Med Severa-Fortnox-integrasjonen kan du overføre salgsfakturaer sømløst fra Severa til Fortnox. Integrasjonen kan også overføre kjøpsfakturalinjer fra Fortnox til Severa som prosjektkostnader. Du kan også administrere prosjektvirksomheten din i Severa og regnskapsføringen i Fortnox, og minimere innsatsen som kreves for å synkronisere data.

I integrasjonen synkroniseres produkter og kunder automatisk mellom systemene. Prosjekter opprettet i Severa kan overføres til Fortnox. Salgsfakturaer overføres automatisk fra Severa til Fortnox gjennom valg av fakturastatus. Overføring av kjøpsfakturaer fra Fortnox til Severa skjer ved å tilordne kostnaden i Fortnox til et prosjekt i Severa.

Dataoverføringen i integrasjonen fungerer automatisk i en tidsdelt syklus gjennom døgnet. Dette optimaliserer systemytelsen og sikrer at dataene er så oppdaterte som mulig når de trengs mest. Data synkroniseres i henhold til følgende tidsplan (oppgitte klokkeslett i finsk tid):

Hvis det allerede finnes kunder, prosjekter, produkter, jobbtyper eller type reiseutgift i systemene, er det avgjørende å sikre at registrene synkroniseres riktig før integrasjonen implementeres. For å lette dette kan du bruke Register sammenligningsrapport som finnes på Severas integrasjonssider, som beregner likhetspoeng for registerobjektene og gir informasjon om objektene kobles i henhold til integrasjonslogikken.

Likhetspoeng beregnes ved å sammenligne flere egenskaper ved objektet (som navn og nummer), mens koblingen er basert på at en (for produkter to) av egenskapene er den samme. Hvis to objekter ikke kobles riktig, må dataene endres i ett av systemene for å kunne kobles. Nedenfor er viktige punkter angående kobling av objekter.

Kunder kobles basert på kundenummer. Inaktive kunder synkroniseres ikke fra noen av systemene. Severas interne kunder synkroniseres ikke. Integrasjonen bruker logikk for å identifisere visse kunder i Severa som prospekter, som ikke synkroniseres. Kunder som ikke oppfyller minst ett av følgende kriterier, synkroniseres ikke:

Severas kunders fakturerings-, post- og leveringsadresser tilsvarer Fortnoxs fakturerings-, kontor- og besøksadresser. Hvis du har flere forekomster av samme adressetype i Severa, brukes den første adressen som vises.

Fortnoxs Artikkelregister synkroniseres med Severas jobbtyper, type reiseutgift og generelle produkter. Koblingen av objekter mellom systemene skjer gjennom artikkelnummeret i Fortnoxs artikkelregister og Severas identifikator og navn. Produkter som eksisterer i systemet før integrasjonen implementeres, overføres ikke mellom systemene.

Sørg for før integrasjonen implementeres at alle Severa-produkter har et tilsvarende produkt i Fortnox, og at produktene i Fortnox har et tilsvarende produktpar i Severa. Produkter opprettet etter at integrasjonen er implementert, overføres automatisk mellom systemene. Hvis du planlegger å overføre prosjektkostnader, anbefales det å opprette et standard Severa-produkt som brukes til prosjektkostnader (se avsnittet Overføringsinnstillinger for kjøpsfakturalinjer).

Prosjekter kobles basert på prosjektnummer . Merk at prosjektnavnet i Fortnox ikke kan være mer enn 50 tegn langt, så prosjekter som er lengre enn 50 tegn i Severa vil bli forkortet når de overføres til Fortnox. Prosjekter som kun finnes i Fortnox, overføres ikke til Severa. Når et prosjekt lukkes i Severa, lukkes det ikke i Fortnox.

Enten system kan settes som hovedsystem for fakturanummerering. Hvis det finnes eksisterende fakturanumre i systemet som ikke er hovedsystemet, må du sørge for at nye numre ikke overlapper med eksisterende numre og at nummereringen fortsetter jevnt.

Det første trinnet er å autorisere integrasjonen i Severas integrasjonsinnstillinger. Autorisasjonen krever administratorrettigheter i Fortnox og godkjenning av Fortnox API-rettigheter som integrasjonen krever.

Når registrene er forberedt, kan du fullføre konfigurasjonen av integrasjonen og implementere den.

Når du synkroniserer kunderegistre for første gang, kan du ha følgende scenarier:

I de to første scenariene må du sette ett system som hovedsystem for kunder og velge Overfør alle kunder -alternativet. Når du har fullført alle andre innstillinger, kan du implementere integrasjonen.

