Visma.net Financials

Tilkoble Severa og Visma.Net Financials for å automatisere fakturering og overføring av prosjektkostnader. Grensesnittet er designet for å støtte følgende prosess:

• Timeregistreringer og kostnader legges til i Severa
• Salgsprosjekter administreres i Severa
• Prosjektstyring gjøres i Severa
• Kunder og produktregister overføres og kan oppdateres i begge systemer
• Visma.net Financials administrerer faktura- og kundenummerering
• Severa administrerer prosjekt nummerering
• Fakturaer sendes til kunder fra Severa og til regnskap i Visma.net Financials
• Purringer sendes fra Visma.net Financials
• Severa henter fakturabetalingsinformasjon fra Visma.net ERP (delbetalinger og betalt)
• Innkjøpsordre og andre transaksjoner hentes til Severa som prosjektkostnader og/eller fakturerbare tillegg fra Visma.net Financials.

Fakturaer sendes til kunder fra Severa, og vi anbefaler å bruke Maventa-integrasjonen for å automatisere fakturautsendelsen. Den veiledede oppstarten nedenfor hjelper deg med å aktivere grensesnittet. Les nøye gjennom punktene nedenfor før du starter opp.

Hvis integrasjonen ikke har vært i bruk hos din bedrift tidligere, må bedriften kontakte severa.support@visma.com via e-post for å få en invitasjonskode som er nødvendig for å gi rettigheter før integrasjonen kan kobles til. Når invitasjonskoden er sendt av kundeservice, gå til Visma App Store for å gi rettigheter:

1. Logg inn på Visma App Store med samme Connect-ID som brukes for å logge inn på Severa
   • For å kunne logge inn på Visma App Store og aktivere integrasjonen, må du ha Integration administrator-nivå rettigheter gitt i Visma.net brukeradministrasjon
2. Gå til Mine apper-seksjonen, og skriv inn den mottatte invitasjonskoden ved å klikke på Bruk invitasjonskode
   • Koden kan kun brukes én gang
   • Koden er gyldig i 5 dager
3. Skriv inn koden, og klikk på Søk
4. Sørg for at alle applikasjonsrettigheter er aktivert
5. Fullfør innstillingene ved å klikke på Integrer
6. Deretter kan du gå videre til å aktivere integrasjonen i henhold til instruksjonene nedenfor

Ting å sjekke før integrasjonen aktiveres

Før du starter synkroniseringen av data, er det viktig å sjekke at kundenummerering, prosjekt nummerering og produktnummereringslengder er riktig satt opp i Financials. For eksempel, hvis nummereringen i prosjektene dine i Severa er 4 sifre, må du sette opp prosjekt nummereringslengden i Financials til det samme. Ellers vil synkroniseringen av data gi en feilmelding. Sjekk Segmented keys (CS203000) og Numbering sequences (CS201010) i Financials.

Når systemene er koblet sammen og all data er synkronisert, bør eksisterende kunder, prosjekter eller produkter ikke endre nummerering. Brukergrensesnittet tillater dette, men det vil føre til en feilmelding i dataoverføringen, og data vil ikke overføres mellom systemene. Dette skyldes at kunde-, prosjekt- og produktnummer (produkter, jobbtype & reiseutgiftskoder) brukes til å koble data.

Når integrasjonen aktiveres, blir brukeren først bedt om å oppgi Visma.net-brukerlegitimasjon. Brukeren må ha Visma.net Financials administratorrettigheter samt Visma.net Financials brukerrolle definert i Visma.net Admin for å kunne opprette tilkoblingen. Autentiseringstokenet lagres på en skjult systembruker som brukes i alle fremtidige hendelser.

Severa-organisasjonen og Visma.net-selskapet kan kun kobles sammen hvis de har samme organisasjonsnummer. I tillegg må organisasjonen være under samme selskap (lisens) i Visma.net Admin. Hvis organisasjonene tilhører to forskjellige selskaper (lisenser), må du kontakte din lokale forretningsenhet for å koble dataene.

Når installasjonen er fullført, fungerer integrasjonen automatisk hvert 5. minutt.

Denne delen gjelder kun for de selskapene som bruker filialer i Visma.net Financials og/eller Organisasjonshierarki-tillegget i Severa, og hvor noen av Severas avdelinger er definert til å fungere som egne selskaper ved å oppgi Mva-nummeret. 

Når filialene er koblet til sine respektive selskaper i Severa, kan fakturaer overføres under de riktige avdelingene i Visma.net Financials.

