Med Visma Lön-integration är det möjligt att skapa en fil med arbetstimmar, övertid, frånvaro och resekostnader från en viss tidsperiod i Severa och importera dessa data till Visma Lön så att de används för lönebetalning.
Observera att detta tillägg endast är tillgängligt för kunder i Sverige och kräver tilläggstjänsten Avancerad tidsuppföljning.
Inställningar i Severa
Aktivera flextid
Gå till Inställningar > Tid & Utlägg > Flextid för att aktivera flextid.
Börja logga flextid genom att ange från vilken dag flextiden ska börja beräknas för användarna.
Flextid beräknas inte om inget datum har angetts.
Flextid behövs för att beräkningarna för arbetsdagar ska bli korrekta.
Användarinställningar
Gå till Användarhantering
Varje anställd behöver ha ett anställningsnummer, personnummer och giltig anställning med startdatum + förväntade dagliga timmar för att integrationen ska fungera.
Anställningsnummer används för att koppla den anställde i Severa och Visma Lön.
Redigera varje användare och kontrollera att anställningsnummer och personnummer finns under Personuppgifter, och ett giltigt arbetskontrakt hittas under Användarinställningar > Arbetskontrakt.
Samma inställningar måste finnas i Visma Löns användarregister.
Inställningar för aktivitetstyper
För att koppla olika typer av frånvaro i Severa till tidkoder i Visma Lön måste namn på aktivitetstyp börja med en kod som är 3 numeriska tecken lång.
Gå till Inställningar > Aktivitetstyper och redigera alla aktivitetstyper genom att klicka på pennikonen framför namnet.
Samma koder måste finnas i Visma Löns tidkoder.
Du kan redigera och sätta upp dina tidkoder under Arkiv > Företagsunderhåll > Företagsinställningar > Import/Export och klicka på ikonen för Tidkoder i Visma Lön.
Inställningar för arbetstyper
För att koppla olika arbetstyper i Severa till tidkoder i Visma Lön måste en identifierare anges för varje arbetstyp. Samma identifierare måste finnas i Visma Löns tidkoder.
Gå till Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Arbetstyper och redigera alla arbetstyper.
Inställningar för övertid
För att koppla olika övertidsmultiplikatorer i Severa till tidkoder i Visma Lön måste en identifierare anges för varje övertidstyp. Samma identifierare måste finnas i Visma Löns tidkoder. Gå till Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Övertidstyper och redigera alla övertidsalternativ.
Inställningar för resekostnader
För att koppla olika resekostnadstyper i Severa till resekostnader i Visma Lön måste en identifierare anges för varje resekostnadstyp i Severa och samma identifierare måste finnas i Visma Lön.
Gå till Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper och redigera alla resekostnadstyper.
Du kan redigera och sätta upp dina utläggskoder under Arkiv > Företagsinställningar > Import/Export och klicka på ikonen för Utläggskoder i Visma Lön.
I fönstret som öppnas lägger du till och kopplar identifierarna i båda systemen. I denna vy kan du även välja vilken löneart koden ska vara kopplad till.
Helgdagar
När du lägger till nya eller redigerar helgdagar i Severa måste du göra samma inställningar i Visma Lön. Det är viktigt för att överföringen ska fungera att halvdagar markeras som "Full tid" i Visma Lön eftersom det inte finns några inställningar för att hantera detta i Severa.
I Severa hanteras helgdagar under Inställningar > Tid & Utlägg > Flextid > Helgdagar. Dessa inställningar måste stämma överens med inställningarna i Visma Lön under Arkiv > Företagsunderhåll > Företagsinställningar / Helgdagar m.m.
Inställningar för dataöverföring
Gå till Dataöverföring och välj fliken Inställningar.
Ange ditt företags namn och nummer.
Arbetstimmar, frånvaro och resekostnader samlas in i en fil baserat på den valda tidsperioden.
Spara inställningarna.
Kontrollera att företagets namn och nummer stämmer överens med namn och nummer i Visma Lön.
Inställningar i Visma Lön
Bokföring
Aktivera bokföringsparametrar i Visma Lön genom att välja "Resultatenhet" och "Projekt" i Bokföring.
Inställningar för Import/Export
Välj standardmappen där filen som exporteras från Severa finns.
Ta bort inställningen "Använder Mitt lönebesked i Visma Stämpla".
Skapa en fil att importera till Visma Lön
Gå till Dataöverföring och klicka på "Ladda ned lönefil".
Spara filen i den mapp som valts i Visma Löns inställningar för Import/Export.
Skapa lön i Visma Lön
I Visma Lön går du till Förstasida > Skapa ny lönekörning för att importera arbetstimmar och frånvarodata.
Välj "Importera från tidsredovisning" för att välja den fil som exporterats från Severa.