Med Severa-PowerOffice-integrasjonen kan du overføre salgsfakturaer sømløst fra Severa til PowerOffice. Integrasjonen gjør det også mulig å hente leverandørfakturaer fra PowerOffice til Severa som prosjektkostnader. Dette gjør at du kan styre prosjektvirksomheten effektivt i Severa og håndtere regnskapet i PowerOffice, noe som minimerer behovet for manuell registrering.

I integrasjonen synkroniseres kunder, enheter, produkter, prosjekter og ansatte mellom systemene. Prosjekter som opprettes i Severa kan overføres til PowerOffice, og salgsfakturaer overføres automatisk basert på fakturastatus. Status for sendte og betalte fakturaer oppdateres også tilbake til Severa. Overføring av leverandørfakturaer fra PowerOffice til Severa skjer ved at kostnaden i PowerOffice knyttes til tilsvarende Severa-prosjekt.

Dataoverføringen i integrasjonen skjer automatisk i en tidsstyrt, trinnvis syklus gjennom døgnet. Dette optimaliserer systemytelsen og sikrer at dataene er mest mulig oppdatert når de trengs mest. Data synkroniseres i henhold til følgende plan (tidspunktene er angitt i finsk tid):

Før integrasjonen tas i bruk, er det viktig å sikre følgende:

I integrasjonen velger du hvilket av systemene som skal være hovedsystem, dvs. master. Master-valget påvirker dataene som overføres i integrasjonen på følgende måte:

Kunder kobles mellom systemene basert på kundenummer. Ved overføring av kundedata mellom systemene gjelder følgende regler:

Når disse kriteriene er oppfylt én gang, husker integrasjonen kunden også senere, selv om kriteriene endres. Kundens hovedkontoradresse (headquarter address) i Severa overføres til leveringsadresse (delivery address) i PowerOffice.

Produkter, arbeidstyper og reisekostnader i Severa synkroniseres mot produktregisteret i PowerOffice. Objektene kobles basert på Severas produkt-, arbeidstype- og reisekostnadsidentifikator og produktkoden (product code) i PowerOffice. Ved synkronisering av produkter, arbeidstyper og reisekostnader gjelder følgende regler:

Prosjekter kobles basert på prosjektnummer. Bare prosjekter som har status Voitettu (won) i Severa, overføres til PowerOffice. Hvis du oppretter et prosjekt direkte i PowerOffice, opprettes det automatisk i Severa med status Voitettu.

Enheter i Severa synkroniseres mot avdelinger (departments) i PowerOffice. Koblingen skjer basert på koden som legges inn i enhetsinformasjonen i Severa og avdelingskoden i PowerOffice. Kontroller at kodene samsvarer i begge systemer. Du finner enhetskoden i Severa under innstillinger bak tannhjulikonet Innstillinger > Organisasjon > Enheter.

For å aktivere integrasjonen må du først ta i bruk det tilhørende tillegget. Gå i Severa til tannhjulikonet: Innstillinger > Abonnement > Integrasjoner og slå på valget PowerOffice.

Deretter må det opprettes en sikker forbindelse mellom systemene. Brukeren som aktiverer integrasjonen, må ha tilstrekkelige rettigheter i PowerOffice: brukeren må enten være administrator i PowerOffice eller ha tilgang til Settings > Organization.

Definer generelle regler for integrasjonen, som hovedsystemer for registre og fakturastatusverdier, i henhold til de mer detaljerte instruksjonene nedenfor.

Kontroller at registergjennomgangen er utført før integrasjonen tas i bruk ved hjelp av Register-sammenligningsrapporten (registry comparison report). Rapporten beregner likhetspoeng for objektene og viser om de kobles riktig i henhold til integrasjonslogikken.

Når alle innstillinger er definert og kunde-, produkt-, arbeidstype-, reisekostnads- og prosjektregistrene er kontrollert, aktiverer du integrasjonen ved å slå på hovedbryteren Enable integration.

Fakturastatusene i Severa brukes til å starte dataoverføringen og til å følge opp status. Planlegg og opprett de fakturastatusene du vil bruke i integrasjonen. Integrasjonen krever følgende fakturastatusverdier:

PowerOffice fungerer som hovedsystem (master) for salgsfakturanumre. Kontroller at nye fakturanumre ikke overlapper med eventuell tidligere nummerering i systemene, og at nummereringen fortsetter konsistent.

Leverandørfakturaer overføres fra PowerOffice til Severa ved at du angir prosjektnummer på fakturalinjen i PowerOffice. Deretter overføres linjene på leverandørfakturaen til Severa som kostnader på det aktuelle prosjektet under Økonomi > Betalingsplaner og andre kostnader .

| Felt i Severa | Felt i PowerOffice | Beskrivelse |
| --- | --- | --- |
| guid | Id | Unik identifikator |
| productCategory | ProductGroupCode | Kobling til produktgruppe |
| code | Code | Produktets primære kode eller SKU |
| name | Name | Produktnavn |
| proposalDescription | Description | Mer detaljert produktbeskrivelse |
| unitPrice.amount | UnitPrice | Standard enhetspris (før MVA) |
| measurementUnit | UnitOfMeasureCode | Måleenhet |
| | | |
| isActive | IsArchived | Produktstatus (Aktiv / Arkivert) |
| type | ProductType | Logisk mapping:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service |

| Felt i Severa | Felt i PowerOffice | Beskrivelse |
| --- | --- | --- |
| ProjectCode | ProjectCode | Prosjektkode (obligatorisk for kostnadsfakturering) |
| ProductCode | ProductCode | Produktkode |
| Quantity | Quantity | Antall |
| unitPrice.amount | ProductUnitPrice | Produktets enhetspris |
| Description | Description | Beskrivelsestekst for linjen |
| productType | FromProduct | Mapping:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service
​Hvis produktkode mangler, brukes standardproduktet. |
| unitPrice.currencyCode | CurrencyCode | Valutakode |