Når du har synkronisert kunderegisteret først, kan du midlertidig deaktivere integrasjonen og fjerne alternativet Overfør alle kunder, noe som forbedrer integrasjonens ytelse. Om nødvendig kan du også endre hvilket system som er hovedsystem for kunder.

I det tredje scenariet må du først sette ett system som hovedsystem for kunder og velge Overfør alle kunder-alternativet. Når integrasjonsinnstillingene er konfigurert, implementeres integrasjonen og alle kunder overføres. Når kundene er overført i én retning, må du deaktivere integrasjonen, endre retningen for hovedsystemet og aktivere integrasjonen igjen.

Å sette ett system som hovedsystem for kunder betyr at integrasjonen kun tar hensyn til kundeoppdateringer fra det andre systemet. Når en ny kunde opprettes, fungerer integrasjonen i begge retninger, dvs. de kan opprettes i begge systemene.

Du kan velge hvilket system som er hovedsystem for produktoverføringen. Integrasjonen tar kun hensyn til produktoppdateringer fra hovedsystemet. Når et nytt produkt opprettes, fungerer integrasjonen i begge retninger, dvs. de kan opprettes i begge systemene.

For prosjekter er Severa alltid hovedsystemet. Det er imidlertid mulig å velge et alternativ der prosjekter ikke overføres i det hele tatt.

Overføring av salgsfakturaer fra Severa til Fortnox krever at du har opprettet de riktige fakturastatusene i Severas innstillinger Fakturering > Fakturastatuser:

Velg om fakturavedlegg skal inkluderes med salgsfakturaen. Du kan også velge hvilket system som er hovedsystem for fakturanumre. Hvis du planlegger å fakturere direkte fra Fortnox, sett Fortnox som hovedsystem for fakturanumre for å sikre at du har en kontinuerlig serie med fakturanumre.

Integrasjonen gjør det mulig å overføre kostnader til Severas prosjekter fra leverandørfakturaer mottatt i Fortnox. Dette er ment å muliggjøre overvåking av prosjektets lønnsomhet i Severa og fakturering av kostnader til sluttkunden.

For å sikre jevn fakturering av prosjektkostnader er det nødvendig at leverandørkostnaden har en produktidentifikator. Dette kan komme fra Fortnox ved registrering av kostnader, eller hvis produktet ikke er angitt der, bruker integrasjonen et standardprodukt som du kan definere i Severas integrasjonsinnstillinger. MVA for kostnader settes basert på produktets MVA.

For å overføre prosjektkostnader må prosjektregnskap være aktivert i Fortnox. I Fortnox må leverandørfakturaens regnskapsoppføringer registreres til riktig prosjekt, noe som får kostnaden til å overføres til det angitte prosjektet i Severa.

Du kan velge om bilder av leverandørfakturaer skal overføres til prosjektets filer. Hvis denne funksjonen brukes, kombineres bildet av leverandørfakturaen, inkludert vedlegg, til én PDF-fil. Dette gjør det mulig å inkludere dem som vedlegg når du oppretter en faktura til kunden din.

Det anbefales å aktivere e-postvarsler for integrasjonsfeil. Dette gjør det mulig for personer som mottar e-post å merke feil i integrasjonen uten å logge inn i Severa og sjekke overføringsloggen for feil. Integrasjonens overføringslogg og eventuelle overføringsfeil finnes på integrasjonssiden under tannhjulikonet Integrasjoner > Fortnox > Overføringslogg.

Følg de samme instruksjonene som ovenfor, men velg først riktig firma i innstillingene for menyen Firma som du konfigurerer. Innstillingene må konfigureres for alle de enhetene som er egne firmaer og som har eget organisasjonsnummer. La alle andre enheter stå ukonfigurert, siden integrasjonen kun kan overføre data basert på enhetshierarkiet.

Når integrasjonen er implementert, kjører den automatisk i bakgrunnen og henter data for overføring hvert 15. minutt. Overføringsfeil som oppstår i integrasjonen logges i overføringsloggen. Du kan se overføringsloggen i Severa på integrasjonssiden under tannhjulikonet Integrasjoner > Fortnox > Overføringslogg.

| Severa | Fortnox |
| --- | --- |
| description | Fakturadato
Kjøpsfakturanummer
Leverandørnavn |
| eventDate | Fakturadato |
| productType | - |
| unitCost/amount | Debit |
| unitPrice/amount | Debit |