Door een factuur in elk systeem te openen, kunt u de factuurgegevens en instellingen bewerken. Open de factuur door op het factuurnummer te klikken, bijvoorbeeld in de factuurlijst van het Facturen-overzicht. Het factuurbewerkingsscherm is verdeeld in drie tabbladen: Factuur, Voorbeeld en Instellingen.
Factuur
Op het tabblad Factuur beheert u de inhoud en basisgegevens van de factuur, en kunt u indien nodig een herinneringsfactuur sturen als de vervaldatum is verstreken.
De status van de factuur bijwerken
U kunt de status van de factuur wijzigen (bijv. Concept, Verzonden, Betaald) afhankelijk van de verwerkingsfase van de factuur. Wijzig de status van de factuur in het keuzemenu Actieve status bovenaan het scherm.
Klik op het statusmenu en selecteer naar welke status u de factuur wilt verplaatsen
Het systeem slaat de wijziging automatisch op
Factuurgegevens
In dit gedeelte worden de klant ten behoeve van facturering-gegevens en gedetailleerde factuurgegevens gedefinieerd. Definieer de facturatiegegevens in de daarvoor bestemde velden:
Relatie: Klant ten behoeve van facturering kiezen uit de lijst
Contactpersonen project: Selecteer de klantcontactpersonen die op de factuur zichtbaar moeten zijn
Adres: Selecteer en controleer het adres. In de meeste integraties zijn adresgegevens verplicht, dus zorg ervoor dat de adressen correct zijn geselecteerd en geregistreerd.
FI-nummer: Controleer het fi-nummer van de klant
Elektronische facturatie: Controleer het e-factuuradres en het providernummer. De e-factuurgegevens worden automatisch opgehaald van de klantkaart.
Projecten op de factuur: Selecteer welke master voor projecten u op de factuur wilt hebben
Factuurdatum: Selecteer een datum in de agenda
Vervaldatum: Selecteer een vervaldatum of definieer Betalingstermijn (in dagen), waarna de vervaldatum wordt berekend vanaf de factuurdatum met de betalingstermijn
Factuurnummer aanwezig en referentienummer
Invoerdatum: Definieer indien nodig de boekingsdatum voor de boekhouding. De invoerdatum wordt standaard bepaald als de aangemaakt op-datum van de factuur.
Achterstandsrente
Gedetailleerde informatie
In dit gedeelte kunt u de adresgegevens van de klant en de instellingen voor elektronische facturatie bekijken en bewerken. Definieer de gedetailleerde informatie van de factuur:
Referentiegegevens: Vul indien nodig gedetailleerde referentiegegevens in de daarvoor bestemde velden Onze referentie, Uw referentie of Ordernummer
Verleggingsregeling: Als er sprake is van verleggingsregeling, selecteer verleggingsregeling en voer indien nodig een gedetailleerde legenda in.
Contactpersoon facturatie: Definieer de factureringscontactpersoon van uw bedrijf
Opmaak en taal: Definieer de taalinstellingen van de factuur
Gegevens bijwerken van project/klant: Als u de oorspronkelijke facturatiegegevens wilt herstellen, klik op Gegevens bijwerken facturatiegegevens, zodat het systeem actuele gegevens van de klant- of projectkaart ophaalt
Vrije tekst
U kunt vrije tekst aan de factuur toevoegen, die zichtbaar is vóór of na de factuurregels. Voer aanvullende informatie in de factuur in, in het veld Vrije tekst vóór factuurregels of Vrije tekst na factuurregels:
Schrijf de gewenste tekst in het tekstveld
U kunt opmaaktools gebruiken om de tekst te bewerken
U kunt tags in de tekst toevoegen (bijv. naam project, naam klant) via de knop Identificatie. Deze worden automatisch vervangen door de juiste gegevens op de factuur.
Factuurregels
Dit is het centrale deel van de factuur, waar u de te factureren master voor producten, projecten en onkosten definieert. Bekijk en bewerk de factuurregels in het gedeelte Factuurregels:
Regels bewerken: U kunt de omschrijving, bedrag, eenheid en prijs/stuk van de regel direct bewerken door op het veld te klikken
Regels ordenen: Sleep en plaats de regels in de gewenste volgorde vanaf de linkerkant van de regel
Voeg een vergoeding of kosten toe: Klik op Voeg een vergoeding of kosten toe om een nieuwe regel aan de factuur toe te voegen die niet is gebaseerd op reeds in het systeem geregistreerde uren of onkosten
Regels van de factuur verwijderen: U kunt regels van de factuur verwijderen door ze te markeren als later te factureren of volledig als niet-factureerbaar
Factureren later: Selecteer de regels en klik op Factureren later om ze van deze factuur te verwijderen. De regels worden weer als niet-gefactureerde items beschouwd
Als niet-factureerbaar instellen: Selecteer de regels en klik op Als niet-factureerbaar instellen als ze helemaal niet gefactureerd hoeven te worden
Niet-gefactureerde items
In dit gedeelte ziet u de uren, onkosten en vergoedingen die aan het project zijn gekoppeld, maar nog niet aan deze factuur zijn toegevoegd en die factureerbaar zijn. Bekijk en voeg indien nodig niet-gefactureerde items toe aan de factuur vanuit het gedeelte Niet-gefactureerde invoer:
Open de gewenste categorie (bijv. uren, Reiskosten)
Selecteer de invoer die u aan de factuur wilt toevoegen uit de lijst
Klik op Factureren nu om de geselecteerde regels aan de factuur toe te voegen. De regels zijn nu zichtbaar in het gedeelte Factuurregels
U kunt ook de optie Als niet-factureerbaar instellen selecteren voor de regels, waardoor de invoer van de lijst wordt verwijderd en niet wordt gefactureerd
U kunt de als niet-factureerbaar gemarkeerde invoer bekijken door op de schuifknop Weergeven niet-factureerbaar te klikken
Tips! Heeft u per ongeluk alleen een creditfactuur aangemaakt en weet u nu niet waar de regels van de oorspronkelijke factuur zijn gebleven? Het gedeelte Niet-gefactureerde invoer is precies de plek waar u de gecrediteerde factuurregels kunt vinden. Wanneer een factuur wordt gecrediteerd, worden de regels in het systeem als niet-factureerbaar gemarkeerd. Vergeet niet de schuifknop Weergeven niet-factureerbaar aan te zetten, zodat u de gecrediteerde regels kunt zien. Voeg de regels weer toe aan de factuur volgens de bovenstaande stappen.
Bijlagen
U kunt bijlagen aan de factuur toevoegen of bestanden die bij het project zijn opgeslagen, bijvoegen. Beheer de bijlagen van de factuur in het gedeelte Bijlagen:
Bestand uploaden: Sleep PDF-bestanden naar het uploadgebied of klik op de knop om bestanden van uw computer te selecteren.
Bijvoegen van project: Als er bestanden bij het project zijn, kunt u deze uit de lijst selecteren en klikken op Bijvoegen factuur
Bijlage verwijderen: Selecteer de bijlage uit de lijst en klik op Verwijderen factuur
Herinnering per e-mail verzenden
Als de vervaldatum is verstreken., stelt het systeem voor om een herinnering per e-mail te sturen met de tekst vervaldatum is verstreken.. Als u de klant een herinnering over de factuur wilt sturen, klik op Herinnering verzenden en vul de benodigde gegevens in. Klik ten slotte op Verzenden.
Voorbeeld
Op het tabblad Voorbeeld ziet u hoe de voltooide factuur eruitziet in PDF-formaat. Bekijk de factuur in de voorbeeldmodus door naar het tabblad Voorbeeld te gaan:
Het scherm opent de factuur in PDF-versie
U kunt door de pagina's bladeren als de factuur meer dan één pagina heeft
Download het voorbeeldbestand indien nodig naar uw computer door op de downloadknop te klikken
Instellingen
Op het tabblad Instellingen kunt u de instellingen van de factuur bekijken en aanpassen. Lees de gedetailleerde instructies met betrekking tot de factuurinstellingen:
Trefwoorden: beta, facturatie, facturen aanmaken, facturen aanmaken, facturatiegegevens, factuurregels, elektronische facturatie, master voor projecten, Relatie, factuurstatus, betalingsvoorwaarden, Niet-gefactureerde invoer, vrije tekst, bijlagen, verleggingsregeling, voorbeeld, PDF
Dit artikel is vertaald met behulp van een op AI gebaseerde vertaaltool. De inhoud of formulering van deze instructies kan afwijken van die in andere instructies of in de software.