Visma Sign är din bästa lösning för säker digital signering och avtalshantering. Med integrationen Visma Sign-Severa skickar du dokument för signering direkt från Severa till Visma Sign.
Att tänka på innan du börjar
Företaget måste ha ett befintligt avtal för användning av Visma Sign. För integrationen krävs ett Professional, Business eller Enterprise paket.
Företaget måste ha ett befintligt avtal för användning av Severa. För integrationen krävs ett Business, Platinum eller Enterprise paket.
Tillägget Visma Sign måste vara aktiverat i Severa. Det är som standard påslaget om kunden har ett befintligt avtal för användning av Visma Sign. Hantering av tillägg sker i Severa under kugghjulsikonen > Prenumeration > Integrationer.
Implementering
Öppna integrationsinställningarna i Severa under kugghjulsikonen > Inställningar > Integrationer > Visma Sign
Ange ditt företags organisationsnummer och klicka på Auktorisera
Därefter kommer systemet att guida dig för att slutföra auktoriseringen under inställningarna i Visma Sign
Klicka på Godkänn för att bekräfta användningen av integrationen
Efter en lyckad auktorisering slutförs integrationsinställningarna i Severa
Inställningar i Severa
Gå till kugghjulsikonen och välj Inställningar > Integrationer > Visma Sign
Ange din organisations Standardundertecknare
Ange Standardmapp. Denna mapp väljs som standard för signerade dokument i Visma Sign.
Observera att det måste finnas minst en mapp skapad i Visma Sign
Du kan skapa en ny mapp i Visma Sign under Dokument > Mappar > Skapa ny mapp
Ange Standardgiltighetstid för inbjudan
Ange Standardspråk för inbjudan
Ange Standardunderskriftstyp (dvs. om stark autentisering krävs eller inte)
Slutför inställningarna genom att aktivera integrationen med växlingsknappen > Aktivera Visma Sign
Signering av dokument
Behörighet att lägga till/redigera projektfiler krävs för att använda integrationen. Till exempel, som projektledare kan du lägga till/redigera filer för dina egna projekt, eller om du har All-nivå behörighet för projekt, kan du hantera filer för vilket projekt som helst.
I Severa kan signeringsprocessen för dokument startas via kund- eller projektkortet. När integrationen är aktiverad visas knappen Signera dokument i avsnittet Filer och länkar på kund- och projektkortet. Signeringsprocessen är densamma på både kund- och projektkortet. När du är på kundkortet har du möjlighet att koppla dokumentet till ett specifikt projekt.
För att påbörja signeringsprocessen, gå till kund- eller projektkortet via till exempel den vänstra sidonavigeringen eller genom att söka efter kunden eller projektet i sökfältet i det övre högra hörnet:
Klicka på knappen Signera dokument
Lägg till nödvändig information och filer i det fönster som öppnas för att starta signeringsprocessen. Först behöver man ange följande information:
Dokumentets namn (detta namn visas i det e-postmeddelande som är relaterat till signeringsinbjudan)
Dokumentets undertecknare
Mappar i Visma Sign
Språk för inbjudan (alla undertecknare får inbjudan på samma språk)
Utgångsdatum för inbjudan
Underskriftstyp
Lägg till filer
Du kan lägga till maximalt 10 filer
Du kan ordna filerna så att avtalet och eventuella bilagor är i logisk ordning
Filerna måste vara i PDF-format och deras totala storlek får inte överstiga den angivna maxgränsen
När all information och alla filer har lagts till, klicka på Skicka inbjudan
Skickade dokument och deras status visas i Severa under avsnittet Filer och länkar. När dokumentet är osignerat kan du klicka på dokumentets namn för att ladda ner en ZIP-fil med alla filer som är kopplade till inbjudan. När dokumentet är signerat kan de signerade inbjudningarna laddas ner som en PDF-fil genom att klicka på dokumentets namn. PDF-filen innehåller alla dokumentets filer och signaturer.
Avbryta en inbjudan
Om ett dokument först tas bort från avsnittet Filer och länkar i Severa, avbryts inbjudan automatiskt i Visma Sign. Om inbjudan först avbryts i Visma Sign, uppdateras dokumentets status i Severa till Avbruten. Läs mer om dokumenthantering och avbrytande av inbjudningar på Visma Signs supportsida.
Dokumentens status uppdateras automatiskt i bakgrunden, ungefär en gång var 30:e minut.