Met de tool voor het importeren van klantgegevens kunt u een grotere hoeveelheid nieuwe klanten en contactpersonen in één keer aanmaken en gegevens aan bestaande klanten toevoegen (met bepaalde beperkingen).
Naam klant is het enige verplichte veld.
Het is het eenvoudigst om eerst naar Instellingen > Gegevensimports > Klant importeren te gaan en het sjabloonbestand te downloaden. De sjabloon bevat alle beschikbare kolomkoppen en voorbeelden van hoe de gegevens in het csv-bestand eruit moeten zien. U kunt ook uw eigen bestanden gebruiken als u er maar voor zorgt dat de eerste regel de kopregel is. Het is aanbevolen om het voorbeeldsjabloon te gebruiken.
Met de functie voor het importeren van klantgegevens kunt u ook gegevens en instellingen aan bestaande klanten toevoegen. Gegevens die u kunt toevoegen:
Adressen
Contactpersonen
Branches
Contactpersoonrollen
Trefwoorden voor contactpersonen
Klantgroepen
Om informatie toe te voegen voert u op elke regel de naam van de klant in (deze dient ter identificatie) plus de toe te voegen gegevens.
Alleen gebruikers met beheerdersrechten hebben toegang tot de gegevensimport.
Voordat u begint
Klantgegevens kunnen met een csv-bestand worden geïmporteerd
Csv-bestanden kunnen met spreadsheetsoftware worden aangemaakt en bewerkt
Gebruik geen dubbele aanhalingstekens ("), puntkomma's (;) en regeleinden (Enter) in uw gegevens
Gebruik puntkomma's (;) als veldscheidingsteken in het bestand
Speciale tekens, inclusief Ä, Ö, Å, moeten worden gecodeerd volgens ISO/IEC 8859-1, Windows-1252 of UTC-8.
Indien het bedrijf de Add-on Aangepaste velden gebruikt, worden de aangepaste velden van de klant automatisch toegevoegd als de laatste kolommen van het voorbeeldbestand vanuit de bedrijfsinstellingen en kunnen de gegevens indien gewenst worden ingevoerd voor import.
Gegevens importeren
Ga naar Instellingen > Gegevensimports > Klanten importeren
Selecteer het bestand dat u vanaf uw computer wilt importeren (sleep het bestand hier naartoe of blader er in de bestanden naartoe)
Controleer de status van de bestandsinhoud in de weergave Gegevens importeren en corrigeer eventuele fouten
Instellingen- In het gedeelte Instellingen kunt u toestaan dat:
in de Instellingen nieuwe gegevens worden aangemaakt.
gegevens van bestaande klanten worden bijgewerkt. Het is niet mogelijk om bestaande adressen, contactpersonen, klantgroepen of andere velden van klanten bij te werken of te verwijderen.
Klik op Gegevens importeren wanneer u de gegevens hebt gecontroleerd
Nadat de gegevens zijn geïmporteerd ziet u een lijst met geïmporteerde klanten en contactpersonen
Als in dit stadium foutmeldingen worden weergegeven, dan corrigeert u de gegevens of verwijdert u de regel en probeert u het opnieuw.
Veldopmaak
Hieronder staan de kolomkoppen met informatie over de veldopmaak waarmee het csv-bestand correct kan worden geüpload.
Veldnaam | Veldtype | Beperkingen | Veld in Severa/Opmerking |
Naam klant | Tekst | Max. 100 tekens | Naam klant |
BTW-nummer | Tekst | Max. 50 tekens | Y-tunnus |
Klantnummer | Numeriek | Klantnummer | |
Accountmanager | Tekst | Max. 100 tekens | Relatiebeheerder. Indeling: Voornaam Achternaam. De relatiebeheerder moet al een gebruiker in Severa zijn, anders wordt de persoon die de import uitvoert als relatiebeheerder aangewezen. |
Marktsegmenten | Tekst | Max. 200 tekens | Klantgroepen. Voer in de vorm: Hoofdgroep1\Klantgroep1|Hoofdgroep2\Klantgroep2|etc. Voer alleen de toe te voegen groepen in. |
Industrie | Tekst | Max. 100 tekens | Industrie. Geschreven in exact dezelfde vorm als gedefinieerd in de Severa-instellingen. |
Aantal werknemers | Numeriek | Aantal werknemers. Geïmporteerde valutacodes worden alleen herkend als de valuta in de systeeminstellingen is ingeschakeld (Instellingen > Organisatie > Valuta). | |
Jaarlijkse omzet | Numeriek | Jaarlijkse omzet | |
Beschrijving klant | Tekst | Beschrijving klant | |
Website | Tekst | Max. 200 tekens | Website |
E-mail klant | Tekst | 200 | E-mail. Slechts één e-mailadres toegestaan |
Taal | Tekst | Max. 50 tekens | Factuurtalen |
Tijdzone | Tekst | Bijvoorbeeld: (GMT-05:00) Eastern Time (US & Canada). | |
Valuta | Tekst | Projectvaluta, indien de Multi-valuta add-on is ingeschakeld. Schrijf in de vorm EUR, SEK, NOK, enz. | |
Betalingstermijn | Numeriek | Betalingstermijn. Bijvoorbeeld 14. | |
Verzendadres | Numeriek | Verzendadres. Voer het verzendadres in numerieke vorm in, mag geen spaties of speciale tekens bevatten. | |
Verzendoperator | Numeriek | Operatorcode. Voer de operatorcode in numerieke vorm in, indien gegeven. | |
Adresregel 1 | Tekst | Max. 100 tekens | Als AddressLine1, 2 en 3 in het csv-bestand zijn ingevoerd, dan worden alle adresregels overgenomen in het veld Adres van Severa en gescheiden door regeleinden. |
Adresregel 2 | Tekst | Max. 100 tekens | Als AddressLine1, 2 en 3 in het csv-bestand zijn ingevoerd, dan worden alle adresregels overgenomen in het veld Adres van Severa en gescheiden door regeleinden. |
Adresregel 3 | Tekst | Max. 100 tekens | Als AddressLine1, 2 en 3 in het csv-bestand zijn ingevoerd, dan worden alle adresregels overgenomen in het veld Adres van Severa en gescheiden door regeleinden. |
Postcode | Tekst | Max. 50 tekens | Postcode |
Stad | Tekst | Max. 50 tekens | Stad |
Staat | Tekst | Max. 50 tekens | Moet alleen worden ingevoerd als Verenigde Staten het Land is. Alleen geldige staten van de Verenigde Staten worden herkend, bijvoorbeeld "Alabama" of "California". |
Land | Tekst | Max. 100 tekens | Alleen geldige landen worden herkend, bijvoorbeeld Finland, United Kingdom en Japan. |
Telefoon kantoor | Numeriek | Toegevoegd aan het telefoonveld van het hoofdkantooradres van de klant. | |
Is factuuradres | Numeriek | Alle waarden die geen 1 zijn, worden genegeerd. | Voer "1" in om aan te geven dat het adres op deze regel het factuuradres is. |
Is kantooradres | Numeriek | Alle waarden die geen 1 zijn, worden genegeerd. | Voer "1" in om aan te geven dat het adres op deze regel het kantooradres is. |
Is postadres | Numeriek | Alle waarden die geen 1 zijn, worden genegeerd. | Voer "1" in om aan te geven dat het adres op deze regel het postadres is. |
Voornaam contactpersoon | Tekst | Max. 100 tekens | Voornaam van de contactpersoon van de klant |
Achternaam contactpersoon | Tekst | Max. 100 tekens | Achternaam van de contactpersoon van de klant |
Titel contactpersoon | Tekst | Max. 100 tekens | Puhuttelumuoto van de contactpersoon van de klant. Toegestane vormen zijn 'Mej.' 'Mevr.' of 'Dhr.'. |
Rol contactpersoon | Tekst | Max. 100 tekens | Rol van de contactpersoon van de klant. |
E-mail contactpersoon | Tekst | Max. 200 tekens | E-mail van de contactpersoon van de klant. Slechts één adres per contactpersoon. |
Telefoon contactpersoon | Alfanumeriek | Max. 200 tekens | Telefoon van de contactpersoon van de klant. |
Mobiele telefoon contactpersoon | Alfanumeriek | Max. 200 tekens | Mobiele telefoon van de contactpersoon van de klant. |
Geboortedatum contactpersoon | Alfanumeriek | Geboortedatum van de contactpersoon van de klant. Geldigheid datumopmaak hangt af van persoonlijke opmaakopties (Mijn profiel > Persoonlijke gegevens > Opmaak en taal). Bijvoorbeeld in het Engels (US): 2023-01-20. | |
Beschrijving contactpersoon | Tekst | Max. 200 tekens | Beschrijving van de contactpersoon van de klant. |
Trefwoorden contactpersoon | Tekst | Max. 50 tekens | Trefwoorden van de contactpersoon van de klant. |