Produktregisterene er synkronisert med hverandre. Nye produkter kan legges til, og informasjon kan oppdateres i begge systemer. Severas produktregister er delt inn i tre forskjellige registre: jobbtyper, produkter og reiseutgifter.

Integrasjonen bringer Visma.net Financials-vareklasser til Severa. Visma.net Financials-vareklasse definerer MVA-behandlingen og regnskapskontoene for hvert produkt. Vareklassen kan velges for hvert produkt, jobbtype og reiseutgift i Severa. Vareklassene har ingen annen logikk i Severa, og derfor er det viktig å huske å velge riktig fakturering mva-sats i Severa.

Når et nytt produkt legges til i Visma.net Financials, definerer typen vareklasse hvor i Severas produktregister produktet legges til:

• Produkter: ikke-lager, tjenesteartikler
• Jobbtyper: arbeidsartikler
• Reiseutgifter: kostnadsartikler

Produkter kobles mellom systemene ved hjelp av produktkoder, og derfor er koden obligatorisk å fylle ut. Siden Severa har tre forskjellige produktregisterseksjoner koblet til ett Visma.net Financials-register, må kodene være unike i alle tre registrene. Kodeinnstillingen i Severa under Innstillinger > Arbeidstid-, reiseutgifts- og produktregister er låst hvis integrasjonen er aktivert.

Kunderegisterene er synkronisert. Nye kunder, adresser og kontaktinformasjon kan legges til, og informasjon kan oppdateres i begge systemer. Severas interne kunde overføres ikke til Visma.net Financials. Når integrasjonen aktiveres, overføres ikke inaktive Visma.net Financials-kunder til Severa.

Visma.net Financials er hovedsystemet for kundenummerering. Dette betyr at når integrasjonen aktiveres, får kundene i Severa et nytt kundenummer fra Visma.net Financials.

Integrasjonen bringer Visma.net erp kundeprofil til Severa. Visma.net erp kundeprofil definerer MVA-behandlingen og regnskapskontoene for hver kunde. Kundeprofilen kan velges for hver kunde i Severa, slik at den er riktig når den overføres til Visma.net Financials. Kundeprofilene har ingen annen logikk i Severa, og derfor er det viktig å alltid huske å velge riktig fakturering mva-sats i Severa.

Kunder kobles mellom systemene ved hjelp av kundenummer og navn. Kundenavnene er unike i Severa. Derfor, hvis en kunde med samme navn finnes flere ganger i Visma.net Financials, kan bare én av dem være aktiv.

Salg og prosjekter overføres kun fra Severa til Visma.net Financials. Data kobles til Financials slik at fakturaer tilordnes riktig arbeid, og slik at innkjøpsordre og andre kostnader kan overføres til Severas arbeid.

Når et prosjekt er lukket eller et salgsprosjekt er tapt i Severa, inaktiveres prosjektet i Visma.net Financials. Interne prosjekter overføres ikke til Visma.net Financials.

Prosjektnummer administreres i Severa, men Visma.net Financials har en prosjekt nummereringslengde som må settes opp for å passe med nummereringen som brukes i Severa. Prosjekt nummereringslengden kan settes opp i Segmenterte nøkler-innstillingene i Financials. Hvis nummereringslengden i Severa er fire sifre, sørg for at Financials også er satt opp med fire sifre.

Integrasjonen overfører fakturaer og kreditnotaer til Visma.net Financials for regnskapsføring. Fakturaer og kreditnotaer sendes til kunder fra Severa. På grunn av mulige feil i fakturanummereringen, definerer Financials alltid fakturanummereringen, siden det er mulig å sende fakturaer separat gjennom Financials som ikke er relatert til Severas prosjekter. Purringer må sendes fra Financials. Severa henter fakturabetalingsinformasjon fra Financials.

Når du sender fakturaer til kunder, anbefaler vi å bruke Maventa-integrasjonen for å automatisere utsendelsen. Gjennom Maventa kan fakturaer sendes som e-fakturaer, via e-post eller som brevpost.

Faktureringsprosessen er som følger:

1. Faktura eller kreditnota opprettes i Severa, uten fakturanummer.
2. Fakturaen brukes om nødvendig i godkjenningsprosessen i fakturastatusen.
3. Fakturaen sendes til regnskap i Financials.
4. Fakturanummer og referansenummer oppdateres i Severa fra Financials.
5. Fakturaen sendes til kunden fra Severa eller fra Severa til Maventa, og deretter til kunden.
6. Purringer sendes til kunden fra Financials.
7. Severa henter fakturabetalingsinformasjon fra Financials.

