Procountor

Severa-Procountor integrasjon gjør det mulig å overføre salgsfakturaer, reiserefusjoner og kjøpsfakturaer tidsbestemt og automatisk fra ett system til et annet. Integrasjonen henter fakturaer automatisk for overføring hvert 10. minutt. Integrasjonen henter fakturaer for overføring fra den angitte fakturastatusen. I tillegg overføres prosjekter, kostnadssentre og avdelinger automatisk som dimensjonsdata. Kjøpsfakturaer kan importeres fra Procountor til Severa som prosjektkostnader.

Integrasjonen er støttet i Finland og Sverige.

• Selskapet må ha en avtale med Procountor for bruk av Procountor og integrasjonen.
• Hvis selskapet har brukt den gamle Procountor-integrasjonen, må det si opp den gamle integrasjonsforbindelsen ved å kontakte Procountors kundeservice når det byttes til den nye integrasjonen.
• Reiserefusjoner kan opprettes og overføres hvis Reiserefusjoner-tillegget er aktivert i Severa (inkludert i Severas Business, Platinum og Enterprise versjoner).
• Severas fakturanummerering kan ikke brukes i Procountor. Fakturanummereringen bestemmes alltid i Procountor. Severas fakturanummer kan hentes fra Procountors Opprinnelig fakturanummer-felt. Denne informasjonen vises ikke på kundens faktura.
• Fakturaens avsenderinformasjon kommer fra Procountors organisasjonsinformasjon.

Integrasjonen er tilgjengelig i Severas Business, Platinum og Enterprise versjoner.

Kunderegisteret overføres med salgsfakturaene fra Severa til Procountor. Kundedata overføres til Procountors kunderegister når den første salgsfakturaen opprettes og overføres til Procountor.

Kunden må ha et Mva-nummer og kundenummer, da disse dataene brukes til å koble til forretningspartnere i Procountors register. Mva-nummeret og kundenummeret må samsvare mellom systemene for at fakturaene skal tilordnes riktig kunde i Procountor, og for å unngå dupliserte kunder.

Nedenfor er grunnprinsippene for tilordning av faktureringsinformasjon i forretningspartnerregisteret:

1. Hvis Severas fakturadata inneholder samme Mva-nummer og kundenummer som Procountors forretningspartnerregister, tilordnes det til denne forretningspartneren.
2. Hvis samme Mva-nummer finnes i Procountor, men med et annet kundenummer, gjøres ingen tilordning, og en ny forretningspartner opprettes i Procountor om nødvendig.
3. Hvis Procountor har samme kundenummer med et annet Mva-nummer, gjøres ingen tilordning, og en feilmelding vises i overføringsloggen.

Produktregisteret overføres med salgsfakturaene fra Severa til Procountor. Produktene overføres til Procountors produktregister når den første salgsfakturaen opprettes og overføres til Procountor.

Severas jobbtyper og produktkoder må samsvare med Procountors produktregister. Også for reisekostnader må kodene samsvare i begge systemene. Reisekostnadskoder endres årlig, og nye koder kan sjekkes i Procountor.

Produkter uten kode overføres med standardkoden angitt i innstillingene. Standardkoden må også finnes i Procountors produktregister.

Prosjekter, kostnadssentre og avdelinger overføres automatisk fra Severa til Procountor til dimensjonene angitt i integrasjonsinnstillingene. Hvis dimensjonsnavnet er lukket eller deaktivert, oppdateres statusen i Procountor.

Prosjektnavnet i Severa må ikke inneholde spesialtegn for at dataene skal overføres riktig til Procountor.

Fakturaer og reiserefusjoner overføres automatisk fra Severa til Procountor fra den angitte fakturastatusen i innstillingene. Fakturastatusen som integrasjonen henter fakturaer for overføring fra, angis i Severas integrasjonsinnstillinger.

Kjøpsfakturaer importeres til Severa etter at de er dimensjonert til prosjekter i Procountor og når statusen er Godkjent, Venter på overføring til bank, Overført til bank, Delvis betalt, Betalt eller Betalt andre steder.

Reiserefusjonens vedlegg (reiserefusjon + alle vedlegg som én fil) overføres med integrasjonen.

