Tällä hetkellä Severassa tuntikirjausten tekemisellä ei ole mitään kytköstä projektivaiheelle määriteltyyn aikatauluun. Vaikka tunteja kertyy tuplamäärä tai vain puolet arvioituun verrattuna tietyllä aikavälillä, vaiheen aikatauluun tällä ei ole merkitystä. Käyttäjä näkee itsellensä allokoitujen tuntien määrän, mutta ei saa palautetta onko vaiheen aikataulu realistinen projektin edetessä verrattuna käytettävissä olevaan aikaan ja toisaalta muihin käynnissä oleviin projekteihin.

Meille olisi erittäin tärkeää, että projektivaiheen aikataulu, eli käytännössä päättymispäivä päivittyisi Gantt-näkymissä automaattisesti sen mukaan, kuinka paljon sille kirjataan työtunteja.

Esimerkiksi, henkilölle allokoidaan projektivaihe jonka arvioitu työmäärä on 40 tuntia ja kesto 4 viikkoa. Keskimäärin töitä pitäisi tehdä siis 10 tuntia per viikko, jotta vaihe valmistuu aikataulussa. Jos henkilö ensimmäisen viikon aikana tekeekin vain 5 tuntia, projektivaihe on tämän tiedon varassa myöhästymässä, mutta käyttäjä ei saa siitä palautetta eikä vajaaksi jäänyt työmäärä ja sen aiheuttama tarve työskennellä seuraavien viikkojen aikana yli 10 h/viikko näy projektilla mitenkään selkeästi. Todellisuudessa tällainen tilanee johtuu todennäköisesti siitä, että henkilö on työskennellyt suunniteltua enemmän jonkin toisen projektin parissa, joutunut priorisoimaan jotankin kriittisen kiireellistä työtä tai esimerkiksi joutunut pitämään sairaslomaa. Joka tapauksessa poikkeamat suunnitellusta aikataulusta olisi helpompi käsitellä oikein, jos vaiheen aikataulu päivittyisi tuntikirjausten perusteella.

Koska vaiheelle määritellään tunteja allokoidessa aikataulu (kuormitus-% per henkilö), kyse on hyvin yksinkertaisesta laskennasta, jossa otetaan huomioon viimeisimmän tuntikirjauksen päivämäärä, yhteensä vaiheelle kertyneet tunnit, jäljellä olevat arvioidut tunnit sekä kuormitus-%. Kuormitus-% ja jäljellä olevat tunnit määräisivät yksinkertaisesti kuinka kauan jäljellä olevien tuntien tekemiseen tulee kulumaan kalenteriaikaa. Oletuksena voisi siis hyvin käyttää, että vaiheelle ei lisätä resursseja vaan aikataulu on se tekijä, joka venyy ja mahdollinen resurssien lisäys tai deadlinen siirto tehtäisiin olemassa olevin työkaluin.

Niissä tapauksissa, kun projektivaihe näyttää myöhästyvän, sen voisi esimerkiksi korostaa punaisella Gantt-näkymissä. Ja jos vaihe on valmistumassa ennakoitua aiemmin olisi korostus esimerkiksi vihreällä. Näin yksittäisen käyttäjän olisi helppoa priorisoida töitään ja toisaalta projektipäälliköiden olisi helppo tarkistaa mitkä projektit vaativat huomiota ja mahdollisesti lisäresursointia.

Niissä tapauksissa, joissa useampi henkilö työskentelee saman projektivaiheen parissa olisi myös hyvä jos tuntikirjausnäkymässä näkisi koko vaiheella jäljellä olevan tuntimäärän eikä vain itselle allokoitua tuntimäärää. Projektin jäsenet ovat yhdessä vastuussa budjetista ja aikataulusta, eivätkä vain oman osuutensa osalta.