Faktura vedlegg kan overføres med fakturaen til Financials.

Når fakturaen overføres til Visma.net Financials, sammenlignes Severas fakturatotal, som inkluderer MVA, med det samme tallet i Visma.net Financials. Hvis forskjellen er over 0,05, opprettes ikke fakturaen i Visma.net Financials, og fakturaen overføres ikke fra Severa. Dette problemet oppstår hvis merverdiavgiften på fakturaen er feil satt. Løsningen er å sjekke fakturaradene, korrigere feil MVA-sats og sette fakturaen på nytt til "Transfer invoice into Financials"-status. Vi anbefaler å opprette en fakturarapport som filtrerer bare fakturaene som har blitt stående med feil, slik at du kan holde deg oppdatert på fakturaer som ikke har blitt overført.

I Severa definerer fakturastatusene faktureringsprosessen. Integrasjonen er basert på rekkefølgen og innstillingene for fakturastatusene, så sørg for at prosessen for fakturastatusene er riktig satt opp. Fakturastatusene kan variere, avhengig av om fakturagodkjenning er i bruk, eller hvis Maventa-integrasjonen er aktivert. Se nedenfor for eksempler på hvordan innstillingene for fakturastatusene skal settes opp.

Se nedenfor for eksempler på hvordan rekkefølgen og innstillingene for fakturastatusene skal settes opp. Det er ingen begrensninger på navnene til fakturastatusene.

Den første statusen bør være for fakturaer som har mislyktes i overføringen fra Severa til Financials. Denne statusen må ikke være standardstatusen for fakturaer. Standardstatusen er statusen som fakturaen automatisk settes til når den opprettes i Severa.

Fakturanummer-valget må settes til den statusen når fakturaen er overført til Visma.net Financials, samt til andre statuser derfra og videre.

I Severas innstillinger Innstillinger > Fakturering > Fakturanummer, deaktiver valget Generer fakturaer og kreditnotaer for å sikre at fakturanummeret bestemmes av Financials.

I innstillingene Fakturering > Fakturastatuser, sett standardstatus for kreditnota til den statusen hvor fakturaer automatisk overføres til Financials. Dermed, når en kreditnota opprettes, overføres den umiddelbart til Visma.net Financials.

Første eksempel: Selskapet har en fakturakontroll-/godkjenningsprosess, fakturaer sendes til kunder via Maventa

Standardstatus for kreditnota er valgt som Godkjent, klar til å sendes til Financials

Andre eksempel: Selskapet har ikke en fakturakontroll-/godkjenningsprosess, fakturaer sendes direkte til kunder fra Severa

Standardstatus for kreditnota er valgt som Sendt til Financials

Innkjøpsordre og andre hendelser kan overføres fra Financials til Severa som prosjektkostnader. Overføringen definerer prosjektnavnet samt dokumentet for overføringen.

Vedlegg overføres med disse dataene. Hvis vedlegget er på transaksjonslinjen, legges det til i prosjektfilene for den linjen i Severa. Hvis vedlegget ikke er spesifikt angitt for en enkelt linje, og linjene som overføres tilhører forskjellige prosjekter, legges vedlegget til alle nevnte prosjekter.

Beskrivelsen av prosjektkostnader og vedlegg i Severa dannes fra beskrivelsen av transaksjonslinjen, referansenummeret, leverandørnummeret og leverandørens navn.

Prosjektkostnader kan legges til i Severa kun som kostnader, eller som kostnader og fakturerbare linjer. Når hendelser importeres kun som kostnader, er enhetsprisen for alle elementer alltid 0,00. Når linjene importeres som kostnader og fakturerbare linjer, kan fakturerbar pris påvirkes av en separat multiplikator. Når multiplikatoren er 100%, er enhetsprisen og kostnaden den samme. Hvis multiplikatoren for eksempel er 150%, vil enhetsprisen = enhetskost x 1,5.

Først, gå til Visma.net Financials for å aktivere integrasjonen fra innstillingene (Menu > More items > System > Licensing > Enable/Disable features).

Deretter aktiver integrasjonen i Severa fra tannhjulikonet via Abonnement-siden: Abonnement > Integrasjoner > Visma.net Financials.

Deretter går du til innstillingene fra tannhjulikonet Innstillinger > Integrasjoner > Visma.net Financials. Den veiledede funksjonen starter, og systemet hjelper med å sjekke og bekrefte dataene. I den veiledede funksjonsveien vil du også se tips for å løse de vanligste problemene.

