Överför fakturor elektroniskt direkt från Severa till Fivaldi. Fivaldi är en molntjänst för ekonomi- och fastighetsförvaltning som täcker verktyg för både ekonomiförvaltningens och fastighetsförvaltningens olika behov, samt lösningar för outsourcing av ekonomiförvaltning tillsammans med en bokföringsbyrå.
Integrationen överför försäljningsfakturor och relaterade kunder från Severa till Fivaldi. I integrationsinställningarna kan man definiera om bilagor ska överföras med försäljningsfakturorna. Severas försäljningsfakturor överförs till Fivaldi som beställningar, inte direkt till reskontran.
Integrationens funktion baseras på fakturans status. Från Severa överförs de fakturor till Fivaldi som är i den status som är angiven i inställningarna Fakturastatus som ska överföras. När integrationen framgångsrikt har överfört en faktura till Fivaldi, ändras fakturans status automatiskt enligt inställningarna till Fakturastatus efter överföring. Integrationen överför fakturor automatiskt i bakgrunden var femte minut.
Kunden relaterad till fakturan överförs från Severa till Fivaldi i samband med fakturans överföring. Detaljer om de överförda uppgifterna finns i tabellen längst ner i instruktionen.
Synkroniseringsschema
Integrationens dataöverföring fungerar automatiskt i ett tidsstyrt, stegvis schema under dygnet. Detta optimerar systemets prestanda och säkerställer att uppgifterna är så aktuella som möjligt när de behövs som mest. Uppgifterna synkroniseras enligt följande schema (angivna tider i finsk tid):
Dag (kl. 08:00–19:00): Uppgifterna uppdateras automatiskt var 10:e minut.
Kväll (kl. 19:00–00:00): Uppgifterna uppdateras en gång i timmen.
Natt (kl. 00:00–08:00): Inga uppgifter överförs under natten. Ändringar som uppstår under natten synkroniseras samlat från och med kl. 08:00 på morgonen.
Att tänka på innan du börjar
Innan du börjar använda integrationen måste Severa ges tillgång till Fivaldis miljö. Detta görs från Fivaldis tjänstehantering av bokföringsbyrån. Mer information finns i tekniska instruktioner och vid behov Fivaldis kundsupport.
För att aktivera integrationen och konfigurera inställningarna krävs administratörsrättigheter i Severa.
Aktivering i Severa
Överföring av kunder
Överföring av kunder sker från Severa till Fivaldi i samband med fakturans överföring, då Severas kundinformation länkas till Fivaldis kundinformation. Därefter uppdateras vissa ändringar i kundinformationen till Fivaldi (se mer information i tabellerna nedan).
Om en kund har skapats i Fivaldi och samma kund därefter skapas som en ny kund i Severa, skapas en extra motsvarande kund i Fivaldi. Detta beror på att alla kunder inte kan kopplas på ett tillförlitligt sätt mellan systemen, till exempel baserat på företagsnummer.
För överföringen måste följande obligatoriska uppgifter finnas på kundkortets Kontaktuppgifter flik i Severa:
Företagsnummer
Dessutom någon av följande uppgifter: e-fakturainformation, e-post eller adress
Om det är en privatkund utan företagsnummer, ange ordet privatperson istället för företagsnummer
Om du vill tvinga kundens faktura att skickas via e-post, ska du i Severas kundinställningar ersätta E-fakturaadress och Förmedlarens kod fält med ordet EMAIL skrivet med stora bokstäver. Om du vill tvinga kundens faktura att skickas via post, ska du i Severas kundinställningar ersätta E-fakturaadress och Förmedlarens kod fält med ordet PRINT skrivet med stora bokstäver.
Produkter, arbetstyper och resekostnader
Innan aktivering måste du säkerställa att produkter, arbetstyper och resekostnader är länkade med koder mellan systemen. Ändringar som görs i produkter, arbetstyper eller resekostnader synkroniseras inte i integrationen mellan systemen, utan ändringar måste alltid göras manuellt i Severa och Fivaldi.
Produktinställningar
Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
Öppna Produkter
Lägg till en ny produkt eller redigera en befintlig produkt
Ge fakturerbara produkter en identifierare som motsvarar produktkoden i Fivaldi
Fakturarader som inte är kopplade till en produkt hamnar i fel vid fakturaöverföringen, vilket innebär att dessa inte får användas på fakturan när integrationen är aktiv. Om fakturaraden baseras på en produkt, måste produkten vara tillagd i produktregistret med samma identifierare i båda systemen.
