Avaamalla laskun missä tahansa järjestelmässä, voit muokata laskun tietoja ja asetuksia. Avaa lasku napsauttamalla laskun numeroa esimerkiksi Laskut-näkymän laskutuslistalla. Laskun muokkausnäkymä on jaettu kolmeen välilehteen: Lasku, Esikatselu ja Asetukset.
Lasku
Lasku-välilehdellä hallinnoit laskun sisältöä ja perustietoja, sekä voit tarvittaessa lähettää muistutuslaskun mikäli laskun eräpäivä on mennyt.
Laskun tilan päivittäminen
Voit muuttaa laskun tilaa (esim. Luonnos, Lähetetty, Maksettu) laskun käsittelyvaiheen mukaan. Muuta laskun tilaa näkymän yläosan Tila-pudotusvalikosta.
Klikkaa tilavalikkoa ja valitse mihin tilaan haluat laskun siirtää
Järjestelmä tallentaa muutoksen automaattisesti
Laskutustiedot
Tässä osiossa määritellään laskutusasiakkaan tiedot sekä laskun yksityiskohtaiset tiedot. Määrittele laskutustiedot niille kuuluviin kenttiin:
Asiakas: Valitse laskutusasiakas listalta
Yhteyshenkilöt: Valitse asiakasyhteyshenkilöt laskulle näkyviin
Asiakkaan osoite: Valitse ja tarkista osoite. Useimmissa integraatioissa osoitetiedot ovat pakolliset, joten varmista että osoitteet on valittuna ja kirjattu oikein.
Y-tunnus: Tarkista asiakkaan y-tunnus
Verkkolaskutus: Tarkista verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus. Verkkolaskutustiedot haetaan automaattisesti asiakaskortilta.
Laskulla olevat projektit: Valitse, mitä projekteja haluat laskulle
Laskun päivä: Valitse päivämäärä kalenterista
Eräpäivä: Valitse eräpäivä tai määritä Maksuehto (päivinä), jolloin eräpäivä lasketaan laskun päivämäärästä maksuehdon verran eteenpäin
Laskunumero ja viitenumero
Kirjauspäivä: Määritä kirjanpidon kirjauspäivä tarvittaessa. Kirjauspäivä määräytyy oletuksena laskun luontipäivämääräksi.
Viivästyskorko
Yksityiskohtaiset tiedot
Tässä osiossa voit tarkastella ja muokata asiakkaan osoitetietoja ja verkkolaskutusasetuksia. Määritä laskun yksityiskohtaiset tiedot:
Viitetiedot: Täytä tarvittaessa tarkemmat viitetiedot niille tarkoitettuihin kenttiin Viitteemme, Viitteenne tai Tilausnumero
Käännetty verovelvollisuus: Jos kyseessä on käännetty arvonlisäverovelvollisuus, valitse Käännetty verovelvollisuus ja syötä tarvittaessa tarkempi selite.
Laskutuksen yhteyshenkilö: Määritä yrityksesi laskutusyhteyshenkilö
Muotoilu ja kieli: Määritä laskun kieliasetukset
Päivitä tiedot projektilta/asiakkaalta: Jos haluat palauttaa alkuperäiset laskutustiedot, napsauta Päivitä laskutustiedot, niin järjestelmä hakee ajantasaiset tiedot asiakas- tai projektikortilta
Vapaa teksti
Voit lisätä laskulle vapaamuotoista tekstiä, joka näkyy joko ennen laskurivejä tai niiden jälkeen. Syötä laskulle lisätietoja joko Vapaa teksti ennen laskurivejä tai Vapaa teksti laskurivien jälkeen -kenttään:
Kirjoita haluamasi teksti tekstikenttään
Voit käyttää muotoilutyökaluja tekstin muokkaamiseen
Voit lisätä tekstiin muuttujia tägien muodossa (esim. projektin nimi, asiakkaan nimi) Tunniste-painikkeen kautta. Nämä korvautuvat automaattisesti oikeilla tiedoilla laskulla.