For å fullstendig automatisere faktureringsprosessen din, anbefaler vi å bruke Maventa for å sende fakturaer.

Gå til innstillingene Innstillinger > Visma.net ERP > Fakturering og aktiver innstillingen Send fakturaer via Maventa. Innstillingen forhindrer at fakturaer sendes på nytt fra Visma.net ERP, og dermed unngås dupliserte fakturaer.

Vi anbefaler først å aktivere Maventa-integrasjonen, og deretter Visma.net Financials, siden begge integrasjonene må ta hensyn til rekkefølgen på fakturastatusene.

Rekkefølgen på fakturastatusene når du bruker Maventa og Visma.net Financials samtidig:

Fakturastatusene i Maventa-integrasjonen:

• Status for fakturaer som skal overføres: Overført til Financials, sendt til kunden
• Status på fakturaer etter overføring: Sendt
• Status på fakturaene etter feil: Feilfakturaer

Faktureringsprosessen når Maventa og Visma.net Financials er i bruk, fungerer som følger:

1. Faktura og kreditnota opprettes i Severa uten fakturanummer i fakturaens standardstatus.
2. Hvis fakturagodkjenningsprosessen er i bruk, må den gjøres neste ved å bruke fakturastatusene.
3. Flytt fakturaen til Sendt til Financials-status for å sende fakturaen til regnskap i Financials. Fakturaen har ennå ikke et fakturanummer på dette tidspunktet.
4. Integrasjonen overfører fakturaen til Financials og setter den i Severa til statusen Overført til Financials, sendt til kunden. På dette tidspunktet får fakturaen et nummer.
5. Deretter sender Maventa-integrasjonen fakturaen til kunden.
6. Fakturaen sendes til kunden fra Maventa, og fakturaen flyttes til statusen Sendt i Severa.
7. Visma.net Financials-integrasjonen vil automatisk oppdatere fakturaer til delvis betalt og betalt statuser.

Fakturaer kan sendes til kunder fra Severa via e-post, ved å legge ved fakturaen som PDF i e-postmeldingen.

Når fakturaen er overført til Visma.net Financials, får den et fakturanummer, og fakturaen kan sendes til kunden. Når fakturaen er sendt til kunden via e-post eller post, må fakturastatusen oppdateres manuelt i Severa til statusen Sendt. Deretter oppdaterer Financials fakturastatusen i Severa når den registrerer en delbetaling eller en full betaling.

Ting å vurdere angående fakturatotaler og avrundingsforskjeller:

• Siden fakturaer overføres til Financials for regnskapsføring, er det svært viktig å sikre at fakturerte beløp stemmer overens med mottatte betalinger.
• Noen avrundingsforskjeller kan oppstå, spesielt når du fakturerer i en annen valuta, men forskjellene er normalt under 0,05 av fakturatotalen.
• Når fakturaen sendes fra Severa til Financials, sjekker integrasjonen at fakturatotalene stemmer overens mellom systemene. Hvis forskjellen er større enn 0,05, fjernes fakturaen fra Financials, og den flyttes til statusen Feilfakturaer i Severa.
• Vi anbefaler å opprette en fakturarapport som sporer fakturaer som har havnet i feilstatus, slik at du kan holde deg oppdatert på fakturaer og enkelt og raskt reagere på eventuelle overføringsfeil som oppstår.
• Fakturatotalene stemmer ikke overens på grunn av MVA-behandlingen. Når Visma.net Financials avviser fakturaen, er skatteinformasjonen på fakturaen i Severa feil. Visma.net Financials er et ERP-system, og dets MVA-behandling er litt mer presis enn i Severa, så informasjonen som mottas fra det om MVA-behandlingen på fakturaen er prioritert.
• For å korrigere MVA-informasjonen på fakturaen, flytt fakturaen til Utkast-status og korriger skattesatsene på fakturaradene. Etter korreksjonen, flytt fakturaen tilbake til statusen hvor integrasjonen henter fakturaen for overføring til Financials. For å unngå lignende feil i fremtiden, sjekk at kundens standard skattesats er riktig og at skattesatsene for produktene i produktregisteret er riktig satt.

Synkronisering av grunnleggende data utføres ved hjelp av den veiledede funksjonen. Feil som oppdages her vises umiddelbart til brukeren, og feilene må korrigeres for at integrasjonen skal fungere riktig.

Når integrasjonen er aktivert og fungerer automatisk, kan du se feilloggen i Severa fra tannhjulikonet > Integrasjoner > Visma.net Financials > Overføringslogg.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei