In Severa kun je een factuur volledig crediteren via de kredietfunctie binnen de factuur, of handmatig een gedeeltelijke credit aanmaken. In deze instructie wordt uitgelegd hoe de kredietfunctie werkt, hoe je een gedeeltelijke credit aanmaakt en welke voorkeuren ingesteld moeten zijn om creditfacturen te kunnen maken.
Een creditfactuur kan niet uit Severa worden verwijderd nadat deze is aangemaakt.
Creditfactuur aanmaken
Wanneer de kredietfunctie beschikbaar is
De functie Crediteren verschijnt in het menu Meer acties van de factuur wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
De factuurstatus is Verzonden, maar de factuur is niet gemarkeerd als Betaald. Meestal zijn voor de status de voorkeuren Niet bewerkbaar, Factuurnummer aanwezig en Verzonden gekozen.
De factuur is nog niet eerder gecrediteerd. Je kunt dezelfde factuur slechts eenmalig crediteren.
De factuur is zelf geen creditfactuur. Een creditfactuur kan niet gecrediteerd worden.
Je hebt rechten tot een factuurstatus waarin crediteren is toegestaan.
Zo crediteer je een factuur
Open de factuur die je wilt crediteren. Je kunt de factuur bijvoorbeeld openen via het overzicht Facturatie > Facturen, of zoeken op factuurnummer in de zoekbalk rechtsboven in Severa.
Kies linksonder Meer acties > Crediteren. Als je de functie niet ziet, controleer dan of aan de hierboven genoemde voorwaarden voor crediteren van de factuur is voldaan.
Vervolgens kies je of er alleen een creditfactuur wordt aangemaakt, of zowel een creditfactuur als een nieuwe factuur tegelijk:
Alleen credit aanmaken: Kies deze optie wanneer de relatie na de credit niet opnieuw hoeft te worden gefactureerd. De relatie hoeft na de credit niet opnieuw te worden gefactureerd. Severa maakt automatisch een creditfactuur aan. De regels van de originele factuur, zoals werkuren en onkosten, worden als niet-te-factureren gemarkeerd.
Credit en een nieuwe factuur aanmaken: Kies deze optie wanneer je de factuur wilt crediteren en de relatie een gecorrigeerde factuur wilt sturen. Severa maakt automatisch twee facturen: een creditfactuur en een nieuwe factuur. De nieuwe factuur heeft dezelfde regels als de originele factuur en de originele werkuren en onkosten worden eraan gekoppeld. Je kunt de regels naar wens aanpassen voordat je deze verstuurt.
Wat wordt naar de creditfactuur gekopieerd
De creditfactuur wordt op basis van de originele factuur aangemaakt. Naar de creditfactuur worden gekopieerd:
relatie en klant ten behoeve van facturering
gegevens ontvanger en gegevens verzender
referenties, ordernummer en overige informatie
bankrekeningen, valuta en betalingstermijn
factuurregels met negatieve bedragen.
Severa voegt automatisch in de overige informatie van de creditfactuur een verwijzing toe naar het nummer van de originele factuur. Op de creditfactuur staat een melding welke factuur wordt gecrediteerd, en op de originele factuur staat een melding dat er een creditfactuur voor is aangemaakt.
Gedeeltelijke credit aanmaken
In Severa is geen aparte functie voor gedeeltelijke credit, maar je kunt een gedeeltelijke credit handmatig aanmaken. Een handmatig aangemaakte gedeeltelijke credit is een gebruikelijke factuur met negatieve regels. Deze wordt niet gekoppeld aan de originele factuur en wordt in Severa niet als creditfactuur weergegeven. Zo maak je een gedeeltelijke credit aan:
Open een nieuwe of bestaande factuur.
Voeg aan de factuur een vergoeding toe.
Koppel de regel aan een product in het productregister of voeg een regel toe die niet aan een product is gekoppeld.
Voer Bedrag in als een negatieve waarde, bijvoorbeeld -1.
Voer Prijs/stuk in als een positieve waarde, bijvoorbeeld 250.
Vermeld in de overige informatie van de factuur het nummer van de te crediteren factuur, zodat de relatie weet waarop de credit betrekking heeft.
Kies Opslaan.
Wanneer een integratie met de financiële administratie is ingeschakeld, voer Bedrag altijd negatief in en Prijs/stuk positief.
Factuurstatussen voor creditfacturen
Een creditfactuur krijgt automatisch de status die in de factuurstatussen van Severa is ingesteld als Standaardstatus creditfactuur. Als geen standaardstatus is ingesteld, krijgt de creditfactuur dezelfde status als de originele factuur. Je kunt de standaardstatus instellen in Severa achter het tandwielpictogram via Voorkeuren > Facturatie > Factuurstatussen > Standaardstatus creditfactuur.
Wanneer de standaardstatus is ingesteld, kun je deze indien nodig wijzigen door een andere status te kiezen, maar je kunt de instelling niet volledig verwijderen. De standaardstatus van de creditfactuur kan niet worden verwijderd of als inactief gemarkeerd.
Als er bij het bedrijf een integratie met de financiële administratie is ingeschakeld, raden we aan om als Standaardstatus creditfactuur die factuurstatus te gebruiken die als overdrachtstatus voor de integratie is ingesteld. Zo komen creditfacturen direct in de juiste status en worden ze correct verder verwerkt in de integratie.
Opnieuw factureren van gecrediteerde factuurregels
Wanneer een factuur is gecrediteerd, worden de regels van de originele factuur als niet-te-factureren gemarkeerd. Als je een creditfactuur al dan niet per ongeluk hebt aangemaakt en de gecrediteerde regels toch opnieuw wilt factureren, kun je naar het project gaan om een nieuwe factuur aan te maken waarop je de factuurregels kunt ophalen:
Project openen
Klik rechtsboven op de knop Factuur aanmaken om een nieuwe factuur aan te maken
Open op de factuur de sectie Niet-gefactureerde items
Zet de schuifknop Weergeven niet-te-factureren op actief
Hier zie je de gecrediteerde regels en kun je deze opnieuw factureren door de regels te selecteren en tot slot bovenaan op de knop Nu factureren te klikken
Rond de factuur af en verzend deze vooruit naar de relatie
Let erop dat gecrediteerde factuurregels met gefactureerde vergoedingen in de niet-gefactureerde items met een prijs van 0 worden weergegeven. Gecrediteerde werkuren behouden hun uurtarief volgens de originele prijsstelling.
Trefwoorden: kreditering, creditfactuur, factuur crediteren, per ongeluk crediteren, onnodige creditfactuur, factuur ongedaan maken, gedeeltelijke creditering factuur, gedeeltelijke credit, creditfactuur verwijderen
Dit artikel is vertaald met behulp van een op AI gebaseerde vertaaltool. De inhoud of formulering van deze instructies kan afwijken van die in andere instructies of in de software.