Med Severa-PowerOffice-integrationen kan du överföra kundfakturor sömlöst från Severa till PowerOffice. Integrationen möjliggör också att leverantörsfakturor hämtas från PowerOffice till Severa som projektkostnader. Tack vare detta kan du hantera projektverksamheten effektivt i Severa och sköta bokföringen i PowerOffice, vilket minimerar behovet av manuell inmatning.

I integrationen synkroniseras kunder, enheter, produkter, projekt och anställda mellan systemen. Projekt som skapas i Severa kan överföras till PowerOffice, och kundfakturor överförs automatiskt baserat på fakturans status. Även status för skickade och betalda fakturor uppdateras tillbaka till Severa. Överföring av leverantörsfakturor från PowerOffice till Severa sker genom att kostnaden i PowerOffice kopplas till motsvarande Severa-projekt.

Dataöverföringen i integrationen sker automatiskt i ett tidsstyrt, stegvis schema under dygnet. Detta optimerar systemets prestanda och säkerställer att uppgifterna är så aktuella som möjligt när de behövs som mest. Uppgifterna synkroniseras enligt följande schema (angivna tider i finsk tid):

Innan integrationen tas i bruk är det viktigt att säkerställa följande:

I integrationen väljer man vilket av systemen som är huvudsystem, dvs. master. Master-valet påverkar de uppgifter som överförs i integrationen enligt följande:

Kunder kopplas mellan systemen baserat på kundnummer. Vid överföring av kunduppgifter mellan systemen gäller följande regler:

När dessa kriterier uppfyllts en gång kommer integrationen ihåg kunden framöver, även om kriterierna senare skulle ändras. Kundens huvudkontorsadress (headquarter address) i Severa överförs till leveransadress (delivery address) i PowerOffice.

Severas produkter, arbetstyper och resekostnader synkroniseras med produktregistret i PowerOffice. Objekten kopplas baserat på Severas produkt-, arbetstyp- och resekostnadsidentifierare och produktkoden (product code) i PowerOffice. Vid synkronisering av produkter, arbetstyper och resekostnader gäller följande regler:

Projekt kopplas baserat på projektnummer. Endast de projekt vars status i Severa är Vunnen (won) överförs till PowerOffice. Om du skapar ett projekt direkt i PowerOffice skapas det automatiskt i Severa med status Vunnen.

Severas enheter synkroniseras med avdelningar (departments) i PowerOffice. Kopplingen sker baserat på koden som anges i Severas enhetsuppgifter och avdelningskoden i PowerOffice. Säkerställ att koderna stämmer överens i båda systemen. Du hittar enhetens kod i Severa via kugghjulsikonen under Inställningar > Organisation > Enheter.

För att aktivera integrationen måste du först ta i bruk det relaterade tillägget. Gå i Severa till kugghjulsikonen: Inställningar > Abonnemang > Integrationer och slå på valet PowerOffice.

Därefter måste en säker anslutning skapas mellan systemen. Användaren som aktiverar integrationen måste ha tillräckliga behörigheter i PowerOffice: användaren måste antingen vara administratör (administrator) i PowerOffice eller ha behörighet till Settings > Organization.

Definiera integrationens allmänna regler, såsom huvudsystem för registren och fakturornas statusvärden, enligt de mer detaljerade anvisningarna nedan.

Säkerställ att registerkontrollen har genomförts innan integrationen tas i bruk med hjälp av Registerjämförelserapporten (registry comparison report). Rapporten beräknar likhetspoäng för objekten och visar om de kopplas korrekt enligt integrationslogiken.

När alla inställningar har definierats och kund-, produkt-, arbetstyp-, resekostnads- och projektregister har kontrollerats, aktivera integrationen genom att slå på huvudbrytaren Enable integration.

Severas fakturastatusar används för att starta dataöverföringen och för att följa upp läget. Planera och skapa de fakturastatusar i Severa som du vill använda i integrationen. Följande fakturastatusar krävs i integrationen:

PowerOffice fungerar som huvudsystem (master) för kundfakturornas nummer. Säkerställ att nya fakturanummer inte kolliderar med eventuella gamla nummerserier i systemen och att numreringen fortsätter konsekvent.

Leverantörsfakturor överförs från PowerOffice till Severa genom att projektnummer anges på fakturaraden i PowerOffice. Därefter överförs raderna på leverantörsfakturan till Severa som kostnader för det aktuella projektet under Ekonomi > Betalningsplan & övriga kostnader .

| Fält i Severa | Fält i PowerOffice | Beskrivning |
| --- | --- | --- |
| guid | Id | Unik identifierare |
| productCategory | ProductGroupCode | Länkning till produktgrupp |
| code | Code | Produktens primära kod eller SKU |
| name | Name | Produktens namn |
| proposalDescription | Description | Mer detaljerad produktbeskrivning |
| unitPrice.amount | UnitPrice | Standard enhetspris (före moms) |
| measurementUnit | UnitOfMeasureCode | Måttenhet |
| | | |
| isActive | IsArchived | Produktens status (Aktiv / Arkiverad) |
| type | ProductType | Logisk mappning:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service |

| Fält i Severa | Fält i PowerOffice | Beskrivning |
| --- | --- | --- |
| ProjectCode | ProjectCode | Projektkod (obligatorisk för kostnadsdebitering) |
| ProductCode | ProductCode | Produktkod |
| Quantity | Quantity | Antal |
| unitPrice.amount | ProductUnitPrice | Produktens enhetspris |
| Description | Description | Radens beskrivningstext |
| productType | FromProduct | Mappning:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service
​Om produktkod saknas används standardprodukten. |
| unitPrice.currencyCode | CurrencyCode | Valutakod |