For salgsfakturaer kan du velge om du vil overføre:

• PDF-fil med vedlegg,
• fakturaens detaljering, som overfører vedlegg uten Severas faktura-PDF-bilde,
• eller vedlegg kan også velges å ikke overføres.

Hvis vedleggsoverføring ikke er valgt, overføres vedlegget bare hvis fakturaen har vedlegg og fakturaradgruppering er aktivert. Vedlegg overføres både med nett- og papirfakturaer.

Vedlegg til salgs- og reiserefusjoner må være i GIF-, JPEG- eller PDF-format. Filnavnet må ikke inneholde spesialtegn. Maksimal størrelse på vedlegg er 10 MB.

Først må du tillate bruk av API:

1. Logg inn i Procountor
2. Gå til Administrasjon > Firmaopplysninger > Bruksinnstillinger > Tillat bruk av fakturerbare grensesnitt
3. Legg til en ny teknisk API-bruker fra Administrasjon > Brukere og rettigheter > Legg til ny bruker.
   1. Navngi brukeren for eksempel slik: fornavn er firmanavnet ditt, etternavn er programvarens navn (Severa).
   2. E-postadresse er obligatorisk. Bruk for eksempel din egen e-post, men vi anbefaler å begrense mottak av e-postvarsler i Procountors innstillinger.
4. Rediger API-brukerens rettigheter fra Administrasjon > Brukere og rettigheter. Gå gjennom hver rettighetsseksjon og angi Alle rettigheter for hver seksjon.
5. For å sikre riktig tilgang, aktiver Tillat kun M2M API-pålogging. Dette sikrer at integrasjonsgrensesnittet har begrensede rettigheter som er adskilt fra brukergrensesnittet.

Deretter må du opprette en API-nøkkel:

1. Gå til API-nøkkelsiden via Basisinformasjon-menyen øverst til høyre.
2. Klikk Ny API-nøkkel og opprett en ny API-nøkkel.
3. Skriv inn Klient id feltet: VismaSeveraClient
4. Velg Opprett. Etter lagring av dataene er en ny integrasjonsspesifikk nøkkel opprettet og vises i brukergrensesnittet.
5. Kopier API-nøkkelen til utklippstavlen.
6. Lim inn den kopierte API-nøkkelen i Severas integrasjonsinnstillinger under tannhjulikonet > Innstillinger > Integrasjoner > Procountor > Generelt > API-nøkkel.
7. Klikk Lagre.

Hovedbrukeren kan opprette en API-nøkkel for en annen bruker i den valgte organisasjonen hvis brukerens rettigheter er tilstrekkelige. Dette muliggjør opprettelse av en teknisk API-bruker som har tilgang til grensesnittet, men ikke tilgang til brukergrensesnittet.

1. Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Organisasjon > Kontooversikt.

   • Legg til salgskontoene som brukes i Procountor til Severa.
   • Angi alle salgskontoer som er i bruk.
   • Du kan angi salgskontoer som brukes separat for arbeidstimer, reisekostnader og produkter.
   • Skriv inn salgskontoens navn og nummer. Salgskontoens nummer må samsvare med Procountors data.

2. Legg til produktene som er i bruk og sjekk at produktene finnes i begge systemene. Samme kode kan brukes for alle produkter hvis ønskelig. Hvis samme kode brukes, kan du hoppe over de følgende punktene og gå til tredje trinn i aktivering av innstillinger i Severa. Produktene overføres i dette tilfellet til Procountor med standardkoden.

   • Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister > Generelle produkter.
   • Legg til et nytt produkt eller rediger eksisterende.
   • Skriv inn en kode for produktet og velg salgskontoen som skal brukes (du kan også angi andre opplysninger for produktet hvis ønskelig). Koden må samsvare med Procountors produktkode.
   • Angi alle produkter som er i bruk.

3. Rediger/legg til jobbtyper som brukes i Severa og jobbtypekoder som samsvarer med Procountors produkter. Jobbtyper sikrer at timene på fakturaen tilordnes Procountors produktregister.

   • Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister > Jobbtyper.
   • Legg til koder for alle jobbtyper som brukes i Severa og tilordne dem som produkter i Procountor.

4. Rediger/legg til reisekostnader som brukes i Severa som samsvarer med Procountors register for reiseutgifter. Severas reisekostnadskoder må være de samme som i Procountor. Kodene endres årlig i Procountor, og selskapets hovedbruker må oppdatere dataene til Severa.

   • Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister > Reiseutgiftstyper.
   • Legg til koder for alle reisekostnader som brukes i Severa slik at de tilordnes riktig til Procountors register for reiseutgifter.

5. Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Organisasjon > Bankkonto. Klikk på blyantikonet og rediger bankkontonummeret til IBAN-format.

6. Opprett fakturastatusene i Severa som salgsfakturaene hentes fra til Procountor.

   • Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser.
   • Legg til en ny fakturastatus, f.eks. Venter på overføring til Procountor. Velg følgende innstillinger for statusen: Ikke redigerbar, Fakturanummer, Sendt. Du kan også angi denne statusen som standardstatus for kreditnotaer om nødvendig.
   • Når fakturaene overføres til Procountor, endres statusen automatisk i Severa. Du kan legge til en status for dette, f.eks. Overført til Procountor, eller bruke Sendt-statusen til dette formålet.
   • Dra og slipp fakturastatusene i rekkefølge slik at statusen med Betalt-innstillingen forblir under de nye statusene som den siste statusen i prosessen.

7. Hvis Reiserefusjoner-tillegget er aktivert i Severa, fyll ut fødsels-/personnummer og bankkontoinformasjon for hver bruker. Uten personopplysninger kan ikke reiserefusjoner overføres til Procountor. Sørg for at samme fødsels-/personnummer også er angitt i Procountor.

   • Gå til brukeradministrasjon via tannhjulikonet > Innstillinger > Brukeradministrasjon.
   • Åpne brukerens profil ved å klikke på brukerens navn.
   • Legg til brukerens fødsels-/personnummer og bankkontonummer.

8. Opprett reiserefusjonsstatuser i Severa som reiserefusjoner hentes fra til Procountor.

   • Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Timer og kostnader > Reiserefusjoner > Statuser for reiserefusjon.
   • Legg til en ny reiserefusjonsstatus, f.eks. Venter på overføring til Procountor. Velg følgende innstillinger for statusen: Låst og Godkjent. Du kan også bruke den eksisterende Godkjent-statusen.
   • Når reiserefusjoner overføres til Procountor, endres statusen automatisk i Severa. Legg til statusen Overført til Procountor med innstillingene Låst og Godkjent.

1. Gå til innstillingene via tannhjulikonet > Innstillinger > Integrasjoner > Procountor > Innstillinger.

2. Velg Legg til innstillinger og velg ønsket Firma og klikk Lagre.

3. Angi integrasjonens overføringsinnstillinger. Sørg for at API-nøkkelen mottatt fra Procountor er angitt riktig. Integrasjonen aktiveres ikke uten nøkkelen. Hvis API-nøkkelen er riktig, kan du se alle eksisterende Procountor-dimensjoner og velge de nødvendige dimensjonene.

4. Fortsett med å fylle ut de generelle overføringsinnstillingene og sørg for at alle nødvendige felt er fylt ut:

   • Velg om kunder skal opprettes i Procountors kunderegister.
   • Velg om produkter skal legges til i Procountors produktregister.
   • Angi standardkode for produkter. Standardkoden må også finnes i Procountors produktregister.
   • Angi standardkode for jobbtyper. Standardkoden må også finnes i Procountors produktregister.
   • Angi standardkode for reisekostnader. Standardkoden må også finnes i Procountors register for reiseutgifter.
   • Velg dimensjonsnavn for avdelinger, prosjekter og kostnadssentre.
   • Hvis du ønsker å motta e-postvarsler om integrasjonsfeil, velg Sen e-post når integrasjon rapporterer om feil.

1. Velg reiserefusjonsstatuser i Severa før og etter overføring.
2. Velg reiserefusjonsstatus i Procountor etter overføring. Vi anbefaler å bruke statusen Ikke ferdig, slik at du fortsatt kan redigere og se reiserefusjonen i Procountor.
3. Velg om Severas avdeling skal overføres som dimensjonsdata for reisekostnadsraden til Procountor.
4. Velg om kostnadssenteret skal overføres som dimensjonsdata for reisekostnadsraden til Procountor.
5. Velg om prosjektet skal overføres som dimensjonsdata for reisekostnadsraden til Procountor.
6. Velg om Severas brukere skal oppdateres til Procountors brukerregister.

