⚠️ Microsoft-kalendersynkroniseringens funktion ändras, åtgärder krävs av huvudadministratören senast 31.8. – Läs mer
Med Microsoft Exchange kalendersynkronisering blir det enklare att koordinera arbetet med tvåvägssynkronisering mellan Severa och Microsoft Exchange-/Microsoft 365-kalendrar. I tvåvägssynkronisering:
☑️ aktiviteter som skapas i Severa överförs till Microsoft-kalendern
☑️ poster som skapas i Microsoft-kalendern överförs till Severa som aktiviteter
Innan du börjar använda synkroniseringen är det viktigt att känna till följande:
användarens e-postadresser måste vara desamma i båda systemen för att synkroniseringen ska fungera korrekt
när synkroniseringen har aktiverats för organisationen måste varje användare själv aktivera synkroniseringen i sin egen profil om de vill använda den
för att ta i bruk kalendersynkronisering krävs administratörsbehörighet i båda systemen
om din organisation använder Microsoft 365 kan du göra alla nödvändiga steg direkt från Severa
om din organisation använder en Exchange-server börjar du med att skapa ett delegeringskonto i Microsoft Exchange/AD-servern
Aktivera kalendersynkronisering
Steg 1: Skapa delegeringskonto på Exchange-servern
Stegen för att skapa ett delegeringskonto varierar beroende på vilken Exchange-serverversion som används. För att definiera stegen krävs administratörsåtkomst till Exchange-servern. Nedan hittar du olika alternativ beroende på vilken server som används.
Alternativ 1: Exchange 2007
Först måste du skapa ett delegeringskonto i Exchange/AD-tjänsten och sedan:
lägga till Impersonation extended-behörighet för den användaren på alla Client access-servrar
lägga till Impersonation extended-behörighet för den användaren på alla e-postdatabaser
Skript som ska köras
När du har skapat delegeringskontot måste du köra ett skript i Exchange Management Shell för att ge delegeringskontot åtkomst till alla användares postlådor i domänen.
Bevilja behörigheter för Sync Delegate-användaren
Get-ExchangeServer | Where {$_.ServerRole -match "ClientAccess"} | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation -InheritanceType None
Get-MailboxDatabase | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-May-Impersonate -InheritanceType All
Alternativ 2: Exchange 2010
Först måste du skapa ett delegeringskonto i Exchange/AD-tjänsten och sedan:
lägga till full behörighet för den användaren
skapa ett Management scope för delegeringskontot med filter för mailbox recipient
ge kontot Impersonation-rollen för detta Management scope
Med Exchange 2010 är det möjligt att begränsa delegeringskontots åtkomst till en viss grupp användare. För att konfigurera detta behövs följande objekt:
Exempel: Ge fullständig åtkomstbehörighet för Sync Delegate-användaren
Get-Mailbox -OrganizationalUnit -DomainController | Add-MailboxPermission -User -AccessRights Fullaccess -InheritanceType all
Exempel: Skapa management scope med recipient filter
New-ManagementScope -Name -RecipientRestrictionFilter
Exempel: Tilldela impersonation role
New-ManagementRoleAssignment -Name -Role -User -CustomRecipientWriteScope
Läs mer om impersonation-konfiguration i MSDN-artikeln: Configuring Exchange Impersonation
Steg 2: Inställningar i Severa
Alternativ 1: Office 365
För att komma igång går du till Inställningar > Integrationer > Microsoft Exchange och väljer Office 365 Exchange som version. För att autentiseringen ska fungera måste användaren vara Microsoft-administratör för den aktuella domänen:
Klicka på Bevilja behörigheter.
Ett popup-fönster öppnas som frågar efter Microsoft-inloggning. Använd ett konto som har administratörsbehörighet till den domän där Exchange-synkroniseringen är aktiverad.
Granska behörighetsförfrågan.
Godkänn förfrågan för att komma tillbaka till Severa.
Klicka på växlingsknappen Aktivera Microsoft Exchange för att aktivera synkroniseringen.
Alternativ 2: Exchange-server
När du har gjort alla nödvändiga inställningar på Microsoft-sidan kan du konfigurera synkroniseringsinställningarna i Severa. För att komma igång går du till Inställningar > Integrationer > Microsoft Exchange och väljer Exchange Server Exchange som version.
ange Domain: organisationens NetBIOS-domännamn
ange Exchange URL: Exchange WebServices (EWS) URL, som har ställts in på Exchange-servern (exempelformat för URL: https://outlook.domain.net/EWS/Exchange.asmx)
ange användarnamnet för delegeringskontot
ange lösenordet för delegeringskontot
välj vilka aktivitetstyper som ska synkroniseras från Severa till Exchange-servern
När du har konfigurerat inställningarna använder du reglaget uppe till höger för att aktivera synkroniseringen. Om det uppstår felmeddelanden kontrollerar du att alla inställningar har gjorts i Microsofts Admin Tool. Kontrollera också att både e-postadresser och lösenord är korrekt ifyllda. När synkroniseringen har aktiverats på organisationsnivå kan användaren aktivera synkroniseringen för sig själv via sin egen profil.
Steg 3: Aktivera kalendersynkronisering per användare
När synkroniseringen har aktiverats i Severas inställningar måste varje användare själv aktivera kalendersynkroniseringen om de vill använda den. Det är inte möjligt att aktivera synkronisering för en annan användare. Synkroniseringen aktiveras från användarens egen profil:
Klicka på ditt namn i toppnavigeringen och välj Min profil
Gå till Kalender & aktiviteter > Kalendersynkronisering
använd reglaget för att aktivera kalendersynkroniseringen
när synkroniseringen är aktiverad synkroniseras kalendern automatiskt
Inledande synkronisering
vid den första synkroniseringen försöker systemet matcha poster med varandra baserat på ämne/aktivitetens namn, startdatum, starttid, slutdatum, sluttid och upprepning
i den första synkroniseringen synkroniseras inte poster som är äldre än 30 dagar om de inte är återkommande poster med förekomster i framtiden
när den första synkroniseringen har körts klart synkroniseras därefter endast ändringar
Åtgärder som aktiverar synkroniseringen
Synkroniseringen aktiveras av vissa åtgärder i Severa:
när du navigerar från en sektion till en annan
när en kalenderpost ändras i Severa
om någon i företaget har kalendersynkronisering aktiverad och du är deltagare/ägare till posten synkroniseras posten även om du inte har kalendersynkronisering aktiverad
om användaren inte är inloggad i Severa synkroniseras inte kalendern
Begränsningar och saker att tänka på vid synkronisering av poster
Det finns vissa begränsningar för vilka poster som kan synkroniseras som är bra att känna till:
det är inte möjligt att begränsa vilka poster som synkroniseras från Microsoft Exchange
alla Microsoft Exchange-kalenderposter synkroniseras till Severa och alla aktiviteter som är markerade att synkroniseras synkroniseras från Severa till Microsoft Exchange
privata poster från Microsoft Exchange synkroniseras till aktivitetstypen Personlig om en sådan aktivitetstyp finns i Severa. Alla andra poster synkroniseras till den standardaktivitetstyp som är definierad i Severa.
projektuppgift-typ aktiviteter synkroniseras inte.