Ideointia projektitehtävien kehittämiseksi.
Projektitehtävästä lähtee sähköposti. Siinä olisi hyvä näkyä:
- Projektin numero (nyt näkyy vain projektin nimi, eikä numeroa saa näkyviin.)
- Linkki projektitehtävälle (esim. aktiviteettityyppi-kohdassa) ja projektille (esim. projektin nimessä)
- tämä on erityisen tärkeää, jotta käyttäjät ottaisivat käyttöön projektitehtävien hyödyntämisen. Nyt sähköpostiviesti ei vie minnekään ja tehtävä ja/tai projekti on etsittävä Severasta erikseen. Moni käyttäjä ei koskaan koskaan avaa tehtäviä Severassa sähköposti-ilmoitusten tultua, koska niille on mahdoton päästä ilmoituksilta suoraan. Projektitehtävien hyödyntäminen on hankalaa, kun kaikki eivät käytä niitä, vaan vastaavat sähköpostiin.
- Kaikki osanottajat. Nyt sähköpostitiviestissä näkyvät ainoastaan muut kuin varsinainen osanottaja. Se on hyvin hämäävää, kun varsinainen tehtävälle valittu suorittaja ei näy sähköpostin tekstissä ollenkaan.
-
Omien KPI-lukujen ja lisäkenttien tietojen saaminen valinnaisesti näkymään projektitehtäväviestillä olisi loistava lisä, jotta niitä ei tarvitse hakea projektin ikkunoista ja välilehdiltä erikseen.
- Sähköpostiviestiin tulevien tietojen järjestystä tulisi voida muuttaa ja piilottaa. Esim. meillä asiakas ei ole oleellinen tieto, mutta työnumero on erittäin tärkeä. Haluaisin myös tehtävän kuvaustekstin heti otsikon alle, jotta tehtävän sisältö olisi heti tarjolla ja metatiedot vasta sen jälkeen.
- Projektitehtävän kellonaika tulisi voida piilottaa sähköpostiviestissä. Se on hämmentävä. Meillä sitä ei yleensä ole asetettu kanban-projektitehtävissä, joten se tuntuu ilmestyvän tyhjästä sähköpostiviestille ja on yleensä meillä turha, esim. 08.00-08.00.
- Sähköposti-ilmoitukseen lähetetyn sähköpostivastauksen teksti voisi lähettäjä- ja aikatietoineen mennä projektitehtävälle. Silloin viestintään tulisi seurattavuutta, kun vastauksia ei tarvitsisi etsiä erikseen sähköpostista ja projektitehtävistä.
- Projektitehtävän muutoksista tulisi halutessaan voida saada ilmoitus. Nyt muutoksesta ei tule ilmoitusta, joten ei voi tietää, jos joku on muokannut tehtävää. Viestintä ei toimi projektitehtävien sisällä.
- Projektitehtävien synkronointi esim. Office 365 -ohjelmiston Plannerin kanssa olisi tärkeää. Se lisäisi tehtävähallinnan laatua, joustavuutta ja käytettävyyttä huomattavasti. Nyt projektitehtävät eivät synkronoidu kalenterin, eikä minkään muunkaan perusohjelmiston kanssa.