factuurverzendinstellingen > Via printservice en schakel Eigen PDF's voor printservice gebruiken in.

In dat geval zal Maventa/AutoInvoice ook een voorblad met het adres van de klant afdrukken. Facturen zullen dus altijd uit minstens twee pagina's bestaan. Alle pagina's worden in rekening gebracht.

• Schakel deze optie in als het e-mailadres van de klant (Klantgegevens > Contactinformatie > E-mail in het gedeelte Contactinformatie) met de factuur wordt meegestuurd. Klanten die geen adres voor elektronische facturen hebben, ontvangen de factuur dan op dit e-mailadres.
• Schakel deze optie uit als facturen naar een printservice moeten gaan wanneer een klant geen elektronische facturen kan ontvangen.

• Voer hier een e-mailadres in als u een e-mail wilt ontvangen wanneer een factuur niet vanuit Severa kan worden overgedragen.

• Selecteer de status die al eerder was aangemaakt. Alle facturen met deze status worden automatisch naar Maventa/AutoInvoice verzonden.

• Selecteer de status die al eerder was aangemaakt. Facturen krijgen deze status nadat zij succesvol naar Maventa/AutoInvoice zijn verzonden.

• Selecteer de status die al eerder was aangemaakt. Facturen krijgen deze status als zij om een of andere reden niet automatisch kunnen worden verzonden.

Nadat u alle instellingen hebt vastgelegd, is de integratie klaar voor gebruik. Schakel de integratie met de wisselknop rechtsboven in.

Als de foutmelding "Status of the invoices to be transferred can not be sent" ("Status van over te dragen facturen kan niet worden verzonden") na het inschakelen van de integratie met de wisselknop wordt weergegeven, controleer dan de factuurstatussen van uw bedrijf bij Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen. Als voor de status die als Status van over te brengen facturen is geselecteerd, de stand Verzonden is geselecteerd, dan verwijdert u deze en slaat u de instellingen op. Daarna kunt u de integratie inschakelen.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen