Kesälomat ovat koittamassa, ja jotta yrityksesi voi nauttia ansaittua lepoa ilman turhia huolia, on tärkeää varmistaa, että kaikki langat ovat käsissä ennen työpöydän tyhjentymistä. Huolellisella valmistautumisella varmistat, että yrityksesi voi siirtyä kesälomille huolettomin mielin ja palata virkeänä uusiin haasteisiin. Kokosimme yhteen muutamia tärkeitä asioita, jotka yrityksen olisi hyvä käydä läpi ennen kesätaukoa.
Avoimien projektien tilannekatsaus
Ennen lomakauden alkua voi olla kriittistä saada mahdollisimman monta avointa projektia päätökseen. Tämä ei ainoastaan vähennä stressiä lomalta palatessa, vaan myös varmistaa sujuvan siirtymisen asiakassuhteissa.
Päätä avoimet projektit
Käy läpi kaikki käynnissä olevat projektit ja pyri saattamaan valmiiksi ne, jotka ovat loppusuoralla.
Tee selkeät suunnitelmat keskeneräisille projekteille – kuka vastaa mistäkin ja milloin työ jatkuu loman jälkeen. Kirjaa tarvittaessa asioita muistiin luomalla esimerkiksi projektitehtäviä kesäloman jälkeiselle ajalle.
Lue tarkemmat ohjeet projektin päättämiseen ja projektitehtävien näkymään.
Projektien laskutus
Varmista, että kaikki valmiit työt on laskutettu ajoissa.
Tarkista keskeneräisten projektien osalta, onko laskutusta tarvetta jakaa loppuvuodelle, luomalla esimerkiksi maksueriä tulevaisuuteen. Tämä parantaa yrityksen kassavirtaa lomakaudella.
Lue tarkemmat ohjeet projektin laskutuksesta ja taloustiedoista sekä laskujen luomisesta.
Yleistilanteen tarkistus raportoinnin avulla
Hyödynnä yrityksesi raportointityökaluja.
Tarkista myyntiraportit, projektien tilanne ja taloudellinen tilanne. Ymmärrä, missä mennään ja mihin suuntaan ollaan menossa. Tämä auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja mahdollisesti ennakoida haasteita.
Lue tarkemmat ohjeet raporttien muodostamisesta sekä raportin arvoista ja suodattimista.
Jaa tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan luomasi raportti myös kollegoillesi, mikäli he voisivat hyötyä raportin sisällöstä omassa työssään. Lue lisää raporttien jakamisesta.
Työsopimukset & tilauksen hallinta
Henkilöstöön liittyvät asiat, kuten lomapoissaolot ja mahdolliset kesätyösopimukset, on hyvä hoitaa kuntoon ajoissa, jotta työskentely on sujuvaa myös lomien aikana.
Lomapoissaolojen kirjaaminen
Varmista, että kaikkien työntekijöiden lomapoissaolot on kirjattu järjestelmään oikein. Tämä auttaa pitämään palkanlaskennan ja resursoinnin ajan tasalla.
Käyttäkää lomapoissaoloihin tarkoitettuja poissaolotyyppejä kirjaamiseen. Yrityksen pääkäyttäjä voi hallinnoida poissaolotyyppejä asetuksissa tarvittaessa. Asetukset löytyvät rattaan kuvakkeen kautta Asetukset > Työaika-, matkakulu- ja tuoterekisterit > Poissaolotyypit.
Lue lisää poissaolotyypeistä.
Uudet työsopimukset kesäajalle
Mikäli olet palkkaamassa kesätyöntekijöitä tai tarvitset määräaikaisia vahvistuksia, varmista, että kaikki työsopimukset ovat allekirjoitettu ja kunnossa hyvissä ajoin.
Luo käyttäjälle tunnus Severaan hyvissä ajoin ja lisää työsopimuksen tiedot järjestelmään. Huomioithan, että Severassa käyttäjälisenssit laskutetaan aina laskutuskauden mittaisissa jaksoissa. Käyttäjien hallinnointi tapahtuu rattaan kuvakkeen alta löytyvästä Käyttäjien hallinnassa.
Tilauksen hallinta & käyttäjälisenssit
Samalla, kun lisäät uusia kesätyöntekijöitä Severaan, tarkastele, onko käyttäjien hallinnasta tarvetta inaktivoida muita käyttäjiä pois.
Mikäli joku käyttäjistä ei tarvitse enää Severaa, voidaan hänet inaktivoida. Inaktivoitavilta käyttäjiltä vapautuva käyttäjälisenssi voidaan hyödyntää uutta käyttäjää lisätessä. Käyttäjien hallinnointi tapahtuu rattaan kuvakkeen alta löytyvästä Käyttäjien hallinnassa.
Katso tarkemmat ohjeet käyttäjän inaktivointiin.
Tarkista myös yrityksen laskutustiedot ja päivitä ne tarvittaessa ajan tasalle, jotta saatte laskutuskauden laskut oikeaan osoitteeseen. Yrityksen laskutustietojen päivitys onnistuu rattaan kuvakkeen takaa löytyvän Tilaus-sivun kautta. Lue lisää Tilaus-sivusta.