Arbetstyper inställningar
Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
Öppna Arbetstyper
Lägg till en ny arbetstyp eller redigera en befintlig arbetstyp
Ge fakturerbara arbetstyper en identifierare som motsvarar arbetstypens kod i Fivaldi
Resekostnader inställningar
Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
Öppna Resekostnadstyper
Lägg till en ny arbetstyp eller redigera en befintlig resekostnadstyp
Ge fakturerbara resekostnadstyper en identifierare som motsvarar resekostnadstypens kod i Fivaldi
FakturastatusIntegrationen fungerar automatiskt baserat på fakturans status, så att två fakturastatus definieras i Severa:
Fakturastatus från vilken integrationen hämtar fakturor var femte minut för att överföras till Fivaldi
Fakturastatus till vilken integrationen automatiskt överför fakturor som framgångsrikt har överförts till Fivaldi
Definiera nödvändiga fakturastatus i Severas inställningar:
Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
Gå till Fakturering > Fakturastatus
Skapa nya fakturastatus eller redigera befintliga fakturastatus så att fakturor som väntar på överföring till Fivaldi och fakturor som har överförts till Fivaldi har sin egen status
Fakturastatus kan till exempel ha namnet Överför till Fivaldi och Överförd till Fivaldi
Inställningar för aktivering av integrationen
Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
Gå till Integrationer > Fivaldi
Ställ in fakturastatus
Fakturastatus som ska överföras: Exempelvis Överför till Fivaldi. Från denna status hämtar integrationen fakturor automatiskt för att överföras vidare.
Fakturastatus efter överföring: Exempelvis Överförd till Fivaldi. Till denna status överför integrationen automatiskt framgångsrikt skickade fakturor.
Välj standardvärde för bokföringsgrupp för nya kunder
Välj standardvärde för fakturans leveranssätt
Ange vid behov e-postadress/-adresser för att ta emot eventuella överföringsfel via e-post
Välj Skicka e-post när integrationen rapporterar ett fel
Lägg till nödvändiga e-postadresser. Du kan välja från befintliga Severan användare, eller lägga till vilken e-postadress som helst genom att skriva den direkt i textfältet.
Skapa fakturaunderlag
Skapa en faktura i Severa
Ändra fakturans status till den status som är angiven i inställningarna som Fakturastatus som ska överföras (exempelvis Överför till Fivaldi)
Integrationen försöker automatiskt överföra fakturor i bakgrunden var femte minut. Om överföringen till beställning lyckas, överför integrationen fakturan/fakturorna automatiskt till den fakturastatus som är angiven i integrationsinställningarna efter överföringen, exempelvis Överförd till Fivaldi.
Om överföringen misslyckas och fakturan/fakturorna hamnar i fel, är felen synliga i överföringsloggen. Även ett eventuellt e-postmeddelande om fel skickas, om denna inställning är vald i integrationsinställningarna.
Överföringslogg
Eventuella fel vid fakturaöverföringen hittar du i integrationens Överföringslogg på följande sätt:
Öppna Integrationer under kugghjulsikonen
Välj Överföringslogg
Välj Integrationens namn från rullgardinsmenyn Fivaldi
Du kan vid behov filtrera logghändelser efter tid och loggnivå
Överföring av data från Severa till Fivaldi
I tabellen nedan finns mer detaljerad information om de data som överförs mellan systemen.