1. Velg fakturastatusen som fakturaene overføres fra til Procountor. Det kan være for eksempel Venter på overføring til Procountor.
2. Velg fakturastatusen etter overføring, for eksempel Overført til Procountor eller Sendt.
3. Velg fakturastatusen som fakturaene overføres til i Procountor. Vi anbefaler å bruke statusen Ikke ferdig, slik at du kan redigere og se fakturaen i Procountor.
4. Velg om Severas avdeling skal overføres som dimensjonsdata for fakturaraden til Procountor.
5. Velg om kostnadssenteret skal overføres som dimensjonsdata for fakturaraden til Procountor.
6. Velg om prosjektet skal overføres som dimensjonsdata for fakturaraden til Procountor.
7. Velg om vedlegg skal overføres med fakturaen (fakturavedlegg er fakturaens PDF = fakturaens sider, detaljering + vedlegg). Hvis du vil overføre bare fakturaens detaljeringsside, ikke endre innstillingen, men la valget være Ikke valgt.
8. Aktiver e-postfakturering hvis ønskelig. Når denne avkrysningsboksen er valgt, brukes følgende logikk for valg av sendekanal:
   • Hvis kundens data inneholder e-fakturainformasjon, sendes fakturaen som e-faktura.
   • Hvis kundens data ikke inneholder e-fakturainformasjon, men fakturaen har en kontaktperson med en e-postadresse, sendes fakturaen via e-post til denne adressen. Hvis kundens kontaktperson ikke har e-post, brukes e-posten som er angitt på kundekortet.
   • Hvis kundens data ikke inneholder e-fakturainformasjon, og fakturaen ikke har en angitt kundekontakt eller den angitte kontaktpersonen ikke har en e-postadresse, og kundens data ikke har en separat angitt e-post, sendes fakturaen via post.

Hvis Maventa brukes til å sende fakturaer, men fakturaene ønskes overført fra Severa til Procountor for regnskapsføring etter sending, velg Overføringsstatuser-seksjonen i overføringsinnstillingene for salgsfakturaer Status i procountor > Ikke sendt. På denne måten vil fakturaen ikke bli forsøkt sendt fra Procountor til kunden igjen.

Overføringsinnstillinger for kjøpsfakturaer

Overføring av kjøpsfakturaer krever ingen separate innstillinger. Overføringen kan aktiveres separat hvis ønskelig. Opprett en kjøpsfaktura i Procountor og dimensjoner den til ønsket prosjekt. Oppdater fakturastatusen til en av følgende: Godkjent, Venter på overføring til bank, Overført til bank, Delvis betalt, Betalt eller Betalt andre steder. Kostnadene overføres med omtrent 10 minutters forsinkelse.

Når alle nødvendige data er fylt ut, kan du aktivere integrasjonen med glidebryteren som finnes i Generelt-seksjonen øverst til høyre.

Når glidebryteren er aktivert, kan du separat aktivere eller deaktivere Reiserefusjoner og Overføring av kjøpsfakturaer senere fra den tilhørende innstillingsseksjonen.

Følg de samme instruksjonene som ovenfor, men velg først riktig firma fra Firma-menyens innstillinger som du konfigurerer. Innstillingene må konfigureres for alle de enhetene som er egne firmaer og har eget Mva-nummer.

La alle andre enheter være ukonfigurert, da integrasjonen kan overføre data bare basert på enhetshierarkiet.

Vanlige feiltilstander

Hvis dataene blir stående i feil i integrasjonen (f.eks. ved overføring av salgsfakturaer), vil dette bli registrert i Severas overføringslogg. Overføringsloggen finnes under tannhjulikonet Integrasjoner > Procountor > Overføringslogg.

Som en generell instruksjon for feiltilstander anbefaler vi alltid først å sjekke feilmeldingen og innholdet. Hvis feilen krever endringer på fakturaen, flytt fakturaen til utkaststatus i Severa og gjør de nødvendige endringene. Deretter kan du prøve overføringen på nytt.

Ta kontakt med vår kundeservice om nødvendig for å løse feiltilstander. På Procountors nettsider finner du også beskrivelser av de vanligste feilkodene.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei