Beschrijving
Met de interface kunnen verkoopfacturen en verkoopboekhouding van Severa naar Visma Nova worden overgedragen. Het verzenden van facturen werkt door in Severa een factuurstatus te definiëren van waaruit de facturen naar Visma Nova worden overgedragen. In Severa klik je op de knop Download invoices, waarna de verkoopfacturen die zich in de in de instellingen gedefinieerde Status van te downloaden facturen? factuurstatus bevinden, direct naar Visma Nova worden overgedragen. Na het overdragen van de facturen wordt de factuurstatus in Severa gewijzigd naar de in de instellingen gedefinieerde Status van facturen in Severa na downloaden? factuurstatus door op Change status te klikken. Het klanten- en productregister en de verkoopboekhouding worden samen met de factuur van Severa naar Visma Nova overgedragen.
Opmerkingen voordat u begint
Visma Nova vereist de licenties WLA en WSR
De klant moet Visma Nova versie 8.0 hebben
De Visma Nova-interface kan in Severa worden geactiveerd met beheerdersrechten via het tandwielpictogram: Order > Integrations > Visma Nova
Als u een .CSV-bestand opent met Excel, zorg ervoor dat de inhoud van het bestand niet verandert. In sommige gevallen verandert Excel bijvoorbeeld de waarde 11,5 op een factuurregel in een datum (5 november).
Implementatie
Bewerk/voeg de verkooprekeningen toe die u in Visma Nova gebruikt aan Severa
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Organisatie > Rekeningschema
Geef de naam en het nummer van de verkooprekening op. Het nummer van de verkooprekening moet overeenkomen met het in Visma Nova gedefinieerde verkooprekeningnummer.
Definieer alle verkooprekeningen die in Visma Nova worden gebruikt
U kunt de standaard verkooprekening voor werkuren, reiskosten en producten selecteren door Gebruik als standaard te kiezen
Bewerk/voeg de kostenplaatsen toe die u in Visma Nova gebruikt aan Severa
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Kostenplaatsen
Geef de naam en het nummer van de kostenplaats op. Het nummer van de kostenplaats moet overeenkomen met het in Visma Nova gedefinieerde kostenplaatsnummer.
Definieer alle kostenplaatsen die in Visma Nova worden gebruikt
Definieer de standaard kostenplaats door Gebruik als standaard te kiezen
Bewerk/voeg de producten toe die u in Visma Nova gebruikt aan Severa. Indien gewenst kunt u een standaardcode voor alle producten gebruiken, laat de producten ongedefinieerd en ga naar de volgende stap. In dat geval worden de producten met de standaardcode naar Visma Nova overgedragen
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Werkuren-, reiskosten- & productregisters > Producten
Geef de naam, code en andere gegevens van het product op en selecteer de te gebruiken verkooprekening (u kunt indien gewenst ook andere gegevens voor het product definiëren). De code moet overeenkomen met de code van het product in Visma Nova.
Definieer alle producten die in Visma Nova worden gebruikt
Bewerk/voeg de werksoorten en werksoortcodes toe die u in Severa gebruikt als producten in Visma Nova
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Werkuren-, reiskosten- & productregisters > Werksoorten
Voeg alle werksoorten en codes die in Severa worden gebruikt toe als producten in Visma Nova
Bewerk/voeg de reiskosten en reiskostencodes toe die u in Severa gebruikt als producten in Visma Nova
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Werkuren-, reiskosten- & productregisters > Reiskostentypes
Voeg alle reiskosten en codes die in Severa worden gebruikt toe als producten in Visma Nova
Definieer de standaard verkooprekeningen voor producten, werksoorten en reiskosten. Standaard is de standaard verkooprekening in gebruik.
Wijzig het bankrekeningnummer naar IBAN-formaat. Klik op het tandwielpictogram > Instellingen > Organisatie > Bankrekeningen. Wijzig indien nodig het bankrekeningnummer naar IBAN-formaat.
Maak in Severa de factuurstatussen aan van waaruit de factuurgegevens worden gedownload.
Ga naar Tandwielpictogram > Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen
Voeg de factuurstatussen toe van waaruit de facturen naar Visma Nova worden verzonden en de factuurstatus waaraan de facturen worden gewijzigd na de overdracht
Voltooi de integratie-instellingen op de Severa Data Transfer-pagina. Klik op het tandwielpictogram > Tools > Data Transfer > Visma Nova en selecteer het tabblad Instellingen
Definieer de factuurstatuscode die bepaalt hoe facturen in Nova worden geclassificeerd (1 = normaal, 2 = contant, 3 = incasso, 4 = rente factuur)
Definieer de standaardcode voor het product. De standaardcode moet ook worden toegevoegd aan het productregister van Visma Nova.
Selecteer de status in het dropdownmenu Status van te downloaden facturen? van waaruit de facturen naar Visma Nova worden overgedragen
Selecteer de status in het dropdownmenu Status van facturen in Severa na downloaden? die de facturen krijgen na de overdracht
Ten slotte Save de instellingen
Factuurgegevens creëren
1. Maak een factuur in Severa
2. Wijzig de factuurstatus naar Wacht op verzending naar Visma Nova factuurstatus
3. Ga naar Tandwielpictogram > Tools > Data Transfer > Visma Nova en selecteer Download invoices
4. Sla het CSV-bestand op uw computer op
5. Upload de factuurgegevens naar Visma Nova
6. Wijzig de status van de gedownloade facturen door op Change status te klikken
Welke gegevens worden overgedragen van de Severa-factuur naar de factuurgegevens?
Gegevens die worden overgedragen van de factuur:
Severa | Visma Nova | Aantal tekens |
Factuurnummer | nummer | |
Factuurdatum | Datum | 8 |
Klantnummer | klantnummer | |
Klantnaam | naam1 | 50 |
Contactpersoon klant | naam2 | 50 |
Adres | adres | 40 |
Uw referentie | uw referentie | 40 |
Onze referentie | onze referentie | 40 |
Ordernummer | ordernummer | 20 |
Betalingsvoorwaarden | betalingsvoorwaarden | |
Facturatie contactpersoon | WORDT NIET OVERGEDRAGEN | |
Notities | WORDT NIET OVERGEDRAGEN | |
Vrij tekstveld boven factuurregels | tekst | 40 |
Vrij tekstveld onder factuurregels | bericht | 2000 |
Vervaldatum | vervaldatum |
Gegevens die op de achtergrond worden overgedragen van de factuurregels:
Severa | Visma Nova | Aantal tekens |
Factuurnummer | nummer | |
Productcode | code | 30 |
Item | item | 50 |
Hoeveelheid | Aantal | |
Eenheid | eenheid | 5 |
Totaal van factuurregels | totaal | |
Verkooprekening code | rekening | 8 |
Kostenplaats code | kostenplaats | 20 |
Netto prijs in valuta | netto valuta | |
Factuur valuta | valuta | 5 |
BTW % | BTW |
Typische fout situaties
Gegevens niet gevonden: Controleer of de factuur zich in de status Wacht op overdracht naar Visma Nova bevindt. Als de factuur na het aanmaken direct naar de status Verzonden is overgedragen, kan de integratie de factuur niet vinden om over te dragen.