Laskurivit
Tämä on laskun keskeisin osa, jossa määrittelet laskutettavat tuotteet, työt ja kulut. Tarkastele ja muokkaa laskurivejä Laskurivit-osiosta:
Muokkaa rivejä: Voit muokata rivin kuvausta, määrää, yksikköä ja yksikköhintaa suoraan klikkaamalla kenttää
Järjestä rivejä: Vedä ja pudota rivejä haluamaasi järjestykseen rivin vasemmasta reunasta
Lisää maksuerä tai kulu: Napsauta Lisää maksuerä tai kulu lisätäksesi laskulle uuden rivin, joka ei perustu järjestelmään jo kirjattuihin tunteihin tai kuluihin
Poista rivejä laskulta: Voit poistaa laskulta rivejä merkitsemällä ne joko myöhemmin laskutettavaksi tai kokonaan ei-laskutettavaksi
Laskuta myöhemmin: Valitse rivit ja napsauta Laskuta myöhemmin poistaaksesi ne tältä laskulta. Rivit palautuvat laskuttamattomiksi
Merkitse ei-laskutettavaksi: Valitse rivit ja napsauta Merkitse ei-laskutettavaksi, mikäli niitä ei ole tarve laskuttaa ollenkaan
Laskuttamattomat nimikkeet
Tässä osiossa näet projektiin liittyvät tunnit, kulut ja maksuerät, joita ei ole vielä lisätty tälle laskulle ja jotka ovat laskutettavissa. Tarkastele ja nosta tarvittaessa laskuttamattomia rivejä laskulle osiosta Laskuttamattomat kirjaukset:
Avaa haluamasi kategoria (esim. Työtunnit, Matkakulut)
Valitse listalta ne kirjaukset, jotka haluat lisätä laskulle
Napsauta Laskuta nyt nostaaksesi valitut rivit laskulle. Rivit näkyvät nyt Laskurivit-osiossa
Vaihtoehtoisesti voit valita riveille toiminnon Aseta ei-laskutettavaksi, jolloin kirjaukset poistuvat listalta eikä niitä laskuteta
Voit tarkastella ei-laskutettavaksi merkittyjä kirjauksia napsauttamalla liukukytkintä Näytä ei-laskutettavat
Vinkki! Loitko vahingossa pelkän hyvityslaskun, ja nyt et ole varma minne alkuperäisen laskut rivit joutuivat? Laskuttamattomat kirjaukset -osio on juuri se paikka, josta löydät hyvitetyt laskurivit. Kun lasku hyvitetään, sen rivit merkitään järjestelmässä ei-laskutettavaksi. Muista siis napsauttaa liukukytkin Näytä ei-laskutettavat päälle, niin näet hyvitetyt rivit. Nosta rivit takaisin laskulle yllä olevien vaiheiden mukaisesti.
Liitteet
Voit lisätä laskulle liitetiedostoja tai liittää mukaan projektille tallennettuja tiedostoja. Hallinnoi laskun liitteitä Liitteet-osiossa:
Lataa tiedosto: Raahaa PDF-tiedostoja latausalueelle tai napsauta painiketta valitaksesi tiedostot koneeltasi.
Liitä projektilta: Jos projektilla on tiedostoja, voit valita ne listasta ja klikata Liitä laskulle
Poista liite: Valitse liite listasta ja napsauta Poista laskulta
Lähetä muistutus sähköpostilla
Mikäli laskun eräpäivä on mennyt, järjestelmä ehdottaa muistutuksen lähettämistä sähköpostitse tekstillä Eräpäivä on mennyt. Mikäli haluat lähettää asiakkaalle muistutuksen laskusta, napsauta Lähetä muistutus ja täytä tarvittavat tiedot. Lopuksi napsauta Lähetä.
Esikatselu
Esikatselu-välilehdellä näet, miltä valmis lasku näyttää PDF-muodossa. Tarkastele laskua esikatselutilassa siirrymällä Esikatselu-välilehdelle:
Näkymä avaa laskun PDF-versiossa
Voit selata sivuja, jos lasku on monisivuinen
Lataa esikatselutiedosto tarvittaessa tietokoneellesi latauspainiketta napsauttamalla
Asetukset
Asetukset-välilehdellä voit tarkastella ja säätää laskun asetuksia. Lue tarkemmat ohjeet laskun asetuksiin liittyen:
Avainsanat: beta, laskutus, laskun luonti, laskun luominen, laskutustiedot, laskurivit, verkkolaskutus, projektit, asiakas, laskun tila, maksuehdot, laskuttamattomat kirjaukset, vapaa teksti, liitteet, käännetty verovelvollisuus, esikatselu, PDF