Severan käyttö CRM työkaluna globaalissa keskisuuressa yrityksessä

Joonas Luukkasen esitys Severan CRM työkalun käytöstä on hyvä, mutta muutama perusasia estää Severan käytön todellisena CRM/Myynnin työkaluna globaalissa keskisuuressa yrityksessä.

https://community.visma.com/t5/Severa-kayttovinkit/CRM-ja-myynti-uudessa-Severassa/ta-p/169198

Severassa ei ole riittävästi rajoituksia, jossa Kalenterinäkymässä, Tehtävälistoissa ja asiakkaan Yhteystiedoissa voi rajata aktiviteettien tai muistiinpanojen näkymistä vain projektitiimille tai tietyille käyttäjäoikeusryhmille. Esimerkiksi myynnin toimintaan olennaisena osana kuuluvia uuden asiakkuuden hankintaan liittyviä yhteydenottosuunnitelmia, nykyisten asiakkaiden uusia julkaisemattomia projekteja, palaverimuistioita ym. ei aina voida jakaa globaalisti kaikille henkilöille, joilla on oikeudet nähdä muuten asiakkaan yhteystietoja.  

Aktiviteetti Projektille:

• Jos valitaan kalenterissa Aktiviteetin ryhmäksi Yksityinen, ja kohdistetaan aktiviteetti projektille, jolla ei ole kukaan muu, kuin aktiviteetin avaava henkilö itse, niin kaikki henkilöt jotka pääsevät kalentereihin tai Asiakkaan yhteystiedot–Aktiviteetit listalle, voivat valita henkilön kalenterin/aktiviteetin ja avata henkilökohtaisen aktiviteetin ja nähdä mihin projektille aktiviteetti on avattu. Muita yksityiskohtaisempia tietoja ei pääse näkemään, mutta ei kuuluisi myöskään nähdä projektin nimeä silloin kun on kyse toisen henkilön kalenterista ja yksityisestä tapahtumasta. Tätä toimintaa olisi tarkoitus käyttää myös myyntihenkilöiden kalentereissa silloin, kun asiaa ei voida jakaa laajemmin.

Muistiinpanot:

• Jos muistiinpanon avaa suoraan projektille, niin ne eivät tule näkyviin kalenteriin eikä muualle kaikkien nähtäväksi, vain projektin omat henkilöt näkevät muistiinpanot. Tämä on hyvä, mutta valitettavasti Muistiinpanoista ei saa muistutuksia tai ajoituksia tehtyä. Ongelma on myös, kun liidi/ tarjous muutetaan tilaukseksi ja projektille liitetään lisää projektihenkilöitä, niin kaikki Myyntiprojektille tehdyt muistiinpanot tulevat kaikkien projektitiimiläisten näkyviin.
• Myös suoraan asiakkaan tietoihin tehtävissä muistiinpanoissa tarvitaan ominaisuus, jossa voidaan käyttöoikeuksilla rajata tietyt muistiinpanot näkymään vain rajatuille henkilöille.
• Eli tarvitaan mahdollisuus lisätä Asiakkaalle ja Projektille muistiinpano, jonka näkyvyys on rajattu käyttäjäoikeuksilla koko elinkaaren ajan.

Dokumenttien liittäminen Projektille

• Kun myyntihenkilöt sopivat kaupoista, niin tärkeät sähköpostit ja muut viestit olisi tarpeen säilyttää paikassa, jonne esim. myyntitiimillä ja yrityksen omistajilla olisi oikeudet. Kun tarjous sitten voitetaan ja projektille liitetään lisää ihmisiä, niin nuo CRM viestinnän dokumentit tulisi edelleen pysyä vain myyntitiimin oikeuksien takana.
• Eli mahdollisuus lisätä projektille dokumentteja sekä mahdollisuus dokumenttien näkyvyyden rajaamiseen käyttäjäoikeuksilla koko elinkaaren ajan.

Dokumenttien liittäminen Asiakkaalle

• Asiakkaalle pitäisi voida liittää dokumentteja, jotka ovat vain tietyn henkilöryhmän nähtävissä (=rajattavissa käyttäjäoikeuksilla) eivätkä ole sidoksissa mihinkään tiettyyn projektiin. Tämä pitäisi voida tehdä asiakkuuden koko elinkaaren aikana liidistä asiakassuhteen päättymiseen.
• Eli mahdollisuus lisätä suoraan asiakkaalle dokumentteja sekä mahdollisuus dokumenttien näkyvyyden rajaamiseen käyttäjäoikeuksilla koko elinkaaren ajan.

Eli muutamia tärkeitä muutoksia tarvitaan, jotta myös CRM/Myyntityö onnistuisi Severassa ilman, että kaikki kriittiset tiedot näkyvät globaalisti kaikille Severa yrityksille/yksiköille ja niihin liitetyille ihmisille.