Asiakastietojen sisäänluku -työkalun avulla voit luoda kerralla isomman määrän uusia asiakkaita ja yhteyshenkilöitä, sekä lisätä olemassa oleville asiakkaille tietoja (tietyin rajoituksin).
Asiakkaan nimi on ainoa pakollinen kenttä.
Helpoiten pääset alkuun lataamalla mallitiedoston polusta Asetukset > Tietojen sisäänluku > Asiakastietojen sisäänluku. Mallitiedostosta löytyy mahdollisten lisättävien tietojen sarakkeet sekä esimerkkejä, missä muodossa tietojen tulee olla täytettynä CSV-tiedostossa. Voit käyttää myös itse muodostettua tiedostoa, mutta varmista, että sen ensimmäinen rivi on sisäänluettavien tietojen otsikkorivi. Suositeltavaa on käyttää esimerkkipohjaa.
Voit käyttää asiakastietojen sisäänlukua lisätäksesi tietoja ja asetuksia jo olemassa oleville asiakkaille. Tiedot, joita voidaan lisätä:
Osoitteet
Yhteyshenkilöt
Toimialat
Yhteyshenkilön roolit
Yhteyshenkilön avainsanat
Asiakasryhmät
Lisätäksesi tietoja, syötä asiakkaan nimi tunnisteeksi jokaiselle riville ja syötä sarakkeisiin haluamasi lisättävät tiedot.
Tietojen sisäänluku vaatii pääkäyttäjä-oikeudet.
Huomioitavia asioita ennen aloitusta
Asiakkaiden tiedot voidaan sisäänlukea CSV-tiedostolla
CSV-tiedostoja voidaan luoda ja muokata taulukko-ohjelmalla
Älä käytä lainausmerkkejä ("), puolipisteitä (;) tai rivinvaihtoja (Enter) tiedoissasi
Käytä puolipistettä (;) erottimena tiedostossa
Erikoismerkit, mukaan lukien Ä, Ö, Å, tulee enkoodata ISO/IEC 8859-1 -, Windows-1252- tai UTC-8-standardin mukaisesti.
Mikäli yrityksellä on käytössä Lisäkentät-lisäosa, asiakkaan lisäkentät lisätään yrityksen asetuksista automaattisesti esimerkkitiedoston viimeisiksi sarakkeiksi ja lisäkenttään lisättävät tiedot voidaan syöttää halutessa sisäänlukua varten.
Tietojen sisäänluku
Valitse Asetukset > Tietojen sisäänluku > Asiakastietojen sisäänluku
Valitse tiedosto koneeltasi, jonka haluat sisäänajaa (raahaa ja pudota tiedosto laatikkoon tai selaa tiedostoja)
Tarkista tiedoston sisältö Tietojen tarkastelu -näkymässä ja korjaa mahdolliset virheet
Asetukset-osiossa sinun on mahdollista hyväksyä:
Uusien arvojen lisääminen Asiakkaan asetuksiin.
Olemassa olevien asiakkaan tietojen päivittäminen. Huomioithan että lisättyjen asetuksien, yhteyshenkilöiden, asiakasryhmien tai minkään muun lisätyn tiedon muokkaaminen tai poistaminen ei ole mahdollista.
Klikkaa Tietojen tuonti -painiketta, kun olet tarkistanut tiedot
Onnistuneen sisäänluvun jälkeen tulee näkyviin listaus sisäänajetuista asiakkaista ja yhteyshenkilöistä
Mikäli saat virheilmoituksia tässä vaiheessa, korjaa tiedot tai poista rivi, sekä yritä sisäänlukua uudelleen.
Kentän muotoilu
Alla on lueteltuna sarakkeiden otsikot ja niiden kenttien muotoiluohjeet oikean CSV-tiedoston lataamiseksi.
Kentän nimi | Kentän tyyppi | Rajoitukset | Kenttä Severassa/Kommentti |
Customer name | Teksti | 100 merkkiä | Asiakkaan nimi |
VAT number | Teksti | 50 merkkiä | Y-tunnus |
Customer number | Numeerinen | Asiakasnumero | |
Account owner | Teksti | 100 merkkiä | Asiakasvastaava. Muotoilu: Etunimi Sukunimi. Asiakasvastaavan tulee olla lisättynä Severaan ennen sisäänlukua, muuten sisäänluvun suorittanut käyttäjä määritetään asiakasvastaavaksi. |
Market segments | Teksti | 200 merkkiä | Asiakasryhmät. Syötetään muodossa: Pääryhmä1\Asiakasryhmä1|Pääryhmä2\Asiakasryhmä2|jne. Syötä vain lisättävät ryhmät. |
Industry | Teksti | 100 merkkiä | Toimiala. Kirjoitettuna täsmälleen Severan asetuksiin määritetyssä muodossa. |
Number of employees | Numeerinen | Työntekijöiden määrä. Sisäänluetut valuuttakoodit tunnistetaan vain siinä tapauksessa, jos valuuttakoodi on käytössä järjestelmän asetuksissa (Asetukset > Yritys > Valuutat). | |
Annual revenue | Numeerinen | Vuotuinen liikevaihto | |
Customer description | Teksti | Asiakkaan kuvaus | |
Website | Teksti | 200 merkkiä | Kotisivu |
Customer email | Teksti | 200 | Sähköposti. Vain yksi sähköpostiosoite sallitaan |
Language | Teksti | 50 merkkiä | Laskun kieli |
Timezone | Teksti | Esimerkiksi: (GMT-05:00) Eastern Time (US & Canada). | |
Currency | Teksti | Projektin valuutta, mikäli Monivaluutta-lisäosa on käytössä. Kirjoita muodossa EUR, SEK, NOK, yms. | |
Payment term | Numeerinen | Maksuehto. Esim. 14. | |
eInvoice address | Numeerinen | Verkkolaskuosoite. Syötä verkkolaskuosoite numeerisessa muodossa, ei saa sisältää välilyöntejä tai erikoismerkkejä. | |
eInvoice operator | Numeerinen | Välittäjän tunnus. Syötä operaattoritunnus numeerisessa muodossa, mikäli annettu. | |
Address line 1 | Teksti | 100 merkkiä | Mikäli Osoiterivit 1, 2 ja 3 ovat täytetty CSV-tiedostoon, kaikki osoitteet viedään Severaan Asiakkaan osoite -kenttään rivinvaihdolla eroteltuina. |
Address line 2 | Teksti | 100 merkkiä | Mikäli Osoiterivit 1, 2 ja 3 ovat täytetty CSV-tiedostoon, kaikki osoitteet viedään Severaan Asiakkaan osoite -kenttään rivinvaihdolla eroteltuina. |
Address line 3 | Teksti | 100 merkkiä | Mikäli Osoiterivit 1, 2 ja 3 ovat täytetty CSV-tiedostoon, kaikki osoitteet viedään Severaan Asiakkaan osoite -kenttään rivinvaihdolla eroteltuina. |
Postal code | Teksti | 50 merkkiä | Postinumero |
City | Teksti | 50 merkkiä | Kaupunki |
State | Teksti | 50 merkkiä | Osavaltio. Tulee täyttää vain siinä tapauksessa, jos Maa on Yhdysvallat. Vain validit Yhdysvaltojen osavaltiot hyväksytään, esimerkiksi "Alabama" tai "Kalifornia". |
Country | Teksti | 100 merkkiä | Vain validit maat hyväksytään, esimerkiksi Suomi, Iso-Britannia ja Japani. |
Office phone | Numeerinen | Lisätään asiakkaan pääkonttoriosoitteen Puhelin-kenttään. | |
Is billing address | Numeerinen | Vain arvo 1 on sallittu, muita arvoja ei huomioida. | Syötä "1" merkitäksesi rivin osoitteen laskutusosoitteeksi. |
Is office address | Numeerinen | Vain arvo 1 on sallittu, muita arvoja ei huomioida. | Syötä "1" merkitäksesi rivin osoitteen käyntiosoitteeksi. |
Is postal address | Numeerinen | Vain arvo 1 on sallittu, muita arvoja ei huomioida. | Syötä "1" merkitäksesti rivin osoitteen postiosoitteeksi. |
Contact first name | Teksti | 100 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön etunimi |
Contact last name | Teksti | 100 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön sukunimi |
Contact salutation | Teksti | 100 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön puhuttelumuoto. Sallitut muodot ovat 'Nti' 'Rva' tai 'Hra'. |
Contact role | Teksti | 100 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön rooli. |
Contact email | Teksti | 200 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön sähköposti. Vain yksi osoite per yhteyshenkilö. |
Contact phone | Aakkosnumeerinen | 200 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön puhelin. |
Contact mobile | Aakkosnumeerinen | 200 merkkiä | Asiakkaan yhteysyhenkilön matkapuhelin. |
Contact birthdte | Aakkosnumeerinen | Asiakkaan yhteyshenkilön syntymäaika. Validi päiväysmuoto perustuu profiilin muotoiluasetuksiin (Oma profiili > Henkilötiedot > Muotoilu & kieli). Esimerkiksi Englanti (Yhdysvallat): 2023-01-20. | |
Contact description | Teksti | 200 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön kuvaus. |
Contact keywords | Teksti | 50 merkkiä | Asiakkaan yhteyshenkilön avainsanat. |