Försäljningsfakturans uppgifter
Severa | Fivaldi API | Fivaldi UI | Teckenmängd | Mer information |
Fakturanummer | esternalOrderNumber | Överförs inte | 100 | |
Referensnummer | invoiceReference | Överförs inte | 80 | |
Fakturadatum | deliveryDate | Leveransdatum | 10 | |
Förfallodatum | Överförs inte | Beräknas baserat på betalningsvillkor | ||
Bokföringsdatum | orderDate | Beställningsdatum | 10 | |
Kundnummer | customerId | Kundens ID | 10 | |
Kundens namn | buyerOrganisationName | Namn | 40 | |
Kundens namn | buyerOrganisationName2 | Extra namn | 40 | |
Adress | streetName | Gatuadress | 35 | |
Adress | streetName2 | Gatuadress 2 | 35 | |
Postnummer | postCodeIdentifier | Postnummer | 35 | |
Postort | townName | Ort | 35 | |
Land | countryCode | Land | 3 | Landskod enligt ISO 3166-1 standarden |
Er referens | orderIdentifier | Er beställning | 70 | |
Vår referens | invoiceReference | Vår referens | 80 | |
Beställningsnummer | externalOrderNumber | Överförs inte | ||
Betalningsvillkor | paymentTermId | Betalningsvillkor | 70 | |
Fakturakontaktperson | Överförs inte | |||
Anteckningar | rowFreeText | Text rad | 512 | |
Fri textfält ovanför fakturarader | rowFreeText | Text rad | 512 | |
Fri textfält under fakturarader | rowFreeText | Text rad | 512 | |
Omvänd skattskyldighet beskrivning -fält | Överförs inte | |||
Valuta | currency | Valuta | Euro € är den enda stödda valutan | |
Kurs | currencyRate | Kurs | 1 | |
Språk | languageCode | Språk | 3 | Finska, Svenska, Engelska är stödda språk |
Bokföringsgrupp | postingGroupId | Bokföringsgrupp | 10 | |
Överföringssätt | transmissionTypeId | Överföringssätt | 10 |
Fakturarader uppgifter
Severa | Fivaldi API | Fivaldi UI | Teckenmängd | Mer information |
Uppföljningsobjekt | accountDimension1,2,3,4 | Sk1, Sk2, Sk3, Sk4 | 8 | Använd accountId-värdet från Fivaldi-företagets dimensioner (Konton / Projekt / Kostnadsställe) |
Benämning | description | Produktens namn | 80 | |
Produktkod | productCode | Produktkod | 20 | |
Antal | quantity | Antal | 10 | |
Enhetspris | unitPriceExcludingTax | á-pris (EUR) | 10 | Fakturaradens enhetspris |
Produktens enhet | unitId | Enhet | 10 | Använd ID från Fivaldis enheter eller textRow |
Kundens uppgifter
Severa | Fivaldi API | Fivaldi UI | Teckenmängd | Mer information | Uppdateras till Fivaldi |
customerId | Kund-ID | 10 | Fivaldi tilldelar värdet | Nej | |
Kundnummer | externalId | 30 | Extern kund-ID | Nej | |
Företagsnummer | businessId | Företagsnummer | 30 | Nej | |
Kundens namn | customerName | Namn | 40 | Kundens namn delas upp i två fält om namnet överstiger 40 tecken. Maxlängd 80 tecken. | Nej |
Kundens namn | customerName2 | Extra namn | 40 | Kundens namn delas upp i två fält om namnet överstiger 40 tecken. Maxlängd 80 tecken. | Nej |
E-post | E-post 1 | 80 | Ja | ||
Webbplats | website | Webbplats | 80 | Nej | |
Företagsnummer | Företagsnummer | ||||
Valuta | currency | Valuta | 3 | Nej | |
Språkkod | languageCode | Språk | 3 | Finska (FIN) | Nej |
Dröjsmålsränta | customerInterestPercent | Dröjsmålsränta | 4 | Ja | |
Intern extra information | privateAdditionalInfo | Extra information | 80 | Anteckningar | Nej |
Mottagarens e-fakturaadress ID | finvoiceOtherIdentifier | E-fakturaadress | 30 | eInvoiceAddress | Ja |
Mottagarens förmedlarens ID | intermediatorCode | Förmedlarens ID | 30 | eInvoiceOperator | Ja |
Vanliga felmeddelanden i överföringsloggen
Free text below rows cannot exceed 512 characters
Teckenfältet överskrider maxgränsen. Förkorta teckenmängden i textfältet.
Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
Koden som används i Severa finns inte i Fivaldi-registret. Använd en befintlig kod eller uppdatera Fivaldi-registret.
Sales order row with Product code 100 does not have posting set
Produkten saknar bokföringsgrupp. Lägg till bokföringsgrupp för produkten i Fivaldi.
Item's code cannot be empty
Produkten har inte tilldelats identifieringsinformation i produktregistret. Uppdatera produkten med en identifierare i produktregisterinställningarna, som du hittar under Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Produkter.
Row description cannot exceed 80 characters.
Fakturaradens Beskrivning-fält överskrider den tillåtna gränsen (80 tecken). Återställ fakturan till Utkast-status och förkorta beskrivningens teckenmängd, försök sedan överföringen igen.