Ved å åpne en faktura i et hvilket som helst system, kan du redigere fakturaens informasjon og innstillinger. Åpne fakturaen ved å klikke på fakturanummeret, for eksempel i fakturalisten i Fakturaer-visningen. Fakturaens redigeringsvisning er delt inn i tre faner: Faktura, Forhåndsvisning og Innstillinger.
Faktura
På Faktura-fanen administrerer du fakturaens innhold og grunnleggende informasjon, samt kan sende en påminnelsesfaktura hvis fakturaens forfallsdato har passert.
Oppdatere fakturastatus
Du kan endre fakturaens status (f.eks. Utkast, Sendt, Betalt) i henhold til fakturabehandlingsstadiet. Endre fakturaens status fra Aktiv status-nedtrekksmenyen øverst i visningen.
Klikk på statusmenyen og velg hvilken status du vil flytte fakturaen til
Systemet lagrer endringen automatisk
Faktureringsinformasjon
I denne delen defineres faktureringskundens opplysninger samt fakturaens detaljert informasjon. Definer faktureringsinformasjon i de tilhørende feltene:
Kunde: Velg kunde for fakturering fra listen
Prosjektkontakter: Velg kundekontakter som skal vises på fakturaen
Kundeadresse: Velg og sjekk adressen. I de fleste integrasjoner er adresseinformasjon obligatorisk, så sørg for at adressene er valgt og logget riktig.
FI-nummer: Sjekk kundens fi-nummer
Elektronisk fakturering: Sjekk efaktura adresse og operatør. EFaktura detaljer hentes automatisk fra kundekortet.
Prosjekter på faktura: Velg hvilke prosjekter du vil ha på fakturaen
Fakturadato: Velg dato fra kalenderen
Forfallsdato: Velg forfallsdato eller definer Betalingsbetingelser (i dager), hvor forfallsdato har passert. beregnes fra fakturadatoen fremover i henhold til betalingsbetingelsene
Har fakturanummer og referansenummeret
Dato for registrering: Definer bokføringsdatoen for regnskapet hvis nødvendig. Dato for registrering bestemmes som standard til fakturaens dato opprettet.
Forfalte renter
Detaljert informasjon
I denne delen kan du se og redigere kundens adresseopplysninger og elektronisk faktureringsinnstillinger. Definer fakturaens detaljert informasjon:
Referanse detaljer: Fyll ut mer detaljerte referanse detaljer i de tiltenkte feltene Vår referanse, Din referanse eller Ordrenummer
Omvendt avgiftsplikt: Hvis det er omvendt avgiftsplikt, velg Omvendtavgiftsplikt og skriv inn en mer detaljert mislykket hvis nødvendig.
Faktureringskontakt: Definer din bedrifts faktureringskontakt
Formatering og språk: Definer fakturaspråk
Oppdater informasjon fra prosjekt/kunde: Hvis du vil gjenopprette den opprinnelige faktureringsinformasjon, klikk på Oppdaterfaktureringsinformasjon, så henter systemet oppdatert informasjon fra kunde- eller prosjektkortet
Fritekst
Du kan legge til fritekst på fakturaen som vises enten før eller etter fakturarader. Skriv inn tilleggsinformasjon på fakturaen enten i Fritekst før fakturarader eller Fritekst etter fakturarader-feltet:
Skriv inn ønsket tekst i tekstfeltet
Du kan bruke formatering for å redigere teksten
Du kan legge til variabler i teksten i form av tags (f.eks. prosjektnavn, kundenavn) via Identifikator-knappen. Disse erstattes automatisk med riktig informasjon på fakturaen.
Fakturarader
Dette er den mest sentrale delen av fakturaen, hvor du definerer de fakturerbar produkter, prosjekter og kostnader. Se og rediger fakturarader i Fakturarader-delen:
Rediger linjer: Du kan redigere beskrivelse, beløp, enhet og enhetspris direkte ved å klikke på feltet
Organiser linjer: Dra og slipp linjer i ønsket rekkefølge fra venstre side av linjen
Legg til et tillegg eller kostnad: Klikk på Legg til et tillegg eller kostnad for å legge til en ny linje på fakturaen som ikke er basert på timer eller kostnader som allerede er registrert i systemet
Fjern linjer fra fakturaen: Du kan fjerne linjer fra fakturaen ved å merke dem enten for senere fakturering eller helt ikke-fakturbar
Fakturersenere: Velg linjene og klikk på Fakturersenere for å fjerne dem fra denne fakturaen. Linjene blir returnert til ikke-fakturerte elementer
Angi som ikke-fakturbar: Velg linjene og klikk på Angi som ikke-fakturbar hvis de ikke trenger å faktureres i det hele tatt
Ikke- fakturerbare elementer
I denne delen ser du timer, kostnader og tillegg knyttet til prosjektet som ennå ikke er lagt til denne fakturaen og som er fakturerbar. Se og løft eventuelt ikke-fakturerbare elementer til fakturaen fra Ikke-fakturerteregistreringer-delen:
Åpne ønsket kategori (f.eks. Prosjekter, Reiseutgifter)
Velg fra listen de registreringer du vil legge til fakturaen
Klikk på Fakturernå for å løfte de valgte linjene til fakturaen. Linjene vises nå i Fakturarader-delen
Alternativt kan du velge funksjonen Sett som ikke-fakturbar for linjene, hvor registreringene fjernes fra listen og ikke faktureres
Du kan se registreringer merket som ikke-fakturbar ved å klikke på glidebryteren Vis ikke-fakturerbare
Tips! Har du ved et uhell opprettet bare en kreditnota, og nå er du ikke sikker på hvor de opprinnelige fakturalinjene havnet? Ikke-fakturerte registreringer-delen er akkurat det stedet hvor du finner krediterte fakturalinjer. Når en faktura krediteres, blir linjene merket som ikke-fakturbar i systemet. Husk derfor å slå på glidebryteren Vis ikke-fakturerbare for å se de krediterte linjene. Løft linjene tilbake til fakturaen i henhold til trinnene ovenfor.
Vedlegg
Du kan legge til vedlegg til fakturaen eller inkludere filer lagret på prosjektet. Administrer fakturaens vedlegg i Vedlegg-delen:
Last opp fil: Dra PDF-filer til opplastingsområdet eller klikk på knappen for å velge filer fra datamaskinen din.
Legg til fra prosjekt: Hvis prosjektet har filer, kan du velge dem fra listen og klikke på Legg tilpå fakturaen
Slett vedlegg: Velg vedlegg fra listen og klikk på Slettfra fakturaen
Send purring via e-post
Hvis fakturaens forfallsdato har passert, foreslår systemet å sende purring via e-post med teksten forfallsdato har passert. Hvis du vil sende en purring til kunden om fakturaen, klikk på Send påminnelse og fyll ut nødvendig informasjon. Til slutt klikker du på Send.
Forhåndsvisning
På Forhåndsvisning-fanen ser du hvordan den ferdige fakturaen ser ut i PDF-format. Se fakturaen i forhåndsvisningsmodus ved å gå til Forhåndsvisning-fanen:
Visningen åpner fakturaen i PDF-versjon
Du kan bla gjennom sidene hvis fakturaen er flersidig
Last ned forhåndsvisningsfilen til datamaskinen din ved å klikke på nedlastingsknappen hvis nødvendig
Innstillinger
På Innstillinger-fanen kan du se og justere fakturaens innstillinger. Les mer detaljerte instruksjoner om fakturaens innstillinger:
Nøkkelord: beta, fakturering, opprettelse av faktura, opprettelse av faktura, faktureringsinformasjon, fakturarader, elektronisk fakturering, prosjektmaster, kunde, fakturastatus, betalingsbetingelser, ikke-fakturerte registreringer, fritekst, vedlegg, omvendt avgiftsplikt, forhåndsvis, PDF
Denne artikkelen er oversatt ved hjelp av et AI-basert oversettelsesverktøy. Innholdet eller ordlyden i disse instruksjonene kan avvike fra innholdet i andre instruksjoner eller i programvaren.